會議管理_會議基本知識講義

會議的基本知識 會議的概念 會議是人類群體有組織的會晤 議事行為或過程 會議的構(gòu)成要素 會議的要素即會議的組成因素 分為基本要素和其它要素兩大類 基本要素即所有會議必有的要素 目的 時間 會址 主持者 組織者 與會者 議題 議程 其他要素即可供選擇的 并非為所有會議所共有的要素 名稱 服務(wù)機構(gòu) 秘書機構(gòu) 經(jīng)費 文件材料 專用設(shè)備工具 各種消耗性材料 會議的主要種類 按組織類型 可分為內(nèi)部會議和外部會議 正式會議和非正式會議 按時間方面的規(guī)定性 可分為定期和不定期兩類 按出席對象 可分為聯(lián)席會 由若干單位共同召集并參加 內(nèi)部會 代表會 群眾會等 按功能性質(zhì) 可分為決策性 必有決議 決定 討論性 執(zhí)行性 分配工作 布置任務(wù) 執(zhí)行政策 告知性 發(fā)布會 說明會 學(xué)術(shù)性 協(xié)調(diào)性 報告性 談判性 動員性 紀(jì)念性等 會議的主要種類 按議題性質(zhì) 可分為專業(yè)性 解決專門領(lǐng)域問題 專題性 綜合性等 按照規(guī)模大小 可分為特大型 萬人以上 大型 數(shù)千人 中型 數(shù)百人上下 小型 數(shù)十人或數(shù)人 等 按會議采用的方式手段 可分為常規(guī)會 廣播會 電話會 電視會等 按與會者的國籍及議題的范圍 可分為國內(nèi)會議和國際會議等 公司常見會議的種類與作用 經(jīng)理例會與特別會議經(jīng)理例會是指由本企業(yè)的經(jīng)理們參加 研究經(jīng)營管理中重大事項的辦公會議 這類會議是例行的 通常每月一次或每周一次 與會者和會議地點都相對固定 經(jīng)理特別會議是在企業(yè)的外部環(huán)境或內(nèi)部運轉(zhuǎn)機制面臨重要問題 急需領(lǐng)導(dǎo)集體研究 立即拿出解決方案時召開的會議 這類會議的主要任務(wù)就是研究和解決新問題 做出相應(yīng)的對策 部門員工例會是某一部門定期召開 由本部門全體員工參加的會議 如生產(chǎn)部門例會 銷售部門例會等 一般起到通報情況 交流信息 解決問題 融洽感情的作用 股東大會和董事會議股東大會是股份制企業(yè)定期召開的例行性會議 一般每年召開一次 有股東參加 決定股份公司的最高執(zhí)行方針 秘書通常在會前三到四個星期就要將會議通知郵寄給參會人員 董事會分例會和特別會議 公司常見會議的種類與作用 公司年會用于各部門報告一年來的工作業(yè)績 確定下一年的工作計劃 公司年會往往在年終舉行 不僅總結(jié)表彰 還可能開展一系列的慶?；顒?客戶咨詢會這類會議主要是邀請企業(yè)的客戶代表 合作單位代表參加 聽取客戶對企業(yè)經(jīng)營管理方面的意見 建議 對客戶提出的問題集中給予解答 這類會議的與會者來自方方面面 有本地區(qū)的 也有外埠的 有本國的 也有外國的 規(guī)模比較大 工作量難度較大 要求高 公司常見會議的種類與作用 產(chǎn)品展銷定貨會這類會議是企業(yè)經(jīng)營中經(jīng)常使用的一種有效手段 一般由銷售部門負(fù)責(zé)人操辦 業(yè)務(wù)洽談會是企業(yè)中一項重要的活動 是企業(yè)提高經(jīng)濟效益的關(guān)鍵 企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人常常親臨此類會議 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會企業(yè)研制出新產(chǎn)品并準(zhǔn)備將其推入市場時 常常采用新聞發(fā)布會的形式進(jìn)行宣傳 公司常見會議的種類與作用 會議籌備 擬訂會議議程和日程 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議議程和日程表的設(shè)引方法 會議議程會議議程是對會議所要通過的文件 所要解決的問題的概略安排 并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來 會前發(fā)給與會者 會議日程會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排 如有說明可附于表后 會前發(fā)給與會者 宣布議程 說明人員缺席情況 宣讀并通過上次會議的記錄 財務(wù)主管報告 其他報告 新的議題 有關(guān)人事任命 提名并選舉新的負(fù)責(zé)人 通知有關(guān)事項 宣布休會 會議議程表的設(shè)計 正確的設(shè)計方法 編制會議議程表時 首先應(yīng)注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定 議程表中 第一項是宣布議程 再安排討論的問題 盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起 保密性較強的議題 一般放在后面 會議議程的樣式 天地公司銷售團(tuán)隊會議議程表公司銷售團(tuán)隊會議將在5月25日星期一上午9 00在公司總部的三號會議室舉行 宣布議程 說明有關(guān)人員缺席情況 宣讀并通過上次會議記錄 通信聯(lián)系情況 東部地區(qū)銷售活動的總結(jié) 銷售一部關(guān)于團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言 公司銷售人員的招聘和重組 銷售二部經(jīng)理的人選 下季度銷售目標(biāo) 會議日程表的設(shè)計 會議的日程一般采用簡短文字或表格形式 將會議時間分別固定在每天上午 下午 晚上三個單元里 將會議的議題具體化 會議日程的樣式 天地公司新產(chǎn)品銷售展示會日程安排日期時間內(nèi)容安排地點參加人自責(zé)人備注2003年11月12日8 30報到員工餐廳門廳全體員工9 00銷售主管做介紹公司會議廳全體員工9 50休息10 00新產(chǎn)品展示 技術(shù)總監(jiān)主講和演示公司會議廳全體員工11 00銷售活動錄象員工餐廳三層自由參加12 00自助午餐員工餐廳二層13 30員工自由觀看和動手操作新產(chǎn)品員工餐廳三層自由參加14 30銷售部人員講解廣告宣傳單公司會議廳全體員工15 30分小組討論與咨詢員工餐廳三層自由參加16 30散會 注意事項 會議議程和日程 程序三種會議文件的功能是不同的 應(yīng)抓準(zhǔn)三種文件所傳達(dá)的會議信息的側(cè)重點 會議議程的編制應(yīng)在前 議程一旦確定 就不應(yīng)再變 會議日程在時間 地點 人員等問題上 如遇到一些變化 可相應(yīng)調(diào)整 會議的議程與日程的安排必須吻合 會議的議程 日程表制定后 必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施 發(fā)送會議通知 學(xué)習(xí)目標(biāo) 準(zhǔn)確地發(fā)送會議通知 發(fā)送形式 正式通知為了規(guī)范公司的管理及運作 除了非正式會議和每日例會之外的所有會議 均應(yīng)正式打印會議通知 再通過書面形式或電子郵件傳遞到有關(guān)人員 以示正規(guī)和鄭重 非正式通知非正式會議 可采用非正式通知 如先發(fā)傳真或打電話 隨后再寄備忘錄或信函 也可先發(fā)電子郵件 再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn) 一些會議 如股東會議 在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事 發(fā)通知的同時應(yīng)附上一份代理委托書 其它類型的會議如無法出席 也應(yīng)在必要時授權(quán)代理 以保證通過決議時有所需的法定人數(shù) 發(fā)送內(nèi)容 如果有預(yù)備議程 事先需準(zhǔn)備的材料或其它需讓與會者事先了解的情況 應(yīng)隨會議通知寄發(fā)一份 需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片 上面注明本公司地址 郵編 電話 發(fā)信人姓名 以便對方有時間考慮并能及時回復(fù) 可將會中使用的有關(guān)票證 入場券 代表證 汽車通行證 座次號 編組名單 就餐證和乘車證等 與會議通知一并發(fā)出 如果某些與會者對會議地址不熟悉 應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單 要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期 并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車 火車等交通工具線路 會議通知和委托書的樣式 hui議通知的內(nèi)容 被通知部門 被通知人員的姓名及職務(wù) 通知事由 會議時間 會議召開地點 會議出席對象或范圍 會議程序 議事內(nèi)容 注意事項 公司全稱 通知部門 通知者姓名和職務(wù) 通知日期 便函式 會議通知致 各部門經(jīng)理發(fā)自 總經(jīng)理秘書劉麗日期 2002年7月15日主題 部門經(jīng)理的圓桌會議通知2002年7月25日上午11 00 在燕都賓館會議室舉行全體部門經(jīng)理的圓桌會議 下午12 15分將有午餐供應(yīng) 假如您不能參加請在7月24日之前打電話62479521告知 附上一份議事日程 除此之外 您還將得到一張另人滿意的旅行指導(dǎo)地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明 我很高興地歡迎你們都來出席我們團(tuán)體的這個重要的計劃會議 附件 議事日程地圖 卡片式 部門經(jīng)理會議目的 討論公司下一年度市場營銷計劃時間 2002年12月20日上午9 00地點 公司第一會議室如您無法出席 請于 月 日前電話告知 電話號碼 會議委托書 委托書茲任命 人名 和 人名 作為我的代理人參加 日期 時間 在 地點 舉行的 公司名 股東會議 他們均為本公司的高層管理人員或部門經(jīng)理人 不管此次會議如期還是延期召開 他們都將作為我的全權(quán)代表 行使我出席時所擁有的全部權(quán)力 生效日期簽名 股東簽字 地址 郵編 會議回執(zhí) 請于12月1日以前將回執(zhí)寄回 我準(zhǔn)備參加此次會議 我將屆時赴會 并帶 賓客來 我不能參加此次會議 署名 公司 發(fā)送會議通知的注意事項 明確會議通知發(fā)送對象 落實發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié) 對書面會議通知的地址 郵編一定要填寫正確 裝信封和郵寄時應(yīng)注意不要錯裝 漏裝或漏寄 通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出 會議通知 字樣 對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員 可用計算機打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽 以免重復(fù)打印 對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 正確選擇會址 學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠正確選擇會址 綜合考慮各種因素選擇恰當(dāng)?shù)臅h地點 交通便利 會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模 主題相符 場地要有良好的設(shè)備 應(yīng)盡量必開鬧市區(qū) 場地應(yīng)不受外界干擾 選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所 場地租用的成本必須合理 制發(fā)會議的姓名卡片和會議證件 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握各種會議證件的制發(fā)方法 制發(fā)會議姓名卡片和證件的方法 召開重要的大中型會議會議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件 通常小型會議 不必制發(fā)證件 正確制作姓名卡片 會議證件的方法是 內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱 與會者姓名 稱呼 先生 女士 小姐等 身份 職務(wù) 職稱等 組織或公司的名稱 重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片 并加蓋印章 姓名卡片可設(shè)計為紅 藍(lán) 白 黃四種不同的顏色 在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放 并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片 不同類型的姓名卡片樣式 粘性標(biāo)簽 比較經(jīng)濟 方便 但它們可能由于粘貼在衣服上而留下痕跡 系帶的卡片 比較經(jīng)濟 戴取方便 但可能在衣服上晃動 有夾子的卡片 成本略高 它們能更換塑料封里面的標(biāo)簽而重復(fù)使用 并能移動夾在衣服的不同部位 臺簽式的姓名卡片 這些是開會的時候放在桌子上使用的 證件的類型 作用 代表證 與會者不僅能參加會議 而且有表決權(quán) 選舉權(quán) 列席證 能夠到會旁聽 但無表決權(quán) 工作證 只證明是大會的工作人員 在會議期間出入行走有一定的限制 記者證 是發(fā)給新聞媒體的有關(guān)的工作人員 記者 持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制 來賓證 表明是被主辦方邀請的嘉賓 會議證件既能證明與會者身份 保證會議安全 控制出入人員 又能統(tǒng)計大會人數(shù)和維持會場秩序 注意事項 在設(shè)計上應(yīng)區(qū)分正式代表 列席代表 工作人員 特邀嘉賓等與會者的不同身份 應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計會議證件或姓名卡片 有的公司強調(diào)區(qū)分開不同職務(wù) 地位人員的身份 有的公司強調(diào)所有員工的平等 姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟活用美觀大方 發(fā)放會議文件資料 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握各種會議文件的發(fā)放方法 會議資料的準(zhǔn)備對于會議的成效至關(guān)重要 會議文件資料發(fā)放工作的基本方法 按照與會人員名單 準(zhǔn)備好每人一個文件袋 在文件袋上填上與會者的姓名 并注明 會議文件 等字體 分發(fā)重要文件一般要編號 登記 文件編號通常印在文件首頁的左上角處 字體字號應(yīng)有別于文件正文 具有保密性內(nèi)容的文件 還要注明密級 一些征求意見稿 或保密性文件 需要在會后退回的 則應(yīng)附上一份文件清退目錄 分發(fā)會議資料時要適時適量 準(zhǔn)備會議資料不能有多少代表就打印多少份 有可能出現(xiàn)臨時增加與會者 或者出現(xiàn)代表丟失材料的情況 一定要留有充分的余地 內(nèi)容重要又需事先送達(dá)與會者的文件 可派專人遞送或用傳真 特快專遞送達(dá) 常見的會議文件資料主要包括 開幕詞 閉幕詞 領(lǐng)導(dǎo)講話稿 主題報告 專題報告 會議簡報 會議記錄 會議紀(jì)要 新聞稿 會議通知 日程安排等 準(zhǔn)備會議所需用品和設(shè)備 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議所需各種物品和設(shè)備的準(zhǔn)備方法 盡量考慮全面 有備無患 了解可以租用會議設(shè)備公司的名稱 地址和電話號碼 了解文具用品和相關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的名稱 地址和電話號碼 掌握企業(yè)內(nèi)可用的音像設(shè)備的類型和存放位置的清單 掌握公司內(nèi)部緊急維修工程師以及外部維修單位的名稱 地址和電話號碼 會議用品和設(shè)備的類型 可分為必備用品和特殊用品 必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備 包括文具 桌椅 茶具 擴音設(shè)備 照明設(shè)備 空調(diào)設(shè)備 投影和音像設(shè)備等 特殊用品是指一些特殊類型的會議 例如談判會議 慶典會議 展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備 例如 張貼畫 花卉 充氣模型 巨型屏幕 展臺展板 簽字用具等 注意事項 事先要制定周密的準(zhǔn)備方案 盡量詳細(xì)的列出用品和設(shè)備的名稱 數(shù)量和價格 會議用品和設(shè)備是購買 租用還是使用原有的 要本著統(tǒng)籌節(jié)約 經(jīng)濟適用的原則 準(zhǔn)備會議用品和設(shè)備要力求一絲不茍 有備無患 預(yù)訂內(nèi)部會議室 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握內(nèi)部會議室的預(yù)定方法 會議室預(yù)訂的基本方法 大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會議室 這就減少了租用外部場地和設(shè)施的費用 內(nèi)部會議室多適合內(nèi)部會議和活動 預(yù)訂會議室要打出一定的提前量 在確定準(zhǔn)確的會期之后 應(yīng)盡早預(yù)訂 以免臨時被動 正式預(yù)訂會議室之后 在使用的前一天 一定要再次落實 以免與其他會議發(fā)生沖突 預(yù)訂和調(diào)配會議室應(yīng)盡量使場地的大小 格局 設(shè)備的配備與會議的人數(shù) 性質(zhì)和類型相匹配 調(diào)配安排會議室時要留有足夠的自由使用空間 會議之間的間隔不要太緊 使人們安心開會 不致出現(xiàn)會議還未結(jié)束就被人請走的麻煩事 負(fù)責(zé)會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書 事先要查看會議議程 了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備 秘書要了解各種設(shè)備的功能 并事先將各種設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài) 熱情迎接與會者 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握接待與會者的基本工作內(nèi)容和程序 做好會議的接站和報到工作的主要內(nèi)容和程序 會議的性質(zhì)與規(guī)模不同 接待的要求 程序和規(guī)范也不同 大中型會議參加人數(shù)較多 應(yīng)及時做好接站報到工作 接站報到工作的主要步驟 要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng) 掌握與會代表的名單以及飛機 火車的班次及抵達(dá)的準(zhǔn)確時間 將其編制成一目了然的表格 并掌握與會議代表的聯(lián)絡(luò)方式 要備有足夠的車輛和接站的人員 接站人員要人手一份代表抵達(dá)的時間表 按分工的時間和線路迎接 對于自備交通工具的外地與會人員 要事先通過發(fā)傳真或電話的形式告之到達(dá)報到地點的詳細(xì)路線圖 在車站 機場設(shè)置接待站 制作醒目的牌子或橫幅 上面要表明 天地公司接待處 的字樣 在報到處的周圍設(shè)立引導(dǎo)牌和標(biāo)識牌 標(biāo)明報到的具體位置 接待人員將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋 包括文件 證件 餐券 住宿房間號碼 文具等 發(fā)給報到人員 必要時 引導(dǎo)與會者去其住宿的房間 并簡單介紹周圍的情況和開會的要求 會議中的服務(wù) 做好會議的簽到和座位引導(dǎo)工作 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議簽到和引導(dǎo)工作的主要辦法 如何做好簽到和座位引導(dǎo)工作 秘書應(yīng)熱情地迎接與會人員 并引導(dǎo)與會者及時簽到 盡快就座 選擇恰當(dāng)?shù)暮灥叫问饺藬?shù)較少的小型會議 可由秘書按照事先確定的到會人員名單 逐一進(jìn)行簽到 來一人劃一人 以便迅速掌握到會者的狀況 大型會議可用簽到卡和電子簽到機配合使用 與會者只需要將自己的電子卡送入簽到機插口 有關(guān)數(shù)據(jù)即傳入會議組織中心 準(zhǔn)備好簽到的登記簿 簽字筆等用品 必要時事先準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿 請與會者按照會前安排好的座位或區(qū)域就坐 內(nèi)部會議 與會者一般都有自己的習(xí)慣座位 大中型會議 一般事先制作好各種座次標(biāo)識用品 如 主席臺或會議桌上的名簽卡片 座次圖表 指示牌等 采取對號入座的方式 或是將會場劃分為若干區(qū)域 以部門或地區(qū)為單位集中就座 會議簽到的目的是為了及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計到會人數(shù) 以及缺席情況 注意事項 負(fù)責(zé)接待簽到的人員應(yīng)訓(xùn)練有素 照顧周到 負(fù)責(zé)簽到的人員要提前到崗 使到會較早的人員不致產(chǎn)生無人過問的尷尬感覺 熱情主動的迎接與會者 并按禮儀規(guī)范將客人引導(dǎo)入場 一般來講 無論陪伴還是引領(lǐng) 秘書都應(yīng)站在上司或來賓的左側(cè) 承擔(dān)會議記錄 學(xué)習(xí)目標(biāo)通過學(xué)習(xí) 承擔(dān)會議記錄工作 會議記錄的方法 作為一個秘書 在會議期間作好記錄和筆記是秘書的主要職責(zé) 會議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進(jìn)行會議的籌劃和安排工作 正式會議的記錄是會議進(jìn)程的原始記錄 是具有法律效力的檔案因此務(wù)必準(zhǔn)確 完整和條理清楚 為會議記錄做好準(zhǔn)備工作 準(zhǔn)備足夠的鋼筆 鉛筆 筆記本和記錄用紙 準(zhǔn)備好錄音機和足夠的磁帶來補充手工記錄 要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件 需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時隨時使用 提前到達(dá)會場 了解與會人員的座位圖 便于識別會議上的發(fā)言者 在利用錄音機的同時 必須手工記錄 可以防止錄音機中途出故障 會議記錄的內(nèi)容 會議描述 包括會議類型 時間 日期 地點 與會者姓名 主席的名字在最前面 記錄員的名字在最后 會議過程 宣讀上次會議記錄 有會議記錄中產(chǎn)生的問題 通訊情況 一般事務(wù) 決議應(yīng)包括會議上的確切措詞 其他事務(wù) 按在會上進(jìn)行的順序記錄 下次會議日期 主席 記錄員簽名 會議記錄的方法 會議記錄的重點應(yīng)將主要討論的觀點 決議 決定 重要的聲明 修正案內(nèi)容 結(jié)論一字不漏地記錄下來 而其他的內(nèi)容可簡要概括地記錄 漏記的內(nèi)容 可事先做出記號 然后對照錄音磁帶修改 也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做出簡要的解釋 與會者提出的意見 建議 要把人名記錄下來 會議記錄的修改 在定稿打字之前 通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn) 如果某一成員指出會議記錄中的一個錯誤 經(jīng)會議批準(zhǔn) 主席或秘書可以在會議記錄中改正這一錯誤 會議記錄一經(jīng)簽名 任何地方都不能再作改動 會議記錄的要求 真實 正式的會議記錄具有法律效力 要確保內(nèi)容的真實可信 準(zhǔn)確無誤 一旦會議主席簽名 全體成員通過則不得再行改動 完整 會議記錄必須體現(xiàn)會議的實際進(jìn)程 要將所有要點完整地記錄下來 不能遺漏 簡潔 會議記錄不同于一份詳細(xì)報告 而是將會議進(jìn)程以簡明扼要的形式表達(dá)出來 準(zhǔn)確 會議記錄應(yīng)做到條理清楚 內(nèi)容表達(dá)要準(zhǔn)確無誤 不能含糊 更不能有任何內(nèi)容錯誤 注意事項 要了解公司的業(yè)務(wù)情況 掌握專業(yè)領(lǐng)域的基本術(shù)語 會議記錄原稿應(yīng)統(tǒng)一編號 便于裝訂和復(fù)制 會議主持人需向記錄員明確機密事項的范圍及處理的要求 會議記錄原件要由專人負(fù)責(zé)保管 確保會議期間的信息溝通 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議期間進(jìn)行信息溝通的方法 會議期間信息溝通的方法 做好會議期間信息的收集 傳遞 反饋工作 秘書人員要做到多聽 多記 多想 多算 多跑 才能比較全面地收集信息 要深入實際 掌握第一手資料 3 要注重信息的加工提煉 形成成果使上司 與會者 新聞媒體都能方便利用 4 要注重時效 反映敏捷 狠抓反饋信息的收集 2 做好會議期間的對外宣傳工作會務(wù)秘書要積極搞好對外宣傳的工作 1 妥善處理與新聞媒體的關(guān)系 2 注意內(nèi)外有別 嚴(yán)守單位秘密 3 在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象 效果 時效 費用的原則綜合考慮 4 秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道 為領(lǐng)導(dǎo)提供參考 5 在會議結(jié)束后 秘書要為召開記者招待會提供必須的信息資料 使會議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會議情況 回答記者的提問 信息加工的形式 1 綜合加工 把各種相關(guān)的信息有機地結(jié)合在一起的過程 2 提煉加工 指從各種信息中攝取所需要信息的深加工過程 3 推導(dǎo)加工 依據(jù)已知消息 運用邏輯推理得出新結(jié)論的加工過程 信息傳遞的方式 1 口頭傳遞 2 影像傳遞 3 電子系統(tǒng)傳遞 4 專人傳遞 注意事項 1 會議信息收集力求全面 真實 及時 適用 重點突出 2 與新聞媒體溝通要以禮相待 以誠相待 平等相待 迅速及時 做好會議的值班 保衛(wèi)工作 學(xué)習(xí)目標(biāo)做好會議值班 保衛(wèi)工作的具體做法 做好會議值班 保衛(wèi)工作的具體做法 會議值班要制度健全 人員要堅守崗位 中大型會議 一般要有會務(wù)秘書堅持24小時值守 以保證會議順利結(jié)束 并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件 1 在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況 文件和資料 傳遞各種信息 2 要控制與會無關(guān)人員隨便出入會場 特別是保密性較強時會議更不能讓外人隨意進(jìn)出 3 手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式 以便出了問題 及時與之聯(lián)絡(luò) 請示 4 要備有一份設(shè)備維修人員 車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄 要堅守崗位 人不離崗 保證會議信息的暢通無阻 6 必要時 要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù) 7 做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作 8 必要時 應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度 2 會議保衛(wèi)工作 1 會議安全保衛(wèi)應(yīng)包括與會的重要人員人身的安全保衛(wèi) 2 會議重要文件的保衛(wèi) 3 會場和駐地的保衛(wèi) 4 會議的各種設(shè)備用品的保衛(wèi) 5 與會者私人貴重物品的保衛(wèi) 會議的善后工作 合理安排與會人員的返程 學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握與會人員返程工作的主要內(nèi)容 安排與會人員的返程工作的主要內(nèi)容 會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了 有外部人員參加的會議應(yīng)根據(jù)會議的長短 外部與會人數(shù)多少等情況 及早安排好與會人員的返程事宜 提早做好與會者車 船 飛機票的登記預(yù)售工作 應(yīng)根據(jù)會期長短 外地與會人數(shù)多少等實際情況 及早安排好外地與會人員的返程事宜 要事先了解外地與會人員對時間安排 交通工具的要求 尊重他們的意愿 一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機票 車票的預(yù)訂事宜 要掌握交通工具的航班 車次等情況 盡早與民航 鐵路 公路 港口等部門溝通聯(lián)系 提前預(yù)訂好飛機 火車 汽車 輪船票 屆時應(yīng)編制與會者離開的時間表 安排好送行車輛 派人將外地與會人員送到機場 車站 港口 待他們乘坐的交通工具起程后再返回 如有必要 還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行 幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備 提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品 提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目 開好發(fā)票收據(jù) 幫助與會者檢查 清退房間 避免遺忘各種物品 準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品 以備急需 幫助部分與會者托運大