檔案管理_公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)

公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理 江蘇省交通運(yùn)輸廳辦公室劉曉賓 主要內(nèi)容 一 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性和必要性 二 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理文件及規(guī)章 三 公路建設(shè)項(xiàng)目法人如何組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理工作 四 公路建設(shè)項(xiàng)目參建單位如何開(kāi)展文件材料的收集 整理 歸檔工作 1 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀2 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性3 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性 一 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理重要性和必要性 交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的定義 一 檔案管理方面 1 對(duì)現(xiàn)行檔案管理規(guī)定 標(biāo)準(zhǔn)不清楚 學(xué)習(xí) 掌握不夠 2 對(duì)工程檔案管理工作重視不夠 檔案管理意識(shí)不強(qiáng) 3 檔案管理人員配備不足 綜合素質(zhì)參差不齊 4 檔案管理制度不健全 5 檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱 6 檔案管理投入的資金短缺 檔案設(shè)備和技術(shù)落后 1 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀 二 檔案質(zhì)量方面 1 項(xiàng)目檔案收集不夠齊全完整 成套性和完整性存在缺陷 2 表式文件內(nèi)容 格式不一致 3 工程資料記錄不規(guī)范 簽字不完備 真實(shí)性不強(qiáng) 嚴(yán)肅性欠佳 4 竣工圖編制不符合規(guī)范要求 5 檔案整理不規(guī)范 系統(tǒng)性不夠 6 檔案資料不能做到同步收集 整理 檔案驗(yàn)收前再去查找 收集 整理資料情況普遍 1 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀 1 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是反映公路行業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史記錄 是公路工程管理狀況和工程質(zhì)量的真實(shí)反映 是工程質(zhì)量的反映 重視和加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作 對(duì)公路建設(shè)事業(yè)有著重要的意義 2 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是公路建設(shè)項(xiàng)目參建單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性 服務(wù)性工作 對(duì)促進(jìn)公路建設(shè)項(xiàng)目參建單位相關(guān)工作的全面規(guī)范開(kāi)展 提高公路工程質(zhì)量管理水平 具有相互促進(jìn)作用 工程檔案與工程質(zhì)量 工程安全之間有著密切的關(guān)系 工程檔案是工程質(zhì)量 安全的依據(jù) 工程安全質(zhì)量與工程檔案相互依存 2 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性 2 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性 3 工程檔案資料是工程竣工后的運(yùn)營(yíng) 檢測(cè) 維修 改建 擴(kuò)建 拆除的依據(jù) 工程檔案的妥善保存可以為以后的查找 利用提供有效的保證 為生產(chǎn)建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障 4 工程檔案可以對(duì)其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)利用 借鑒參考作用 對(duì)工程科學(xué)技術(shù)研究以及城市防災(zāi) 抗災(zāi) 減災(zāi)和破壞后恢復(fù)重建提供重要依據(jù) 適應(yīng)交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)快速發(fā)展的需要履行行業(yè)管理職責(zé)的需要保證項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量 為交通建設(shè)事業(yè)服務(wù)未經(jīng)檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的公路建設(shè)項(xiàng)目 不得進(jìn)行公路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收 3 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性 1 國(guó)家 部有關(guān)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定2 交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法3 交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法4 交通檔案進(jìn)館辦法5 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法6 加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查指導(dǎo) 二 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理文件及規(guī)章 國(guó)家 部項(xiàng)目檔案管理規(guī)定 國(guó)家檔案局有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定1 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法 1997年國(guó)家檔案局 國(guó)家計(jì)委 2 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法 2006年國(guó)家檔案局國(guó)家發(fā)改委 交通運(yùn)輸部有關(guān)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定1 交通檔案管理辦法 2 交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法 3 交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法 4 交通檔案進(jìn)館辦法5 交通文件材料立卷歸檔辦法 6 公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 即將修訂為公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔辦法 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 DA T28 2002 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 GB T11822 2008 收集范圍 關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通知 交公路發(fā) 2010 65號(hào) 分類整理 公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 交辦發(fā) 2001 390號(hào) 正在修訂中案卷編目 交通文件材料立卷歸檔辦法 交辦發(fā) 1992 100號(hào) 交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法 登記組織 1 交通建設(shè)項(xiàng)目檔案登記管理工作實(shí)行統(tǒng)一管理 分級(jí)負(fù)責(zé)的原則 2 交通運(yùn)輸部檔案館負(fù)責(zé)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作的統(tǒng)一部署和組織領(lǐng)導(dǎo) 3 項(xiàng)目所在地省級(jí)人民政府交通運(yùn)輸主管部門(mén)負(fù)責(zé)本地區(qū) 本系統(tǒng)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作的組織 監(jiān)督和指導(dǎo) 4 交通建設(shè)項(xiàng)目所在地交通運(yùn)輸主管部門(mén)逐級(jí)組織報(bào)送 登記范圍 1 國(guó)家發(fā)改委審批或核準(zhǔn)項(xiàng)目 交通運(yùn)輸部審批初步設(shè)計(jì)的交通建設(shè)項(xiàng)目 2 省發(fā)改委審批或核準(zhǔn)項(xiàng)目 省交通運(yùn)輸廳審批初步設(shè)計(jì)的交通建設(shè)項(xiàng)目 3 其他交通建設(shè)項(xiàng)目 填報(bào)方式 由項(xiàng)目法人 建設(shè)單位 定期向項(xiàng)目主管單位填報(bào)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表 項(xiàng)目主管單位定期將登記表匯總上報(bào)相關(guān)主管單位 并逐級(jí)轉(zhuǎn)報(bào)省交通運(yùn)輸廳 交通運(yùn)輸廳檔案館 登記表分表一 表二 表三 登記表一 項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目立項(xiàng)審批單位 項(xiàng)目主管部門(mén) 建設(shè)單位 項(xiàng)目法人 建設(shè)工期 技術(shù)等級(jí)及建設(shè)規(guī)模 主要參建單位 主要單位工程名稱 項(xiàng)目檔案管理部門(mén) 項(xiàng)目檔案管理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范項(xiàng)目名稱 以國(guó)家批準(zhǔn)的項(xiàng)目名稱為準(zhǔn)上級(jí)主管部門(mén) 項(xiàng)目主管部門(mén)技術(shù)等級(jí)及建設(shè)規(guī)模 登記表二 主要反映各合同段交工驗(yàn)收階段項(xiàng)目檔案收集整理的情況 包括合同段的名稱 負(fù)責(zé)該合同段施工的施工 監(jiān)理單位 文件材料收集整理情況 合同段名稱特指合同段所對(duì)應(yīng)單位工程名稱 登記表三 反映建設(shè)項(xiàng)目通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的情況 填報(bào)時(shí)間和要求 填報(bào)時(shí)間和要求 表一于開(kāi)工六個(gè)月填報(bào)表二于合同段通過(guò)交工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)填報(bào) 表三于項(xiàng)目檔案通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)填報(bào) 交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法 驗(yàn)收組織及權(quán)限 1 國(guó)家發(fā)改委審批或核準(zhǔn)項(xiàng)目 交通運(yùn)輸部審批初步設(shè)計(jì)的交通建設(shè)項(xiàng)目 由交通運(yùn)輸部檔案館組織或委托省交通運(yùn)輸主管部門(mén)組織 2 省發(fā)改委審批或核準(zhǔn)項(xiàng)目 省交通運(yùn)輸廳審批初步設(shè)計(jì)的交通建設(shè)項(xiàng)目 由省檔案局 省交通運(yùn)輸廳聯(lián)合組織 3 市和市以下各級(jí)投資主管部門(mén)審批 核準(zhǔn)的交通建設(shè)項(xiàng)目 由項(xiàng)目審批 核準(zhǔn)所在地檔案部門(mén)和交通運(yùn)輸主管部門(mén)組織 驗(yàn)收組的組成 1 國(guó)家發(fā)改委審批或核準(zhǔn)立項(xiàng) 交通運(yùn)輸部審批初步設(shè)計(jì)項(xiàng)目交通運(yùn)輸部檔案館 項(xiàng)目所在地省級(jí)檔案行政管理部門(mén) 項(xiàng)目交通運(yùn)輸主管單位 項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)組成 2 交通運(yùn)輸部負(fù)責(zé)審批立項(xiàng)和初步設(shè)計(jì)項(xiàng)目交通運(yùn)輸部檔案館 項(xiàng)目交通運(yùn)輸主管單位 項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)組成 3 省發(fā)改委審批或核準(zhǔn)項(xiàng)目省檔案局 省交通運(yùn)輸廳 項(xiàng)目所在地交通運(yùn)輸主管部門(mén) 項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)組成4 市和市以下各級(jí)投資主管部門(mén)審批 核準(zhǔn)的交通建設(shè)項(xiàng)目市檔案局 市交通運(yùn)輸局及所在地交通運(yùn)輸主管部門(mén) 項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)組成 驗(yàn)收申請(qǐng) 驗(yàn)收申請(qǐng)條件1 已按規(guī)定進(jìn)行了項(xiàng)目檔案管理登記工作 2 完成了自查并形成自查報(bào)告 3 竣工文件已按交通運(yùn)輸部有關(guān)規(guī)定編制完成 4 竣工文件分類 組卷及編目工作已按規(guī)范要求完成 驗(yàn)收申請(qǐng) 驗(yàn)收申請(qǐng)程序項(xiàng)目法人 建設(shè)單位 按照項(xiàng)目管理權(quán)限向項(xiàng)目主管部門(mén)提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng) 提交驗(yàn)收申請(qǐng)材料 經(jīng)項(xiàng)目主管部門(mén)審核同意后 逐級(jí)轉(zhuǎn)報(bào)至市級(jí) 省級(jí)交通運(yùn)輸主管部門(mén) 并由省交通運(yùn)輸廳轉(zhuǎn)報(bào)交通運(yùn)輸部檔案館 驗(yàn)收申請(qǐng) 驗(yàn)收申請(qǐng)材料 1 驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告 2 交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)表 3 建設(shè)項(xiàng)目檔案自查報(bào)告 4 建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷目錄 驗(yàn)收申請(qǐng) 自查報(bào)告內(nèi)容要求1 項(xiàng)目建設(shè)及項(xiàng)目檔案管理基本情況 2 保證項(xiàng)目檔案完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng)所采取的控制措施 包括納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制 部門(mén)崗位責(zé)任制 合同制 監(jiān)理工作程序及與工程同步進(jìn)行的情況 3 項(xiàng)目文件材料收集 整理所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn) 4 項(xiàng)目文件材料形成 收集 整理 編目與歸檔情況 竣工圖編制情況及質(zhì)量狀況 案卷數(shù)量 5 項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè) 管理 試運(yùn)行中的作用 6 存在的問(wèn)題及解決措施 驗(yàn)收工作 驗(yàn)收工作議程以召開(kāi)驗(yàn)收會(huì)形式進(jìn)行 驗(yàn)收組全體成員 項(xiàng)目法人 建設(shè)單位 設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理單位代表和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)人員參加驗(yàn)收會(huì)議 1 聽(tīng)取匯報(bào) 項(xiàng)目法人匯報(bào)項(xiàng)目建設(shè)概況及項(xiàng)目檔案工作情況 施工單位匯報(bào)項(xiàng)目檔案編制情況 監(jiān)理單位匯報(bào)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核情況 2 抽查竣工檔案 抽查重點(diǎn)是立項(xiàng)審批文件 征地拆遷文件 質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定文件 隱蔽工程記錄 工程變更文件 竣工圖等 3 綜合評(píng)價(jià)并形成驗(yàn)收意見(jiàn)4 宣布驗(yàn)收意見(jiàn) 交通檔案進(jìn)館辦法 公路建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)館項(xiàng)目范圍 交通運(yùn)輸部批準(zhǔn)初步設(shè)計(jì)項(xiàng)目1 列入國(guó)家公路建設(shè)國(guó)道主干線 國(guó)家高速公路網(wǎng)規(guī)劃 的項(xiàng)目 2 由交通運(yùn)輸部申報(bào)并獲得國(guó)家科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng) 全國(guó)行業(yè)學(xué)會(huì)科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng) 在國(guó)內(nèi)外具有重要影響的 科技含量高并在交通領(lǐng)域取得重大成交的交通科研項(xiàng)目及科技成果項(xiàng)目 進(jìn)館項(xiàng)目相應(yīng)需移交的檔案范圍 1 項(xiàng)目建議書(shū)及批準(zhǔn)文件 工程可行性研究報(bào)告及批準(zhǔn)文件 初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)文件 2 用地申報(bào)及批文 占地紅線圖 3 總體設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)4 施工組織設(shè)計(jì) 方案 新技術(shù) 新工藝的運(yùn)用 重大事故處理 竣工圖5 竣工驗(yàn)收階段形成的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 各類工程總結(jié) 工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告 進(jìn)館檔案編制要求 整理編號(hào)移交目錄項(xiàng)目簡(jiǎn)介版本 進(jìn)館工作的組織 組織原則 統(tǒng)一管理 分級(jí)負(fù)責(zé)申請(qǐng) 匯總 申請(qǐng) 移交移交交通運(yùn)輸部檔案館 加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查指導(dǎo)工作 1 各級(jí)交通運(yùn)輸主管部門(mén)應(yīng)學(xué)習(xí) 宣傳 貫徹公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 以便更好地加強(qiáng)管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo) 2 公路建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工后6個(gè)月內(nèi) 項(xiàng)目所屬公路行政管理部門(mén)應(yīng)督促項(xiàng)目法人單位填報(bào)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表一 并轉(zhuǎn)報(bào)相關(guān)部門(mén) 加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查指導(dǎo)工作 3 公路建設(shè)項(xiàng)目施工許可批準(zhǔn)后 項(xiàng)目所屬公路行政管理部門(mén)應(yīng)指導(dǎo)和檢查項(xiàng)目法人制定包括項(xiàng)目文件材料歸檔范圍 檔案分類方案的 項(xiàng)目竣工文件編制辦法 使項(xiàng)目檔案工作有章可循 其中 省交通運(yùn)輸廳負(fù)責(zé)對(duì)交通運(yùn)輸部批準(zhǔn)初步設(shè)計(jì)的公路建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檢查指導(dǎo) 4 項(xiàng)目所屬公路行政管理部門(mén)應(yīng)在省交通運(yùn)輸主管部門(mén)指導(dǎo)下 加強(qiáng)對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的中間檢查和培訓(xùn)工作 指導(dǎo)項(xiàng)目法人單位做好項(xiàng)目文件材料的收集 整理工作 并督促項(xiàng)目法人單位每年填報(bào)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表二 并轉(zhuǎn)報(bào)相關(guān)部門(mén) 加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查指導(dǎo)工作 5 公路建設(shè)項(xiàng)目交工時(shí) 項(xiàng)目法人單位應(yīng)做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收相關(guān)工作 項(xiàng)目所屬公路行政管理部門(mén)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行審查 對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性 準(zhǔn)確性 系統(tǒng)性 規(guī)范性進(jìn)行審查 交工檔案預(yù)驗(yàn)收 嚴(yán)格保證重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量 6 項(xiàng)目所屬公路行政管理部門(mén) 省級(jí)交通運(yùn)輸主管部門(mén)共同做好對(duì)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收相關(guān)組織 服務(wù)工作 項(xiàng)目檔案通過(guò)專項(xiàng)驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi) 項(xiàng)目所屬公路行政管理部門(mén)應(yīng)督促項(xiàng)目法人單位填報(bào)交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表三 并轉(zhuǎn)報(bào)相關(guān)部門(mén) 堅(jiān)持公路建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理 做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行 1 事先介入2 事中控制3 事后核查4 驗(yàn)收把關(guān) 三 公路建設(shè)項(xiàng)目法人如何組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理工作 事先介入 1 學(xué)習(xí)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和規(guī)范 全面了解管理要求 項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織 協(xié)調(diào) 指導(dǎo)設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理等單位編制和整理項(xiàng)目文件 2 納入合同管理 即 在進(jìn)行項(xiàng)目招標(biāo)和簽訂勘察設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理 設(shè)備供應(yīng)合同時(shí) 要將檔案管理要求設(shè)立專門(mén)條款 明確有關(guān)各方對(duì)項(xiàng)目文件收集 整理 歸檔責(zé)任 納入到招標(biāo)文件和合同協(xié)議中 事中控制 1 建立檔案工作管理體制 明確檔案管理職責(zé) 建立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制 明確分管領(lǐng)導(dǎo) 建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu) 配備專 兼職檔案人員 尤其是工程管理人員應(yīng)與檔案人員共同配合開(kāi)展工作 保證人員穩(wěn)定 2 制定檔案工作規(guī)章制度 特別是要制定 項(xiàng)目竣工文件編制辦法 明確參建單位文件材料收集 整理 歸檔的責(zé)任 建設(shè)單位應(yīng)組織施工單位 監(jiān)理單位對(duì)單位工程 分部工程和分項(xiàng)工程進(jìn)行劃分 明確項(xiàng)目文件材料歸檔范圍 檔案分類方案 明確項(xiàng)目檔案分類號(hào) 檔號(hào) 卷內(nèi)目錄 案卷目錄 備考表等組卷編制要求 工程不分包的 檔案工作不單獨(dú)分包 3 加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn) 加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)行檔案管理規(guī)范 標(biāo)準(zhǔn)的宣貫和培訓(xùn)工作 提高工程管理和檔案工作人員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)水平 事中控制 4 做好檔案基礎(chǔ)工作 重視檔案的完整性 原始性積累控制 做好建設(shè)工程質(zhì)量的簽署記錄 加強(qiáng)隱蔽工程質(zhì)保資料的質(zhì)量控制 5 實(shí)施監(jiān)理責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制 項(xiàng)目法人單位應(yīng)會(huì)同監(jiān)理單位加強(qiáng)對(duì)合同段交工檔案的審核 檢查審核文件材料的真實(shí)性 簽署完備和系統(tǒng)整理情況 對(duì)歸檔不齊 整理不規(guī)范的 不予計(jì)量支付 不予進(jìn)行交工驗(yàn)收 直至整改到位 6 加強(qiáng)檔案的安全保護(hù) 事后核查 審核文件內(nèi)在質(zhì)量 1 歸檔的文件應(yīng)為原件 原則上不得出現(xiàn)復(fù)制件 2 文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí) 準(zhǔn)確且填寫(xiě)完整 3 竣工圖應(yīng)真實(shí)地反映工程建設(shè)實(shí)際情況 4 文件中數(shù)據(jù)不得隨意涂改 5 簽字蓋章手續(xù)完備 6 字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 系統(tǒng)整理和排列檔案 根據(jù) 項(xiàng)目竣工文件編制辦法 中檔案分類方案對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)排序 并題寫(xiě)檔案案卷目錄 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè) 驗(yàn)收把關(guān) 把檔案工作納入工程交工驗(yàn)收范圍 在進(jìn)行單項(xiàng) 單位 分部 分項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí) 應(yīng)同步檢查 驗(yàn)收檔案工作情況 竣工驗(yàn)收前檔案專項(xiàng)驗(yàn)收 竣工驗(yàn)收階段 工程項(xiàng)目檔案各級(jí)管理部門(mén)和相關(guān)人員要嚴(yán)格把好檔案審查驗(yàn)收關(guān) 1 相關(guān)驗(yàn)收材料齊全 申請(qǐng)報(bào)告 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)表 檔案自查報(bào)告 檔案案卷目錄 2 驗(yàn)收時(shí)提供全套原始件檔案3 驗(yàn)收組專項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)4 未經(jīng)檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格 不得進(jìn)行公路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收 檔案移交項(xiàng)目法人不得在公路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前向任何單位 部門(mén)移交檔案 竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi) 項(xiàng)目法人按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)單位 如公路接收單位 交通運(yùn)輸部檔案館 城建檔案館等 辦理檔案移交 檔案原件保留在法人單位 其他單位保存復(fù)制件 項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行 同步管理 一 歸檔范圍 二 責(zé)任分工和質(zhì)量要求 三 收集要求 四 整理要求 五 歸檔和移交 四 公路建設(shè)項(xiàng)目參建單位如何開(kāi)展文件材料收集 整理 歸檔工作 公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法 一 歸檔范圍 在公路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中 圍繞項(xiàng)目立項(xiàng)審批 設(shè)計(jì) 工程準(zhǔn)備 施工管理 竣工驗(yàn)收活動(dòng)產(chǎn)生的 對(duì)建成后的工程維護(hù) 管理及明確責(zé)任 具有查考利用價(jià)值的各類不同載體文件材料 都應(yīng)收集齊全 歸入公路建設(shè)項(xiàng)目成套檔案 二 責(zé)任分工和質(zhì)量要求 責(zé)任分工 按照 誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé) 的原則 明確分管領(lǐng)導(dǎo)和工作人員 工程管理人員與檔案人員配合 項(xiàng)目法人單位 負(fù)責(zé)立項(xiàng)目審批階段 工程準(zhǔn)備階段及竣工驗(yàn)收階段以及在工程施工管理過(guò)程中項(xiàng)目法人單位就工程質(zhì)量 進(jìn)度 費(fèi)用控制方面召集有關(guān)會(huì)議 印發(fā)的有關(guān)管理性文件材料的收集和整理歸檔工作 設(shè)計(jì)單位 負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)階段 包括初步設(shè)計(jì)及施工圖設(shè)計(jì) 形成的工程勘察設(shè)計(jì)文件材料的收集和整理歸檔工作 施工和監(jiān)理單位 負(fù)責(zé)施工階段各自承包內(nèi)容施工過(guò)程中形成竣工文件材料的收集整理和歸檔工作 監(jiān)理單位應(yīng)履行對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)的責(zé)任 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔質(zhì)量要求 原始性 項(xiàng)目法人單位在工程竣工的時(shí)候應(yīng)收集一套完整的反映工程建設(shè)過(guò)程的原始記錄文件 一般情況下應(yīng)是原件 完整性 收集齊全 記錄全面 記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標(biāo)真實(shí)性 現(xiàn)場(chǎng)記錄 同步進(jìn)行 準(zhǔn)確性 施工原始記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確 竣工圖編制規(guī)范 圖物相符 規(guī)范性 實(shí)驗(yàn)檢測(cè)表格填寫(xiě)應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行 自檢意見(jiàn) 監(jiān)理意見(jiàn)應(yīng)明確 簽署手續(xù)完備 字跡清晰 復(fù)印清楚 字跡材料應(yīng)能滿足長(zhǎng)期保存需要 高度重視竣工圖的質(zhì)量 竣工圖是工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際反映 是公路項(xiàng)目檔案的重要內(nèi)容 竣工圖的質(zhì)量是檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)核心部分 施工單位應(yīng)按時(shí)提交合格竣工圖 編制說(shuō)明 圖章 簽署 變更標(biāo)注等 工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前 對(duì)竣工圖進(jìn)行四方會(huì)審 由建設(shè) 設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理等參建單位對(duì)竣工圖編制的準(zhǔn)確情況進(jìn)行會(huì)審 以保證竣工圖能真實(shí)地反映工程建設(shè)實(shí)際狀況 二 責(zé)任分工和質(zhì)量要求 1 同步收集 預(yù)立卷 工程開(kāi)工時(shí) 項(xiàng)目法人應(yīng)督促各參建單位建立文件材料收集歸檔制度 按照公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料產(chǎn)生的自然過(guò)程建立預(yù)立卷制度 并定期進(jìn)行檢查 預(yù)立卷工作應(yīng)結(jié)合收集工作同步開(kāi)展 公路建設(shè)項(xiàng)目基本建設(shè)不同階段形成的文件材料應(yīng)分別收集歸檔 進(jìn)行預(yù)立卷 同一階段形成的文件材料 每一工序和每項(xiàng)工作完成后 承辦人員應(yīng)及時(shí)將有關(guān)材料向資料管理人員歸檔 以便于開(kāi)展預(yù)立卷工作 三 收集要求 2 立項(xiàng) 設(shè)計(jì) 工程準(zhǔn)備階段文件材料的收集和預(yù)立卷方法立項(xiàng)和準(zhǔn)備階段 按照審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系和相關(guān)手續(xù)辦理過(guò)程分別收集 并進(jìn)行預(yù)立卷 設(shè)計(jì)階段 按照設(shè)計(jì)的不同階段結(jié)合設(shè)計(jì)文件的具體內(nèi)容分別收集 初步設(shè)計(jì) 施工圖設(shè)計(jì) 圍繞設(shè)計(jì)活動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)勘察 測(cè)量及相關(guān)審批文件 施工過(guò)程中發(fā)生設(shè)計(jì)變更的情況 應(yīng)特別注意這方面文件的收集 但由施工單位組卷 3 施工階段項(xiàng)目法人管理性文件收集及預(yù)立卷可按質(zhì)量控制 安全管理 進(jìn)度控制 費(fèi)用控制 會(huì)議文件分別收集 按照問(wèn)題結(jié)合時(shí)間進(jìn)行預(yù)立卷 三 收集要求 4 合同段施工文件材料收集及預(yù)立卷方法施工準(zhǔn)備階段 按其工作內(nèi)容分別開(kāi)展 施工階段 按分項(xiàng)工程分別建立預(yù)立卷類目 交工及缺陷責(zé)任期 三 收集要求 施工開(kāi)工報(bào)告 施工組織設(shè)計(jì) 施工方案及審批文件 施工定位測(cè)量記錄 圖紙會(huì)審及技術(shù)交底 工程設(shè)計(jì)變更文件分部分項(xiàng)開(kāi)工申請(qǐng)及批準(zhǔn)文件原材料及構(gòu)件出廠證明 原材料試驗(yàn)報(bào)告工程檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單 檢驗(yàn)及質(zhì)量評(píng)定文件施工原始記錄 工程檢驗(yàn)認(rèn)可書(shū) 工程報(bào)驗(yàn)單 施工放樣報(bào)驗(yàn)單 中間檢驗(yàn)申請(qǐng)單 現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量檢驗(yàn)單 現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)記錄表等 施工日志 大事記各類觀測(cè)記錄 事故處理報(bào)告及缺陷整改記錄隱蔽工程驗(yàn)收記錄交工驗(yàn)收文件監(jiān)理工作大綱 日志監(jiān)理旁站記錄和平行檢驗(yàn)及獨(dú)立抽檢資料 包括試驗(yàn) 檢測(cè)文件材料 各單位 分部 分項(xiàng)工程獨(dú)立抽檢文件材料 竣工圖科研 新技術(shù)運(yùn)用施工過(guò)程中各方圍繞質(zhì)量 進(jìn)度 費(fèi)用控制方面產(chǎn)生的管理性文件 會(huì)議紀(jì)要 各項(xiàng)指令等 施工階段文件收集的內(nèi)容 施工原始記錄文件的收集方法 分清單位分部分項(xiàng)工程內(nèi)容 依據(jù)單位 分部 分項(xiàng)工程單元?jiǎng)澐智闆r建立施工階段竣工文件材料平時(shí)收集的類目 同一單位工程先分清分部工程 再分清分項(xiàng)工程 再按不同工序和專業(yè)確定類目 并依此分別設(shè)立預(yù)立卷文件夾 將同一類目下施工過(guò)程產(chǎn)生的文件材料歸入相應(yīng)文件夾內(nèi) 進(jìn)行施工原始文件材料收集和預(yù)立卷 見(jiàn)分項(xiàng)工程附表 各單位 分部 分項(xiàng)工程的施工原始記錄文件應(yīng)分別收集 不同單位 分部 分項(xiàng) 工序 的施工記錄文件不能交叉收集 施工單位各工序自檢及檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)等文件材料應(yīng)按分項(xiàng)工程 工序 分別收集整理組卷 合同段施工文件材料的收集方法 綜合性文件的收集要求 合同段的總體開(kāi)工報(bào)告 施工組織設(shè)計(jì) 施工方案 圖紙會(huì)審及技術(shù)交底 設(shè)計(jì)變更 施工日志交工驗(yàn)收及工程總結(jié)可以合同段為單位按問(wèn)題集中收集 原材料及產(chǎn)品合格證明文件 如是同一單位工程共用的 可按單位工程集中收集 如果是某一分部工程專用的 應(yīng)歸入相應(yīng)部位 該合同段單位 分部及分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及匯總文件可按合同段集中收集整理組卷 標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)及工藝試驗(yàn)可按單位工程集中整理組卷 抽樣試驗(yàn)如土方及其他填筑施工密實(shí)度 混凝土 砂漿配合比 混凝土及瀝青混凝土的強(qiáng)度試驗(yàn)等 應(yīng)按分部分項(xiàng)分別收集整理組卷 本合同段變更文件可以合同段為單位 按變更文件文號(hào)順序集中收集整理組卷 4 合同段施工文件材料收集及預(yù)立卷方法 做好聲像檔案的拍攝整理工作 聲像檔案是工程檔案的重要組成部分 它是視聽(tīng)結(jié)合的特殊檔案 真實(shí) 準(zhǔn)確 系統(tǒng)的記錄了工程建設(shè)的歷史過(guò)程 為了使工程檔案更加完整 齊全 直觀 施工單位還應(yīng)注重聲像檔案的收集和整理 尤其是對(duì)地下工程 隱蔽工程要留有記錄 整理出一套完整的聲像檔案 5 施工單位與業(yè)主 監(jiān)理往來(lái)文件收集及預(yù)立卷方法1 如屬質(zhì)量控制問(wèn)題則應(yīng)按問(wèn)題所針對(duì)的相關(guān)單位 分部和分項(xiàng)工程分別收集 預(yù)立卷 2 如監(jiān)理就某一工序施工質(zhì)量問(wèn)題下達(dá)的整改指令 以及施工單位就整改要求落實(shí)情況的回復(fù) 應(yīng)歸入相關(guān)工序 連同該工序其他施工過(guò)程原始記錄文件一并收集 預(yù)立卷 不可將該合同段所有往來(lái)文件集中整理 形成往來(lái)文件專卷 不利于今后的查找和利用 3 如屬計(jì)劃進(jìn)度 費(fèi)用和安全管理問(wèn)題 則以合同段為單位 按照其工作屬性分別收集 并結(jié)合時(shí)間 問(wèn)題分別預(yù)立卷 三 收集要求 說(shuō)明 收集一般行政文件與工程管理文件的區(qū)分 公路建設(shè)項(xiàng)目管理文件材料需由有關(guān)參建單位按要求進(jìn)行收集和整理 并歸入項(xiàng)目成套檔案中 一般行政文件指在工程建設(shè)過(guò)程中反映各參建單位在日常行政和黨務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料 這些文件按文書(shū)檔案整理要求進(jìn)行整理 不需要向建設(shè)單位及運(yùn)營(yíng)管理單位移交 如建設(shè)單位是臨時(shí)機(jī)構(gòu) 機(jī)構(gòu)撤銷后 這部分檔案需向上級(jí)主管部門(mén)移交 說(shuō)明 重復(fù)收集歸檔問(wèn)題 監(jiān)理與施工單位同時(shí)形成的同一內(nèi)容的重份文件 以施工單位歸檔為主 開(kāi)工批準(zhǔn) 施工單位就監(jiān)理下達(dá)的有關(guān)指令作出的具體答復(fù)及整改情況報(bào)告 申請(qǐng)檢驗(yàn)報(bào)批文件等 建設(shè)單位圍繞質(zhì)量控制 進(jìn)度控制 費(fèi)用控制和安全生產(chǎn)管理印發(fā)的普發(fā)性文件 即主送單位為各有關(guān)單位 以業(yè)主自己歸檔為主 其他單位不需向建設(shè)單位移交此類文件 6 竣工驗(yàn)收階段文件材料收集和預(yù)立卷方法專項(xiàng)驗(yàn)收竣工驗(yàn)收 三 收集要求 四 整理要求 整理的基本原則 遵循公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的自然形成過(guò)程和成套性的原則 分類科學(xué) 組卷系統(tǒng) 編目規(guī)范 便于保管和利用 在合同段交工驗(yàn)收時(shí) 應(yīng)同步完成該合同段所有工程檔案的收集整理工作 四 整理要求 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案整理基本方法1 同步收集滿足項(xiàng)目基本建設(shè)程序符合工程施工流程2 分類科學(xué)按照項(xiàng)目基本建設(shè)程序的不同階段按照工程的自然進(jìn)展過(guò)程符合文件材料自身的實(shí)際情況3 組卷系統(tǒng)保持歸入同一案卷的文件材料間的有機(jī)聯(lián)系卷內(nèi)文件材料的排列要系統(tǒng)案卷排列要系統(tǒng)4 編目規(guī)范卷內(nèi)文件標(biāo)題擬寫(xiě)及編目案卷題名擬寫(xiě)及編目5 方便保管和利用 四 整理要求 系統(tǒng)化整理 在預(yù)立卷基礎(chǔ)上 按項(xiàng)目檔案整理有關(guān)規(guī)范要求 對(duì)同一類目文件夾中相關(guān)文件 進(jìn)行系統(tǒng)化整理 以保持該文件夾中相關(guān)文件的有機(jī)聯(lián)系 卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列 根據(jù)公路建設(shè)項(xiàng)目不同建設(shè)階段工作特性 依據(jù)卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系和文件本身內(nèi)在屬性 并結(jié)合問(wèn)題的重要程度進(jìn)行排列 竣工圖按照單位工程結(jié)合圖號(hào)依次進(jìn)行排列 四 整理要求 卷內(nèi)文件目錄 在卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列的基礎(chǔ)上 將卷內(nèi)文件情況逐件登記在卷內(nèi)目錄上 卷內(nèi)文件應(yīng)以獨(dú)立成件的文件依次進(jìn)行登記 如所登記文件沒(méi)有標(biāo)題 應(yīng)概括標(biāo)題 不能以通用表格的名稱作為卷內(nèi)文件標(biāo)題 如檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單 應(yīng)將本表應(yīng)用的工序名稱 部位名稱在卷內(nèi)文件標(biāo)題上反映出來(lái) 原材料的使用報(bào)驗(yàn)手續(xù) 應(yīng)以一次報(bào)驗(yàn)手續(xù)形成的文件獨(dú)立進(jìn)行登記 并將原材料的種類及使用部位反映在文件標(biāo)題上 卷內(nèi)文件目錄的編制 卷一 四 整理要求 裝訂將卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件以及備考表按三孔一線進(jìn)行裝訂 藍(lán)圖和成冊(cè)文件材料可不裝訂 逐份加蓋檔號(hào)章 備考表備考表應(yīng)注明本案卷組卷情況 文件份數(shù) 說(shuō)明復(fù)印件歸檔原因和原件存放地 立卷人指案卷組卷人員 檢查人為部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及監(jiān)理 四 整理要求 案卷題名擬寫(xiě)案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映該卷文