PPT及簡(jiǎn)報(bào)匯報(bào)技巧.ppt

成功的簡(jiǎn)報(bào)技巧 成功的簡(jiǎn)報(bào)技巧 壹 何謂簡(jiǎn)報(bào)貳 什么時(shí)機(jī)與場(chǎng)合舉辦簡(jiǎn)報(bào)參 簡(jiǎn)報(bào)時(shí)容易發(fā)生的錯(cuò)誤肆 簡(jiǎn)報(bào)的準(zhǔn)備 1 目次 壹 何謂簡(jiǎn)報(bào) 信息復(fù)雜泛濫的時(shí)代 在限定時(shí)間以內(nèi) 利用圖文并茂 簡(jiǎn)單 易懂的可視化文書數(shù)據(jù)向?qū)Ψ?聽眾 傳達(dá)正確無(wú)誤的信息的一種方式 2 個(gè)人對(duì)團(tuán)體進(jìn)行溝通的一種方式 說(shuō)明 簡(jiǎn)報(bào)能力是現(xiàn)代人必需具備的能力 貳 什么時(shí)機(jī)與場(chǎng)合舉辦簡(jiǎn)報(bào) 上級(jí)主管單位想了解下屬單位業(yè)務(wù)推展?fàn)顩r幕僚人員針對(duì)特定議題提出建議項(xiàng)目小組 工作圈成員對(duì)問(wèn)題解決提出整體報(bào)告營(yíng)銷人員利用簡(jiǎn)報(bào)促使訂單早日決定外賽參訪利用簡(jiǎn)報(bào)加速了解狀況 3 為達(dá)成某種目的 需向個(gè)人或團(tuán)體說(shuō)明時(shí) 說(shuō)明 完成上級(jí)賦予任務(wù)后 可利用簡(jiǎn)報(bào)技巧性表達(dá)努力之處 參 簡(jiǎn)報(bào)時(shí)容易發(fā)生的錯(cuò)誤 目的與方向無(wú)法契合對(duì)方需求的層次架構(gòu)松散缺乏邏輯中心思想時(shí)間分配不均勻 開始緩慢 結(jié)論倉(cāng)促緊張 不流暢 缺乏說(shuō)服力內(nèi)容創(chuàng)意不足 層次淺或未能切中主題 4 一次失敗的簡(jiǎn)報(bào)可能導(dǎo)致全盤皆輸 說(shuō)明 照本宣科念簡(jiǎn)報(bào)稿方式會(huì)令人覺(jué)得無(wú)聊 容易失敗 肆 簡(jiǎn)報(bào)的準(zhǔn)備 決定簡(jiǎn)報(bào)架構(gòu)方向與目的內(nèi)容規(guī)劃與架構(gòu)設(shè)計(jì)簡(jiǎn)報(bào)時(shí)間分配與掌握視覺(jué)文書制作發(fā)表簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)束與反省 5 準(zhǔn)備的步驟 決定簡(jiǎn)報(bào)架構(gòu)方向與目的 您想傳達(dá)什么為什么非作此次簡(jiǎn)報(bào)不可對(duì)方需求層次為何目的單一 否則會(huì)模糊焦點(diǎn)目的多種無(wú)法一次完成時(shí)應(yīng)分次處理 6 方向與目的正確之后再?zèng)Q定內(nèi)容 說(shuō)明 設(shè)立正確 目的 是成功簡(jiǎn)報(bào)的第一步 決定簡(jiǎn)報(bào)架構(gòu)方向與目的 聽眾背景 年齡 地位 人數(shù)之了解對(duì)于內(nèi)容論述理解能力高低之掌握習(xí)慣用語(yǔ) 專業(yè)術(shù)語(yǔ)之表達(dá)應(yīng)特別說(shuō)明 7 聽眾背景掌握 說(shuō)明 溝通成功要素是以對(duì)方立場(chǎng)來(lái)思考出發(fā) 演繹論之應(yīng)用 問(wèn)題如何發(fā)現(xiàn) 何時(shí)何地為什么會(huì)發(fā)生 問(wèn)題意識(shí)真正的原因是什么 人 制度 組織 系統(tǒng) 8 起 背景提起 演繹論之應(yīng)用 為什么非解決不可 危機(jī) 成本問(wèn)題的假設(shè)是什么 9 承 問(wèn)題的說(shuō)明 演繹論之應(yīng)用 對(duì)策可以解決混雜問(wèn)題的理由為何 對(duì)策敘述應(yīng)以數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)左證對(duì)策應(yīng)符合實(shí)用性 低投資成本對(duì)策之質(zhì)量水平與完成期限 效益評(píng)估亦須列入 10 轉(zhuǎn) 提出對(duì)策 說(shuō)明 對(duì)策之考慮不可單純數(shù)字而忘了人性之考慮 演繹論之應(yīng)用 整體效益評(píng)估最吸引人注意優(yōu)缺點(diǎn)及懸念事項(xiàng)亦應(yīng)提到對(duì)他人之協(xié)助一并致謝行動(dòng)展開之擔(dān)當(dāng)負(fù)責(zé)人亦須明示 11 合 行動(dòng)展開 結(jié)果優(yōu)缺點(diǎn) 說(shuō)明 效益評(píng)估應(yīng)實(shí)實(shí)在在 不可擴(kuò)大 簡(jiǎn)報(bào)時(shí)間分配與掌握 時(shí)間總長(zhǎng)度以30分鐘以內(nèi)為限總時(shí)間之80 作為簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容報(bào)告 20 作為聽眾提問(wèn)討論頁(yè)數(shù)以15 20頁(yè)左右為宜結(jié)束前1 2分鐘利用機(jī)會(huì)提醒聽眾將進(jìn)行提案討論或即將結(jié)束 12 說(shuō)明 聽簡(jiǎn)報(bào)注意力在10 15分鐘即開始下降 總結(jié)最后3 5分鐘又再度升起 視覺(jué)文書制作 視覺(jué)文書傳達(dá)的能量是聽覺(jué)的30倍圖形化數(shù)據(jù)可將復(fù)雜信息簡(jiǎn)單化 使聽眾集中注意力可強(qiáng)化演示者說(shuō)服力及邏輯力有創(chuàng)意 有趣文件令人欣賞 13 使用視覺(jué)文書有什么好處 說(shuō)明 黑白不如彩色 數(shù)字 文字不如圖表 繁瑣不如簡(jiǎn)單 視覺(jué)文書制作注意點(diǎn) 整體性排列組合容易看 但是圖表太多混在一起將會(huì)有反效果 反白手法影印數(shù)據(jù)時(shí)容易造成不清楚 顏色搭配上不要超過(guò)三種 綠色 黃色等弱色系不易看清楚 14 使聽眾都有相同的理解 說(shuō)明 太過(guò)于依賴圖形文書將容易曲解原意 圖形圖表的制作 1 內(nèi)容細(xì)目表達(dá)所占的百分比率可使用之圖形 15 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)圖形圖表化可一目了然并且簡(jiǎn)單的方法 說(shuō)明 圖形制作方法可參考QC七大手或新QC七手法等相關(guān)資料 餅圖 柱形比率圖 圖形圖表的制作 比較或表現(xiàn)某一期間內(nèi) 各項(xiàng)目間數(shù)值之差異值可使用之圖形 16 圖形圖表的制作 表現(xiàn)某一期間 某一項(xiàng)目隨時(shí)間所產(chǎn)生之變化 可使用之圖形 17 圖形圖表的制作 問(wèn)題真因之重要優(yōu)先級(jí)可使用之圖形 18 圖形圖表的制作 了解某一特性的數(shù)據(jù)分布狀況差異可使用之圖形 19 圖形圖表的制作 了解問(wèn)題與原因之特性關(guān)系可使用之圖形 20 圖形圖表制作 作為計(jì)劃行程管理可使用之圖形 21 圖形圖表制作 從混亂情況中理出頭緒 可使用以文字為主的新QC七大手法 22 圖形圖表制作 針對(duì)目的與手段以系統(tǒng)方式找尋的方法 23 發(fā)表 設(shè)法營(yíng)造出聽眾熱烈參與發(fā)表會(huì)之氣氛海報(bào)張貼 發(fā)表者數(shù)據(jù)簡(jiǎn)介 會(huì)場(chǎng)燈光與場(chǎng)地大小都會(huì)影氣氛塑造進(jìn)行導(dǎo)言 開場(chǎng)白時(shí)先行問(wèn)候及自我介紹簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)場(chǎng)設(shè)施及希望配合事項(xiàng) 24 建立聽眾對(duì)你的看法與感受 發(fā)表 各項(xiàng)器材事前檢查并練習(xí)操作讓聽眾都能清楚地看到銀幕掌控?zé)艄饬炼?并注意不可將燈光全部息滅會(huì)場(chǎng)電源位置 冷氣空調(diào)溫度及風(fēng)向應(yīng)舒適噪音事先查明并調(diào)整避免之 25 發(fā)表準(zhǔn)備 發(fā)表 發(fā)表者站立姿勢(shì)以兩腿分立手臂自然 避免將手放在口袋或交叉雙手于胸口目光要面對(duì)聽眾并以自然方式掃描聽眾發(fā)表者要自信 并以 我們 為代表 不可產(chǎn)生不確定語(yǔ)句發(fā)表語(yǔ)調(diào)與速度不時(shí)改變 以講求戲劇性效果 強(qiáng)調(diào) 時(shí)放慢 激情 時(shí)加快發(fā)聲比音量重要 較容易感動(dòng)他人 26 發(fā)表練習(xí) 發(fā)表 練習(xí)時(shí)深入體會(huì)發(fā)表的感覺(jué)并熟悉它如果發(fā)表過(guò)程中說(shuō)溜嘴 講錯(cuò)了 應(yīng)馬上訂正重述多利用比喻或?qū)Ρ仁秸f(shuō)明將較易于將氣氛帶入高潮利用停頓時(shí)機(jī)整理思路 但應(yīng)繼續(xù)保持目光接觸簡(jiǎn)報(bào)結(jié)束應(yīng)明白告之是否有交流提問(wèn)時(shí)間 27 發(fā)表練習(xí) 發(fā)表 表達(dá)歡迎提出問(wèn)題利用提問(wèn)題確認(rèn)是否明白簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容重點(diǎn)回答