外貿(mào)部工作流程.doc

圣農(nóng)食品有限公司外貿(mào)事務工作流程1. 交易的磋商：交易的磋商包含有詢盤、報盤、還盤及接盤四個環(huán)節(jié)。在這四個環(huán)節(jié)中我們應該做到：1）做客戶檔案(客戶編號、客戶編碼、客戶檔案編號、客戶基本信息, 處于供應鏈中的位置, 年采購能力, 銷售區(qū)域等; 以及所詢問產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量及我司是否能夠生產(chǎn))，記錄并存檔。2）以統(tǒng)一的格式對外報價（見附件）。所有的報價單由各區(qū)業(yè)務員整理，經(jīng)區(qū)域及副總經(jīng)理確認后方可對外統(tǒng)一報價；特殊價格或特殊付款方式需得到總經(jīng)理書面批準后，方可對外報價。3）做詢盤的回復時，原則上，在24小時內(nèi)給予客戶答復；特殊情況需要商量的，在24小時內(nèi)不能提供準確信息的，需向客戶說明我們會在什么時間內(nèi)給予回復。4）在正式接盤之前，必須要明確貨物的品名、型號、數(shù)量、交貨期、起運港、到達港、包裝要求、付款方式、質(zhì)量要求及柜型等。5）形式發(fā)票編號規(guī)則：公司代碼（SN）+年份+報檢日期+排柜順序。如：SN-20101010-1，其中SN為公司簡寫，2010代表2010年，1010代表上報CIQ報檢的日期，01代表當周出港柜子數(shù)量。2. 業(yè)務審核：1) 業(yè)務員收到客人的訂單后，填寫信息訂單記錄。2) 對信息訂單記錄或評審表上的項目如實填寫。3) 合同審批需附上客人的訂單的COPY件及客人對產(chǎn)品的詳細要求。4) 對產(chǎn)品的品名、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、金額、裝箱尺寸、毛凈重、交貨期、產(chǎn)品的顏色要求、相關(guān)零部件要求、客戶的特殊要求及付款方式進行審核。由業(yè)務員簽字后交由部門負責人審批，并交至財務審批。5) 如訂單金額較大；有傭金或折扣等條款的，要經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3. 明確生產(chǎn)要求：各業(yè)務員收按銷售訂單的要求將生產(chǎn)要求明確，在確定了具體船期并滿足下列情況方可下達生產(chǎn)任務通知單。1) L/C：通常在交貨期之前一個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應由業(yè)務員和單證員分別審核信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期是否接受，是否存在軟條款，是否有特殊要求及其它問題，如有疑問，業(yè)務員應立即和客人聯(lián)絡，需要改證的請客人立即改證； 填寫信用證審核記錄表。2) T/T：采用30%預付的客戶，必須確認客人的訂金已經(jīng)收到。記錄收款金額、時間及責任人。3) D/P，D/A或后T/T：采用此種方式的客戶，必須由部門負責人或總經(jīng)理同意并簽字確認。4. 業(yè)務員整合訂單下達計劃部，計劃部將按照已評審的合同編制生產(chǎn)任務通知單。將編制好的生產(chǎn)任務通知單交由相關(guān)業(yè)務員及部門經(jīng)理審核及復核。5. 車間生產(chǎn)：1) 每月上旬按訂單產(chǎn)品類別數(shù)量制定下個月生產(chǎn)計劃。2) 同客戶確認下月計劃產(chǎn)品明細、數(shù)量、出港日期等內(nèi)容；3) 如不能如期生產(chǎn)，完成客戶訂單產(chǎn)品在同客戶取得協(xié)商一致的情況下推遲或取消出港；4) 計劃部應在生產(chǎn)部規(guī)定的時間內(nèi)、調(diào)齊配備生產(chǎn)相應原輔材料，保證生產(chǎn)正常進行；5) 生產(chǎn)過程由品管、現(xiàn)場QC人員按照產(chǎn)品工藝、質(zhì)量要求對產(chǎn)品生產(chǎn)實行監(jiān)管監(jiān)控。發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量。6) 倉儲部和統(tǒng)計部做好產(chǎn)品入庫統(tǒng)計工作，將產(chǎn)品分門別類整理放置。6. 制備基本文件：1) 出港計劃制定后，業(yè)務員制定將相關(guān)基本單據(jù)（包括Pro forma Invoice, Packing List）；2) 同客戶確認，在交單過程中需要何種單據(jù)，并根據(jù)客戶要求制定。7. 商檢：1) 對于國家法定商檢的商品，業(yè)務員在產(chǎn)品裝車出貨前一周將商檢單證做好交給辦證員，并督促辦證員將商檢及時辦好。2) 辦證員應了解國家政策、法規(guī)及與產(chǎn)品相關(guān)的進出口規(guī)則，定期宣傳與講解。3) 因公司委托報關(guān)行報關(guān)，不同的貨代有不同的報關(guān)行，每個報關(guān)行對一些產(chǎn)品的HS編碼的認識不盡相同，單證員在做單證時應先咨詢相關(guān)的報關(guān)行，貨物的HS編碼是否正確。4) 每票貨輸入商檢之前，辦證員必須與相關(guān)部門或個人確認產(chǎn)品一致性，有必要的情況下，親臨現(xiàn)場指導。但必須要保證，所報貨物與現(xiàn)行的法律法規(guī)、出入境檢驗檢疫及產(chǎn)品本身的屬性相吻合。5) 定期輔導與商檢工作有關(guān)但對商檢沒有認識的人員。6) 確保商檢操作系統(tǒng)正常運行，定期對商檢系統(tǒng)進行維護。備注：1）為了準確有效地提供商檢換證憑條，公司或外貿(mào)公司單證員必須將相應的商檢資料于產(chǎn)品包裝完成日期之前三至四天提供給辦證員，以便辦證員方便、快捷、順利地辦理商檢；2）提供后的單據(jù)要真實有效，不得隨意更改；3）商檢換證憑條將于包裝完成之后至少二天時間才能提供，請各業(yè)務員在核算交期時務必要考慮進去；4）商檢換證憑條的有效期為二個月，請業(yè)務、儲運與船務把握有效時間。8. 租船訂倉：1) 如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司。2) 訂單確認后，業(yè)務與客戶確認貨代或船公司的相關(guān)信息。并將信息傳達給單證。3) 單證拿到相應的資料后，將貨代或船公司資料存檔。4) 單證盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況。5) 單證確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。并將準確的工廠發(fā)貨或拖柜日期（不是船期）通知跟單。6) 應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（SHIPPINGORDER），通常在開船一周前拿到定倉紙。7) 如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。8) 如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。9) 向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。9. 安排拖車及出貨：1）貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等2）制作一份裝車資料給跟單，列明裝柜時間、柜型、品名、數(shù)量、毛凈重、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。3）要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。4）業(yè)務員須將裝貨的過程、集裝箱號碼、封條號碼、車牌號碼及整個車型拍照。對特殊訂單的，須留存一臺樣機備查，做裝船樣封存記錄。10. 委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。11. 保險：1）按CIF條款成交的貨物，我方需向保險公司投保。投保時應填制投保單和支付保險費（保險費保險金額保險費率），并隨附商業(yè)發(fā)票，保險公司憑以出具保險單。值得注意的問題有：（1）投保險種和費率（2）保賠地點（3）保賠金額，一般情況下是按合同金額的110%投保。但有的客戶會有不同的要求，此時需按客戶的要求對貨物投保。（4）保險日期，至少為裝船日期的前一天。12. 索取預錄單：在正式報關(guān)之前，單證員及時向報關(guān)行索取預錄單進行核對，并將預錄單COPY一份給財務，以便財務申報核銷。13. 獲取正本運輸文件：1）最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按照L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等2）督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本3）及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做記錄。14. 準備其它文件：1）商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。 2）裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。3）裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。15. 交單：1) 采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。2) 采用后T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。3) 如果前T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。4) 采用D/P或D/A的，備齊全部單證并嚴格審核，確保沒有錯誤，交由銀行托收。采用此種方式值得注意的是客戶咨信必須要好。咨信不好的客戶，即使單證本身完美無缺，仍然要冒著客戶拒絕付款，而不得不把貨物賤賣或返運回國內(nèi)的風險。5) 無論采取何種付款方式交單的，單證員必須在得到業(yè)務員書面確認后方可交單。6) 業(yè)務員的書面確認包括：貨款是否收齊、正確的交單地址、遞交何種單據(jù)等。單證須將此書面確認存檔。16. 業(yè)務登記：每單出口業(yè)務在完成后要及時在客戶交易記錄上做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。17. 文件存檔：將登記好的每單業(yè)務連同涉及到的相關(guān)資料（含郵件記錄）與客戶檔案一起存放在檔案柜中備查。并將檔案編號。18. 收匯：1) 除前T/T以外的所有付款方式，各業(yè)務員必須在規(guī)定的時間內(nèi)將貨款收回，并將客戶付款的水單打印一份并COPY給內(nèi)務和財務各一份。記錄。2) 業(yè)務員將貨款的收款日期及收款金額填寫進客戶交易記錄備注一欄。注意事項：外匯管理局相關(guān)規(guī)定3) 為完善企業(yè)貨物貿(mào)易出口收匯管理，加強出口交易與收結(jié)匯的真實性及其一致性的核查，自2008年7月14日起，外匯管理局對出口收結(jié)匯實施監(jiān)管；4) 出口收結(jié)匯核查系統(tǒng)分為一般貿(mào)易、進料加工貿(mào)易、其它貿(mào)易、來料加工貿(mào)易、預收貨款、無貨款報關(guān)等；5) 所有貿(mào)易項下收匯款全部要先入待核查帳戶；6) 為方便銀行及時入帳及申報，各業(yè)務員需提供一份清單，注明合同號、貨幣金額、匯出方國別、匯款人名稱、款項性質(zhì)，并附合同；7) 通知客戶匯款時在匯款附言中寫明“goods”19. 帳目整理與核對：統(tǒng)計負責對外貿(mào)部發(fā)生的所有業(yè)務往來的帳目（包括貨物發(fā)出、應收帳款、收款及發(fā)票等）登記與核對，并于每月4日之前上交公司財務。務必保證往來帳目準確、及時。20. 售后服務：前期的所有工作包含交易的磋商、備貨、租船訂倉及收匯核銷已經(jīng)完成，好像我們的工作也已經(jīng)結(jié)束。其實不然，我們的工作才剛剛開始，且售后服務是銷售工作中至關(guān)重要的一環(huán)。如果售后服務工作沒有做好，就會導致客戶沒有后續(xù)訂單，甚至客戶的流失。21. 顧客信息的收集、分析與處理1) 業(yè)務員負責監(jiān)視顧客滿意與不滿意信息。2) 對顧客以面談、電話、傳真、郵件及信函等方式進行的咨詢、提供的建議，由業(yè)務員解答、記錄和收集；暫時未能解答的，要詳細記錄并與相關(guān)部門研究后予以答復。3) 各業(yè)務員利用外出的各種活動，及時掌握市場動態(tài)和顧客需求動向，通過各種展會，積極與顧客溝通，收集有關(guān)信息及時反饋給公司有關(guān)部門。22. 顧客投訴處理1) 每季度向客戶發(fā)出銷售情況反饋表，要求填寫銷售、質(zhì)量等情況及顧客意見和建議等，依此匯總整理出售出成品質(zhì)量報告，傳遞給品質(zhì)部，由品質(zhì)部組織原因分析，視情況發(fā)出糾正和預防措施處理單，責成有關(guān)部門采取糾正或預防措施，并跟蹤實施效果。將實施的結(jié)果反饋給顧客。2) 負責有效地處理顧客投訴，填寫顧客投訴記錄，及顧客投訴及不合格分析處理報告相關(guān)內(nèi)容并傳遞給相關(guān)部門加以解決，跟蹤實施效果，將實施的結(jié)果反饋給顧客。23. 顧客滿意程度調(diào)查1) 每年年底，向顧客發(fā)送顧客滿意程度調(diào)查表，調(diào)查顧客對公司產(chǎn)品、服務的滿意程度，收集相關(guān)意見和建議；調(diào)查表的回收率爭取達到80%以上，以便于統(tǒng)計分析。2) 對上述調(diào)查表進行統(tǒng)計分析，確定顧客的需求與期望，及公司需改進的方面，得出定性（形成資料）或定量（如產(chǎn)品損耗率、顧客投訴率、退貨率等）的結(jié)果。當定量數(shù)據(jù)接近或低于控制下限時，應采用因果圖或排列圖尋找主要原因，發(fā)出糾正和預防措施處理單給責任部門，采取相應的糾正、預防措施，并監(jiān)督實施效果。24. 客戶檔案建立辦法1) 客戶檔案2) 報價一覽表3) 報價單4) 訂購產(chǎn)品一覽表5) 每票合同交易完成后，填寫客戶交易記錄。6) 保存記錄必須有：a) 形式發(fā)票O(jiān)R合同（必須具有供需雙方的授權(quán)委托人簽字和公司印章及簽定時間）b) 信息訂單記錄（一般合同）、產(chǎn)品要求評審表（特殊合同）c) 信用證（付款方式為信用證的）d) 信用證審核表e) 生產(chǎn)任務通知單f) 包裝生產(chǎn)任務通知單g) 包裝跟蹤記錄h) 合同更改評審表（如合同要求發(fā)生變更）i) 訂單更改通知單j) 成品出廠檢驗報告（含出貨圖片或出貨樣機）k) 訂倉單l) 商業(yè)發(fā)票m) 裝箱單n) 商檢換證憑單o) C/O或FORM Ap) 保險單（CIF條款）q) 發(fā)貨