關(guān)于開展現(xiàn)場監(jiān)督類公證質(zhì)量自查自糾的報告

關(guān)于開展現(xiàn)場監(jiān)督類公證質(zhì)量自查自糾的報告XX市司法局公證管理處：根據(jù)司法部5月31日召開的開展現(xiàn)場監(jiān)督公證專項整頓規(guī)范活動電視電話會議、省廳貫徹落實會議的精神及市局“關(guān)于開展現(xiàn)場監(jiān)督類公證質(zhì)量專項檢查的通知精神”，我處于200X年X月X日組織全處同志對200X年至200X年X月期間辦結(jié)的現(xiàn)場監(jiān)督類公證進行了自查自糾。我處總共自查了X本卷宗,其中招投標公證X件,有獎銷售X件,拍賣公證X件,證據(jù)保全公證X件,發(fā)信函公證XX件。通過這次自查自糾活動的開展，對照中華人民共和國公證暫行條例、公證程序規(guī)則、開獎公證細則的規(guī)定，沒有發(fā)現(xiàn)錯假證，但發(fā)現(xiàn)我處公證員在辦理現(xiàn)場監(jiān)督類公證還存在以下幾個方面的問題：一、資料的收集審查不夠仔細。如有的招投標公證缺少招標文件和投標單位的營業(yè)執(zhí)照資質(zhì)證明等材料未及時補齊，有的發(fā)信函公證缺少原始的債權(quán)依據(jù)。二、談話筆錄做得過于簡單。如有的證據(jù)保全公證中的現(xiàn)場工作記錄只有很簡單的幾句話，沒有將保全行為的全部過程寫清楚；有的發(fā)信函公證的談話筆錄形同虛設(shè)，沒有寫明發(fā)信的理由。三、發(fā)信函公證沒有做到由兩名公證員或公證工作人員共同辦理，往往只由公證員一人辦理。四、表格資料填寫不完備。有的公證卷宗中申請表、送達回證等材料填寫不全。針對我處辦證過程中存在的問題，同時為了更好地貫徹落實開獎公證細則及規(guī)范現(xiàn)場監(jiān)督類公證的辦證程序，經(jīng)全處處務(wù)會討論商量，我處提出如下整改意見：一、及時匯報請示一旦有當(dāng)事人提出大型開獎活動公證及其他群體性的現(xiàn)場監(jiān)督公證,應(yīng)在正式受理前及時向上級公證管理部門匯報請示,在得到答復(fù)以后方能受理,并在辦理過程中及時匯報請示辦證細節(jié)。二、嚴格辦證程序我處在今后辦理現(xiàn)場監(jiān)督公證時，將按照中華人民共和國公證暫行條例、公證程序規(guī)則、開獎公證細則的規(guī)定，包括發(fā)信函公證在內(nèi)的所有現(xiàn)場監(jiān)督公證，從人員要求到管轄規(guī)定均應(yīng)按照程序認真執(zhí)行。三、加強實體審查今后我處在辦證中還將著重對申請人資質(zhì)的審查，尤其是開獎公證、招投標公證、證據(jù)保全公證，對主辦方的資格應(yīng)作全面審查，要求公證員從申請人提供的營業(yè)執(zhí)照、文件批復(fù)以及其他相關(guān)證據(jù)資料綜合審查；對抽獎活動規(guī)則、拍賣規(guī)則、招標文件等資料應(yīng)事先作合法性、合理性、公平性的審查；對整個現(xiàn)場活動作好監(jiān)督檢查工作，把握好每一個活動細節(jié)。四、細化談話筆錄要求每位公證員不忽視談話筆錄作為證據(jù)的重要性，將申辦理由、當(dāng)事人的具體情況、申辦事項的具體情況作為談話筆錄的必要要素。五、健全卷宗制作對公證卷宗中的每一份程序性表格均應(yīng)按規(guī)