淺談網(wǎng)絡(luò)財務(wù)中的內(nèi)部控制.doc

淺談網(wǎng)絡(luò)財務(wù)中的內(nèi)部控制作者：孫亮 王洋摘要隨著網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的普及應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)在內(nèi)部控制上存在的問題也日益凸現(xiàn),主要有財務(wù)信息過分依賴原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性、財務(wù)檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險等。因此,必須采取建立健全財務(wù)檔案管理制度等措施,以加強網(wǎng)絡(luò)財務(wù)中的內(nèi)部控制。 關(guān)鍵詞網(wǎng)絡(luò)財務(wù);內(nèi)部控制;財務(wù)信息 網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段,以資源共享、優(yōu)化資源配置為目的,實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同、動態(tài)管理、遠程處理(遠程報表、報賬、審計、財務(wù)監(jiān)控、在線辦公、在線管理)、移動辦公、網(wǎng)上理財、信息服務(wù)等功能的一種現(xiàn)代財務(wù)管理新模式。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)具有開放化、透明化、程序化和規(guī)范化等特點,為實現(xiàn)有效的財務(wù)監(jiān)管提供了條件,但同時也給財務(wù)內(nèi)部控制制度帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。 一、網(wǎng)絡(luò)財務(wù)內(nèi)部控制中出現(xiàn)的新問題 1.財務(wù)信息過分依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。無論公司采用金字塔型管理模式還是采用扁平化管理模式,在網(wǎng)絡(luò)財務(wù)中,計算機是在程序的控制之下對輸入的原始數(shù)據(jù)進行加工處理的,財務(wù)數(shù)據(jù)是存儲于磁性介質(zhì)上的。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行,所以,一旦原始數(shù)據(jù)在審核時出現(xiàn)疏漏,或是在輸入中發(fā)生錯誤,計算機無法識別,以后的工作也只會將錯就錯。這一弱點,在保證會計信息質(zhì)量真實性、完整性和準(zhǔn)確性等方面,加大了風(fēng)險性。 2.操作人員的權(quán)限變化和計算機操作的便捷性帶來的安全問題。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理將由核算型財務(wù)向管理型財務(wù)轉(zhuǎn)化,財務(wù)人員在職能劃分和業(yè)務(wù)權(quán)限上也將發(fā)生很大的變化,能否在高科技面前真正做到不相容職務(wù)分離的要求值得關(guān)注。由于利用計算機進行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難,在這種情況下如果控制措施不完善,就有可能使操作人員輕易地、不留痕跡地對所使用的程序和數(shù)據(jù)進行修改,操縱會計運算的結(jié)果,從而加大了出現(xiàn)錯誤和惡意舞弊的可能性。 3.財務(wù)檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險。傳統(tǒng)財務(wù)中的原始憑證因筆跡各異具有可辨認性;因多聯(lián)復(fù)寫具有相互牽制性,難以非法修改。而網(wǎng)絡(luò)財務(wù)將實現(xiàn)“無紙化”辦公,電磁化的財務(wù)信息代替了紙質(zhì)憑證、賬簿和報表,這些磁性介質(zhì)上的信息不再是肉眼所能直接識別的,對電子數(shù)據(jù)的修改可以不留任何痕跡,使數(shù)據(jù)原件的真實性難以保證,從而為虛假財務(wù)信息的產(chǎn)生提供了機會,也使會計軌跡更加模糊、隱蔽,給審計帶來困難。 4.財務(wù)軟件帶來的問題。當(dāng)前的財務(wù)軟件功能主要是核算,而預(yù)測、決策、控制和分析等管理功能不強。此外,現(xiàn)行的財務(wù)軟件還存在著會計信息資源不能共享的問題,如工資核算系統(tǒng)無法直接利用人事勞資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù),材料核算不能和物資部門的數(shù)據(jù)共享,從而不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的發(fā)展要求。 5.網(wǎng)絡(luò)財務(wù)帶來了企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的不適應(yīng)。當(dāng)前的企業(yè)組織主要采用的是“金字塔”結(jié)構(gòu),是高層決策、中層管理、下層執(zhí)行的模式,這符合了管理幅度理論。然而,在網(wǎng)絡(luò)財務(wù)下,由于信息技術(shù)等高科技的采用大大提高了信息的共享性和傳遞的及時性,從而可實現(xiàn)財務(wù)管理的“縱向到底,橫向到邊”。如企業(yè)決策頂端可以與執(zhí)行底端實現(xiàn)方便的直接“對話”,財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門可以真正實現(xiàn)相關(guān)信息鏈的聯(lián)接,這就導(dǎo)致了當(dāng)前的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與網(wǎng)絡(luò)財務(wù)需要的環(huán)境不相適應(yīng)。 二、強化網(wǎng)絡(luò)財務(wù)內(nèi)部控制的對策 嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是網(wǎng)絡(luò)財務(wù)信息真實可靠的保證。實踐表明,計算機本身處理出錯的機率很小,但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象卻較多,而且一旦出現(xiàn)問題,損失巨大。探索有效的內(nèi)部控制制度,確保財務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性和真實性,是采用網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的內(nèi)在要求,是提高企業(yè)財務(wù)管理效率的重要途徑。 1.組織與管理控制。一方面要探索和改革能適合網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和財務(wù)管理模式。筆者認為對于信息技術(shù)比較適合的企業(yè)組織是扁平化模式,即要減少管理層次,對于財務(wù)管理模式要加大母公司財務(wù)部門對子公司財務(wù)工作的管理,條件成熟的話可采取母公司遠程集中核算。另一方面應(yīng)加強一個財務(wù)部門內(nèi)部的組織與管理挖掘,如系統(tǒng)管理崗位和審核崗位的分離,系統(tǒng)管理主要負責(zé)系統(tǒng)的軟硬件管理工作,從技術(shù)上保證系統(tǒng)的正常運行;審核崗位主要負責(zé)監(jiān)督計算機及電算化系統(tǒng)的運行,防止利用計算機進行舞弊。 2.提高數(shù)據(jù)的應(yīng)用控制。使財務(wù)軟件具備對數(shù)據(jù)的輸入控制、處理控制和輸出控制。輸入控制,即財務(wù)人員輸入的數(shù)據(jù)只有經(jīng)過復(fù)核人員的檢驗才能登記入賬,保證經(jīng)批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)沒有丟失、遺漏,也沒有增加、重復(fù)或者被作了不恰當(dāng)?shù)男薷?。處理控?即對網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理系統(tǒng)進行的內(nèi)部數(shù)據(jù)處理活動的控制措施,其中最重要的是個性痕跡控制,即對已入賬的憑證,系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改控制功能,對已結(jié)賬的憑證與賬簿以及計算機內(nèi)賬簿生成的報表數(shù)據(jù),系統(tǒng)不提供更改功能等。輸出控制即在打印輸出各種報告、報表或其他有關(guān)資料時,要保證輸出資料的準(zhǔn)確、可靠,并能按要求及時送到指定的人手中,而未經(jīng)批準(zhǔn)的人不能接觸系統(tǒng)的輸出資料。 3.增強內(nèi)部控制方法與財務(wù)軟件的集成。按照系統(tǒng)論的方法,將內(nèi)部控制集成在財務(wù)軟件中以確保財務(wù)信息的安全性和真實性,比如“不相容職務(wù)相互分離”控制方法與軟件的集成。將系統(tǒng)的權(quán)限分成功能權(quán)限和對象權(quán)限,功能權(quán)限即用戶進入系統(tǒng)功能后,用戶所在的崗位只能使用系統(tǒng)主菜單中限定的功能;對象權(quán)限即用戶進入系統(tǒng)后,用戶所在的崗位只能處理系統(tǒng)中與其崗位相關(guān)的業(yè)務(wù)類型。這樣以強制的方式使得不相容職務(wù)相互分離,強化財務(wù)管理內(nèi)部控制。 4.搞好“零時差”、“零距離”的財務(wù)監(jiān)控。主要包括強化對業(yè)務(wù)部門的財務(wù)監(jiān)控,通過在財務(wù)和業(yè)務(wù)部門間建立互通互動的實時數(shù)據(jù)鏈,實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)部門的互通、互聯(lián)、互操作,消除財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門運作上的時間有效期,以有效地加強部門財務(wù)監(jiān)控;強化對子公司的監(jiān)控,母公司財務(wù)部門間通過自動接收或發(fā)送財務(wù)報表、文件、資料,隨時調(diào)閱和檢查子公司的賬目和原始數(shù)據(jù),加強對子公司的財務(wù)監(jiān)控。 5.建立健全財務(wù)檔案管理制度。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)對財務(wù)檔案管理提出了更高的要求,需要建立存儲介質(zhì)、存儲格式、定期檢查、定期復(fù)制、瀏覽查閱、定期注銷等標(biāo)準(zhǔn)化管理制度,如備份時要采用軟盤、硬盤、移動存儲設(shè)備、光盤等存儲介質(zhì)多樣化方式。 此外,還應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的內(nèi)部審計。在搞好內(nèi)部控制制度建設(shè)的同時,完善審計制度,強化審計監(jiān)督職能。應(yīng)在財務(wù)軟件上專門為審計部門接口,審計部門可通過審計軟件對財務(wù)管理情況進行動態(tài)、全程的在