時(shí)間管理培訓(xùn)手冊(cè)(PPT 46頁(yè)).ppt

時(shí)間管理培訓(xùn)手冊(cè) 課程目標(biāo) 這個(gè)課程給大家最重要的訊息是 不是教給你把事情做得快的技巧 也不是教你怎樣可以不眠不休 我的問(wèn)題所在 我需要作出怎樣的決定 我可以做些什么和要做些什麼 目錄 認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙 如何運(yùn)用時(shí)間 總結(jié) 第一頁(yè) 什么是時(shí)間管理 時(shí)間管理是有效地運(yùn)用時(shí)間 降低變動(dòng)性 時(shí)間管理的目的 決定什么事該做 什么事不該做 時(shí)間管理最重要的功能 是透過(guò)事先的規(guī)劃 作為一種提醒與指引 時(shí)間管理的錯(cuò)誤觀念 什么是時(shí)間殺手 人最容易掉進(jìn)的時(shí)間陷阱 認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙 時(shí)間管理只是常識(shí)只要我把工作做好 我的時(shí)間管理應(yīng)該還不錯(cuò)我在壓力下表現(xiàn)較好 時(shí)間管理會(huì)令我失去我的優(yōu)勢(shì)我有使用計(jì)事本和行事歷 這還不夠嗎 時(shí)間管理的錯(cuò)誤觀念 什么是時(shí)間殺手 無(wú)形的 不自覺(jué) 有形 自覺(jué)的 接聽(tīng)電話打電話會(huì)議打擾官僚作風(fēng)溝通不足辦公室政治資源不足閱讀文件及郵件交通堵塞 欠缺周詳計(jì)劃不懂分辨輕重緩急過(guò)分注重細(xì)節(jié)猶豫不決不懂得說(shuō)不拖延善忘不懂授權(quán)欠缺組織健康欠佳 工作欠目標(biāo) 優(yōu)先次序不明確危機(jī)管理能力薄弱多項(xiàng)工作須同時(shí)進(jìn)行自我組織問(wèn)題外界騷擾無(wú)力拒絕要求不能有效授權(quán)拖延工作會(huì)議 人最容易掉進(jìn)的時(shí)間陷阱 第一頁(yè) 時(shí)間管理小故事 課上 教授在桌子上放了一個(gè)玻璃罐子 然后從桌子下面拿出一些正好可以從罐口放進(jìn)罐子里的鵝卵石 教授把石塊放完后問(wèn)他的學(xué)生 你們說(shuō)這個(gè)罐子是不是滿的 是 所有的學(xué)生異口同聲地回答 教授笑著從桌底下拿出一袋碎石子 把它們從罐口倒下去 搖一搖 問(wèn) 現(xiàn)在罐子是不是滿了 大家都有些不敢回答 一位學(xué)生怯生生地細(xì)聲回答 也許沒(méi)滿 教授不語(yǔ) 又從桌下拿出一袋沙子 慢慢倒進(jìn)罐子里 然后又問(wèn)學(xué)生 現(xiàn)在呢 沒(méi)有滿 全班學(xué)生很有信心地回答說(shuō) 是的 教授又從桌子底下拿出一大瓶水 緩緩倒進(jìn)看起來(lái)已經(jīng)被鵝卵石 小碎石 沙子填滿的玻璃罐 一個(gè)平常的玻璃罐就這樣裝下了這么多東西 但如果不先把最大的鵝卵石放進(jìn)罐子 也許以后永遠(yuǎn)沒(méi)機(jī)會(huì)把它們?cè)俜胚M(jìn)去了 生活中那么多事情 其實(shí)都可以像往這個(gè)玻璃罐里放東西那樣 先進(jìn)行時(shí)間級(jí)別分類(lèi) 按照 事分輕重緩急 進(jìn)行組合 確定先后順序 做到不遺不漏 如 A級(jí)別 時(shí)間緊 具有一定的挑戰(zhàn)性 非常重要的事情 如即將到來(lái)的考試必須多花時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備 要注意的是 很多人懼怕A級(jí)別的事情 覺(jué)得太復(fù)雜 要耗費(fèi)太多的精力 同時(shí)因?yàn)榕吕щy完不成或者完成得不完美而采取逃避的態(tài)度 B級(jí)別 很重要 但在時(shí)間上沒(méi)有特別要求 這一級(jí)別的事情當(dāng)前不需要馬上交差 但又非做不可 容易在不急的心理中被人遺忘 在最后關(guān)鍵時(shí)刻演變成A級(jí)別事件 如兩周前上級(jí)布置的任務(wù) C級(jí)別 時(shí)間上緊迫 但并不是很重要的 可以請(qǐng)別人代勞的事情 如取快件 可以請(qǐng)同學(xué)順便去取 D級(jí)別 時(shí)間上不緊迫也不是很重要的事情 有些可以請(qǐng)別人做 有的可以降低標(biāo)準(zhǔn) 有的必須要做則放在零碎時(shí)間中進(jìn)行完成 有的對(duì)生活沒(méi)有益處的事件則建議選擇放棄 如毫無(wú)意義的閑逛 目錄 認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙 如何運(yùn)用時(shí)間 總結(jié) 要管理好自己?jiǎn)?要懂得管理自己 首先要認(rèn)識(shí)自己 拋棄惡習(xí) 引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣 為什么需要目標(biāo) 目標(biāo)是行動(dòng)的導(dǎo)航燈 成功就等于目標(biāo) 其他的一切都是這句話的注解 美國(guó)潛能大師伯恩 崔西語(yǔ) 為什么需要目標(biāo) 哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查 對(duì)象是一群智力 學(xué)歷 環(huán)境都差不多的年輕人 調(diào)查發(fā)現(xiàn) 27 的人沒(méi)有目標(biāo)60 目標(biāo)模糊10 有清晰但較短期的目標(biāo)3 有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo) 成為社會(huì)各界的頂尖人士 成為各行業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士 社會(huì)的中下層面安穩(wěn)地生活與工作 社會(huì)的最底層 抱怨整個(gè)世界 25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) 短期目標(biāo) 分解目標(biāo) 剝洋蔥法多杈樹(shù)法 長(zhǎng)期目標(biāo) 個(gè)人目標(biāo) 健康 休閑和營(yíng)養(yǎng)方面的目標(biāo)事業(yè)目標(biāo) 自我職業(yè)規(guī)劃 項(xiàng)目計(jì)劃 例如推行 新系統(tǒng) 日常運(yùn)作計(jì)劃 編寫(xiě)每月生產(chǎn)報(bào)告 每周的行事安排每日需要完成的工作 命中是偶然的 打不中是必然的 如果沒(méi)有目標(biāo) 訂立計(jì)劃以掌握時(shí)間 以目標(biāo) 優(yōu)先次序 理想工作時(shí)間表表示這三塊積木為基礎(chǔ) 想好一天的計(jì)劃 搞清楚個(gè)人活力周期表 再根據(jù)最有效的工作時(shí)間 勾勒出 理想工作時(shí)間表 根據(jù)目標(biāo)的輕重 安排優(yōu)先次序 訂好長(zhǎng)期目標(biāo) 以及的短期目標(biāo) 運(yùn)用企劃的概念 擬定計(jì)劃 分解目標(biāo) 長(zhǎng)期目標(biāo) TODOLIST 執(zhí)行事項(xiàng)清單 每天做每天同一時(shí)間做將優(yōu)先次序?qū)懴掠勺钪匾氖虑閷?xiě)下 分解目標(biāo) 長(zhǎng)期目標(biāo) TODOLIST 執(zhí)行事項(xiàng)清單 分解目標(biāo) 長(zhǎng)期目標(biāo) 理想的工作時(shí)間表 1 要有正面的工作態(tài)度2 留意自己的表現(xiàn)曲線3 預(yù)留自己安靜的時(shí)間4 利用工作日志 分解目標(biāo) 長(zhǎng)期目標(biāo) 看看你的工作日志 然后問(wèn)自己 幾點(diǎn)開(kāi)始目標(biāo) 能不能早點(diǎn)開(kāi)始 有沒(méi)有任何讓你分心 以致無(wú)法完成目標(biāo)的事情 能不能早點(diǎn)開(kāi)始 你完全不受干擾的最長(zhǎng)時(shí)段有多久 不要把午飯也放進(jìn)去 你最有效率和最沒(méi)有效率是什么時(shí)候 你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度 你會(huì)照著優(yōu)先次序的書(shū)面計(jì)劃做事嗎 你在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖聠?你在怎么處理不應(yīng)該做的事 可不可以授權(quán) 手邊的工作要如何做得更有成效 更為簡(jiǎn)化 并減少細(xì)節(jié) 你花的時(shí)間與你的優(yōu)先次序是否相稱(chēng) 請(qǐng)記著 巴雷德 80 20 定理 分解目標(biāo) 長(zhǎng)期目標(biāo) 以行動(dòng)配合計(jì)劃 將目標(biāo)寫(xiě)下來(lái) 是什么目標(biāo) 要達(dá)致什么的成果 行動(dòng) 要做些什么 次序 哪些應(yīng)該先做 哪些為后 訂下完成日期及排列優(yōu)先次序時(shí)間估計(jì) 每項(xiàng)的行動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間 靈活性 有沒(méi)有預(yù)留時(shí)間給不可估計(jì)的突發(fā)事情時(shí)間表 甚么時(shí)候處理甚么事項(xiàng) 你是怎樣編排時(shí)間計(jì)劃 一 年度計(jì)劃 甘特圖二 周計(jì)劃 執(zhí)行事項(xiàng)清單史蒂芬 柯維博士 與時(shí)間有約 第一頁(yè) 甘特圖 本世紀(jì)亨利 甘特發(fā)明的 內(nèi)在思想簡(jiǎn)單 基本是一條線條圖 橫軸表示時(shí)間 縱軸表示活動(dòng) 項(xiàng)目 線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況1 明確項(xiàng)目牽涉到的各項(xiàng)活動(dòng) 項(xiàng)目 內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱(chēng) 包括順序 開(kāi)始時(shí)間 工期 任務(wù)類(lèi)型 依賴(lài) 決定性 和依賴(lài)于哪一項(xiàng)任務(wù) 2 創(chuàng)建甘特圖草圖 將所有的項(xiàng)目按照開(kāi)始時(shí)間 工期標(biāo)注到甘特圖上 3 確定項(xiàng)目活動(dòng)依賴(lài)關(guān)系及時(shí)序進(jìn)度 使用草圖 按照項(xiàng)目的類(lèi)型將項(xiàng)目聯(lián)系起來(lái) 并安排項(xiàng)目進(jìn)度 此步驟將保證在未來(lái)計(jì)劃有所調(diào)整的情況下 各項(xiàng)活動(dòng)仍然能夠按照正確的時(shí)序進(jìn)行 也就是確保所有依賴(lài)性活動(dòng)能并且只能在決定性活動(dòng)完成之后按計(jì)劃展開(kāi) 同時(shí)避免關(guān)鍵性路徑過(guò)長(zhǎng) 關(guān)鍵性路徑是由貫穿項(xiàng)目始終的關(guān)鍵性任務(wù)所決定的 它既表示了項(xiàng)目的最長(zhǎng)耗時(shí) 也表示了完成項(xiàng)目的最短可能時(shí)間 請(qǐng)注意 關(guān)鍵性路徑會(huì)由于單項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)度的提前或延期而發(fā)生變化 而且要注意不要濫用項(xiàng)目資源 同時(shí) 對(duì)于進(jìn)度表上的不可預(yù)知事件要安排適當(dāng)?shù)母辉r(shí)間 SlackTime 但是 富裕時(shí)間不適用于關(guān)鍵性任務(wù) 因?yàn)樽鳛殛P(guān)鍵性路徑的一部分 它們的時(shí)序進(jìn)度對(duì)整個(gè)項(xiàng)目至關(guān)重要 4 計(jì)算單項(xiàng)活動(dòng)任務(wù)的工時(shí)量 5 確定活動(dòng)任務(wù)的執(zhí)行人員及適時(shí)按需調(diào)整工時(shí) 6 計(jì)算整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間 權(quán)衡輕重 最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes 長(zhǎng)期目標(biāo) 區(qū)分優(yōu)先工作 某些事件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 不重要又不緊急 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)新機(jī)會(huì) 重要但不緊急 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 不重要但緊急 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有期限壓力的計(jì)劃 重要又緊急 有趣的活動(dòng) 防患未然 規(guī)劃 休閑 不速之客 必要而不重要的問(wèn)題 受歡迎的活動(dòng) 分解目標(biāo) 長(zhǎng)期目標(biāo) 權(quán)利下放 授權(quán) 授權(quán)應(yīng)有的心態(tài) 把工作授權(quán)給下級(jí) 應(yīng)該存在一個(gè)給下屬發(fā)展的機(jī)會(huì)它不是用來(lái)懲罰下級(jí)不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情 授權(quán)的形態(tài) 主要可以分成兩種形態(tài) 下達(dá)指令充分信任 如何介定哪些工作委派 你必須自己做 你應(yīng)該做 但有些人可以幫助你 你可以做 但如果其他人有機(jī)會(huì)也可以做 其他人應(yīng)該做 但情況緊急時(shí)你可以幫他 其他人必須做 解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果詢(xún)問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn) 預(yù)期的成果 訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識(shí)訂出跟進(jìn)時(shí)間表肯定成就 提高士氣 應(yīng)守的規(guī)則 自我約束 行為科學(xué)研究表明 一個(gè)人一天的行為只有5 是屬于非習(xí)慣性的 而95 的行為都是習(xí)慣性的 江山易改 本性難移 羅曼 羅蘭名言 性情即命運(yùn) 時(shí)光對(duì)有些人像張滿的風(fēng)帆 而對(duì)另一些人卻像爬行的蝸牛 1 給變你的習(xí)慣 2 修正你的態(tài)度 3 增加你的生產(chǎn)力 1 你的辦公桌 你的工作環(huán)境是怎么樣 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率 改善工作環(huán)境 將所有可以吸引你視線的東西全挪開(kāi)將你每天必須用的文具放在上面 電話 時(shí)間表 筆記本 日歷 筆座 將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來(lái)將不同的文件歸檔 2 歸檔 一些你需要今天馬上完成的事情 DONOW一些你需要這個(gè)星期完成的工作 FILE一些你需要?dú)w檔的文件 FILE有空才閱讀的書(shū)本 READ需要傳閱的文件 PASSON一些文件需要等待資料完成 PROGRESS 3 如何處理電話 電郵 如果找不道要通話的對(duì)方 切記要留言 并說(shuō)明事情的嚴(yán)重性 以確保對(duì)方回電打電話之前 要把事情重點(diǎn)寫(xiě)下來(lái)要談比較復(fù)雜的事情 可以先將文件傳真給對(duì)方先看 減少詳細(xì)解釋的時(shí)間備有有關(guān)文件自設(shè)時(shí)限 4 處理會(huì)議 每次召開(kāi)任何會(huì)議前 必須要緊記以下幾點(diǎn) 我是否一定要出席這個(gè)會(huì)議會(huì)議之前應(yīng)派發(fā)議程說(shuō)明開(kāi)會(huì)的目的如果你是主席 你應(yīng)鼓勵(lì)發(fā)言和要求言之有物 要避免發(fā)言同事偏離主題最好設(shè)定一個(gè)時(shí)限 以方便各人安排工作 5 要懂得說(shuō)不 說(shuō)不應(yīng)該是有禮貌要給對(duì)方的清晰的解釋給對(duì)方另外的選擇和建議 6 處理拖延心態(tài) 為什么我們會(huì)拖延 不知道如何或從何入手不知道為什么要做 不喜歡去處理個(gè)人情緒及健康問(wèn)題缺乏獎(jiǎng)勵(lì)沒(méi)有迫切性找借口過(guò)分憂慮忙碌過(guò)后 7 改善拖延方法 行動(dòng) 每次只處理一項(xiàng)工作及時(shí)去做交付下屬去做 把工作分成若干部分訂出工作時(shí)間 問(wèn)題 文件洗牌 著手工作時(shí)間 改善拖延方法 建立自信 跟自己說(shuō) 我一定可以做到 設(shè)立目標(biāo)找出與自己相關(guān)的方法 對(duì)自己的好處儲(chǔ)蓄時(shí)間全力再戰(zhàn)自我獎(jiǎng)勵(lì)設(shè)立完工期限時(shí)刻提醒自己事情的重要性有充分的準(zhǔn)備 才會(huì)把事情做好時(shí)間就是金錢(qián) 我們可以怎樣贏得每一分秒 利用交通時(shí)間與運(yùn)動(dòng)同行避開(kāi)繁忙時(shí)間車(chē)上觀察構(gòu)思車(chē)上看書(shū) 出差外游收集情報(bào)計(jì)劃構(gòu)想寓工作于娛樂(lè) 目錄 認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙 如何運(yùn)用時(shí)間 總結(jié) 希望你能夠 看到自己的問(wèn)題在那里要改變生活的習(xí)慣和工作方式在自己所能控制的情