物業(yè)檔案的整理5.3.doc

第三節(jié)物業(yè)檔案的整理一、物業(yè)檔案全宗的劃分物業(yè)公司是專門對(duì)已建成投入使用的房屋及其附屬設(shè)備設(shè)施、相關(guān)場(chǎng)地實(shí)施專業(yè)化管理，并為物業(yè)業(yè)主和使用人提供多方面、多層次的有償服務(wù)和良好的居住和工作環(huán)境的獨(dú)立核算、自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、具有獨(dú)立法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。根據(jù)檔案全宗構(gòu)成的三個(gè)條件，物業(yè)公司產(chǎn)生的全部檔案應(yīng)當(dāng)構(gòu)成一個(gè)物業(yè)檔案全宗。物業(yè)公司自成立之日起，就是一個(gè)新的立檔單位，在其基本職能沒(méi)有發(fā)生重大改變，只是職能或工作范圍的擴(kuò)大或縮小、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的調(diào)整等情況下，其變化前后形成的檔案仍屬于一個(gè)全宗。如，物業(yè)公司屬下的其中一個(gè)管理處因業(yè)務(wù)原因要移交給另外一間物業(yè)公司管理，部分檔案因此也移交出去，但這種情況并不影響原物業(yè)公司全宗。管理處(小區(qū))屬物業(yè)公司的派出機(jī)構(gòu)，其所產(chǎn)生的檔案不能構(gòu)成一個(gè)全宗，而屬物業(yè)公司全宗的一部分。在該管理處(小區(qū))轉(zhuǎn)出時(shí)，將有關(guān)本公司全局的檔案復(fù)印一份存檔，如黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、財(cái)務(wù)等檔案；原件及僅關(guān)系小區(qū)管理的檔案可一并移交給下一間物業(yè)公司，成為下一間物業(yè)公司全宗的一部分，如住戶檔案、基建檔案、物業(yè)維修檔案、物業(yè)房產(chǎn)檔案等。但是，遇兩間以上物業(yè)公司因發(fā)展需要而進(jìn)行合并，其合并前后的檔案應(yīng)劃分為兩個(gè)以上全宗，即合并后產(chǎn)生的檔案是一個(gè)全宗，合并前各物業(yè)公司所形成的檔案各自為一個(gè)全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于兩公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要于1999年進(jìn)行合并，這樣就存在三個(gè)不同的全宗，即19901999甲公司全宗、19921999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。二、全宗內(nèi)物業(yè)檔案的分類(一)分類的含義和要求1.分類的含義全宗內(nèi)物業(yè)檔案分類是指按照物業(yè)檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，把物業(yè)管理公司的全部檔案分成若干類別，并組成體系，以利整理、保管和利用的過(guò)程。為便于全宗內(nèi)檔案分類工作的進(jìn)行，應(yīng)編制一份分類大綱(分類方案)作為檔案分類工作的依據(jù)。所謂分類方案，亦稱分類大綱，是指標(biāo)列各個(gè)類目的名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。類目，是檔案分類表的構(gòu)成單元，是在性質(zhì)上或特征上具有共同屬性的檔案的總稱。分類方案編制后不是一成不變的，在具體操作過(guò)程中可根據(jù)實(shí)際情況加以修正和補(bǔ)充。2.編制分類方案的基本要求(1)分類應(yīng)該體現(xiàn)客觀性，即從物業(yè)檔案形成的特點(diǎn)和物業(yè)檔案成分的實(shí)際出發(fā)，按照文件在物業(yè)公司或各管理處(小區(qū))管理活動(dòng)中原來(lái)形成的聯(lián)系進(jìn)行分類，最大限度地保持全宗內(nèi)檔案文件之間的歷史聯(lián)系。(2)分類應(yīng)該具有邏輯性，即在構(gòu)思分類體系時(shí)，應(yīng)該有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和明確的類屬關(guān)系。分類方案中同級(jí)的各類地位相等，內(nèi)容上相互排斥、不能相互包容。(3)分類應(yīng)該具有實(shí)用性，即便于保管、檢索和利用。要選擇適合物業(yè)管理檔案分類的最優(yōu)分類方案。(4)分類應(yīng)該具有發(fā)展性，即在檔案類目的具體設(shè)置上，不僅要考慮到現(xiàn)有的檔案情況，還要進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，充分估計(jì)到可能出現(xiàn)的新類目，使檔案分類類目的設(shè)置留有合理的擴(kuò)充發(fā)展的余地。事物是不斷發(fā)展的，物業(yè)公司的業(yè)務(wù)范圍也會(huì)不斷的擴(kuò)大，公司職能也會(huì)不斷的加強(qiáng)，隨之產(chǎn)生的檔案也將不斷的豐富。在編制分類大綱時(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，給類目留有一定的發(fā)展空間。(二)分類的作用物業(yè)公司管理著一定規(guī)模的物業(yè)，業(yè)務(wù)范圍廣，設(shè)置的機(jī)構(gòu)眾多，各部門產(chǎn)生的檔案紛繁復(fù)雜，如果不按照檔案之間的異同或聯(lián)系把它們區(qū)分成若干類別，就無(wú)法立卷、保管和利用。再者，在新的形勢(shì)下，檔案機(jī)制必須深入到日常的業(yè)務(wù)工作中去，對(duì)全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類，可以指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門的文件材料按類別積累、歸檔。因此，全宗內(nèi)物業(yè)檔案的分類就顯得非常重要。(三)編制分類方案的指導(dǎo)文件物業(yè)公司屬于非生產(chǎn)型的企業(yè)。在編制物業(yè)公司的分類方案時(shí)，可參照國(guó)家檔案局制定的工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則的基本分類思想、分類原則、分類方法執(zhí)行。工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則適合一個(gè)全宗內(nèi)全部檔案的分類整理，編制目的是解決企業(yè)檔案實(shí)體的分類整理和排架管理，屬于檔案實(shí)體分類。其選擇的分類標(biāo)準(zhǔn)充分考慮了企業(yè)檔案實(shí)體所反映企業(yè)的職能活動(dòng)，遵循企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律。(四)編制分類方案的步驟1.在編制物業(yè)公司分類方案之前，必須對(duì)整個(gè)公司的管理職能及其所產(chǎn)生的檔案(文件材料)進(jìn)行全面的了解和掌握綜合型物業(yè)公司的管理層一般設(shè)有辦公室、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營(yíng)部、物業(yè)管理部、租賃管理部、工程部、保安部、檔案室等各種職能部門；公司下一級(jí)是各物業(yè)管理處(小區(qū)、大廈)和公司開辦的企業(yè)。辦公室產(chǎn)生公司行政管理檔案、人事檔案；財(cái)務(wù)部產(chǎn)生財(cái)務(wù)檔案；經(jīng)營(yíng)部產(chǎn)生經(jīng)營(yíng)管理檔案；租賃部租賃管理檔案；物業(yè)管理部產(chǎn)生房屋及房屋附屬設(shè)備檔案、業(yè)主(住戶)檔案；工程部產(chǎn)生基建檔案、修繕檔案。對(duì)于本公司是否設(shè)置有上述職能部門及其檔案產(chǎn)生的過(guò)程、數(shù)量、載體形式、利用價(jià)值、利用頻率都應(yīng)在編制分類方案之前了解清楚。2.根據(jù)1991年國(guó)家檔案局頒發(fā)的工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則的分類原則，以物業(yè)公司的全部檔案為對(duì)象，以公司的主要管理職能為標(biāo)準(zhǔn)劃分一級(jí)類目工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則設(shè)置10個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。物業(yè)公司可根據(jù)物業(yè)管理的實(shí)際需要增設(shè)或合并一級(jí)類目。根據(jù)目前物業(yè)公司的職能范圍，物業(yè)公司的分類方案可設(shè)房產(chǎn)物業(yè)管理(也稱物業(yè)管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案9個(gè)一級(jí)類目。這些一級(jí)類目能包括物業(yè)公司的全部檔案，即全宗內(nèi)的所有檔案都能找到對(duì)應(yīng)的大類。工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則中規(guī)定聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案一般不單獨(dú)設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)。但物業(yè)公司也可根據(jù)同級(jí)檔案行政管理部門的要求，視檔案管理實(shí)際操作的方便程度，增設(shè)聲像檔案和榮譽(yù)檔案2個(gè)一級(jí)類目。這種情況下，物業(yè)公司全宗就可分為房產(chǎn)物業(yè)管理(也稱物業(yè)管理專門檔案)、黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案、聲像檔案和榮譽(yù)檔案11個(gè)一級(jí)類目。凡是屬歸檔范圍內(nèi)的文件材料而找不到其相應(yīng)一級(jí)類目的分類方案都是不科學(xué)的分類方案。3.根據(jù)一級(jí)類目各自的特點(diǎn)分別設(shè)置二級(jí)或以下類目二級(jí)或以下類目的設(shè)置要根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小和檔案量的多少來(lái)決定，業(yè)務(wù)量大、檔案數(shù)量多的類目應(yīng)增設(shè)下一級(jí)類目，反之則不需要再設(shè)置下一級(jí)類目，以免分類方案復(fù)雜化。(1)物業(yè)管理專門檔案可根據(jù)物業(yè)管理的管理對(duì)象和服務(wù)形式，再細(xì)分為房產(chǎn)、住戶(業(yè)主)、租賃、修繕類。房產(chǎn)類可按問(wèn)題細(xì)分為報(bào)表、賬目、清冊(cè)；住戶類可按是否為業(yè)主細(xì)分業(yè)主和租戶，也可不再細(xì)分；租賃可細(xì)分為商業(yè)租賃和住宅租賃，或不細(xì)分；修繕類可細(xì)分也可不細(xì)分。(2)設(shè)備、儀器檔案可根據(jù)設(shè)備儀器的種類或型號(hào)細(xì)分為電梯、音響、空調(diào)機(jī)、文體健身器材、計(jì)算機(jī)、電話機(jī)、其他。(3)基建檔案按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目細(xì)分。(4)科研檔案可按課題性質(zhì)或課題內(nèi)容細(xì)分。(5)會(huì)計(jì)檔案可按會(huì)計(jì)文件形式(名稱)細(xì)分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、工資單及其他。(6)黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類可按問(wèn)題或組織機(jī)構(gòu)細(xì)分。這三大類下二級(jí)類目的設(shè)置可參照企業(yè)檔案分類與組卷實(shí)用參考中的附表工業(yè)企業(yè)檔案分類表進(jìn)行。(7)聲像檔案可按其形成過(guò)程、載體形式和制成材料的不同分為照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤、縮微膠片、光盤光碟等，不同載體可再按專題(內(nèi)容)細(xì)分。(8)榮譽(yù)檔案按物品的形式細(xì)分為獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書、題詞等等。4.對(duì)物業(yè)檔案分類類目進(jìn)行標(biāo)識(shí)，即編制物業(yè)檔案的分類號(hào)分類號(hào)，是指類目的簡(jiǎn)明編碼，標(biāo)記各級(jí)類目的符號(hào)，可固定全部類目的先后次序和明確一個(gè)類目在分類體系中的特定位置，以便于標(biāo)引、排列和進(jìn)行檢索、組織館藏。標(biāo)識(shí)物業(yè)檔案分類號(hào)，是指依據(jù)物業(yè)檔案分類劃定的類目層次，對(duì)各級(jí)類目給定一個(gè)特定的字母或數(shù)字，并用一定的間隔符號(hào)標(biāo)明其各級(jí)類目層次關(guān)系的全過(guò)程。如“9”表示“會(huì)計(jì)檔案”；“9.1”表示“會(huì)計(jì)檔案”的下位類“財(cái)務(wù)報(bào)告”。同一全宗內(nèi)不能有相同的分類號(hào)。詳見物業(yè)公司檔案分類表(表3-5-1)。三、物業(yè)檔案的立卷和編號(hào)(一)立卷的含義立卷或稱組卷，就是將若干互有聯(lián)系的檔案文件組合成案卷，即檔案基本的保管單位。立卷是檔案整理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容之一，它的作用在于揭示檔案文件之間的聯(lián)系，使文件更加系統(tǒng)化，條理化，便于保管和利用。案卷由兩部分組成：一是經(jīng)過(guò)整理的文件材料本身，二是整理過(guò)程中形成的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面封底、卷盒。卷內(nèi)目錄是指案卷內(nèi)登記文件及其排列順序的目錄，通常排列在文件材料之前。卷內(nèi)備考表是指說(shuō)明案卷內(nèi)文件狀況的表格，通常排列在文件材料之后。案卷有裝訂和不裝訂兩種形式。物業(yè)檔案的案卷有文字材料型(如黨群工作類檔案)、圖樣材料型(如基建檔案)、圖文混合型(如修繕檔案)、聲像材料型(如照片檔案)等四種類型。(二)各類檔案的立卷方法物業(yè)檔案全宗由11大類檔案組成，各類檔案的內(nèi)容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各類檔案的立卷都要遵循物業(yè)檔案文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，并要便于保管和利用。1.物業(yè)管理專門檔案(1)租賃檔案租賃檔案采用按房屋租賃單元立卷，即以一份租賃合約及其相關(guān)文件材料為一個(gè)立卷單位。如租賃合約簽署的租賃地址為2503房，我們便將有關(guān)2503房的租賃文件材料組成一個(gè)案卷；如租賃合約簽署的租賃地址為25032509房，我們便將有關(guān)25032509房的租賃文件材料組成一個(gè)案卷。原租賃關(guān)系解除后，房屋再次出租，所簽署的租賃合約及其相關(guān)文件材料應(yīng)另外組成新的案卷。同一房屋單元的不同時(shí)期組成的租賃檔案在實(shí)體排架上并不集中在一起。租賃檔案案卷內(nèi)文件材料的排列按結(jié)論性材料在前、依據(jù)性材料在后；中文譯文在前、原文附后；文字材料在前、圖樣在后的原則進(jìn)行。如：組卷時(shí)應(yīng)將租賃合同排在最前面。(2)住戶(租戶)檔案以房屋單元為立卷單位，即在一段時(shí)期內(nèi)一個(gè)房屋單元的住戶資料，包括有關(guān)入住手續(xù)、家庭概況等文件材料組成一個(gè)案卷。這里的“一段時(shí)期內(nèi)”指的是該房屋單元的住戶資料積累到了一定厚度的時(shí)間段，對(duì)于不同的房屋單元其時(shí)間段長(zhǎng)短不同。同一房屋單元的不同時(shí)期組成的住戶檔案在實(shí)體排架上并不集中在一起。住戶(租戶)檔案卷內(nèi)文件材料按時(shí)間順序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。(3)修繕檔案以房屋單元為立卷單位，即在一段時(shí)期內(nèi)同一單元的修繕材料組成一卷；如屬公共設(shè)施或重大項(xiàng)目維修產(chǎn)生的檔案歸入基建檔案類。同一房屋單元的不同時(shí)期組成的修繕檔案在實(shí)體排架上并不集中在一起。修繕檔案案卷內(nèi)文件材料的排列同樣按結(jié)論性材料在前、依據(jù)性材料在后；譯文在前、原文附后；文字材料在前、圖樣在后的原則進(jìn)行。(4)物業(yè)房產(chǎn)檔案以小區(qū)或管理處為立卷單位。2.設(shè)備、儀器檔案以一種或一套設(shè)備、儀器為立卷單位。設(shè)備、儀器檔案按依據(jù)性材料設(shè)備、儀器開箱驗(yàn)收設(shè)備、儀器安裝調(diào)試設(shè)備、儀器運(yùn)行維修隨機(jī)圖樣排列。隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)立卷。3.基建檔案以一個(gè)項(xiàng)目或一項(xiàng)工程為立卷單位?；n案按依據(jù)性材料基礎(chǔ)性材料工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì))工程施工工程竣工驗(yàn)收排列。4.科研檔案以科研課題為立卷單位?？蒲袡n案按課題立項(xiàng)階段準(zhǔn)備階段研究實(shí)驗(yàn)階段總結(jié)鑒定階段成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段推廣應(yīng)用階段排列。5.行政管理檔案行政管理檔案按年度問(wèn)題保管期限進(jìn)行立卷，即將同一年度形成的同一問(wèn)題且同一保管期限的文件材料組成一卷。卷內(nèi)文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷，無(wú)復(fù)文則放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃放在內(nèi)容針對(duì)的第一年立卷；跨年度的會(huì)議材料放在會(huì)議開幕年立卷。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；決定性文件材料在前，依據(jù)性材料在后。6.經(jīng)營(yíng)管理檔案同行政管理檔案。7.黨群工作檔案同行政管理檔案。8.聲像檔案聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤、縮微膠片等特殊載體檔案。對(duì)這部分檔案立卷時(shí)應(yīng)先將不同載體形式的檔案分開，同一載體形式的檔案根據(jù)實(shí)際情況按專題(問(wèn)題)進(jìn)行分類后再立卷：(1)照片以張為單位立卷。照片的底片應(yīng)單獨(dú)整理與存放，照片和說(shuō)明一同整理和存放。一般應(yīng)以照片的自然張為單位編寫說(shuō)明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說(shuō)明。(2)錄音、錄像帶以盒為單位立卷。如果同一內(nèi)容分錄了數(shù)盒，應(yīng)統(tǒng)一編一個(gè)案卷號(hào)，每盒再編案卷分號(hào)。(3)計(jì)算機(jī)磁盤以盤為單位立卷。如果同一內(nèi)容分錄了數(shù)盤，應(yīng)統(tǒng)一編一個(gè)案卷號(hào)，每盤再編案卷分號(hào)。(4)縮微膠片以卷為單位立卷。以上各案卷的排列按時(shí)間先后進(jìn)行。9.人員檔案以個(gè)人為立卷單位。卷內(nèi)文件材料的排列先按材料類別再按形成時(shí)間先后進(jìn)行。人員檔案卷內(nèi)文件材料可分成10大類：(1)履歷材料；(2)自傳材料；(3)鑒定、考核、考察材料；(4)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料)；(5)政審材料；(6)參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；(7)獎(jiǎng)勵(lì)材料；(8)處分材料；(9)招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；(10)其他可供組織參考的材料。10.會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案按形式年度保管期限進(jìn)行立卷，即將物業(yè)公司形成的會(huì)計(jì)檔案，先按財(cái)務(wù)報(bào)告類、會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)憑證類、工資單或其他四種形式分開，再按會(huì)計(jì)年度分開，最后按永久、定期(25年、15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分別立卷。案卷順序號(hào)按屬類內(nèi)(財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、工資單及其他)年度流水編號(hào)。卷內(nèi)文件材料按時(shí)間順序排列。11.榮譽(yù)檔案先按榮譽(yù)檔案的形式進(jìn)行分類，以件為立卷單位。(三)卷內(nèi)文件的編碼案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募牧显谟蚁陆蔷帉戫?yè)號(hào)，雙面書寫的文件材料，正面在右下角背面在左下角編寫頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，字體要端正、清楚。案卷封面封底、卷內(nèi)目錄(原有圖樣目錄除外)、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。裝訂形式的案卷，采用大流水方式編寫案卷頁(yè)號(hào)；不裝訂形式的案卷，兩頁(yè)以上的單份文件應(yīng)單獨(dú)裝訂和單獨(dú)編寫頁(yè)號(hào)。不裝訂案卷內(nèi)的文件應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)是指檔案館(室)在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的結(jié)構(gòu)分為三種：第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)(張)號(hào)；第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)類別(分類)號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)(張)號(hào)；第三種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)類別(分類)號(hào)項(xiàng)目號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)(張)號(hào)。物業(yè)檔案可采用第三種結(jié)構(gòu)，一案一號(hào)，全宗內(nèi)不允許有相同的檔案號(hào)。檔號(hào)章位置在每件文件首頁(yè)的右下角，其內(nèi)容、格式、尺寸及填寫規(guī)范如下：1.全宗號(hào)檔案館給定立檔單位(物業(yè)公司)的編號(hào)。2.類別號(hào)即類目號(hào)，分類號(hào)，標(biāo)注各級(jí)類目的符號(hào)。3.項(xiàng)目號(hào)租賃、修繕、住戶、房產(chǎn)、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號(hào)，具體可引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。如一個(gè)物業(yè)公司可用該公司所管轄的各管理處(小區(qū))的代號(hào)作為租賃檔案或修繕檔案的項(xiàng)目號(hào)。4.案卷號(hào)案卷排列的順序號(hào)。5.件號(hào)案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。(四)填寫案卷封面案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面，內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。1.黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、基建、設(shè)備、科研檔案案卷封面的填寫。式樣見表3-5-2，其內(nèi)容及填寫規(guī)范如下：(1)案卷題名案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。(2)編制單位填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。(3)編制日期填寫案卷內(nèi)文件材料的起止日期。(4)保管期限填寫劃定的保管期限。(5)密級(jí)依據(jù)保密規(guī)定填寫。(6)檔號(hào)填寫檔案的分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷順序號(hào)。(7)檔案館(室)代號(hào)填寫國(guó)家給定的本檔案館(室)的編號(hào)，同全宗號(hào)。(8)縮微號(hào)填寫縮微時(shí)給定本案卷的編號(hào)。無(wú)縮微業(yè)務(wù)的單位此項(xiàng)可留空。2.物業(yè)管理專門檔案案卷封面的填寫。式樣見表3-5-3表3-5-6，其填寫規(guī)范如下：(1)房屋座落。填寫房屋所在行政區(qū)、路、街、門牌號(hào)碼、管理處(小區(qū))、房號(hào)。(2)出租人。填寫房屋產(chǎn)權(quán)所有者姓名。(3)承租人。填寫承租房屋者姓名。(4)住戶。填寫房屋使用人(承租、出租人)姓名。(5)全宗號(hào)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、編制單位、編制時(shí)間、縮微號(hào)、保管期限、密級(jí)填寫規(guī)范同檔號(hào)章或表3-5-2的填寫規(guī)范一致。3.人員檔案案卷封面式樣見表3-5-7。4.照片、錄音、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤案卷封面內(nèi)容參見表3-5-8。5.會(huì)計(jì)檔案案卷封面式樣見表3-5-9。填寫規(guī)范如下：(1)全宗名稱、類別、全宗號(hào)、案卷號(hào)、保管期限、案卷標(biāo)題。(2)起止時(shí)間。填寫卷內(nèi)文件的起止時(shí)間。(3)卷內(nèi)頁(yè)號(hào)。填寫卷內(nèi)文件的起止頁(yè)號(hào)。(4)目錄號(hào)。填寫案卷所屬分類目錄的號(hào)碼。(五)填寫備考表卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。如更改檔案或補(bǔ)充檔案材料都可在此反映。式樣見表3-5-10。(六)編制案卷脊背會(huì)計(jì)檔案的案卷背脊式樣見表3-5-11。內(nèi)容包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、類別、期限、冊(cè)號(hào)等。其他類別檔案案卷脊背可編也可不編，其內(nèi)容包括有案卷題名、檔號(hào)。式樣見表3-5-12。 (七)文字材料型、圖紙材料型、圖文混合型案卷的裝訂案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式；案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面；案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物。1.裝訂方式：對(duì)齊左下角，采用三孔一線的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表裝訂牢固，并在封底繩結(jié)處粘上封紙，蓋上騎縫章。行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作檔案、會(huì)計(jì)檔案一般不用補(bǔ)充文件材料，可采用裝訂形式進(jìn)行管理。2.案卷不裝訂時(shí)，其卷內(nèi)文件材料要按卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，并裝入案袋或卷夾內(nèi)。房產(chǎn)物業(yè)管理檔案、基建檔案等可采用不裝訂形式進(jìn)行管理。(八)案卷的入盒案卷裝訂或裝袋后，必須裝入卷盒內(nèi)保存。1.物業(yè)管理專門檔案、黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、基建、設(shè)備、人員、科研檔案卷盒尺寸采用310220，其厚度可根據(jù)需要分別設(shè)置30，40，50，60的規(guī)格，在盒蓋翻口處中部應(yīng)設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒封面項(xiàng)目包括全宗名稱、類目名稱、年度、卷數(shù)、保管期限，式樣見表3-5-13。其填寫規(guī)范與案卷封面同。卷脊項(xiàng)目包括年度、類別號(hào)，項(xiàng)目號(hào)，案卷起止號(hào)，式樣見表3-5-14。其填寫規(guī)范如下：(1)年度。填寫盒內(nèi)文件材料的起止年份。(2)卷數(shù)。填寫盒內(nèi)所裝案卷的數(shù)量。(3)起止卷號(hào)。填寫盒內(nèi)案卷的案卷起止號(hào)。(4)其余項(xiàng)目的。填寫方法同軟卷皮格式。2.會(huì)計(jì)卷盒封面和背脊內(nèi)容格式可參照以上案卷封面和背脊格式，并將項(xiàng)目號(hào)改為目錄號(hào)。3.照片、錄音、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤卷盒封面內(nèi)容同其案卷封面內(nèi)容。(九)編目移交文件材料組卷后要按照檔號(hào)順序編制案卷目錄。案卷目錄隨檔案一并移交。四、物業(yè)檔案案卷目錄的編制(一)案卷目錄的含義案卷目錄是著錄全宗內(nèi)所有案卷的內(nèi)容與成分等情況，并裝訂成冊(cè)的一種檢索工具。它是按照一定的規(guī)則編排而成的檔案條目組合，是檔案管理、檢索、報(bào)道的工具。物業(yè)檔案全宗內(nèi)案卷目錄一般有案卷總目錄、案卷分類目錄、案卷專題目錄等三種類型。(二)物業(yè)檔案案卷總目錄的編制物業(yè)檔案案卷總目錄是物業(yè)管理檔案案卷的總登記賬，其目的主要是為掌握物業(yè)檔案數(shù)量與物業(yè)檔案基本內(nèi)容，便于統(tǒng)計(jì)管理。案卷總目錄包括如下項(xiàng)目：1.總登記號(hào)物業(yè)公司檔案管理部門對(duì)接收的檔案，按照歸檔時(shí)間順序，以案卷為單位登記的流水編號(hào)。2.歸檔時(shí)間案卷歸檔的實(shí)際時(shí)間，按年、月、日填寫。3.案卷題名、檔號(hào)、編制單位、編制日期按照案卷封面上已填寫的內(nèi)容填寫。4.份數(shù)、張數(shù)按照案卷備考表內(nèi)注明的文件份數(shù)、文件總頁(yè)數(shù)填寫。5.變更情況填寫案卷管理過(guò)程中各種變更情況。6.備注填寫針對(duì)本案卷需要說(shuō)明的事項(xiàng)。案卷總目錄只是按檔案歸檔順序登記的流水賬本，一般不具有查找功能。物業(yè)公司可根據(jù)實(shí)際情況選擇編與不編案卷總目錄。(三)物業(yè)檔案分類目錄的編制物業(yè)公司檔案分類目錄是以全宗內(nèi)一級(jí)類目或二級(jí)類目、三級(jí)類目為基本單元，以該類目的案卷為登記單位，依照案卷已整理排列順序進(jìn)行流水登記的檔案目錄。案卷分類目錄與案卷總目錄存在兩點(diǎn)區(qū)別：其一，分類目錄不僅能固定案卷之間的排架順序和揭示不同類別檔案的成分，并統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量，而且便于案卷的查詢和提供利用檢索服務(wù)。其二，案卷總目錄是按照歸檔時(shí)間順序流水登記案卷順序，而分類目錄是依據(jù)各類目?jī)?nèi)案卷排架順序進(jìn)行登記案卷的分類順序號(hào)。物業(yè)公司檔案分類目錄的項(xiàng)目與案卷總目錄項(xiàng)目基本相同，主要有分類順序號(hào)、歸檔時(shí)間、案卷題名、檔號(hào)、份數(shù)、張數(shù)、編制單位、編制日期、密級(jí)、保管期限、變更情況、備注。分類順序號(hào)填寫該分類內(nèi)的案卷排列順序號(hào)，其他項(xiàng)目與總目錄填法一致。具體到不同類目其分類目錄的編制各不相同。1.行政管理檔案、黨群檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案可各自編制案卷分類目錄。2.房產(chǎn)物業(yè)管理檔案可按照二級(jí)類目或三級(jí)類目編制若干本案卷分類目錄，如物業(yè)房產(chǎn)檔案目錄、物業(yè)公司租賃檔案目錄(物業(yè)公司商業(yè)租賃檔案目錄、物業(yè)公司住宅租賃檔案目錄)、物業(yè)公司修繕檔案目錄、物業(yè)公司業(yè)主檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案按報(bào)表、賬簿、憑證、工資單各自編案卷目錄。4.已故人員檔案獨(dú)立編制分類目錄。(四)物業(yè)檔案專題目錄的編制物業(yè)檔案專題目錄是揭示物業(yè)管理全宗內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案內(nèi)容和成分的檢索工具，屬檢索型目錄之一。它的特點(diǎn)是選題的靈活性，集中了有關(guān)某一專題的全部檔案，不受案卷順序號(hào)的限制，目的是通過(guò)該專題的關(guān)鍵詞來(lái)檢索檔案案卷號(hào)及其他相關(guān)內(nèi)容。物業(yè)檔案專題目錄的項(xiàng)目與分類目錄基本相同，不同的是專題目錄將該專題的關(guān)鍵詞排在表格的最前面，案卷號(hào)等其他項(xiàng)目相應(yīng)的排在后面。如物業(yè)公司租賃檔案分類目錄，其表格內(nèi)各項(xiàng)目是按案卷號(hào)地址出租人(業(yè)權(quán)人)承租人租