聯(lián)想電腦公司會(huì)務(wù)手冊(cè)

1 聯(lián)想電腦公司 會(huì)務(wù)手冊(cè) （ 1.0 版） 企劃辦秘書處 2 目 錄 一、手冊(cè)說(shuō)明 . 4 二、會(huì)議制度及規(guī)范 . 4 三、流程圖 . 7 在公司內(nèi)召開的會(huì)議 . 8 在公司外召開的會(huì)議 . 9 四、程序 . 10 會(huì)前工作（按順序） . 10 議題及參會(huì)人員范圍的確定 . 10 會(huì)議場(chǎng)所的選定： . 10 會(huì)議通知的起草 . 11 申報(bào)會(huì)議預(yù)算 . 11 人員確認(rèn) . 12 設(shè)備準(zhǔn)備 . 12 預(yù)定 . 12 車輛安排 . 13 會(huì)務(wù)通知起草 . 13 議程 PPT 制作 . 13 食品的采買 . 14 指導(dǎo)服務(wù)員工作 . 14 會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉 . 14 會(huì)中工作（按順序） . 15 會(huì)議室保障 . 15 匯報(bào)人員的保障 . 15 用餐的保障 . 15 娛樂的保障 . 15 住宿的保障 . 16 3 會(huì)后工作（按順序） . 16 離會(huì)車輛安排 . 16 退房 . 16 設(shè)備整理 . 16 結(jié)帳 . 16 設(shè)備歸還 . 16 費(fèi)用報(bào)銷 . 17 會(huì)務(wù)總結(jié) . 17 五、注意事項(xiàng) . 17 附件： . 18 會(huì)議通知草稿 . 19 會(huì)務(wù)通知草稿 . 22 會(huì)議預(yù)算草稿 . 27 會(huì)務(wù)分工明細(xì)表 . 28 主要會(huì)議場(chǎng)所明細(xì)表 . 29 一、 手冊(cè)說(shuō) 明 為了便于秘書處人員掌握會(huì)議服務(wù)的各項(xiàng)流程，更好地為總經(jīng) 理室會(huì)議做好服務(wù)保障工作，特編寫了聯(lián)想電腦公司會(huì)務(wù)手冊(cè)供 4 大家參考，會(huì)務(wù)手冊(cè)內(nèi)容主要包含組織一次 總經(jīng)理室 會(huì)議中所應(yīng)做好的各項(xiàng)工作（會(huì)前，會(huì)中，會(huì)后）及注意事項(xiàng)。 望隨時(shí)提出修改意見 ，謝謝！ 二、會(huì)議制度及規(guī)范 為保障會(huì)議順利召開和會(huì)議的效果，電腦公司特制定并頒發(fā)了會(huì) 議制度（試行版），對(duì)會(huì)議的全程工作做了要求，現(xiàn)將制度附下： 聯(lián)想電腦公司會(huì)議制度（試行） 1. 目的： 會(huì)議是公司一項(xiàng)重要的工作方式，為了提高會(huì)議效率，保證會(huì)議效 果，規(guī)范公司的會(huì)議工作，特制定本制度。 2. 適用范圍： 本制度適用于公司或部門牽頭組織的各類會(huì)議，部門內(nèi)部會(huì)議不做要求，可做參考。 3. 名詞解釋： 3.1 匯報(bào)： 使參會(huì)人員了解某項(xiàng)工作的狀況，并就有關(guān)問題進(jìn)行討論和決策 3.2 通報(bào)： 使參會(huì)人員了解公司某項(xiàng)工作的狀況，一般不涉及決策和討論 3.3 研討： 參會(huì)人員就某一主題暢所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花 3.4 匯報(bào)人： 對(duì)會(huì)議議題的內(nèi)容進(jìn)行闡述，并回答參會(huì)人員的問題，參與討論； 3.5 主持人： 對(duì)會(huì)議的進(jìn)程進(jìn)行整體控制，保證會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)； 3.6 參會(huì)人員： 對(duì)會(huì)議議程參與討論和決策 3.7 列席人： 列席會(huì)議，但不參 與會(huì)議議題的討論和決策； 3.8 與會(huì)人員： 參會(huì)人員、匯報(bào)人員、列席人員和主持人等參加會(huì)議人員的總稱； 4. 會(huì)議通知起草與發(fā)送 5 4.1 會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議前發(fā)出會(huì)議通知前應(yīng)該充分準(zhǔn)備，一項(xiàng)會(huì)議的召開必然涉及到其它部門人員的相應(yīng)工作安排和時(shí)間資源的占用，因此在組織會(huì)議前應(yīng)有充分的客戶意識(shí)，使與會(huì)人員能夠準(zhǔn)確了解本次會(huì)議的關(guān)鍵信息，以便提前準(zhǔn)備，保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)； 4.2 會(huì)議通知應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容 4.2.1 會(huì)議目的： 明確說(shuō)明舉行此次會(huì)議要達(dá)到的效果， 4.2.2 會(huì)議時(shí)間： 應(yīng)包括會(huì)議的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間 4.2.2.1 由多個(gè)部門參加的會(huì)議：上午的會(huì)議定為 9:10 開 始，下午的會(huì)議定為 14:10 開始。由于特殊情況無(wú)法按以上規(guī)定時(shí)間開始的會(huì)議，需由會(huì)議組織者在會(huì)前通知中明確說(shuō)明。 4.2.2.2 為保證會(huì)議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的情況下，會(huì)議時(shí)間一般應(yīng)控制在 2 小時(shí)以內(nèi)。 4.2.3 會(huì)議地點(diǎn)： 會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該明確標(biāo)出 ,如果會(huì)議地點(diǎn)在公司外部 ,與會(huì)人員并不熟悉 ,會(huì)議通知中應(yīng)附上會(huì)議地點(diǎn)示意圖 ； 4.2.4 會(huì)議議程： 4.2.4.1 會(huì)議議程的第一項(xiàng)是主持人講解會(huì)議要求 4.2.4.2 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的不同，會(huì)議可分為匯報(bào)、通報(bào)、研討等內(nèi)容 (參見名詞解釋 ) 4.2.4.3 會(huì)議議程應(yīng)以 30 分鐘為單元，列出本單元的會(huì)議內(nèi)容，如果某項(xiàng)內(nèi)容多于 30 分鐘，也應(yīng)該分為多 個(gè)單元，其目的保證與會(huì)人員參加會(huì)議前能對(duì)會(huì)議內(nèi)容有清晰的了解。 4.2.4.4 每項(xiàng)會(huì)議議程應(yīng)該列出本項(xiàng)議程的匯報(bào)人、參會(huì)人員、列席人員和主持人的名單；組織會(huì)議人員在確定與會(huì)人員時(shí)，應(yīng)該在明確會(huì)議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會(huì)，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會(huì)議效果，也不因使與本次會(huì)議關(guān)系不大的人員原因參加此次會(huì)議而影響他們的正常工作，同時(shí)又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會(huì)； 4.2.5 會(huì)議注意事項(xiàng) 6 4.2.5.1 著裝要求 :在工作日期間召開的會(huì)議需正式著裝；在周末或休息日期間召開的會(huì)議可以著便裝；如有特殊的著裝要求需要明確指出； 4.2.5.2 會(huì)議內(nèi)容保密要求：會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會(huì)議內(nèi)容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如： 涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)議，參會(huì)人員如果委托他人代替參加會(huì)議，必須事先報(bào)會(huì)議主辦部門批準(zhǔn)。除主辦會(huì)議部門外，一律不得錄音、攝像。會(huì)議中使用的文件一律由會(huì)議主辦部門統(tǒng)一收發(fā)，若需要會(huì)后帶走的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)。 等等。 4.2.5.3 對(duì)會(huì)議文件的要求：會(huì)議組織人員根據(jù)會(huì)議的目的、規(guī)模的等內(nèi)容確定是否要用 PPT 文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。匯報(bào)部門在制作 PPT 文件時(shí)，首頁(yè)應(yīng)該包括本 次議程的時(shí)間安排和會(huì)議注意事項(xiàng)，使與會(huì)人員清楚本次會(huì)議的議程；同時(shí)，制作 PPT 文件應(yīng)該使用公司標(biāo)準(zhǔn)模版，為保證投影效果清楚，應(yīng)注意色彩的搭配； 4.2.5.4 對(duì)請(qǐng)假的要求。明確參會(huì)人員如果因特殊原因無(wú)法參會(huì)需要通過合種途徑請(qǐng)假。 4.2.5.5 明確對(duì)會(huì)議紀(jì)律的要求（見后）。 4.2.5.6 其它需要特殊說(shuō)明的會(huì)議注意事項(xiàng) 4.3 會(huì)議通知的發(fā)送 4.3.1 跨部門的會(huì)議，會(huì)議組織部門應(yīng)該提前 3 個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知；如果會(huì)議涉及公司總經(jīng)理室一半以上人員參加，應(yīng)該提前 5 個(gè)工作日發(fā)出通知，涉及總經(jīng)理使全體成員參加的會(huì)議，應(yīng)該提前10 個(gè)工作日發(fā)出通知；以便與會(huì)人員能夠事先調(diào)整好 時(shí)間安排并為參會(huì)做好準(zhǔn)備； 4.3.2 如果因特殊情況需要臨時(shí)召開會(huì)議（會(huì)議通知發(fā)出距離會(huì)議召開24 小時(shí)以內(nèi)），跨部門的會(huì)議應(yīng)該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準(zhǔn)， 7 總經(jīng)理室一半以上人員參加的會(huì)議應(yīng)該獲得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)； 5. 會(huì)議主持人 5.1 會(huì)議主持人負(fù)責(zé)控制整個(gè)會(huì)議進(jìn)程。 5.2 會(huì)議主持人在會(huì)議開始前 ,應(yīng)該清點(diǎn)參會(huì)人員名單 ,向與會(huì)人員通報(bào)此次會(huì)議的會(huì)議目的，會(huì)議的具體議程；明確說(shuō)明此次會(huì)議的注意事項(xiàng)和會(huì)議紀(jì)律； 5.3 會(huì)議主持人在會(huì)議過程中，應(yīng)該控制討論的方向和時(shí)間，促成會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)； 6. 會(huì)議紀(jì)律 6.1 與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參會(huì)，遲到而沒有事先請(qǐng)假要罰占 1 分鐘； 6.2 會(huì)議期間避免隨意走動(dòng)，對(duì) BP 機(jī)、手機(jī)做消音處理； 6.3 與會(huì)人員如果因特殊原因需要在會(huì)議中途離開會(huì)場(chǎng)。需要向會(huì)議主持人請(qǐng)假并得到允許； 7. 會(huì)議紀(jì)要撰寫： 在會(huì)議結(jié)束之后的 3 個(gè)工作日之內(nèi)，會(huì)議組織部門應(yīng)該撰寫出會(huì)議紀(jì)要并發(fā)給相關(guān)人員；會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會(huì)議的結(jié)論； 8. 會(huì)務(wù)組織： 8.1 會(huì)議預(yù)算：會(huì)議應(yīng)本著高效，節(jié)約的原則進(jìn)行。每次的會(huì)議費(fèi)用在 5000元以上時(shí)，會(huì)議組織部門要進(jìn)行會(huì)議預(yù)算，并報(bào)本部門的直接上級(jí)審批； 8.2 交通、食宿：如果會(huì)議在公司外部舉行，會(huì)議組織部門應(yīng)該視會(huì)議時(shí)間安排組織與會(huì)人員的交通和食宿。如果 下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐； 三、流程圖 在公司內(nèi)召開的會(huì)議 部門 時(shí)序 總 經(jīng) 理 室 總 經(jīng) 理 秘 書 相 關(guān) 部 門 備 注 8 會(huì)前 會(huì)間 會(huì)后 在公司外召開的會(huì)議 部門 時(shí)序 總經(jīng)理室 總經(jīng)理秘書 相關(guān) 部門 備 注 確定參會(huì)人員、時(shí)間范疇、內(nèi)容 N 審批 修 改 Y 下 發(fā) 準(zhǔn)備工作 會(huì)間服務(wù) 審 批 N 下 發(fā) 結(jié) 束 整理資料 Y 開 始 確定時(shí)間、地點(diǎn)、人員 擬定通知 修 改 接 收 反 饋 9 會(huì) 前 會(huì) 中 Y N 確認(rèn)議題及 參會(huì)人員范圍 選址及確定 起草會(huì)議通知 會(huì)議預(yù)算 人員確認(rèn) （住宿，交通） 設(shè)備準(zhǔn)備 預(yù)定會(huì)議室，房間，用餐，娛樂 車輛安排 起草會(huì)務(wù)通知 議程 PPT制作 食品采買 指導(dǎo)服務(wù)員工作 場(chǎng)所布置與熟悉 會(huì)議室、匯報(bào)人員、用餐、娛樂、住宿保障工作 人員離會(huì)車輛安排 退 房 開 始 10 會(huì) 后 四、程序 會(huì)前工作（按順序） 議題及參會(huì)人員范圍的確定 會(huì)議場(chǎng)所的選定： 在 會(huì)前至少十個(gè)工作日 確定好會(huì)議地點(diǎn)，并詳細(xì)了解場(chǎng)地的具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。 要求 外部環(huán)境幽雅，適宜散步； 內(nèi)部設(shè)施齊備： 11 會(huì)議室的布局，光線明暗，燈光，音響，空調(diào)等 娛樂設(shè)施齊全（乒乓球，保齡，游泳等） 住宿、餐飲、娛樂的距離要適宜 說(shuō)明： 對(duì)符合上述條件的場(chǎng)所最終提請(qǐng)總經(jīng)理室。 會(huì)議通知的起草 在 會(huì)前一周 確定本次會(huì)議的 議程 ，其中包括 匯報(bào)的具體時(shí)間 ， 主要內(nèi)容及安排 ， 匯報(bào)人 ， 列席人員 等事項(xiàng) 。 舉例如下： 議程 時(shí)間 匯報(bào)議題 主要內(nèi)容及時(shí)間安排 主要匯報(bào)人員 列席人員 1 9:00 10： 00 98 財(cái)年經(jīng)營(yíng)情況通報(bào) 匯報(bào)人： 、 、 10： 00-10： 15 休息 2 10： 15 11： 45 人力資源情況通報(bào) 人事及培訓(xùn)工作通報(bào)（ 40 分鐘通報(bào) +50分鐘研討） 匯報(bào)人： 、 結(jié)合會(huì)議議程起草會(huì)議通知，其中應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)，主持人，議程，會(huì)議的注意事項(xiàng)（必須包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會(huì)議文件的要求，請(qǐng)假的要求，會(huì)議的紀(jì)律等）及路線圖，并在 會(huì)前十天 發(fā)出。 申報(bào)會(huì)議預(yù)算 依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短及對(duì)參會(huì)人員情況的確認(rèn)，做如下費(fèi)用明細(xì)， 包括：會(huì)議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用， 餐飲費(fèi)用，娛樂費(fèi)用，食品費(fèi)，交通費(fèi)，相關(guān)費(fèi)用，不可預(yù)見費(fèi)等。 12 會(huì)議預(yù)算要求在 會(huì)前四天 完成，經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后，報(bào)王總或劉總審批。 人員確認(rèn) 結(jié)合會(huì)議通知中所注明的參會(huì)人員名單（主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員），與其確認(rèn)住宿，交通（往返）情況。 對(duì)于 QDI 的總經(jīng)理室成員要了解到京及離京的時(shí)間，做 好接機(jī)、送機(jī)及住宿的安排工作；原則上如有繼續(xù)留京人 員，建議安排在翠宮飯店入住。 設(shè)備準(zhǔn)備 設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量 設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量 投影儀 1 臺(tái) 長(zhǎng)線接線板 至少 2 個(gè) 膠投 1 臺(tái) 激光筆 2 個(gè) 筆記本電腦 1 臺(tái) 磁帶，電池 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短 打印機(jī)及驅(qū)動(dòng)程序 1 套 膠卷 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短 幕布（大） 1 個(gè) 膠片 1 本 白板（筆、擦） 至少 2 套 A4 復(fù)印紙 1 包 照相機(jī) 1 臺(tái) 訂書機(jī) 1 個(gè) 寬帶透明膠 1 卷 圓珠筆 若干 曲別針 1 合 預(yù)定 依據(jù)征詢結(jié)果，進(jìn)行預(yù)定，其中要求確定的有：會(huì)議室，房間，餐飲，娛樂（保齡，乒乓球，游泳，臺(tái)球等）。 要求： 會(huì)議室要確認(rèn)是否有音響設(shè)備及白板。 13 車輛安排 依據(jù)會(huì)議議程確定車輛往返的安排，一般選用依維柯。要求明 確發(fā)車時(shí)間，地點(diǎn)，路線，并將安排情況通知公司車輛管理員。 車輛安排的原則： A. 結(jié)合會(huì)議議程安排，并要求車輛于會(huì)前 10 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)； B. 車輛路線的安排應(yīng)以所送匯報(bào)人員的出發(fā)地為主， C.建議在會(huì)議結(jié)束后單獨(dú)安排一個(gè)車次運(yùn)送儀器設(shè)備，最好在會(huì)后 1 小時(shí)由會(huì)場(chǎng)出發(fā)。 會(huì)務(wù)通知起草 在所發(fā)會(huì)議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合已確定的參會(huì)及預(yù)定情況，起草 會(huì)議的會(huì)務(wù)通知，要求所有安排確定并詳細(xì)。 應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動(dòng)安排、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)址路線圖（ 注： 要包含會(huì)議通知的所有內(nèi)容）。 如議程中包括總經(jīng)理室周例會(huì)，在會(huì)務(wù)通知中注明下一周的例會(huì)是否召開。 會(huì)務(wù)通知要求在 會(huì)前四天 完成，經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后，報(bào)王總或劉總審批。 會(huì)務(wù)通知要求在 會(huì)前三天 發(fā)給參會(huì)人員。 議程 PPT 制作 制作會(huì)議議程的 PPT 文件，以便會(huì)議主持人介紹會(huì)議的安排。其中PPT 應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間，內(nèi)容，匯報(bào)人。 14 食品的采買 依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短，采購(gòu)相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心，具體明細(xì)如下： 水 果 干 果 點(diǎn) 心 春天 草莓，油桃，香蕉，伊麗莎白瓜 開心果，應(yīng)子，話梅，蜜棗， 巧克力派 ， 鳳梨酥， 小蛋糕， 薩其瑪 夏天 西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊麗莎白瓜 秋天 香蕉，葡萄，橙子，蘋果 冬天 蘋果，蘆柑，香蕉 指導(dǎo)服務(wù)員工作 確定每次會(huì)議需有 3 名 服務(wù)人員。 通知服務(wù)人員每 15 分鐘續(xù)茶。 指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放情況。 會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉 事先與賓館人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時(shí)到位。 所有會(huì)議所需用品需在 會(huì)前 2 小時(shí) 運(yùn)到會(huì)場(chǎng)；會(huì)議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆）需在 會(huì)前 1 小時(shí) 擺放并調(diào)試完畢。在抵達(dá)賓館后將會(huì)議所用水果、干果及點(diǎn)心交由 服務(wù)人員清洗并在會(huì)前 30 分鐘 擺放完畢。 會(huì)議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在 會(huì)前 30 分鐘 準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。 會(huì)議室內(nèi)的茶水需在 會(huì)前 10 分鐘 開始沖泡。 擺放指路牌，指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)。 通知匯報(bào)人員于 會(huì)前 5 分鐘 就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。 15 會(huì)中工作（按順序） 會(huì)議室保障 會(huì)議的全程要有一名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室，保障會(huì)議的服務(wù)工作。 每次匯報(bào)開始時(shí)，要隨時(shí)關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。 協(xié)助匯報(bào)人員做好匯報(bào) PPT 文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。 在會(huì)議休息期間，要協(xié)助下一個(gè)匯報(bào)人員進(jìn)行調(diào)試及資料 收發(fā)。 及時(shí)了解會(huì)議的進(jìn)展情況并及時(shí)通知外部會(huì)務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作。 匯報(bào)人員的保障 落實(shí)匯報(bào)人員及時(shí)到會(huì)。 了解匯報(bào)部門資料的準(zhǔn)備情況，并協(xié)助做好準(zhǔn)備工作（如筆記本電腦，資料準(zhǔn)備等）。 落實(shí)匯報(bào)人員用餐情況。 落實(shí)匯報(bào)人員返回情況。 用餐的保障 要結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時(shí)間。 要求涼菜在正餐開始前 15 分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時(shí)上火。 如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐。 娛樂的保障 滿足總經(jīng)理室成員的娛樂需求。 要有 1 名會(huì)務(wù)人 員進(jìn)行保障。 要在活動(dòng)期間提供飲用冰水。 16 住宿的保障 在所有需要住宿的人員抵達(dá)賓館時(shí)，要及時(shí)提供相應(yīng)房間的鑰匙。 在當(dāng)晚要與總臺(tái)設(shè)定好第二日的叫早時(shí)間。 叫早并通知早飯時(shí)間。 在會(huì)議結(jié)束的當(dāng)天 13： 00 之前，將所有房間的鑰匙收齊。 會(huì)后工作（按順序） 離會(huì)車輛安排 全部會(huì)議結(jié)束后，做好參會(huì)人數(shù)返回車輛安排工作。 QDI 的總經(jīng)理室成員如要返回安排好送機(jī)工作；如繼續(xù)留在北京則送至事先安排好的賓館。 退房 在會(huì)議最后一天的中午 13： 00 之前，將所有住宿房間的鑰匙收齊后，辦理退房手續(xù)。 設(shè)備整理 在送走所有參會(huì)人員后，進(jìn)行設(shè)備的收拾和整理工作。 結(jié)帳 在確認(rèn)所有會(huì)議項(xiàng)目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票。 設(shè)備歸還 返回公司后，歸還所借設(shè)備。 17 費(fèi)用報(bào)銷 在 會(huì)后三天內(nèi) 進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，并附此次會(huì)議的費(fèi)用決算表。 會(huì)務(wù)總結(jié) 會(huì)后第一次秘書處例會(huì)上，進(jìn)行會(huì)務(wù)總結(jié)工作。 五、注意事項(xiàng) 會(huì)務(wù)人員要做好總經(jīng)理業(yè)務(wù)工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯(lián)系。 全程會(huì)議要至少保證有 2 輛 會(huì)議用車。 會(huì)議所需儀器應(yīng)有備份；對(duì)所借用品應(yīng)在出發(fā)前進(jìn)行檢測(cè)與調(diào)試。 會(huì)務(wù)人員要攜帶至少 5 份 會(huì)務(wù)通知，以備查詢。 財(cái)務(wù)監(jiān)控部匯報(bào)材料為受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。 會(huì)務(wù)組房間應(yīng)選擇與會(huì)場(chǎng)距離較近的房間，而每次會(huì)議的房間應(yīng)較為固定。 會(huì)議期間如發(fā)生緊急情況，會(huì)務(wù)人員要沉著冷靜，及時(shí)檢查可能導(dǎo)致的原因并盡快解決。 18 附件： 會(huì)議通知草稿 會(huì)務(wù)通知草稿 會(huì)議預(yù)算草稿 會(huì)務(wù)分工明細(xì)表 主要會(huì)議場(chǎng)所明細(xì)表 附件一 聯(lián)想電腦公司 公司COMPANY:TO: 傳 真 號(hào) 碼 FAX NO.: 編號(hào) OUR REF: 19 聯(lián)想電腦公司文件 第 1 頁(yè)，共 2 頁(yè) 文件編號(hào)： QB/LX 0097-99 發(fā)文日期： 1999 年 5 月 20 日 文件類別： 會(huì)議通知 擬文： 審核： 批準(zhǔn)：劉 收文部門：總經(jīng)理室、參會(huì)各部門 收文者：總經(jīng)理室成員，參會(huì)人員 抄送： 各位總經(jīng)理秘書 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 其他 99 年 5 月份總經(jīng)理室例會(huì)通知 99 年 5 月份總經(jīng)理室例會(huì)定于 5 月 28 日下午（星期五）和 29日（星期六）舉行。會(huì)議的各項(xiàng)內(nèi)容安排如下： 一、會(huì)議地點(diǎn)：天安門賓館 5 號(hào)樓第 9 會(huì)議室 二 、參會(huì)人員：總經(jīng)理室成員 三 、會(huì)議主持人： - 四、 議程安排： 議程 時(shí)間 匯報(bào)議題 主要內(nèi)容及時(shí)間安排 主要匯報(bào)人員 列席人員 1 5 月 28 日（周五） 14： 00 16：00 INTERNET 時(shí)代嵌入式應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)概述 基于 sun 的嵌入式應(yīng)用技術(shù)概述（ 50 分鐘 +20 分鐘交流） 主題研究報(bào)告（ 20 分鐘介紹+30 分鐘研討） 陳新 （ sun 公司） 熊銳 -、 、 16： :00 16： 15 休息 20 2 16： 15-18： 00 信息化建設(shè)情況通報(bào) 、 、 18： 15 19： 15 晚餐 19： 30 22： 30 自由活動(dòng)、交流， 22：30 分以前必須休息， 3 5 月 29 日（星期六） 8： 00 9：30 總經(jīng)理室周例會(huì) 4 9： 30-10： 30 經(jīng)營(yíng)情況通報(bào) 、 10： 30-10： 45 休息 5 10： 45 12： 30 聯(lián)想電腦服務(wù)模式研討 適合聯(lián)想電腦產(chǎn)品的服務(wù)模式提案（ 30 分鐘） 研討：確定現(xiàn)有產(chǎn)品的服務(wù)模式，針對(duì)當(dāng)前服務(wù)中存在的主要問題，確定解決方案的原則（ 65分鐘） 、 12： 30 返回 五、 會(huì)議注意事項(xiàng) 1、 5 月 29 日早 8： 00 舉行總經(jīng)理室周例會(huì)， 5 月 31 日的總經(jīng)理 21 室周例會(huì)取消； 2、 總經(jīng)理室會(huì)議的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)秘密，與會(huì)人員請(qǐng)注意保密； 3、 各項(xiàng)會(huì)議的匯報(bào)人員和列席人員請(qǐng)按 照議程安排的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參會(huì)； 4、 會(huì)議期間請(qǐng)不要隨意走動(dòng)，請(qǐng)對(duì)手機(jī)、 BP 機(jī)做消音處理； 5、 請(qǐng)匯報(bào)人嚴(yán)格控制時(shí)間，保證會(huì)議議程順利、按時(shí)進(jìn)行； 6、 各匯報(bào)部門請(qǐng)事先準(zhǔn)備好 PPT 文件，如需要準(zhǔn)備文字材料，請(qǐng)準(zhǔn)備 22 份復(fù)印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會(huì)后統(tǒng)一收回； 7、 如因特殊原因無(wú)法參會(huì)，總經(jīng)理室成員需要楊元慶總經(jīng)理準(zhǔn)假，其他人員需要本部門的主管總經(jīng)理室成員準(zhǔn)假并通知 秘書處 8、 5 月 28 日前將給與會(huì)人員發(fā)出詳細(xì)的會(huì)務(wù)通知，請(qǐng)注意查收。 22 附件二 聯(lián)想集 團(tuán)有限公司 聯(lián)想電腦公司文件 第 1 頁(yè)，共 4 頁(yè) 文件編號(hào)： QB/LX PC 0105-99 發(fā)文日期： 1999/5/25 文件類別：通知 擬文： 審核： / 批準(zhǔn)： 收文部門：總經(jīng)理室，與會(huì)部門 收文者：與會(huì)人員 抄送：企管辦秘書處 傳閱 閱后存 檔 保密 保密期限 其他 5 月份總經(jīng)理室月例會(huì)會(huì)務(wù)通知 一、 會(huì)議時(shí)間 ： 5 月 28 日下午、 29 日 二、 會(huì)議地點(diǎn) ：天安門賓館 5 號(hào)樓第 9 會(huì)議室 三、 會(huì)議主持人： 議程 時(shí)間 匯報(bào)議題 主要內(nèi)容及時(shí)間安排 主要匯報(bào)人員 列席人員 1 5 月 28 日（周五） 14： 00 16：00 INTERNET 時(shí)代嵌入式應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)概述 基于 sun 的嵌入式應(yīng)用技術(shù)概述（ 50 分鐘 +20 分鐘交流） 主題研究報(bào)告（ 20 分鐘介紹+30 分鐘研討） 陳新 （ sun 公司） 熊銳 -、 16： :00 16： 15 休息 公司COMPANY:TO: 傳 真 號(hào) 碼 FAX NO.: 編號(hào) OUR REF: 23 2 16： 15-18： 00 信息化建設(shè)情況通報(bào) 、 、 18： 15 19： 15 晚餐 19： 30 22： 30 自由活動(dòng)、交流， 22：30 分以前必須休息， 3 5 月 29 日（星期六） 8： 00 9：30 總經(jīng)理室周例會(huì) 4 9： 30-10： 30 經(jīng)營(yíng)情況通報(bào) 、 10： 30-10： 45 休息 5 10： 45 12： 30 聯(lián)想電腦服務(wù)模式研討 適合聯(lián)想電腦產(chǎn)品的服務(wù)模式提案（ 30 分鐘） 研討：確定現(xiàn)有產(chǎn)品的服務(wù)模式，針對(duì)當(dāng)前服務(wù)中存在的主要問題，確定解決方案的原則（ 65分鐘） 、 12： 30 返回 四、 房間安排 ： 住宿人員 房號(hào) 住宿人員 房號(hào) 24 5206 、 5209 、 5208 、 5210 5207 、 5211 、 5205 、 5202 、 5204 、 5212 、 5203 、 5201 六、就餐安排 ： 5 月 28 日 晚餐 18： 15-19： 15 5 月 29 日 早 8： 00 總經(jīng)理室早餐會(huì) 5 月 29 日 午餐 12： 30-13： 30 七、會(huì)務(wù)組 ： ： 137。 ： 139。 5201 房間 TEL： 64231199 轉(zhuǎn) 5201 房 八、車輛安排： 日期 時(shí)間 路線安排 5 月 28 日 13： 00 5500 門口 -天安門賓館 15： 20 5500 門口 -天安門賓館 16： 00 天安門賓館 -5500 門口 18： 00 天安門賓館 -5500 門口 19： 30 天安門賓館 -5500 門口 5 月 29 日 8： 20 5500 門口 -天安門賓館 9： 45 5500 門口 -天安門賓館 10： 40 天安 門賓館 -5500 門口 12： 30 5500 門口 -天安門賓館 25 12： 40 天安門賓館 - 5500 門口 九、活動(dòng)安排 ： 時(shí)間 地點(diǎn) 活動(dòng)內(nèi)容 5 月 28 日 20： 00 22： 00 3 號(hào)樓一層 乒乓球 6 號(hào)樓一層 游泳（憑房卡） 6 號(hào)樓二層 臺(tái)球 6 號(hào)樓二層 保齡球 注： 5 月 28 日提供以上娛樂項(xiàng)目，如有需求請(qǐng)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系。 十、會(huì)議注意事項(xiàng) 1、 各項(xiàng)會(huì)議的匯報(bào)人員和列席人員請(qǐng)按照議程安排的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參會(huì)；請(qǐng)匯報(bào)人 嚴(yán)格控制時(shí)間 ，保證會(huì)議議程順利、按時(shí)進(jìn)行； 2、 各匯報(bào)部門請(qǐng)事先準(zhǔn)備 好 PPT 文件，如需要準(zhǔn)備文字材料，請(qǐng)準(zhǔn)備 22 份復(fù)印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會(huì)后統(tǒng)一收回； 1、 如因特殊原因無(wú)法參會(huì)，總經(jīng)理室成員必須向楊總親自請(qǐng)假；其它人員需向部門主管總經(jīng)理成員 請(qǐng)假 ，并及時(shí)通知會(huì)務(wù)組 。 2、 會(huì)間請(qǐng)不要隨意走動(dòng)，請(qǐng)對(duì)手機(jī)、 BP 機(jī)做消音處理； 3、 此次會(huì)議議程較多，會(huì)議的結(jié)束時(shí)間可能會(huì)有所延長(zhǎng)； 4、 5 月 31 日的周例會(huì)取消； 5、 如所匯報(bào)人員因參會(huì)所發(fā)生的交通費(fèi)用可于 5 月 31 日 下班前交給 ，由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一報(bào)銷（同時(shí)請(qǐng)?jiān)谄睋?jù)后注明姓名及行車路線），逾期請(qǐng)自行報(bào)銷。 6、 每一房間只有一把 鑰匙 ，請(qǐng)注意保管， 并在 29 日下午開會(huì)前 交給會(huì)務(wù)組，若有損壞或丟失需自行補(bǔ)償 50 元。 7、 參會(huì)人員如有住宿或用車需要，請(qǐng)及時(shí)通知或。 26 附：路線圖 安貞橋 安慧橋 四 環(huán) 路 三 環(huán) 路 天安門賓 館 安 立 路 來(lái)廣營(yíng)西路 27 附件三 聯(lián)想集團(tuán)有限公司 聯(lián)想電腦文件 第 1 頁(yè)，共 1 頁(yè) 文件編號(hào)： QB/LX PC 發(fā)文日期： 1999/5/6 文件類別：會(huì)議預(yù)算 擬文： 審核： 批準(zhǔn)： 收文部門：總經(jīng)理室 收文者：楊總，王總 抄送： 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 其他 5 月份總經(jīng)理室例會(huì)費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng) 5 月份總經(jīng)理室月例會(huì)定于 5 月 28 日 29 日在天安門賓館舉行，本次會(huì)議預(yù)算如下： 1、 場(chǎng)地費(fèi)： 1600 元 2、 住宿費(fèi)： 2520 元 3、 餐費(fèi)： 2700 元 4、 娛樂： 420 元 5、 食品： 800 元 6、 交通費(fèi)： 200 元 7、 磁帶： 150 元 8、 不可預(yù)見費(fèi)： 500 元 公司COMPANY:TO: 傳 真 號(hào) 碼 FAX NO.: 編號(hào) OUR REF: 28 總計(jì)： 8890 元 以