文件及資料控制程序.doc

質(zhì)量體系文件文件編號(hào)*-QPM-01文件及資料控制程序版本版次A/0頁(yè)次8/8生效日期2011-12-01 文件及資料控制程序文件會(huì)簽會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽人/日期會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽人/日期行政中心品質(zhì)部生產(chǎn)中心 營(yíng)銷(xiāo)中心研發(fā)中心修 訂 記 錄修訂次數(shù)修訂日期章節(jié)號(hào)修 訂 摘 要修訂書(shū)編號(hào)修訂人生效日期1.0 目的 為確保管理體系所使用的文件在制作、審核、發(fā)行、修改、保管、回收及處理等過(guò)程均能有效控制，確保相關(guān)部門(mén)能適時(shí)利用有效的適用文件。 2.0 范圍公司內(nèi)部管理體系文件、外部提供的管理體系文件及相關(guān)資料均可。3.0 職責(zé)權(quán)限3.1 制作部門(mén) 3.1.1 須確保任何相關(guān)的部門(mén)已咨詢(xún)及認(rèn)可； 3.1.2 將已審核之文件交回文控中心； 3.1.3 通知文件控制中心回收作廢文件。 3.2 文控中心 3.2.1 發(fā)放回收文件及處理作廢文件； 3.2.2 文件的保存及文件清單和發(fā)放記錄； 3.2.3 負(fù)責(zé)控制受控文件/資料。 3.3 收文部門(mén) 3.3.1 按文控中心要求退回之作廢文件并保存所分發(fā)的文件。4.0 定義 4.1 原裝文件： 由文件發(fā)起部門(mén)編寫(xiě)并經(jīng)批準(zhǔn)之文件。 4.2 受控復(fù)印文件： 由文控中心管制之文件。 4.3 不受控復(fù)印文件： 由文控中心分發(fā)但不作為更新及回收處理。 4.4 過(guò)期文件： 由于被更新或不適用而被申請(qǐng)回收的作廢文件。5.0 流程圖 5.1 文件及資料控制（編寫(xiě)/修訂/廢止）流程圖 （見(jiàn)附件一）6.0 程序6.1 文件分類(lèi)：公司的文件包括質(zhì)量體系文件、管理制度文件和適當(dāng)?shù)耐鈦?lái)文件6.1.1 質(zhì)量體系文件包括：6.1.1.1 一階文件-手冊(cè)：描述公司管理體系的文件；6.1.1.2 二階文件-程序文件：規(guī)定某項(xiàng)工作的途徑以及各部門(mén)的接口與溝通方法的文件；6.1.1.3 三階文件-作業(yè)文件：針對(duì)特定項(xiàng)目或合同編制的計(jì)劃或其它標(biāo)準(zhǔn)；6.1.1.4 四階文件-記錄文件：為活動(dòng)和過(guò)程的結(jié)果提供證據(jù)的文件。6.1.2 管理制度文件：指導(dǎo)企業(yè)要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則；包括：管理制度、 管理規(guī)定、管理辦法和運(yùn)作表單。6.1.3 外來(lái)文件包括：客戶(hù)所有資料、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)資料、供應(yīng)商的樣品承認(rèn)書(shū)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家/行業(yè)）、公司法、產(chǎn)品質(zhì)量法、安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例、招投標(biāo)法、合同法等以及其他國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、國(guó)家或行業(yè)法規(guī)性文件。6.2 文件制定、簽批規(guī)則文件名稱(chēng)制 訂審 核批 準(zhǔn)評(píng) 審質(zhì)量手冊(cè) （一階文件）企管部-總經(jīng)理管理者代表程序文件 （二階文件） 責(zé)任部門(mén)分管副總/管理者代表總經(jīng)理各中心副總和部門(mén)主管作業(yè)指導(dǎo)書(shū) （三階文件） 責(zé)任部門(mén)分管副總管理者代表表單記錄 （四階文件）隨出處文件一同審核發(fā)行管理制度（含規(guī)定/辦法） 責(zé)任部門(mén)分管副總/行政副總總經(jīng)理-6.2.1 文件參與評(píng)審和審批的人員由文件編寫(xiě)人員在文件簽核表中填上部門(mén)或姓名，部門(mén)評(píng)審和審批的人員須在簽核表中簽字確認(rèn)。6.2.2 文件評(píng)審可以通過(guò)會(huì)議評(píng)審的方式進(jìn)行，最后達(dá)成一致；或者進(jìn)行資料傳遞的形式進(jìn)行文件意見(jiàn)收集，涉及到其它部門(mén)時(shí)由編寫(xiě)人員負(fù)責(zé)溝通和協(xié)調(diào)達(dá)成一致。6.2.3 若在評(píng)審過(guò)程中意見(jiàn)不能達(dá)成一致時(shí)，由管理者代表作最終裁決。6.3 內(nèi)部文件控制6.3.1 文件編寫(xiě)部門(mén)向文控索取文件和表格編碼。6.3.2 文件經(jīng)過(guò)審批后，發(fā)起部門(mén)應(yīng)交原裝給文件（紙檔和電子檔）文件控制中心。6.3.3 文控中心負(fù)責(zé)檢查分發(fā)文件格式、文字是否符合要求；文件是否已得到批準(zhǔn)等。6.3.4 文控中心負(fù)責(zé)在文件生效的一個(gè)工作日分發(fā)，回收及處理發(fā)布的受控文件，并填寫(xiě)文件及資料分發(fā)回收記錄表，文件控制中心應(yīng)保存分發(fā)及回收記錄。 6.3.4.1 文控中心依據(jù)分發(fā)要求，分派受控文件給各有關(guān)收件部門(mén)，并保存簽收記錄。 6.3.4.2 文件分發(fā)要求由文件編寫(xiě)部門(mén)填寫(xiě)文件及資料分發(fā)申請(qǐng)單。6.3.5 文控中心應(yīng)根據(jù)分發(fā)記錄回收所有作廢文件并對(duì)其進(jìn)行處理。6.3.6 報(bào)告、通告、通知、會(huì)議記錄和對(duì)外文件(公文)的控制規(guī)定6.3.6.1對(duì)外文件：表達(dá)文號(hào)為三向（司）字【2011】001號(hào)-，由涉及部門(mén)編寫(xiě)，總經(jīng)辦主任審核，總經(jīng)理或授權(quán)人簽發(fā)，交由總經(jīng)辦編寫(xiě)文號(hào)后統(tǒng)一發(fā)出；6.3.6.2公司內(nèi)部跨部門(mén)文件：表達(dá)文號(hào)為三向（總經(jīng)辦）字【2011】001號(hào)-，由涉及部門(mén)編寫(xiě)，總經(jīng)辦主任審核，總經(jīng)理或授權(quán)人簽發(fā)，交由總經(jīng)辦編寫(xiě)文號(hào)后統(tǒng)一發(fā)出；6.3.6.3部門(mén)內(nèi)部文件：表達(dá)文號(hào)為三向（行政中心）字【2011】001號(hào)-，由涉及部門(mén)或科室編寫(xiě)，公司一級(jí)部門(mén)【各中心、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦等】負(fù)責(zé)人簽發(fā)，本部門(mén)編寫(xiě)文號(hào)后統(tǒng)一在部門(mén)內(nèi)部發(fā)出、執(zhí)行；所有內(nèi)部發(fā)文需報(bào)總經(jīng)辦備案，文控存檔。6.3.6.4 其余記錄、控制、分發(fā)、保存與之對(duì)應(yīng)。6.3.7 對(duì)現(xiàn)場(chǎng)用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或作業(yè)方法的時(shí)效性文件，以正式文書(shū)的形式送達(dá)（發(fā)放）。A 須規(guī)定其有效時(shí)間，有效時(shí)間不能超過(guò)三個(gè)月。B 須按照三階文件簽核規(guī)定進(jìn)行簽批，方可執(zhí)行。C 須發(fā)放至文控中心存檔。 6.4 外來(lái)文件控制6.4.1 各職能部門(mén)接受外來(lái)文件后，統(tǒng)一對(duì)口聯(lián)系總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦確認(rèn)其可用性及實(shí)用性后交由相關(guān)部門(mén)主導(dǎo)辦理。6.4.2 外來(lái)文件原稿由總經(jīng)辦或辦理部門(mén)送文控中心，由文控中心編碼后按照6.3規(guī)定執(zhí)行后續(xù)工作。6.4.3 外來(lái)文件的電子檔由接收部門(mén)自行建立文控保存，以防止電子檔流失。6.4.4 外來(lái)文件需建立文件清單，并記錄在外來(lái)文件記錄表中。 6.5 文件外發(fā)控制 6.5.1 當(dāng)文件需要外發(fā)的時(shí)，由需求部門(mén)填寫(xiě)文件外發(fā)申請(qǐng)單，并寫(xiě)明分發(fā)原因和分發(fā)要求，經(jīng)部門(mén)審核和管理者代表審核后提供給文控。 6.5.2 文控根據(jù)分發(fā)申請(qǐng)信息內(nèi)容，按文件分發(fā)流程進(jìn)行分發(fā)，并做好相應(yīng)的分發(fā)記錄。 6.5.2.1 若是外發(fā)的資料作為憑證，文控在此類(lèi)外發(fā)資料上加蓋“受控文件”印章。 6.5.2.2 若是外發(fā)的資料作為參考，文控在此類(lèi)外發(fā)資料上加蓋“參考文件”印章。 6.5.2.3 外發(fā)文件都由申請(qǐng)部門(mén)與接受單位進(jìn)行聯(lián)系和外部文件傳遞；若受控文件更新后需要重新分發(fā)和回收舊資料的，由申請(qǐng)部門(mén)與接受單位進(jìn)行聯(lián)系和回收舊資料、發(fā)放新資料；若受控文件更新后不需要發(fā)放的新資料的，申請(qǐng)部門(mén)也需要將外發(fā)的舊受控文件回收。 6.5.2.4 若外發(fā)的文件需要提供PDF文檔，文控需要將外發(fā)的資料設(shè)定為不可編輯、打印狀態(tài)；且需要加蓋對(duì)應(yīng)的電子檔文控印章。6.6 控制印章 6.6.1 正本文件需分別在文件背頁(yè)加蓋紅色“原裝文件”印章。 6.6.2 文控中心管制的受控復(fù)印文件需分別在文件的“管制章”處或右上角加蓋紅色“受控文件”印章。 6.6.3 非受控文件（參考文件）需分別在文件的右上角加蓋紅色“參考文件”印章。 6.6.4 作廢文件需分別在顯眼位置加蓋藍(lán)色“作廢文件”印章。6.7 文件保存 6.7.1 文控中心負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件正本、記錄樣式及相應(yīng)電子檔的保管，編制文件及資料管制一覽表及記錄簽批保存一覽表，列出各類(lèi)文件現(xiàn)行狀態(tài)。6.7.2 各部門(mén)的文件須及時(shí)記錄于文件及資料管制一覽表，并將此表放到文件夾的首頁(yè)。6.7.3 文件保存部門(mén)在使用過(guò)程中，任何人不得在原文件上修改文件原來(lái)的文字和符號(hào)。6.7.4 除文控有復(fù)制文件權(quán)利外，任何部門(mén)、任何人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得以任何形式復(fù)制任何文件，更不得將文控發(fā)出的文件帶出公司外。6.7.5 經(jīng)發(fā)行的質(zhì)量管理體系文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)人保管。6.7.6 各部門(mén)表單記錄保存期限按記錄控制程序規(guī)定執(zhí)行。6.7.7 如文件有少頁(yè)、損壞、遺失、模糊等情況或部門(mén)根據(jù)工作需求需要文件時(shí)，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)文件及資料增補(bǔ)申請(qǐng)單經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后由資料中心按相應(yīng)的文件發(fā)放。 6.8 文件修訂及廢止6.8.1 文件修訂應(yīng)由原發(fā)起部門(mén)修訂及原評(píng)審部門(mén)評(píng)審；且由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)文件修訂廢止申請(qǐng)表，申請(qǐng)表由申請(qǐng)部門(mén)審查，企管審批。6.8.2 文件修訂后的分發(fā)如前述，若分發(fā)部門(mén)變更需重新填寫(xiě)文件及資料分發(fā)申請(qǐng)單。6.8.3 文件修訂后應(yīng)更新版本編號(hào)。6.8.4 各部門(mén)編制任何新的可納入質(zhì)量管理體系的文件時(shí)，應(yīng)先向文控查閱表單列號(hào)碼，文件新增或修改時(shí)應(yīng)及時(shí)更新電腦檔案以便于管理。6.8.4 文件需要廢止時(shí)，由文件編寫(xiě)部門(mén)提出，并填寫(xiě)文件修訂廢止申請(qǐng)表經(jīng)簽批后提供給文控；文控根據(jù)文件的分發(fā)記錄回收文件。 6.8.5 修訂的內(nèi)容的文字需區(qū)別其它未修訂內(nèi)容，以便人員查看。 6.9 文件的回收及作廢 6.9.1 文控中心應(yīng)收回已作廢的文件及分發(fā)本，并填寫(xiě)作廢文件及資料一覽表文件接收部門(mén)應(yīng)盡快交回作廢的”受控”文件給文控。6.9.2 如需保留作廢文件時(shí),文控中心需加蓋“作廢文件”印章并分開(kāi)保存,保留期限視需要由文控中心決定。無(wú)需保存的文件，若是技術(shù)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、產(chǎn)品圖紙、設(shè)計(jì)資料等文控必須碎掉無(wú)需保存的作廢文件；若是其它三階文件和記錄能做單面紙使用時(shí)，由文控在文件顯眼位置加蓋“作廢文件”印章后提供給部門(mén)做回收紙利用。7