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項(xiàng)目管理小案例 案例 晚餐項(xiàng)目背景 在某月某日 某人WWW在家準(zhǔn)備晚餐 決定開始項(xiàng)目的時(shí)間是下午4點(diǎn) 涉及到的項(xiàng)目干系人就是WWW和他愛人YYY 項(xiàng)目啟動(dòng) 好的開始是項(xiàng)目成功的一半 項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)就是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo) 而目標(biāo)就是在啟動(dòng)時(shí)來(lái)確定 具體而言 此過(guò)程要分析干系人 確定項(xiàng)目目標(biāo)以及找出制約因素和假設(shè) 晚餐項(xiàng)目中干系人的識(shí)別非常簡(jiǎn)單 即夫妻二人 妻子YYY是項(xiàng)目發(fā)起人 發(fā)起項(xiàng)目并提出對(duì)項(xiàng)目的要求 YYY也是團(tuán)隊(duì)成員中的專家角色 WWW先生是項(xiàng)目經(jīng)理也是團(tuán)隊(duì)成員 負(fù)責(zé)策劃實(shí)施整個(gè)項(xiàng)目 同時(shí)倆人都是客戶 假如決定外出吃飯 飯店也算是干系人 假如項(xiàng)目包括外出買菜 菜販子也屬于干系人 具體而言 他們都是供應(yīng)商 提供項(xiàng)目所需要的原材料和服務(wù) 分析干系人的需求和影響 項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)客觀上是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo) 主觀上是干系人滿意 滿意的前提是了解干系人需求 需要注意的是 一個(gè)是干系人不明確表達(dá)自己潛在的需求 項(xiàng)目經(jīng)理需要有優(yōu)秀的溝通能力了解其潛在需求 另一點(diǎn)就是項(xiàng)目干系人往往需求不一致 而且有時(shí)候會(huì)矛盾 項(xiàng)目經(jīng)理需記錄下來(lái)他們各自需求 并進(jìn)行平衡 在大型項(xiàng)目中 如果涉及到很多方干系人 項(xiàng)目經(jīng)理還需要評(píng)估他們對(duì)項(xiàng)目的影響力和影響是正面的負(fù)面的 項(xiàng)目經(jīng)理需要高度關(guān)注哪些影響力較強(qiáng)的干系人 作為發(fā)起人和客戶 妻子YYY的需求是 希望丈夫獨(dú)立完成項(xiàng)目 能夠保證飯菜有一定的質(zhì)量水平 飯菜樣式搭配要合理 因?yàn)樗聿秃笮枰毩?xí)瑜伽 希望項(xiàng)目盡快完成 同時(shí)希望基于家里現(xiàn)有原材料進(jìn)行 作為項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員 丈夫WWW的需求是 希望全程得到專家的技術(shù)支持 建議關(guān)鍵任務(wù) 如炒菜 由專家親自完成 確定干系人目標(biāo) 1 范圍目標(biāo) 成果必須包括四菜 一湯和主食 米飯或饅頭 搭配上需要有葷有素 有飯有湯 有涼有熱 2 進(jìn)度目標(biāo) 項(xiàng)目必須在2小時(shí)內(nèi)完成 當(dāng)前時(shí)間是下午4點(diǎn) 完成時(shí)間為下午6點(diǎn) 這樣才能保證7點(diǎn)半?yún)⒓渝憻? 質(zhì)量目標(biāo) 營(yíng)養(yǎng)豐富 美味可口4 成本目標(biāo) 直接成本是原材料成本 間接成本是水 電 氣 確定目標(biāo)優(yōu)先級(jí) 通常干系人會(huì)提出很多目標(biāo) 有些目標(biāo)有時(shí)候是矛盾的 比如希望范圍要多 進(jìn)度要快 成本要少 質(zhì)量要好 當(dāng)目標(biāo)較多時(shí) 需確定目標(biāo)的優(yōu)先順序 這樣做好處 可以集中精力滿足關(guān)鍵目標(biāo) 目標(biāo)優(yōu)化矩陣 找出制約要素 制約要素就是當(dāng)前存在的會(huì)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施有限制的因素 晚餐案例的制約要素列表 1 必須使用家里現(xiàn)有原材料 2 工具有限 電飯鍋 鐵鍋 菜刀都只有一個(gè) 3 廚房面積有限 4 WWW的工作經(jīng)驗(yàn) 能力 水平有限 找出假設(shè) 假設(shè)充滿不確定性 如果不成立就是風(fēng)險(xiǎn) 假設(shè)需要漸進(jìn)明晰 開始了解少 在項(xiàng)目進(jìn)行中需要逐步確認(rèn) 完成案例假設(shè)條件列表 1 有電 有氣 有水2 鐵鍋 電飯鍋 菜刀 切菜板都是可用的3 原材料有蔬菜 有肉 項(xiàng)目啟動(dòng)階段結(jié)束 在這個(gè)過(guò)程中 需要項(xiàng)目經(jīng)理具備的能力包括 溝通 和陌生干系人會(huì)面 迅速建立良好的關(guān)系 談判 用來(lái)共同確定目標(biāo) 說(shuō)服 讓干系人相信你 聽從你的建議 觀察力 對(duì)環(huán)境的觀察 理解 決策力 準(zhǔn)確做出判斷 必要情況下幫助干系人做出選擇 協(xié)調(diào) 和不同干系人溝通 召集會(huì)議等 項(xiàng)目計(jì)劃 規(guī)劃 定義范圍范圍就是做什么不做什么 在計(jì)劃的開始 首先需要和干系人交流 確定項(xiàng)目的具體成果有哪些 以及項(xiàng)目的邊界 然后 可以使用WBS 工作分解結(jié)構(gòu) 來(lái)有效組織成果 定義活動(dòng) 在晚餐項(xiàng)目中 對(duì)要得到的米飯進(jìn)行了深入思考 發(fā)現(xiàn)得到米飯需要淘米 下米 煮飯三個(gè)活動(dòng) 在借助專家的協(xié)助 我對(duì)其他成果進(jìn)行分析 列出了得到成果所需必要的活動(dòng) 并對(duì)必要性進(jìn)行了評(píng)估 是否必要就看是否能產(chǎn)生成果 而且成果要么是WBS低層的工作包 要么就是必要的過(guò)程性成果 估算活動(dòng)資源和歷時(shí) 使用了專家判斷 通過(guò)請(qǐng)教專家 估算了每個(gè)活動(dòng)的資源和活動(dòng) 實(shí)踐中 專家判斷是常用的方法 假如項(xiàng)目經(jīng)理本身有豐富經(jīng)驗(yàn) 也可以直接估算每個(gè)活動(dòng)的資源數(shù)量 最終累加每個(gè)活動(dòng)的資源可以確定項(xiàng)目總體資源數(shù)量 歷時(shí)我們采用分鐘作為單位 關(guān)鍵路徑為 洗排骨 燉排骨 裝盤 歷時(shí)為121分鐘 項(xiàng)目的要求是120分鐘 超過(guò)1分鐘 怎么辦 需要作進(jìn)度壓縮 進(jìn)度壓縮的方法有四個(gè) A趕工 增加資源投入 B快速跟進(jìn) 把本來(lái)先后順序的 調(diào)整為同時(shí)進(jìn)行 C砍范圍 例如在這個(gè)項(xiàng)目中 如果必須120分鐘 就不裝盤了 就鍋啃 D技術(shù)改進(jìn) 縮短歷時(shí) A和B不可行 C不文雅 D沒(méi)有找到方案 最終經(jīng)過(guò)召開變更控制委員會(huì) 重大干系人組織 討論決定 項(xiàng)目基準(zhǔn)調(diào)整為在121分鐘完成 完成項(xiàng)目進(jìn)度表 在晚餐項(xiàng)目中 因?yàn)轫?xiàng)目總體歷時(shí)為2小時(shí) 所以時(shí)間標(biāo)尺以10分鐘為單位 在實(shí)踐中可以根據(jù)項(xiàng)目歷時(shí)進(jìn)行調(diào)整 如果項(xiàng)目歷時(shí)比較長(zhǎng) 時(shí)間標(biāo)尺可以按月 周 天來(lái)表示 也可以根據(jù)需求調(diào)整 如果給企業(yè)高層看 可以看按季度 月的 如果指導(dǎo)實(shí)施人員 可以按周 天 甚至小時(shí)都可以 確定項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目的質(zhì)量包括三方面 第一 成果的質(zhì)量 即項(xiàng)目產(chǎn)品需要達(dá)到的技術(shù)要求 第二個(gè) 過(guò)程的質(zhì)量 即項(xiàng)目過(guò)程是否規(guī)范 第三個(gè) 原材料的質(zhì)量 即項(xiàng)目中所使用設(shè)備 原材料的品質(zhì) 成果的質(zhì)量就是飯菜是否可口 過(guò)程的質(zhì)量就是項(xiàng)目中炒菜 洗菜 切菜動(dòng)作是否符合最佳實(shí)踐 原材料的質(zhì)量就是洗的菜是否干凈 切的菜是否大小均勻合適 制定項(xiàng)目人力資源計(jì)劃 制定項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃 多數(shù)項(xiàng)目都會(huì)涉及到采購(gòu) 區(qū)別在于采購(gòu)的數(shù)量和比例不同 一般采購(gòu)的內(nèi)容包括服務(wù) 原材料 設(shè)備等 采購(gòu)計(jì)劃需要解決 一 買什么不買什么 二 什么時(shí)間買 三 買多少 四 采用什么購(gòu)買方式或流程 五 需要采用的合同類型 如何管理合同 大宗采購(gòu) 六 具體付款的方式和時(shí)間 七 如何作合同收尾等問(wèn)題 應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn) 第一 識(shí)別風(fēng)險(xiǎn) 就是找出哪些地方可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn) 第二 分析風(fēng)險(xiǎn) 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性 概率 和影響 后果 對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序 第三 應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn) 找出風(fēng)險(xiǎn)征兆 做好應(yīng)對(duì)措施和備選計(jì)劃 第四 監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn) 隨時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目是否發(fā)生 如果發(fā)生應(yīng)對(duì)措施效果如何 如果需要再采取備選方案 項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控 執(zhí)行計(jì)劃在完成計(jì)劃編寫之后 項(xiàng)目經(jīng)理需要將計(jì)劃分發(fā)給每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員 然后給成員提供需要的資源 由成員開始執(zhí)行計(jì)劃 此過(guò)程除非項(xiàng)目經(jīng)理還兼職技術(shù)角色 通常需要做的事情不多 假如你在此階段非