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公文應用范例（一）一、商務質詢函范例1質詢貨物發(fā)錯先生：我們及時收到了有關以上訂單貨的單據(jù)，裝運貨物的謝南多號輪船已于2011年7月11日抵達。我方代理人已在巴塞羅納港接到了訂單貨。貨物基本完好無缺，唯12號箱例外，其所裝的公文柜型號與TW37型完全不同。這一箱只裝了兩個公文柜，而其他各箱均裝4個。我們已按照提單和發(fā)票所印的細節(jié)核對了這一點。我方認為這是你方包裝或運輸商的過失。也許12號箱的貨物是另一不同的訂單貨吧？隨函附12號箱貨物清單1份。希望你方立即安排更換貨物的發(fā)送。我方代理人將12號箱保存在倉庫中。請通知我們你方希望如何處理這箱貨物。也許你方可以通知你方運輸行來辦理裝船和海關手續(xù)。 您忠誠的朋友范例2復函先生：感謝貴方7月11日來函。得悉寄去了兩個錯誤型號的文件柜，我們深為抱歉。正如貴方提示，我方包裝代理人在參考數(shù)字上犯了個錯誤。其它各箱每箱裝了4個文件柜，由于這一箱裝了訂單貨中的最后兩個，在墊入特加墊料時延誤了一會。這延誤導致了錯誤的發(fā)生。我們已安排好了布盧戴爾號機輪發(fā)運正確的公文柜，并將于7月29日從倫敦港東印度碼頭起航。我們想迅速將訂單上的大宗貨物發(fā)貨，你們將不至于實施合同中的罰款條款。有關單據(jù)正在寄出，應在幾天內到達貴處。如果在我方運輸代理商來領取第12號箱子前，你方代理人愿意將此箱保存在他們倉庫內，我們將十分高興。我們將盡一切可能保證類似的錯誤不再發(fā)生。對于由我方的錯誤帶給貴方的任何不便，請接受我們誠摯的歉意。我們相信TW37型公文柜會令您滿意。 您忠誠的朋友 范例3質詢發(fā)貨數(shù)量不足先生：在此我們談及有關不銹鋼型餐具的169號SPL訂單。我方代理人現(xiàn)已收到發(fā)貨，貨物符合你方發(fā)貨通知中的說明。遺憾的是，你方只發(fā)送了1873把餐叉，少于我方訂量。按我方指示另行包裝的2000把餐刀完好無損。但由于短缺127把餐叉，這些餐刀對我們也就無多大用處了。到埠裝箱單和你方發(fā)票明顯不符。不是中途被竊，就是勞合社代理人過失，他們目前正在調查此事。由于我方必須按期發(fā)貨給我方顧客，因此我們必須請求你方立即安排失蹤餐叉的襝貨物的發(fā)送。 您忠誠的朋友 范例4復函先生：貴方5月12日有關上述訂單的來函收悉。我方運輸代理人已通知我們，第27至29號板條箱已到達倫敦港的碼頭上，他們在安排貝希亞輪發(fā)現(xiàn)上次未裝船的3箱貨，預定2011年6月2日到達馬賽。這批貨將免費運至貴處，關稅已付。因非我方所能控制的情況造成短貨使貴方不便，我們深表歉意。我們將和我方代理人與港務當局聯(lián)系，杜絕以后再發(fā)生此類延誤。 您忠誠的朋友 范例5質詢包裝不良先生：我們十分遺憾地通知貴方，你方托運的20箱鬧鐘有4箱包裝不充分。我們就這次托運給你方寄去了具體的包裝指示，無疑你方已將這些指示轉達給了你方運輸行。第13、14、18和20箱內沒有我方所堅持要求的防水類保護層。因此，這幾箱鬧鐘幾乎被損壞，而且肯定是無法銷售的。我們必要堅持要求立即更換這4箱貨，并必須要求你方今后更加認真地執(zhí)行我方指示。您忠誠的朋友范例6復函先生：貴方8月3日來函于昨日收悉。對于4只柳條箱受損，我們深感遺憾。得知貴方的包裝指示沒有執(zhí)行，我們甚為關注。我們已和我方包裝商取得聯(lián)系，并已要求他們寄出一份詳細報告。我們還不能給予任何解釋，但會盡快給出一份詳盡的報告。同時，我們已安排了4箱替代貨的發(fā)貨，并已要求我方包裝商中心執(zhí)行包裝指示。對錯誤造成貴方的任何不便，我們深表歉意。我們確保今后將不再發(fā)生類似錯誤。 您忠誠的朋友 范例7質詢質量低劣先生：有關我方70件淡藍色尼龍襯衫的訂單（1217FRS號），你方已于2011年8月16日發(fā)貨，我方已于2011年8月23日收到。我們十分遺憾地通知你方以上提及的襯衫質量低劣，不可接受，特別是花樣和顏色。實際上它們已經(jīng)變色。其型號并非我們見到樣品時所預計到的。我方客戶不會按市價購買這些襯衫，他們希望得到折扣。既然這批襯衫既不符合你方小冊子的說明，也不符合樣品，我們不能按協(xié)議的價格接受這批貨。只有在你方大幅度削價的條件下，我們才能接受這批襯衫。我們希望削減30。請回函告知我們，是換貨還是削價，你方打算怎么辦，我方代理人可以從托運貨物中帶去一件樣品給你方過目。您忠誠的朋友 范例8復函先生：感謝貴方8月24日來函。得知貴主對我們托運的尼龍襯衫不滿意，我們十分遺憾。我們正在安排我方在貴區(qū)的銷售代理人拜訪貴處。我們認為在收到他的報告前不采取行動是明智的，因此在收到報告之前，我們將推遲換貨和減價的決定，貴方代理人尚未來訪調查。我們已為歐洲其它市場提供了同樣貨物，并無任何異議?；谶@些原因，我們還不能在回信中告知貴方我們打算怎么辦。我相信我方的銷售代理人將幫助消除誤解和疑慮。 您忠誠的朋友二、涉外信函的格式、稱呼、敬語各構成要素在信中的排列如下:Letterhead 信頭Reference Number 案號Date 發(fā)信日期Inside Address 封內名稱及地址Particular Address 特定收信人名稱住址Salutaion 稱呼Letter Subject 信件事由Body 信文Complimentary Close 結尾敬語Signature 署名Reference Notation 經(jīng)辦人Enclosure 附件Postscript 附言函件中的稱呼：英文函件中的稱呼（Salutation）相當于我國書信中的先生這一禮貌稱呼，公司等商業(yè)書信的尊稱以Sirs,Dear Sirs,Gentlemen最為常見。Sirs是較為正式的禮貌稱呼，通常用于公文中。Dear Sirs用于稱呼公司。英國人習慣上比較喜歡用Dear Sirs,而且Dear Sirs后用逗號。范例：市長先生，女士們，先生們：我們很高興來到你們可愛的城市南京?，F(xiàn)在我們又來到高湖高新技術開發(fā)區(qū)。這是我們兩市之間關系日益密切的又一個象征?？梢钥隙ǖ卣f，在我們短暫的逗留期間我們已經(jīng)取得了豐碩的成果。我們已經(jīng)簽訂了8個協(xié)議，兩倍于我們雙方過去簽訂的協(xié)議數(shù)字的總和。更重要的是，我們又一次看到了你們的人民，并和他們進行了廣泛的接觸交談。我們和你們在同一張桌子上進