三級秘書實務(wù).ppt

第一章會議管理 一 會議籌備方案的擬訂 一 會議籌備方案的內(nèi)容1 確定會議的主題和議題2 決定會議的名稱3 確定議程4 確定時間和地點5 所需的設(shè)備和工具6 會議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作7 與會代表的組成8 經(jīng)費預(yù)算9 住宿和餐飲安排10 會議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工 二 會議籌備方案的作用 1 確保會議的周密組織2 確保服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位3 確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行 三 電話及視頻 遠(yuǎn)程 會議 1 電話會議 1 電話會議的特點1 電話會議方便靈活 準(zhǔn)備時間短 回復(fù)迅速 是電子通信會議中花費最少的 2 電話會議缺少身體語言 難以互動交流 3 可以搭配使用其他通信方式 提高效率 4 電話會議適用于分公司不遠(yuǎn) 規(guī)模不大的企業(yè) 2 電話會議信息工作的要求1 準(zhǔn)確發(fā)出開會信息 2 認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料 3 合理安排會場信息傳輸設(shè)備 4 按時接通電話 5 互相通報出席情況 6 做好會議記錄 2 視頻會議 1 視頻會議的特點1 實現(xiàn)了聲音和圖象同時傳送 2 打破了空間限制 3 節(jié)省時間 費用 4 交流效果較好 5 視頻會議局限 初始準(zhǔn)備時間較長 而且初始投入成本教高 沒有互動 交流不深入廣泛 2 視頻會議信息工作的要求1 發(fā)出開會信息 2 分發(fā)文件信息資料 3 布置會場 4 設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備 5 做好會議信息準(zhǔn)備 6 采用先集中后分散的形式 7 匯總情況信息 四 遠(yuǎn)程會議籌備方案的特點 1 遠(yuǎn)程會議的優(yōu)點 1 具有節(jié)省時間和金錢 2 與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄 3 交流更加直接與簡短 2 遠(yuǎn)程會議方案擬定時 應(yīng)提前與電信會議服務(wù)公司溝通 并將有關(guān)信息告知電信服務(wù)公司 3 會議程序 議程及其他材料必須盡量寄給與會人員 以備他們有時間準(zhǔn)備會議討論 4 遠(yuǎn)程會議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備是否齊全和正常 拜訪是否符合要求 五 會務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求 1 要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍2 會務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確 責(zé)任到人 3 加強(qiáng)協(xié)調(diào) 定期溝通 六 會議籌備方案的制定程序 1 組建會議籌備委員會 2 分成籌備小組 3 與領(lǐng)導(dǎo)溝通 形成籌備方案 4 領(lǐng)導(dǎo)審核方案 二 檢查會務(wù)的籌備情況 一 會務(wù)籌備情況檢查的內(nèi)容1 會議準(zhǔn)備是否充分2 會議期間能否排除各種干擾3 環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備4 文件材料的準(zhǔn)備情況5 會場布置情況的檢查6 會議保衛(wèi)工作的檢查7 檢查的其它內(nèi)容 二 會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式1 書面形式2 口頭形式3 協(xié)調(diào)會形式 三 會議籌備情況檢查的方法1 聽取會議籌備人員的匯報 1 聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查 深入一線 發(fā)現(xiàn)問題 解決問題 2 會議籌備人員對匯報材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題 注重實效 3 選擇的匯報時間一定要正當(dāng)其時 4 對會議籌備情況的匯報關(guān)鍵是發(fā)現(xiàn)問題 及時催辦和落實 2 會前現(xiàn)場檢查 1 確保所有事項都條理 2 注意氣味 3 設(shè)立入場登記臺 4 佩帶徽章 名牌 5 準(zhǔn)備接待休息室 6 安排接待 服務(wù)人員 7 遠(yuǎn)程會議要加強(qiáng)對設(shè)備的檢查 四 開會檢查的程序1 會議籌備機(jī)構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查 并由各個籌備小組將檢查結(jié)果以書面形式上報領(lǐng)導(dǎo)小組 2 會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知3 召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題4 匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實 五 現(xiàn)場檢查的程序1 指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點 并通知有關(guān)籌備部門 2 制作檢查單 以便記錄和匯總 3 按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄 4 對未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正 并以電話 文件或會議等形式及時通報給相關(guān)籌備部門予以糾正 三 審核會議文件 一 會議文件的類型1 有關(guān)會議立項方面的文件2 有關(guān)會議籌備工作的文件3 有關(guān)會議內(nèi)容的文件4 有關(guān)會議宣傳報道的文件5 有關(guān)會議管理與服務(wù)方面的文件6 不同載體的信息材料7 各種形式的文件材料 二 會議文件審核的內(nèi)容1 審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性 2 審核會議文件的具體內(nèi)容 1 審核會議文件與會議主題的關(guān)系 2 審核會議文件是否存在與國家和組織的方針 政策 法規(guī)相沖突的內(nèi)容 3 審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究 是否與實際相符 4 提交會議討論的文件是否進(jìn)行了會商 5 審核會議文件是否做到了中心突出 觀點明確 條理分明 事實準(zhǔn)確 三 會議文件審核的方法1