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貿(mào)易函電書寫規(guī)范目錄 1. 貿(mào)易函電書寫規(guī)范 1. 一、貿(mào)易函電的組成部分和格式 1. 1、組成部分： 1. （1）、信頭 Letterhead 2. （2）、案號 Reference 3. （3）、日期 Date 4. （4）、封內(nèi)地址 The inside address 5. （5）、注意項 Attention line 6. （6）、稱呼 The salutation 7. （7）、事由 The subject line 8. （8）、正文 The body of the letter 9. （9）、信尾敬語 The complimentary close 10. （10）、簽名 The signature 11. （11）、縮寫名、附件、分送標(biāo)志 IEC block（initials，enclosures and carbon copies block） 12. （12）、附言 Postscript2. 2、函電格式: 1. （1）、齊頭式，包括全齊頭式和齊頭式。 2. （2）、縮進(jìn)式。 3. （3）、混合式。2. 二、貿(mào)易函電書寫基本原則 1. 1、Courtesy 禮貌 2. 2、Consideration 體諒 3. 3、Completeness 完整 4. 4、Clarity 清楚 5. 5、Conciseness 簡潔 6. 6、Concreteness 具體 7. 7、Correctness 正確貿(mào)易函電是貿(mào)易實務(wù)中最為重要的環(huán)節(jié)之一，請大家注意以下幾點：1、選擇正確的“業(yè)務(wù)種類”，明示標(biāo)題。2、選擇合適的貿(mào)易函電格式書寫函電，如齊頭式、縮進(jìn)式、混合式等。 3、全部使用英文撰寫，要求語言簡潔、流暢，無語法和拼寫錯誤。切忌在函電中使用中文。 4、盡量使用自己組織的語言書寫函電，不允許直接使用百科中范例中的語句。 5、磋商內(nèi)容清晰完整，包含必要的磋商要素如：品名、規(guī)格或質(zhì)量要求、數(shù)量、包裝、價格、付款方式、運輸方式、裝運時間、裝運港、目的港、保險條款等。 6、磋商過程中有多次議價過程或英文函電寫作文采較好都能夠得到相應(yīng)加分。 一、貿(mào)易函電的組成部分和格式1、組成部分：（1）、信頭 Letterhead 信頭往往是商務(wù)信函中最顯著的要素，位于信紙最上端。它標(biāo)明是從何處來的，而且給收信者留下第一印象。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。有時信頭中還會充分使用商標(biāo)或簡短的廣告，很多大公司在信頭中還加上部門的標(biāo)志。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。 例如： China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: （2）、案號 Reference 根據(jù)交易的內(nèi)容、辦事人或時間等來分類，以便于查找存檔的信件。案號還有助于將回函與早些時候的信件聯(lián)系起來，以使它們能及時送達(dá)有關(guān)的人或部門。案號沒有固定的格式，公司可以選擇他們認(rèn)為最有效的方式來表示。 例如： Your ref:CNN/011 Our ref:12345/XY （3）、日期 Date 日期是商務(wù)信函中至關(guān)重要的部分。日期應(yīng)該使用正規(guī)的書寫形式。完全用數(shù)字表達(dá)的方式（如：7/5/2008）應(yīng)該避免使用。 例如： 美語表示法：May 15，2011 英語表示法：26 July 2011 （4）、封內(nèi)地址 The inside address 這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。 例如： Personnel Department Westminster Production Co. 51 High Street Anytown,MN55106 USA （5）、注意項 Attention line 通常，當(dāng)收信人的名字沒有出現(xiàn)在信內(nèi)地址中的時候，你就應(yīng)該使用注意項來提及具體收信人的名字，以標(biāo)明信是真正寫給誰的?！癮ttention”或“for the attention of”應(yīng)大寫打出或加下劃線。注意項一般放在封內(nèi)地址和稱呼之間，或包括在封內(nèi)地址里面。 例如： ATTENTION: MR.ROBERT （6）、稱呼 The salutation 指對收信人的一種稱呼。較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼后面的標(biāo)點，一般既可使用冒號也可使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。如果你與收信人關(guān)系密切，可以直呼其名。 例如： Dear Sir or Madam: Dear Bill Stevenson， （7）、事由 The subject line 事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。如果有必要，標(biāo)題可加下劃線或用大寫字母打印。 例如： SUBJECT:ACCOUNT NO.222 （8）、正文 The body of the letter 信文是每封信中最重要的部分，它包含著你要傳達(dá)給收件人的重要信息。盡管有時一封信僅寥寥數(shù)語，但還是要遵循三段式的格式。第一段引入主題，它應(yīng)該一下就抓住讀者的注意力，并有助于誘發(fā)讀者的積極反應(yīng)。第二段是詳細(xì)討論。最后一段與第一段同樣重要，它通常是一個總結(jié)，討論或進(jìn)一步的要求。 例如： Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H. As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for shipment in February, 20- . We require payment by L/C. Because there is an increasing demand for this product, our price is non-negotiable. We look forward to your reply. （9）、信尾敬語 The complimentary close 信尾敬語以友好的方式結(jié)束全信，它通常放在正文下面第三行，齊頭式靠左對齊，縮格式偏右。如果稱呼是Dear Sir，Dear Madam，Ladies and Gentlemen，結(jié)尾語要較正式：Faithfully yours，Yours cordially。如果稱呼中使用了客氣的頭銜，而且提到了姓名：dear Mr.Smith， Dear Dr.Hamilton ，可以使用比較隨便一些的敬語，如：Sincerely yours，Yours respectfully， Yours truly。敬語的結(jié)尾標(biāo)點符號是逗號，注意第一個詞的首字母為大寫。 例如： Yours faithfully， Truly yours， （10）、簽名 The signature 位置在敬語下面空三行，簽上寫信人的名字，中間的空行留做手簽寫名之用，打出的簽名正體可以清楚地顯示是誰寫的信。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。 例如： Yours faithfully, Doris Fergoson Doris Fergoson (Manager) （11）、縮寫名、附件、分送標(biāo)志 IEC block（initials，enclosures and carbon copies block） 在簽名下的兩至三行，緊靠左邊線。Initials，在商務(wù)信函中通常應(yīng)標(biāo)出寫信者和打信者的。寫信者在左邊，打信者在右邊，如：HM/LZ；JT/aq。如果隨信附有其他單據(jù)，你要寫出都附有什么附件，其表達(dá)方法常采用縮寫的形式。如：Enc. Price List；Encl. As Stated。如果一封信的副本還同時發(fā)給第三方，要寫入抄送標(biāo)志，如：明抄：cc Marketing Department；暗抄：bcc Mr. Simpson。 例如： HM/LZ Encl:As Stated cc:J.M.Dixon （12）、附言 Postscript 在商務(wù)信函中，附言通常并非用于其原始的作用，而是作為強調(diào)某件事的一種手法。它通常用“P.S.”的形式來表示，位于附件下面,有打印或手寫兩種方式。然而，應(yīng)盡量避免使用附言，因為它畢竟是沒有計劃好的事情。 例如：P.S. The invitation card will be posted to you in a couple of days. 2、函電格式:（1）、齊頭式，包括全齊頭式和齊頭式。 全齊頭式信函各行，包括信頭、信內(nèi)地址、稱呼、主標(biāo)題、正文、還有結(jié)束套語，都要從左邊緣欄線開始。如果是印刷的信紙，除了信頭其他的都必須從左邊開始； 齊頭式信函信頭位于中間，除了印刷的信紙；結(jié)尾敬語、簽名靠右邊緣；注意事項和事由都居中，其他部分和全齊頭式格式一樣。 全齊頭式范例：齊頭式范例：（2）、縮進(jìn)式。 要求信內(nèi)名稱和地址逢換行時，下一行比上一行向右縮進(jìn)2個或多個字母的距離。 正文的每段首行也要要留出一定的空白，一般向右縮進(jìn)2個或多個字母的距離。日期靠右邊緣，結(jié)尾敬語和簽名也要和日期一樣靠右。 縮進(jìn)式范例：（3）、混合式。 除了信內(nèi)收信人和地址采用齊頭式，公函正文的各段首行都要縮進(jìn)2個或多個字母的距離。日期還是在右上方的。混合式信函的左邊和右邊都要留出一定的空白，各段落之間空兩行，敬語和簽名放在欄中線右側(cè)。 混合式范例：二、貿(mào)易函電書寫基本原則 商務(wù)信函往來是商務(wù)活動的重要組成部分，是通過郵寄或其他電信手段進(jìn)行的文字形式的商務(wù)活動。商務(wù)信函是深思熟慮的產(chǎn)物，能最大限度地減少電話和面談中可能出現(xiàn)的疏漏和誤解。 它要求有得體的版面，邏輯性的觀點，正確的語法，拼寫和標(biāo)點符號，合適的風(fēng)格語氣以及巧妙組織的信息。這些要求可被概括成7C原則： 1、Courtesy 禮貌語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。 例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. You will be particularly interested in a special of for on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. 2、Consideration 體諒寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。 例如：“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment. We wont be able to send you the brochure this month.” 要好。 3、Completeness 完整一封商業(yè)信函應(yīng)概況了各項必需的事項，如邀請信應(yīng)說明時間、地點等，切忌寄出含糊不清的信件。 4、Clarity 清楚意思表達(dá)明確，要注意：（一）避免用詞錯誤： 例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. 此處bimonthly有歧義：可以是twice a month 或者once two month.故讀信者就迷惑了，可以改寫為： (1). We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco. (2). We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco. (3). We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco. （二）注意詞語所放的位置： 例如：(1). We shall be able to supply 10 cases of the item only. (2). We shall be able to supply 10 cases only of the item. 前者則有兩種商品以上的含義。（三）注意句子的結(jié)構(gòu)：例如：(1). We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air. (2). We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.5、Conciseness 簡潔（一）避免廢話連篇： 例如：(1).We wish to acknowledge receipt of your letter.可改為：We appreciate your letter. (2).Enclosed herewith please find two copies of.可改為: We enclose two copies of. （二）避免不必要的重復(fù)：（三）短句、單詞的運用： Enclosed herewith-enclosed At this time-now Due to the fact that-because A draft in the amount of $1000-a draft for $10006、Concreteness 具體 具體原則是指信函中涉及的內(nèi)容要言之有物，信息要詳實具體、豐富生動，表達(dá)要完整。商務(wù)信函寫作中注意避免類似：soon, at an early date, good, nearly 等籠統(tǒng)的、含混不清的表達(dá)。 例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具體，那就更好了，例如:I will send the samples to you next Monday. 7、Correctness 正確(1). Establishing Business Relations可以說沒有客戶，就沒有業(yè)務(wù)，與潛在客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系不僅對于新成立的公司很重要，對于那些想要擴大業(yè)務(wù)范圍，增加營業(yè)額的公司來說，同樣很重要。 如果一家新公司，既我方一家公司，想要在國外打開市場，買入或者賣出產(chǎn)品，那么，他首先必須做的就是他要明白與誰做業(yè)務(wù)，通常，這類信息可以通過以下渠道獲得：1）通過寫信交流：2）參加出口商品交易會：3）出席國內(nèi)外舉辦的展覽會； 4）互派貿(mào)易代表團(tuán)。 上述所有途徑中，寫信使用最為廣泛。通過寫信可以從銀行雜志報紙電視廣告業(yè)務(wù)關(guān)系介紹市場調(diào)查商務(wù)參展商會商務(wù)參展中間人自我介紹等等來獲取所需要的所有信息。 從上述任何渠道獲得想要得到的公司名稱和地址之后，就開始著手寫信與之聯(lián)系。這類信是第一次寄出去的信，也可稱之為“初次詢盤”。通常這類信函最初告訴閱信人他的信息，主要包括下列內(nèi)容：1）信息來源；2）意向； 3）經(jīng)營范圍和子公司、分公司，如有的話；4）公司的財經(jīng)和成信情況。 如果想要進(jìn)口買入，可以要求看樣品，價格單等。寫信人可以簡明扼要地說明想要購買和想要買出何物。結(jié)尾時，通常要表達(dá)想要合作和期待早日答復(fù)的原望。收到這類信函后要立即回信，不能延誤，并寫得有禮貌，以便給對方留下一個良好的印象。這就是外貿(mào)業(yè)務(wù)信函最重要的功能。 對于外貿(mào)公司來說業(yè)務(wù)往來非常重要，因此，交易商不僅要盡力鞏固與已有客戶的業(yè)務(wù)關(guān)系，也要不斷尋求新的客戶。 (2). Enquiries國際貿(mào)易雙方在訂立合同之前必須就買賣的有關(guān)條件進(jìn)行磋商, 并達(dá)成一致。交易磋商一般始于買賣雙方的一方主動向?qū)Ψ桨l(fā)出詢盤或發(fā)盤。詢盤又叫詢價, 是指交易的一方向另一方詢問是否買進(jìn)或賣出某種商品, 以及要求什么樣的交易條件的口頭或書面表示。詢盤的內(nèi)容可以涉及價格、品名、規(guī)格、數(shù)量、包裝、交貨期, 以及索取商品目錄、價目單、樣本和樣品等。采用書面形式的詢盤除書信、電報、電傳、電郵外, 還常采用一種詢價單進(jìn)行詢盤。 詢盤按其詢問內(nèi)容的不同, 可分為一般函詢和具體詢盤。一般函詢是買方僅僅為了了解情況向賣方索要商品目錄、價目單、樣本和樣品、作報價單用的形式發(fā)票等。具體詢盤是買方或賣方有買賣的要求, 指定商品要求對方發(fā)盤。 詢盤時要仔細(xì)考慮向哪些地區(qū)發(fā)出詢盤以及同一地區(qū)與幾家客戶聯(lián)系。一般不宜同時向同一地區(qū)三家以上客戶詢盤, 以免使對方認(rèn)為寫信人需求迫切, 從而對以后交易的價格等條件產(chǎn)生不良影響。一般詢價信應(yīng)以簡單、清楚和切題為原則, 最好在信的開頭就開門見山地寫出想問的問題。因為買賣雙方在交易中處于平等地位, 所以不必使用過分客氣的詞句。如果內(nèi)容很短, 可以用明信片代替。 向以前沒有業(yè)務(wù)往來的出口商或供應(yīng)商詢盤, 應(yīng)說明是如何得到對方商行的名稱和地址的, 寫信人經(jīng)營什么業(yè)務(wù), 對什么商品感興趣, 一般的經(jīng)營方針, 要求對方提供什么等。 對于對方的詢盤則應(yīng)迅速、客氣而有針對性地答復(fù), 以期帶來更多的生意。詢盤信包括以下內(nèi)容：1）如果是初次詢盤，該信就必須告知信息來源，如通過什么方式、由誰告知、信息來源何處。2）如果回復(fù)供應(yīng)商的詢盤信，首先要表示感謝。3）公司經(jīng)營的業(yè)務(wù)范圍，打算購買什么商品，數(shù)量幾規(guī)格。4）了解交易條款，如報價、支付條款、包裝、保險等，讓供應(yīng)商知道交易條件。5）告知商品在市場上的整體情況。6）索要目錄、價目表和樣品。7）向?qū)Ψ奖砻飨胍c他進(jìn)行業(yè)務(wù)往來的愿望。8）其他情況。(3). Offers發(fā)盤是指交易的一方向另一方提出具體的交易條件, 并表示愿意按這些條件達(dá)成交易的一種行為。發(fā)盤在合同法中稱之為要約, 對發(fā)盤人來說具有法律約束力。發(fā)盤可以是應(yīng)對方的詢盤作出的答復(fù), 也可以未經(jīng)邀請直接發(fā)出。發(fā)盤多由賣方發(fā)出, 稱為售貨發(fā)盤, 也可以由買方發(fā)出, 稱為購貨發(fā)盤。從我國進(jìn)出口業(yè)務(wù)的實踐來看, 發(fā)盤報價對磋商成敗至關(guān)重要, 對此我們必須做到慎之又慎。發(fā)盤即是訂購意旨的表示, 其內(nèi)容必須明確無誤, 避免使用意義含糊的詞語。一般應(yīng)包括交易的主要條件, 如品名、規(guī)格、價格、數(shù)量、交貨期、包裝、付款方式等。 在實際業(yè)務(wù)中, 出口人常用寄送報價單的形式兜售商品邀請對方發(fā)盤。報價單可用印就的格式也可用列表式, 后者特別適用于商品繁多的情況。而在寄送報價單時, 常用一封專函, 告知對方信內(nèi)附寄報價單, 并對詢盤表示感謝或介紹所報商品和希望獲得對方的訂單。 一封好的發(fā)盤盤信要包括以下幾點：1）感謝對方的詢盤，如有必要。2）發(fā)盤信中需說明品名、質(zhì)量或規(guī)格、數(shù)量、詳細(xì)的價格條款、折扣、支付條款、裝運期、包裝條款以便買方做決定。3）如果是實盤，要說明有效期，如果是虛盤，也要給出相應(yīng)說明。4）對商品可以給出適當(dāng)?shù)脑u價。5）最后可以補充一小段來吸引對方注意你公司其他商品。6）表達(dá)希望收到對方定單的愿望。 可以是以寫信的形式發(fā)盤，也可以是電報、電傳或傳真發(fā)盤，如果是電報發(fā)