檔案管理_水利工程檔案管理

1 水利工程檔案管理 2 水利工程檔案概述 1 水利工程檔案管理 3 第一水利工程檔案概述 4 一 水利工程檔案定義水利工程技術(shù)檔案是指經(jīng)過鑒定 整理 歸檔的工程技術(shù)文件 產(chǎn)生于水利工程建設(shè)及建成后管理運行的全過程 它包括工程建設(shè) 管理運行全過程所形成的應(yīng)歸檔的文字 圖紙 圖表 聲像材料等以紙質(zhì) 膠片 磁介 光介等不同形式與載體的各種歷史記錄 5 二 水利工程技術(shù)檔案的作用 一 具有著憑證和依據(jù)作用 二 具有著參考和借鑒作用 三 工程檔案對于工程的管理 維護 改造具有不可替代的作用 6 三 水利工程檔案工作常見問題 一 水利工程檔案質(zhì)量方面的問題現(xiàn)階段 檔案管理工作存在不同程度的問題 包括資料形成不完整 書寫不規(guī)范 收集不及時 檔案分類含糊 整理不規(guī)范 檢索功能不強等問題 影響檔案的利用率 7 二 水利工程檔案管理方面的問題缺少健全的檔案管理制度在工程建設(shè) 管理過程中 相對重視現(xiàn)場工作 忽視檔案管理 不能認(rèn)真貫徹相關(guān)法規(guī)政策 在制度建設(shè)和人員配備方面相對比較薄弱 8 三 缺少專業(yè)化檔案管理人員目前 從事水利工程檔案管理的人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn) 甚至還存在兼職情況 對檔案專業(yè)了解的不夠全面 不利于檔案的管理工作 9 四 原因分析 一 工程檔案意識薄弱 重視程度不高 二 工程檔案管理體系不完善 三 檔案工作的專業(yè)性較強 10 第二水利工程檔案工作保障體系 11 一 組織保障 一 明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo) 二 明確檔案工作歸口部門 并按要求設(shè)立專門機構(gòu) 配備專職檔案管理人員 三 建立有主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé) 各部門組成的檔案管理責(zé)任網(wǎng)絡(luò) 并明確相關(guān)負(fù)責(zé)人 12 二 制度保障 一 應(yīng)制定工程檔案管理制度 檔案管理辦法 二 制定技術(shù)文件材料歸檔范圍和保管期限 三 制定較實用的檔案分類方案和檔案整編操作規(guī)程 13 三 經(jīng)費保障保障建立檔案工作的正常開展 檔案安全保護工作 應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房 裝具和設(shè)備 14 四 檔案信息化管理按照國家信息化建設(shè)的相關(guān)要求 開展水利工程技術(shù)檔案數(shù)字化工作 配備檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 全部案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄錄入檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 綜合管理性文件和技術(shù)圖 表進行全文數(shù)字化 15 第三水利工程檔案文件的收集 16 一 收集范圍凡是反映與工程管理有關(guān)的重要職能活動 具有查考利用價值的各種載體的文件 都應(yīng)收集齊全 歸入工程管理檔案 17 一 國家有關(guān)法律 法規(guī) 政策 指令 有關(guān)批示和泵站工程管理的各種標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范 規(guī)程 管理辦法等 二 泵站工程建設(shè)的規(guī)劃 設(shè)計 招標(biāo) 投標(biāo) 施工 安裝 監(jiān)理 驗收等技術(shù)文件 圖紙和技術(shù)總結(jié)等 三 泵站工程基本情況及統(tǒng)計資料 工程歲修 維修文件 技術(shù)資料及圖紙 18 四 泵站設(shè)備隨機技術(shù)資料 圖紙 設(shè)備檢修 試驗 改造 運行等技術(shù)資料 五 工程檢查 觀測的原始記錄 整理整編資料等 六 自動監(jiān)測 監(jiān)控技術(shù)文件 圖紙及軟件 視頻監(jiān)視文件圖紙等 科研成果文件 資料 圖紙 證書等以及有關(guān)聲像資料 19 二 水利工程資料收集時間工程管理技術(shù)文件的收集 按不同類型隨工程運行 維護管理 檢查觀測等同步收集 20 三 水利工程資料收集內(nèi)容 一 規(guī)范 規(guī)程 制度 二 工程基本資料 三 設(shè)備基本資料 四 設(shè)備養(yǎng)護 維修 檢查 檢測鑒定 試驗等資料 21 五 工程運行 運行 非運行期 六 工程養(yǎng)護 維修 檢查 觀測 檢測鑒定等資料 七 工程管理相關(guān)資料 安全 職工教育等 八 各種收發(fā)文 22 四 技術(shù)資料收集質(zhì)量要求 一 字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 簽字手續(xù)齊全 二 永久 長期保存的文件不得用易褪色的書寫材料 紅色墨水 純藍墨水 圓珠筆 復(fù)寫紙 鉛筆等 書寫 繪制 三 復(fù)印打印文件及照片的字跡 線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合質(zhì)量要求 四 錄音 錄像文件應(yīng)保證載體的有效性 可靠性 五 電子文件應(yīng)以光盤為長期儲存介質(zhì) 23 第四工程技術(shù)文件的整理與歸檔 24 工程管理過程中所形成的全部文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家 省有關(guān)規(guī)定 并按檔案管理的要求 由工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)工程管理的各種資料的整理歸檔 步驟如下 25 26 工程技術(shù)檔案的整理要求材料完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 字跡清楚 圖面整潔 簽字手續(xù)齊全 圖片 照片等應(yīng)附相關(guān)情況文字說明 圖紙要做到圖物相符 工程管理資料按類別 年度 項目整理 27 一 工程技術(shù)檔案的組卷要求 一 組卷遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點 保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系 分類科學(xué) 組卷合理 符合檔案管理要求 二 案卷及卷內(nèi)文件不重份 同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件 該卷保管期限按最長的確定 三 工程管理性文件按類別 年份 項目等分別組卷 28 二 卷內(nèi)文件的排列 一 管理性文件按問題 時間或重要程度排列 二 各種原始記錄的排列 原始記錄一般可以按形成的先后順序排列 如果一個卷內(nèi)有各種原始記錄 則應(yīng)先分清記錄的種類 然后再按形成的先后次序排列 三 文字材料和圖樣材料混合組成的案卷 其卷內(nèi)文件排列是先文字材料 后圖樣材料 29 四 各種文字報告的排列 要求批復(fù)在前 請示在后 正文在前 附件在后 印件在前 正稿在后 同一類型的文件按時間先后順序排列 綜合性的在前 素材性的在后等 如果卷內(nèi)文件反映問題不同 一般還要先把問題分清楚 然后再按其次序排列 五 工程管理卷內(nèi)文件按時間 重要性 工程部位 設(shè)施 設(shè)備排列 30 三 案卷編目案卷編目的內(nèi)容包括 編寫案卷頁號 卷內(nèi)目錄 備考表 案卷封面 案卷卷脊的編制 31 一 案卷頁號卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號 頁號寫整齊 使用鉛筆編頁 一般單面書寫的文字材料在右上角編寫頁號 雙面書寫的文字材料 正面在右上角編號 背面在左上角編號 圖紙的頁號編寫在右上角或標(biāo)題欄外左上方 成套圖紙或印刷成冊的文件 不必重新編寫頁號 各卷之間不連續(xù)編頁號 案卷封面 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)備考表均不編寫頁號 32 二 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前 卷內(nèi)目錄由序號 文件編號 責(zé)任者 文件材料題名 日期 頁號和備注等組成 1 序號 應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序 一個文件一個號 2 文件編號 填寫文件文號或圖樣的圖號 或設(shè)備 項目代號 3 責(zé)任者 填寫文件形成部門或主要責(zé)任者 33 4 文件材料題名 填寫文件標(biāo)題全稱 文件標(biāo)題過于簡單或標(biāo)題不規(guī)范的 可自擬文件題名 外加 5 日期 填寫文件形成日期 例如 2012年6月9日 填寫20120609 6 頁號 填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號 最后一份文件應(yīng)填寫起止頁號 例如 最后一個文件起始頁號為136頁 終止頁號為149頁 則頁號填寫為136 149 34 35 36 37 舉例 以下幾個文件裝訂后應(yīng)如何填寫卷內(nèi)目錄 38 39 40 三 卷內(nèi)備考表1 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù) 頁數(shù) 不同載體的文件的數(shù)量 如 文字材料50頁 照片6張 附圖1張 2 說明組卷情況 如 立卷人 檢查人 立卷時間等 立卷人 檢查人需本人簽名 不得采用微機打印 3 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后 4 互見號 應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔號 檔號后應(yīng)注明其載體形式 并用括號括起 41 注意 立卷人和檢查人簽字應(yīng)該手寫或蓋章 不得打印 42 四 案卷封面編制案卷封面采用外封面 內(nèi)容主要有 案卷題名 立卷單位 起止日期 保管期限 密級 檔號1 案卷題名 是立卷人給案卷擬定的標(biāo)題 標(biāo)題應(yīng)簡明 準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容 其結(jié)構(gòu)一般由三個部分構(gòu)成 一是工程項目名稱 二是工程階段或部位名稱特征 三是文件材料的名稱特征 如批復(fù) 圖紙 計算書等 2 立卷單位 填寫編制該案卷的單位全稱或規(guī)范性簡稱 43 3 起止日期 填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期 以卷內(nèi)文件最早起始日期為案卷起始日期 以卷內(nèi)文件最晚終止日期為案卷終止日期4 保管期限 分為永久 長期 短期三種 永久為50年以上 長期為16 50年 短期為15年以下以卷內(nèi)文件最長保管期限為案卷保管期限 44 5 密級 依據(jù)保密規(guī)定 填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級 一般暫不填寫 6 檔號 由檔案分類號和案卷順序號聯(lián)合組成 中間用 隔開 如分類號15 1 1 01 案卷號為1 檔案號則為15 1 1 01 1 45 舉例 工程技術(shù)資料的分類及檔號 1 工程技術(shù)文件的分類以工程為基本單位 1級類目分為01基本建設(shè) 02工程管理 03防洪 抗旱 04消防 05水政06科技教育 07其他等 2級類目按各1級類目下包含的項目內(nèi)容編制 01基本建設(shè) 下分01原建 02 一次 加固 改造 03 二次 加固 改造 02工程管理 下分01規(guī)范 規(guī)程 02工程基本資料 03設(shè)備基本資料 04設(shè)備維修 05設(shè)備試驗 06工程運行07工程維修 08工程檢查 09工程觀測等 46 2 工程技術(shù)檔案的檔號編寫 管多個工程的 工程代號 1級類目 2級類目 序號例如01 02 04 01表示XXX工程工程管理類設(shè)備維修類 第一卷 只管一個工程 檔號編寫可不寫工程代號 從1級類目開始 各單位可根據(jù)情況增設(shè)3級類目 但檔號層次不宜太多 各工程單位可根據(jù)情況增設(shè)1級類目 2級類目的內(nèi)容 47 軟卷皮封面 48 卷盒封面 49 5 案卷脊背的編制 案卷脊背應(yīng)填寫檔號和案卷題名 檔號 欄的填寫 是采用將檔號和保管期限兩者結(jié)合起來貼標(biāo)簽的方式予以解決 標(biāo)簽為白紙 共分四格 分別填寫全宗號 目錄號 分類號 案卷順序號 標(biāo)簽上格子線條的顏色來區(qū)分案卷的不同保管期限 紅線條代表永久 黃線條代表長期 藍線條代表短期 卷脊標(biāo)簽式樣 50 永久為紅色 長期為黃色 短期為藍色 舉例 暫不填寫 暫不填寫 51 全宗號和目錄號暫不填寫 分類號是根據(jù)檔案分類方案所給定的類別號 用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識 不同級位的類別之間用間隔符 分開 案卷順序號是指項目檔案按一定順序排列的流水號 案卷封面和案卷脊背案卷的檔案號用鉛筆填寫 移交后由檔案室統(tǒng)一填寫 52 卷脊 53 1 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式 圖紙可不裝訂 但同一項目采用形式應(yīng)一致 2 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物 3 單份文件裝訂時 應(yīng)在卷內(nèi)文件首頁上方加蓋 填寫檔號章檔號章內(nèi)容有 檔號 序號 式樣如圖所示 單位 mm 四 案卷裝訂要求 54 4 單份文件裝訂 圖紙不裝訂時 應(yīng)在卷內(nèi)文件首頁每張圖紙上方加蓋 填寫檔號章 檔號章內(nèi)容有 檔號 序號 式樣如圖所示 單位 mm 5 外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序 文號及裝訂形式 6 聲像材料整理時應(yīng)附文字說明 對事由 時間 地點 人物 作者等內(nèi)容進行著錄 55 舉例 不裝訂文件卷內(nèi)目錄的填寫 56 7 卷皮 卷盒規(guī)格及制成材料 1 卷皮一般采用卷盒 卷夾兩種 卷盒外表規(guī)格為310 220毫米 厚度分別為20毫米 30毫米 40毫米 50毫米 60毫米 用牛皮紙板雙裱壓制 卷夾外表規(guī)格為305 220mm 厚度為20mm 卷內(nèi)封面一般采用軟卷皮 軟卷皮的外表面尺寸為297mm 210mm 厚度可根據(jù)卷內(nèi)文件材料厚度調(diào)整 但不宜超過40mm 卷盒 軟卷皮應(yīng)根據(jù)實際情況和規(guī)范要求在市檔案局購買 2 案卷內(nèi)封面 卷內(nèi)目錄 備考表尺寸為297 210毫米 A4 57 五 檔案的歸檔 移交1 基建工程檔案在工程竣工驗收后歸檔 安全鑒定 設(shè)備試驗等分階段性項目 在一個階段工作完成后歸檔 工程運用 設(shè)備維修 工程檢查觀測 安全生產(chǎn)等管理類檔案按年度歸檔 重要檔案隨時整理歸檔 做到每項工作完成后都有完整 準(zhǔn)確 成套的文件資料 58 2 必須真實記錄和準(zhǔn)確反映工程建設(shè) 管理全過程的實際情況 圖物相符 技術(shù)數(shù)據(jù)可靠 簽字手續(xù)齊備 3 文件字跡材料及載體質(zhì)量應(yīng)符合檔案管理要求 4 外文資料應(yīng)將題名 卷內(nèi)章節(jié) 目錄譯成中文 與原文一起歸檔 59 5 檔案的移交凡歸檔資料要編制移交目錄 或清單冊 一式兩份 向檔案室移交時必須在移交單上雙方簽字 然后蓋章 雙方各留一份 60 6 檔案目錄及檢索 1 編制檔案案卷目錄 案卷號 案卷題名 起止日期 卷內(nèi)文件張數(shù) 保管期限等 2 配備檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 全部案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄錄入檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 3 編制全引目錄 案卷號 卷內(nèi)文件目錄 61 第五工程技術(shù)資料保管 62 一 工程技術(shù)檔案應(yīng)放置在專門的檔案柜內(nèi) 設(shè)立專門檔案室 由專人管 實行辦公 閱檔 檔案室三分開 二 應(yīng)建立健全技術(shù)檔案管理制度 如 檔案管理責(zé)任網(wǎng)絡(luò)圖 檔案管理制度 借閱制度 檔案管理員崗位制度 技術(shù)資料存檔制度等 三 檔案室設(shè)施齊全 如 溫濕度計 抽濕機加濕器 空調(diào)以便控制檔案室內(nèi)濕度 相對濕度控制在45 60 溫度 14 24 為宜 日溫度變化上下不宜超過2 室內(nèi)溫濕度宜定時測記 一般每天兩次 并根據(jù)溫濕度變化進行調(diào)節(jié) 63 四 檔案室應(yīng)配備適合檔案用的消防器材 定期檢查電器線路 嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品 五 檔案保管要求防霉 防蛀定期進行檢查 檔案柜內(nèi)應(yīng)放置防蟲蛀劑以保持驅(qū)蟲效果 注意檢查藥效 過期的藥品要及時更換 檔案室應(yīng)選擇干燥天氣 經(jīng)常打開檔案柜通風(fēng) 給檔案定期除塵以防霉菌滋生 六 檔案柜櫥架與墻壁保持一定的距離 一般柜背與墻不小于10厘米 柜側(cè)間距不小于60厘米 成行垂直于有窗的墻面擺設(shè) 掛窗簾防強光 64 七 檔案的排列要合理有序 從門入口處面對柜架