合同回款管理制度2012.doc

合同回款管理制度第一章 總 則評估合同風(fēng)險(xiǎn)，明確崗位職責(zé)，保證工作質(zhì)量，提高執(zhí)行效率，嚴(yán)格監(jiān)督、檢查與考核，促進(jìn)合同回款，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。第二章 回款管理職責(zé)一、回款是公司經(jīng)營根本，作為日常管理工作，總經(jīng)理必須親自抓回款工作。二、回款是各部門一把手的主要責(zé)任，回款指標(biāo)是對一把手考核的關(guān)鍵考核指標(biāo)。三、財(cái)務(wù)部回款主管部長，專門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的管理，直接匯報(bào)給總經(jīng)理。四、回款工作人人有責(zé)，公司每個(gè)崗位都必須認(rèn)真履行崗位職責(zé)，保證回款，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。公司各部門、各崗位均有權(quán)對影響回款的行為，提出獎懲意見，提報(bào)綜合部考核。五、回款工作，總經(jīng)理統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)部回款主管部長監(jiān)督市場部的合同執(zhí)行管理員，合同執(zhí)行管理員監(jiān)督合同執(zhí)行過程，各執(zhí)行部門按五大計(jì)劃流程要求合理規(guī)劃、組織、實(shí)施合同的執(zhí)行工作，綜合部監(jiān)督、檢查、考核、考評財(cái)務(wù)部、市場部和各執(zhí)行部門的回款工作。第三章 合同回款過程管理一、合同事前風(fēng)險(xiǎn)評估1、工作職責(zé) （1）銷售經(jīng)理：項(xiàng)目跟蹤過程中，在項(xiàng)目管理軟件填寫項(xiàng)目跟蹤信息，組織項(xiàng)目分析會，填寫跟蹤分析流程表，進(jìn)行客戶評審，寫明客戶資金狀況、項(xiàng)目資金來源、額度、時(shí)間點(diǎn)、項(xiàng)目回款預(yù)期。 （2）行業(yè)經(jīng)理：投標(biāo)前，組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人召開投標(biāo)分析會，填寫投標(biāo)分析流程表，全面評估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。 （3）合同管理會計(jì)：定期更新客戶欠款率，評價(jià)客戶信用，建立客戶信用檔案，協(xié)助客戶評審。 （4）財(cái)務(wù)部長：配合銷售經(jīng)理客戶評審，配合行業(yè)經(jīng)理項(xiàng)目投標(biāo)分析，評估項(xiàng)目資金風(fēng)險(xiǎn)，提出財(cái)務(wù)指導(dǎo)意見，上報(bào)重大風(fēng)險(xiǎn)合同。 （5）綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部負(fù)責(zé)評審流程的監(jiān)督、檢查。2、評審權(quán)限（1）100萬以上、評審存在風(fēng)險(xiǎn)條款的銷售合同簽訂前，銷售經(jīng)理必須將合同提交公司法律顧問評審。（2）200萬以上銷售合同簽訂前，除履行正常評審流程，必須經(jīng)過總經(jīng)理評審后方可簽訂。（3）合同經(jīng)客戶評審、投標(biāo)分析，存在重大資金風(fēng)險(xiǎn)、執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)、利潤虧損，銷售經(jīng)理、行業(yè)經(jīng)理、財(cái)務(wù)部長必須及時(shí)上報(bào)。3、回款條款簽訂原則 （1）所有銷售合同，回款條款原則上都應(yīng)簽訂預(yù)付款，且預(yù)付款到賬后方可執(zhí)行采購付款。 （2）備件合同：新客戶：預(yù)付款不得低于30%，且全款提貨；老客戶：客戶信用狀況良好，可執(zhí)行歷史條款；客戶存在欠款，或貨到公司長時(shí)間不提，則新增合同預(yù)付款不得低于30%，且全款提貨。（3）工程合同：新客戶：預(yù)付款原則上不得低于30%，質(zhì)保金不得高于10%，期限不得超過12個(gè)月；老客戶：客戶信狀況良好，可執(zhí)行歷史條款；客戶存在欠款，則新增合同必須簽訂預(yù)付款（30%）、提貨款（30%），且預(yù)付款到賬后方可執(zhí)行采購付款。 （4）財(cái)務(wù)部有權(quán)根據(jù)客戶歷史信用情況，針對欠款客戶做出以后合同條款的特殊要求。4、違規(guī)處罰： （1）銷售經(jīng)理未登記項(xiàng)目信息，不召開跟蹤分析會，不進(jìn)行客戶評審，商務(wù)費(fèi)用不予審批，每次罰款100元。 （2）行業(yè)經(jīng)理未召開投標(biāo)分析會，未進(jìn)行合同評審，合同就參與投標(biāo)，行業(yè)經(jīng)理、相關(guān)責(zé)任人每次罰款200元，公司不承擔(dān)任何費(fèi)用，風(fēng)險(xiǎn)和損失由市場部、相關(guān)責(zé)任部門承擔(dān)。 （3）未按規(guī)定額度、流程執(zhí)行合同評審，責(zé)任人罰款200元。 （4）綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部未進(jìn)行評審檢查、監(jiān)督，責(zé)任人、部門負(fù)責(zé)人每次罰款100元。 （5）凡合同未經(jīng)評審，或低估合同風(fēng)險(xiǎn)，不及時(shí)上報(bào)，給公司造成損失，報(bào)綜合部給予相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅處理。二、合同立項(xiàng)1、工作職責(zé)（1）行業(yè)經(jīng)理：組織召開立項(xiàng)分析會，填寫立項(xiàng)流程表，評估項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，安排項(xiàng)目執(zhí)行各環(huán)節(jié)進(jìn)度要求。（2）銷售經(jīng)理：闡述客戶、項(xiàng)目情況，提供實(shí)際工期需求，明確特殊事項(xiàng)，確認(rèn)預(yù)計(jì)回款到帳時(shí)間、支付方式、保函要求、回款條件。 （3）項(xiàng)目經(jīng)理：按項(xiàng)目實(shí)際組織、安排項(xiàng)目執(zhí)行周期，協(xié)調(diào)各部門存在問題、困難，制定解決方案，確定各部門工作進(jìn)度安排。 （4）采購（資源）管理：確認(rèn)采購清單，落實(shí)采購貨期、庫存、竄貨安排，保證貨物及時(shí)到位。 （5）成套負(fù)責(zé)人：明確成套設(shè)計(jì)、采購委托下達(dá)、生產(chǎn)結(jié)束、發(fā)貨時(shí)間、質(zhì)量要求，制定特殊問題、困難處理方案。 （6）工程管理：明確施工資料、施工進(jìn)度、工作節(jié)點(diǎn)，質(zhì)量要求，按回款要求安排各階段任務(wù)。 （7）合同執(zhí)行管理員：明確項(xiàng)目執(zhí)行各節(jié)點(diǎn)、各部門、各崗位的工作要求，執(zhí)行進(jìn)度。 （8）財(cái)務(wù)部長：按立項(xiàng)進(jìn)度安排，確認(rèn)各節(jié)點(diǎn)回款要求，明確各崗位回款責(zé)任。 （9）綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部負(fù)責(zé)評審流程的監(jiān)督、檢查。2、違規(guī)處罰：（1）未按項(xiàng)目要求時(shí)間完成立項(xiàng)委托，行業(yè)經(jīng)理（或業(yè)務(wù)經(jīng)理）罰款100元。（2）立項(xiàng)內(nèi)容填寫不完整，存在漏洞，風(fēng)險(xiǎn)評估不足，行業(yè)經(jīng)理罰款100元。（3）銷售經(jīng)理提供的客戶實(shí)際需求不客觀，導(dǎo)致執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)、困難，造成資金占用，影響回款，每次罰款100元。（4）項(xiàng)目經(jīng)理不掌握項(xiàng)目實(shí)際情況，項(xiàng)目執(zhí)行組織不合理，造成資金占用，影響回款，每次罰款100元。（5）行業(yè)經(jīng)理未將立項(xiàng)流程表及時(shí)發(fā)送相關(guān)人員，罰款50元。（6）綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部未履行檢查、監(jiān)督職責(zé)，每發(fā)現(xiàn)一次責(zé)任人部門負(fù)責(zé)人罰款100元。三、合同執(zhí)行1、合同存檔要求（1）銷售經(jīng)理必須在合同簽訂2個(gè)工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料提交市場部合同執(zhí)行管理員存檔，合同管理員在接收當(dāng)天將合同資料復(fù)印件提交財(cái)務(wù)部合同管理會計(jì)，因提交時(shí)間延誤影響回款統(tǒng)計(jì)，延誤者每次罰款100元。（2）項(xiàng)目經(jīng)理、銷售經(jīng)理，必須貨物交付、項(xiàng)目安裝調(diào)試結(jié)束后，一周內(nèi)簽收貨物、工程驗(yàn)收報(bào)告，并于2個(gè)工作日內(nèi)提交市場部合同執(zhí)行管理員，合同執(zhí)行管理員在接收當(dāng)天提交財(cái)務(wù)部合同管理會計(jì)，確認(rèn)應(yīng)收賬款，因手續(xù)不全影響回款，延誤者每次罰款100元。（3）無銷售合同，公司不予執(zhí)行，合同執(zhí)行管理員必須及時(shí)上報(bào)，否則因無審批手續(xù)即開始執(zhí)行，責(zé)任人罰款100元，特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 2、委托下達(dá)要求因設(shè)計(jì)、采購、成套、施工、技術(shù)服務(wù)等委托下達(dá)不及時(shí)，造成工期延誤，影響回款，責(zé)任人、部門負(fù)責(zé)人罰款100元。3、采購貨期要求（1）采購不能按委托時(shí)間要求到貨，影響交貨，影響執(zhí)行工期和回款；（2）因個(gè)別貨物不到貨，影響備件合同交貨、成套產(chǎn)成交貨、工程安裝驗(yàn)收，影響工期和回款；（3）采購不掌握工程實(shí)際需求，提貨與需求不對應(yīng)，造成資金占用或貨期延誤，影響回款；以上情況，采購員、采購經(jīng)理、合同執(zhí)行管理員各罰款100元。4、項(xiàng)目工期要求（1）銷售員必須將合同延期、暫停、合同變更等動態(tài)信息反饋給項(xiàng)目經(jīng)理、合同執(zhí)行管理員、合同管理會計(jì)，如果造成資金占用，罰款100元。（2）項(xiàng)目經(jīng)理不掌握整體執(zhí)行進(jìn)度，委托下達(dá)、客戶提貨時(shí)間安排不合理，造成資金占用或貨期延誤，影響回款，罰款100元。（3）成套、控制工程、軟件工程、工程管理執(zhí)行計(jì)劃不嚴(yán)謹(jǐn)，不能按委托工期完成工作，導(dǎo)致工期延誤，影響回款，直接責(zé)任人、部門經(jīng)理罰款100元。（4）因工程質(zhì)量問題導(dǎo)致工期延誤、無法驗(yàn)收、影響回款，直接責(zé)任人、部門領(lǐng)導(dǎo)各罰款100元。（5）項(xiàng)目執(zhí)行各環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題、變化，不及時(shí)上報(bào)合同執(zhí)行管理員、上報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)，或虛報(bào)、瞞報(bào)、拖延處理，延誤執(zhí)行工期，影響回款的，責(zé)任人罰款100元。5、付款結(jié)算要求（1）財(cái)務(wù)部不按時(shí)完成付款審核、結(jié)算，影響采購提貨、合同執(zhí)行，相關(guān)責(zé)任人、財(cái)務(wù)部長各罰款100元。（2）財(cái)務(wù)部不能采取靈活的銀行結(jié)算方式，充分組合、利用公司現(xiàn)有資金，影響采購付款，財(cái)務(wù)部長罰款100元。（3）對于工程項(xiàng)目采購，采購合同不能比照銷售合同條款簽訂，未簽訂風(fēng)險(xiǎn)、違約條款，因后續(xù)服務(wù)、貨物質(zhì)量、貨期爭議等影響回款，采購員、采購經(jīng)理各罰款100元。6、提貨要求 （1）按合同條款，存在欠款合同，發(fā)貨申請財(cái)務(wù)部不予審核；如有特殊說明，銷售經(jīng)理必須給出回款時(shí)間，財(cái)務(wù)部以此進(jìn)行回款考核。（2）備件合同，銷售員必須在貨物到達(dá)公司前提示客戶提貨，如延誤執(zhí)行有效期，造成回款延誤，罰款100元。（3）工程合同產(chǎn)成后，客戶不提貨，每延誤一周，銷售經(jīng)理罰款100元。（4）因入庫、出庫手續(xù)不及時(shí)，導(dǎo)致發(fā)貨延誤，影響回款，采購、庫房、合同執(zhí)行管理相關(guān)責(zé)任人罰款100元。（5）如合同執(zhí)行工期緊急，需先出庫、直發(fā)，后補(bǔ)物流手續(xù)，責(zé)任部門要在1個(gè)工作日內(nèi)完成入庫、出庫手續(xù)的錄入、審核，如因此影響欠款統(tǒng)計(jì)，責(zé)任人、部分負(fù)責(zé)人罰款100元。（6）因庫存信息不準(zhǔn)，賬物不準(zhǔn)，影響貨物調(diào)配、發(fā)貨，影響回款，采購、庫房、合同執(zhí)行管理相關(guān)責(zé)任人、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)罰款100元。（7）因庫房發(fā)貨錯誤、混亂、延誤，影響回款，發(fā)貨人員、庫房主管各罰款100元。7、銷售發(fā)票掛賬要求（1）對于符合開票掛賬條件的合同，銷售部不及時(shí)申請發(fā)票，銷售申請了財(cái)務(wù)不及時(shí)開出發(fā)票，影響掛賬回款，責(zé)任人罰款100元。（2）財(cái)務(wù)部不能按期完成納稅申報(bào)（每月12日前），影響開發(fā)票掛賬回款，相關(guān)會計(jì)、主管會計(jì)、稅務(wù)主管部長罰款100元。（3）材料會計(jì)每周一向采購員提供發(fā)票清收明細(xì)表，采購員按采購合同條款向供應(yīng)商索要發(fā)票，如不能及時(shí)收回進(jìn)項(xiàng)發(fā)票，或進(jìn)項(xiàng)發(fā)票錯誤影響認(rèn)證，導(dǎo)致進(jìn)項(xiàng)稅不足，影響開具銷售發(fā)票掛賬回款，材料會計(jì)、采購員按責(zé)任罰款100元。8、借貨管理要求具體要求執(zhí)行公司借貨管理制度9、到期應(yīng)收款要求（1）對于滿足回款條件的合同，到期不回款，或銷售經(jīng)理不能給出明確欠款原因；（2）銷售人員離職，區(qū)域經(jīng)理沒有落實(shí)好回款交接工作，沒有落實(shí)到具體責(zé)任人；（4）工程因一些非主要問題長期拖延，無法繼續(xù)執(zhí)行或辦理驗(yàn)收，銷售不能協(xié)調(diào)解決，造成公司資金占用，無法回款；（5）項(xiàng)目已具備驗(yàn)收條件，項(xiàng)目經(jīng)理必須及時(shí)通知銷售經(jīng)理協(xié)助辦理驗(yàn)收手續(xù)或催款；因上述情況導(dǎo)致合同到期無法回款，財(cái)務(wù)部將自動確認(rèn)合同欠款，從欠款當(dāng)月起銷售經(jīng)理、執(zhí)行責(zé)任人每月罰款100元。綜上所述，以上合同執(zhí)行過程，綜合部、財(cái)務(wù)部、市場部負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督與考評，情節(jié)嚴(yán)重，影響數(shù)額巨大，給公司造成重大損失、風(fēng)險(xiǎn)的，報(bào)綜合部審查處理。第四章 合同回款考核管理一、回款核算1、合同管理會計(jì)每周五必須發(fā)布準(zhǔn)確的應(yīng)收賬款報(bào)表給回款責(zé)任人、區(qū)域經(jīng)理、銷售公司經(jīng)理、合同執(zhí)行管理員，發(fā)布不及時(shí)、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，罰款100元。2、合同執(zhí)行管理員必須在收到應(yīng)收賬款報(bào)表一個(gè)工作日內(nèi)，將合同執(zhí)行進(jìn)度填列在表中反饋給合同管理會計(jì)，以便確認(rèn)到期應(yīng)收款，否則每次罰款100元。3、合同執(zhí)行管理員每周五必須發(fā)布準(zhǔn)確的項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度表，否則罰款100元。4、如合同條款變更，銷售員必須在變更后2個(gè)工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料提交市場部合同執(zhí)行管理員存檔，合同管理員必須在接收當(dāng)天將合同資料復(fù)印件提交財(cái)務(wù)部合同管理會計(jì)，重新確認(rèn)應(yīng)收賬款，否則每次罰款100元。5、對于同一客戶的多個(gè)合同，銷售員隨意落實(shí)回款合同號，給財(cái)務(wù)部核對實(shí)際欠款造成困難，罰款100元。6、因出庫手續(xù)不全、信息錯誤，造成財(cái)務(wù)部無法準(zhǔn)確計(jì)量發(fā)貨金額，影響欠款統(tǒng)計(jì)，倉庫保管員、發(fā)貨人、合同執(zhí)行管理員按責(zé)任罰款100元。二、回款計(jì)劃1、合同管理會計(jì)每月28日（休息日順延）必須將應(yīng)收賬款報(bào)表（區(qū)分陳欠款、到期應(yīng)收款）發(fā)送給回款責(zé)任人、區(qū)域經(jīng)理、銷售公司經(jīng)理，發(fā)布不及時(shí)、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，罰款100元。2、各區(qū)域必須在2個(gè)工作日內(nèi)落實(shí)回款時(shí)間，反饋給財(cái)務(wù)部長、銷售公司經(jīng)理，否則區(qū)域經(jīng)理、銷售公司經(jīng)理各罰款100元。3、合同管理會計(jì)按各區(qū)域反饋結(jié)果，在2個(gè)工作日內(nèi)編制完回款計(jì)劃，提交市場部計(jì)劃管理員，否則合同管理會計(jì)、主管會計(jì)、財(cái)務(wù)部長各罰款100元。三、回款績效考核1、回款績效考核分為部門利潤考核、合同執(zhí)行考核兩部分，部門利潤考核方式由綜合部制定，財(cái)務(wù)部按制度核算，合同執(zhí)行考核按上述規(guī)定執(zhí)行。2、“回款率”是考核銷售公司經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、執(zhí)行部門一把手、財(cái)務(wù)部回款主管部長、合同執(zhí)行管理員的關(guān)鍵指標(biāo)，財(cái)務(wù)部每月制定陳欠款、在執(zhí)行合同回款計(jì)劃，“實(shí)際回款率”將考核銷售公司領(lǐng)導(dǎo)績效的40%，考核其他部門領(lǐng)導(dǎo)績效的30%。3、綜合部每周按上述要求檢查一次回款工作狀況，找出影響回款的責(zé)任人，給出處理報(bào)告。每漏檢一次，檢查人員、綜合部長罰款100元。4、財(cái)務(wù)部每月核算合同欠款，合同執(zhí)行管理員落實(shí)欠款原因、責(zé)任部門、責(zé)任崗位反饋給財(cái)務(wù)部，綜合部、財(cái)務(wù)部按規(guī)定給出處罰意見，告知相關(guān)責(zé)任人，罰款直接從當(dāng)月工資扣除。 5、清欠成本 （1）銷售人員離職前，財(cái)務(wù)部必須審核欠款，銷售公司落實(shí)接手人，若未落實(shí)，人員離職，責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)、區(qū)域經(jīng)理罰款200元。（2）銷售人員離職前，如有欠款未收回，工資、提成暫停發(fā)放，區(qū)域經(jīng)理必須責(zé)成其將欠款全部收回后方可辦理離職手續(xù)，并發(fā)放工資