公司接待工作要求.doc

恒大地產(chǎn)集團(tuán)接待工作要求（修訂版）為加強(qiáng)集團(tuán)系統(tǒng)接待工作管理，規(guī)范接待工作流程，提升公司對(duì)外整體形象，特制定恒大地產(chǎn)集團(tuán)接待工作要求。此工作要求適用于集團(tuán)系統(tǒng)各單位、部門(mén)。一、確定接待對(duì)象的相關(guān)信息（一）接待工作發(fā)起方填寫(xiě)接待工作聯(lián)系單，接待方核實(shí)接待信息。（二）確定我司負(fù)責(zé)接待工作的主辦單位或部門(mén)，明確參與接待工作的相關(guān)責(zé)任人。（三）接待責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人與來(lái)訪的客人聯(lián)系確定接待詳細(xì)信息：1、確認(rèn)客人的單位、姓名、性別、職務(wù)。2、確認(rèn)客人的詳細(xì)行程安排（密切保持溝通，隨時(shí)保持信息的更新），明確抵達(dá)方式，掌握飛機(jī)航班號(hào)，火車(chē)車(chē)次及到達(dá)時(shí)間，客人自駕車(chē)車(chē)型及車(chē)牌號(hào)等信息；明確我方陪同人員，客人的隨行人員。事先了解客人是否準(zhǔn)備贈(zèng)送我方禮物，做好相應(yīng)的回贈(zèng)準(zhǔn)備。（四）根據(jù)接待的準(zhǔn)確、詳細(xì)信息制定接待工作方案，明確接待工作各環(huán)節(jié)、工作職責(zé)及責(zé)任人。二、迎接客人的工作要求（一）安排接待用車(chē)：1、根據(jù)接待發(fā)起人或客人指定聯(lián)系人提供的信息，查詢客人是否按時(shí)出發(fā)，飛機(jī)、火車(chē)有無(wú)晚點(diǎn)、延誤等其他情況，并且進(jìn)一步落實(shí)來(lái)訪人員有無(wú)變化，做好相應(yīng)的迎接準(zhǔn)備。2、根據(jù)客人的職位級(jí)別及重要程度安排恰當(dāng)?shù)能?chē)型，確定用車(chē)數(shù)量，考慮是否安排開(kāi)道車(chē)。3、提前確定并熟悉行車(chē)路線，安排專人負(fù)責(zé)車(chē)隊(duì)通行的協(xié)調(diào)工作。4、提醒司機(jī)并檢查落實(shí)車(chē)輛內(nèi)外的整潔及車(chē)內(nèi)飲用水、紙巾、雨傘、紙牌(豪華中巴)等物品是否備齊，汽車(chē)應(yīng)加滿油，車(chē)內(nèi)空調(diào)溫度是否適宜。5、確認(rèn)是否需要額外安排行李用車(chē)。6、需要提前做好行李標(biāo)識(shí)工作，確保客人到達(dá)酒店后順利送達(dá)相應(yīng)房間。（二）根據(jù)客人職務(wù)、級(jí)別情況及重要程度，安排我方相應(yīng)的迎接人員，考慮是否安排鮮花。（三）提前預(yù)定機(jī)場(chǎng)貴賓廳；提前溝通火車(chē)站出站安排；如客人自駕車(chē)來(lái)訪，需提前安排引領(lǐng)人員及引領(lǐng)車(chē)輛，提前確定接頭地點(diǎn)并熟悉行車(chē)線路。（四）根據(jù)客人的行程信息，我方迎接人員至少提前半小時(shí)到達(dá)每一個(gè)迎接地點(diǎn)。（五）提前與客人溝通好迎接標(biāo)志。（六）提前聯(lián)系迎接地點(diǎn)，預(yù)留我司迎接車(chē)輛停車(chē)位。（七）考慮是否安排專人獻(xiàn)花，幫助客人提取并安置好行李。（八）車(chē)輛行駛中須注意行車(chē)速度。（九）客人即將到達(dá)接待地點(diǎn)時(shí)，安排我方迎接人員在接待地點(diǎn)提前迎候，重要貴賓安排紅地毯，控制電梯，有專人安排車(chē)輛的停放。（十）安排好攝影攝像人員。三、參觀安排的工作要求（一）至少提前一天確定歡迎水牌或橫幅內(nèi)容，并制作準(zhǔn)備好。（二）至少提前三天確定參觀線路，做好相應(yīng)的現(xiàn)場(chǎng)布置工作及人員安排。其中包括引領(lǐng)人員、講解人員、保潔工作、安保方案，安排好園區(qū)內(nèi)參觀的接駁車(chē)輛等。（三）安排專人在客人到來(lái)時(shí)指揮交通，確保客人通行順暢、安全；重要客人來(lái)訪提醒公司領(lǐng)導(dǎo)到參觀接待地點(diǎn)門(mén)口或客人下車(chē)點(diǎn)迎接。（四）指定專人做好現(xiàn)場(chǎng)參觀時(shí)參觀隊(duì)伍的統(tǒng)籌安排，保證客人參觀時(shí)不掉隊(duì)。（五）注意事項(xiàng)：提醒各相關(guān)單位事前做好歡迎水牌或橫幅、園林綠化、噴泉、游覽車(chē)、樣板房、講解員、安保、攝像、攝影、飲用水、雨傘、紙巾的準(zhǔn)備及檢查工作。四、住宿安排的工作要求（一）根據(jù)客人的職務(wù)、級(jí)別、重要程度事前預(yù)訂合適的酒店并安排合適的房間。（二）根據(jù)客人對(duì)樓層、朝向的特殊要求，合理安排房型及房間位置；確定房號(hào)、入住天數(shù)，提前做好房卡，重要客人做好VIP安排并提前做好檢查工作。（三）安排專人在客人抵達(dá)時(shí)將房卡及時(shí)交到客人手中；重要客人由接待方主陪領(lǐng)導(dǎo)將客人引領(lǐng)至房間。（四）提前做好叫早及早餐安排。五、用餐安排的工作要求（一）根據(jù)客人的職務(wù)、級(jí)別情況及重要程度安排并檢查落實(shí)相應(yīng)的宴請(qǐng)酒店、房間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及菜單、環(huán)境布置、座次安排。安排專人對(duì)臺(tái)卡、宴請(qǐng)名單的制作和擺放，房間空調(diào)、通風(fēng)、燈光效果、座位間隔進(jìn)行檢查。（二）確定酒店的停車(chē)安排，熟悉酒店內(nèi)客人行進(jìn)路線、電梯的位置和控制，衛(wèi)生間的方位，做好安保工作。（三）根據(jù)客人的喜好、習(xí)慣或民族特點(diǎn)安排合適的菜式。（四）提前落實(shí)我司宴請(qǐng)陪同人員，并安排好客人司陪及我司工作人員按標(biāo)準(zhǔn)用餐。六、會(huì)議安排的工作要求（一）提前確認(rèn)參會(huì)人員信息，落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)，預(yù)定會(huì)議室。（二）做好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置以及空調(diào)、麥克風(fēng)、視頻、投影儀、電話、錄音等設(shè)備的準(zhǔn)備及調(diào)試工作。（三）做好水牌、桌椅、發(fā)言臺(tái)、簽到表、激光筆、熒光筆、鮮花、紙巾、煙灰缸、會(huì)議資料、議程表、臺(tái)卡及座次安排等準(zhǔn)備工作。（四）做好會(huì)議茶水、水果、會(huì)中小點(diǎn)等服務(wù)的準(zhǔn)備工作。（五）如會(huì)議舉行簽約儀式，需準(zhǔn)備橫幅、簽約本、筆、攝影攝像及紅酒或者香檳等。七、娛樂(lè)安排的工作要求（一）提前確定參加娛樂(lè)的人員、娛樂(lè)地點(diǎn)，預(yù)定相應(yīng)的房間。（二）落實(shí)交通工具、安保方案、娛樂(lè)標(biāo)準(zhǔn)，注意娛樂(lè)的各項(xiàng)安全事項(xiàng)。八、送行安排的工作要求（一）提前了解客人返程信息，并配合客人做好返程票務(wù)預(yù)訂工作。（二）提前預(yù)定機(jī)場(chǎng)貴賓廳；確?；疖?chē)站送行通道順暢。（三）做好送行車(chē)輛安排，熟悉送行的交通路線。（四）做好我司送行人員的安排工作。九、其他注意事項(xiàng)（一）如遇我司與其他單位聯(lián)合接待或接待過(guò)程中某些部分由其他方安排，我方要提前介入與接待方溝通并檢查落實(shí)其安排是否合理。包括住宿、宴會(huì)地點(diǎn)、座次、人員、會(huì)議座次等。（二）確認(rèn)是否需要準(zhǔn)備禮物，并及時(shí)跟進(jìn)確認(rèn)做好禮物的贈(zèng)送工作。（三）接待發(fā)起方與接待方應(yīng)提前溝通，并做好公司宣傳資料的準(zhǔn)備工作，包括宣傳畫(huà)冊(cè)、最新一期的恒大報(bào)、恒大學(xué)習(xí)報(bào)及其他相關(guān)資料。（四）接待方責(zé)任人必須提前一天對(duì)接待準(zhǔn)備工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查。十、資料歸檔及接待工作總結(jié)（一）接待責(zé)任部門(mén)須將每次接待方案的文字資料整理歸檔（包括紙質(zhì)版及電子版）；做好接待工作臺(tái)帳，每次接待結(jié)束后由接待方負(fù)責(zé)人牽頭做好總結(jié)工作。（二）對(duì)于重大接待任務(wù)，接待單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)參與部門(mén)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，制定接待工作方案及應(yīng)急方案；客人到場(chǎng)前，接待方責(zé)任人必須到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)逐項(xiàng)落實(shí)流程，并在參觀過(guò)程中擔(dān)任總協(xié)調(diào)。十一、接待禮儀的要求(一)所有參加接待工作的人員，須掌握社交禮儀規(guī)范，了解公司的基本情況以及本地的政治、經(jīng)濟(jì)、人文、地理、風(fēng)俗民情和風(fēng)景名勝的一般知識(shí)，并具備必需的應(yīng)變能力和語(yǔ)言表達(dá)能力。(二) 著裝整潔大方，舉止談吐文明禮貌，服務(wù)熱情、周到、耐心，保持良好的精神風(fēng)貌，從各方面體現(xiàn)集團(tuán)的良好形象。附件1. 接待工作聯(lián)系單（適用集團(tuán)總部主接待）2. 接待工作方案(樣表)3. 行程安排表（樣表）4. 住宿安排表（樣表）恒大地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 總裁辦 二一年六月十二日附件1:恒大地產(chǎn)集團(tuán)有限公司接待工作聯(lián)系單(適用集團(tuán)總部主接待)申請(qǐng)單位申請(qǐng)單位接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話被接待方單位名稱、人員及職務(wù)我方陪同人員及職務(wù)來(lái)訪目的和要求是否需要安排副總裁以上領(lǐng)導(dǎo)接機(jī)及陪同參觀所派車(chē)型到達(dá)時(shí)間、地點(diǎn)、航班號(hào)(車(chē)次)是否安排貴賓廳送行時(shí)間、地點(diǎn)、航班號(hào)(車(chē)次)是否安排貴賓廳是否參觀集團(tuán)展廳是否參觀公司樓盤(pán)宴請(qǐng)地點(diǎn)客人的特殊飲食習(xí)慣入住地點(diǎn)住房安排娛樂(lè)活動(dòng)KTV水會(huì)御景半島游艇是否需要準(zhǔn)備公司禮物申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：注：1.此表由接待發(fā)起方負(fù)責(zé)填寫(xiě) 2.請(qǐng)附來(lái)訪客人詳細(xì)名單，包括姓名、性別、職務(wù)（按高低順序排列） 3.請(qǐng)附行程安排或要求信息附件2領(lǐng)導(dǎo)蒞臨我司參觀考察接待工作方案（樣表）日期時(shí)間接待安排我