第1章+中文Word+2007概述.ppt

第1章中文Word2007概述 1 1Word2007新增功能簡介1 2Word2007的啟動(dòng)和退出1 3Word2007界面簡介1 4文檔的視圖1 5Word2007幫助的使用1 6典型實(shí)例 查找?guī)椭畔⑿〗Y(jié)過關(guān)練習(xí)一 1 1Word2007新增功能簡介 Word2007中文版提供了一套完整的工具 供用戶在新的界面中創(chuàng)建文檔并設(shè)置格式 從而幫助用戶制作具有專業(yè)水準(zhǔn)的文檔 豐富的審閱 批注和比較功能有助于快速收集和管理反饋信息 高級的數(shù)據(jù)集成可確保文檔與重要的業(yè)務(wù)信息源時(shí)刻相連 高級的Office診斷和程序恢復(fù)功能幫助用戶在Word2007發(fā)生問題時(shí)恢復(fù)工作成果 1 1 1創(chuàng)建具有專業(yè)水準(zhǔn)的文檔 Word2007提供的編輯和審閱工具使用戶比以前任何時(shí)刻都能更輕松地創(chuàng)建精美的文檔 1 減少格式設(shè)置的時(shí)間 把更多精力花在撰寫上 面向結(jié)果的新界面在用戶需要的時(shí)候 清晰而條理分明地為用戶提供多種工具 用戶可以從收集了預(yù)定義樣式 表格格式 列表格式 圖形效果等內(nèi)容的庫中進(jìn)行挑選 在用戶提交更改之前就能實(shí)時(shí)而直觀地預(yù)覽文檔中的格式 這樣不僅可以節(jié)省時(shí)間 還能更充分地利用強(qiáng)大的Word功能 2 點(diǎn)幾下鼠標(biāo) 即可添加預(yù)設(shè)格式的元素 Word2007引入了構(gòu)建基塊 供用戶將預(yù)設(shè)格式的內(nèi)容添加到文檔中 在處理特定模板類型 如報(bào)告 的文檔時(shí) 用戶可以從收集了預(yù)設(shè)格式封面 重要引述 頁眉和頁腳等內(nèi)容的庫中進(jìn)行挑選 從而令文檔看上去更加精美 如果希望自定義預(yù)設(shè)格式的內(nèi)容 或者用戶經(jīng)常使用相同的一段內(nèi)容 如法律免責(zé)聲明或客戶聯(lián)系信息 只須點(diǎn)一下鼠標(biāo) 就可以從庫中進(jìn)行挑選 創(chuàng)建自己的構(gòu)建基塊 3 利用極富視覺沖擊力的圖形 進(jìn)行更有效的溝通 新的圖表和繪圖功能包含三維形狀 透明度 陰影以及其他效果 使用戶可以更加有效地進(jìn)行溝通 4 即時(shí)對文檔應(yīng)用新的外觀 當(dāng)用戶的公司更新其形象時(shí) 用戶可以立即在文檔中進(jìn)行仿效 通過使用 快速樣式 和 文檔主題 可以快速更改整個(gè)文檔中的文本 表格和圖形的外觀 以便與首選的樣式和配色方案相匹配 5 輕松避免拼寫錯(cuò)誤 下面列出了拼寫檢查的部分新增功能 1 在MicrosoftOffice2007的各個(gè)程序之間 拼寫檢查更加一致 如果用戶在一個(gè)Office程序中更改了其中某個(gè)選項(xiàng) 則在所有其他Office程序中 該選項(xiàng)也會(huì)隨之改變 Office除了共享相同的自定義詞典外 所有程序還可以使用同一個(gè)對話框來管理這些詞典 2 MicrosoftOffice2007拼寫檢查包括后期修訂語法詞典 而在MicrosoftOffice2003中 它是一個(gè)加載項(xiàng) 需要單獨(dú)安裝 3 首次使用某種語言時(shí) 會(huì)自動(dòng)為該語言創(chuàng)建 排除詞典 利用 排除詞典 可以避免不需要使用的詞語 從而方便地使用戶避免了一些令人討厭或不符合風(fēng)格的詞語 4 拼寫檢查可以查找并標(biāo)記某些上下文拼寫錯(cuò)誤 在Word2007中 可以啟用 使用上下文拼寫檢查 選項(xiàng)來獲取關(guān)于查找和修復(fù)此類錯(cuò)誤的幫助 當(dāng)對使用英語 德語或西班牙語的文檔進(jìn)行拼寫檢查時(shí) 可以使用此選項(xiàng) 5 用戶可以針對一個(gè)文檔或用戶創(chuàng)建的所有文檔禁用拼寫和語法檢查 1 1 2放心地共享文檔 當(dāng)用戶向同事發(fā)送文檔草稿以征求他們的意見時(shí) Word2007可以幫助用戶有效地收集和管理他們的修訂和批注 在用戶準(zhǔn)備發(fā)布文檔時(shí) Word2007可以確保所發(fā)布的文檔中不存在任何未經(jīng)處理的修訂和批注 1 快速比較文檔的兩個(gè)版本 Word2007可以輕松找出對文檔所做的更改 在比較 合并文檔時(shí) 可以查看文檔的兩個(gè)版本 而已刪除 插入和移動(dòng)的文本則會(huì)清楚地標(biāo)記在文檔的第三個(gè)版本中 2 查找和刪除文檔中的隱藏元數(shù)據(jù)和個(gè)人信息 在與其他用戶共享文檔之前 可使用文檔檢查器檢查文檔 以查找隱藏的元數(shù)據(jù) 個(gè)人信息或可能存儲(chǔ)在文檔中的內(nèi)容 文檔檢查器可以查找和刪除以下信息 批注 版本 修訂 墨跡注釋 文檔屬性 文檔管理服務(wù)器信息 隱藏文字 自定義XML數(shù)據(jù) 以及頁眉和頁腳中的信息 文檔檢查器可以幫助確保用戶與其他用戶共享的文檔不包含任何隱藏的個(gè)人信息或用戶的組織可能不希望分發(fā)的任何隱藏內(nèi)容 3 向文檔中添加數(shù)字簽名或簽名行 可以通過向文檔中添加數(shù)字簽名來為文檔的身份驗(yàn)證 完整性和來源提供保證 在Word2007中 用戶可以向文檔中添加不可見的數(shù)字簽名 也可以插入MicrosoftOffice2007簽名行來捕獲簽名的可見表示形式以及數(shù)字簽名 通過使用Office文檔中的簽名行捕獲數(shù)字簽名的功能 可使組織對合同或其他協(xié)議等文檔使用無紙化簽署過程 與紙質(zhì)簽名不同 數(shù)字簽名能提供精確的簽署記錄 并允許在以后對簽名進(jìn)行驗(yàn)證 4 將Word文檔轉(zhuǎn)換為PDF或XPS Word2007支持將文件導(dǎo)出為可移植文檔格式 PDF 和XML紙張規(guī)范格式 XPS 等 可移植文檔格式 PDF 是一種版式固定的電子文件格式 可以保留文檔格式并允許文件共享 當(dāng)聯(lián)機(jī)查看或打印PDF格式的文件時(shí) 該文件可以保持與原文完全一致的格式 文件中的數(shù)據(jù)也不能被輕易更改 對于要使用專業(yè)印刷方法進(jìn)行復(fù)制的文檔 PDF格式也很有用 XML紙張規(guī)范格式 XPS 是一種電子文件格式 可以保留文檔格式并允許文件共享 XPS格式可確保在聯(lián)機(jī)查看或打印XPS格式的文件時(shí) 該文件可以保持與原文完全一致的格式 文件中的數(shù)據(jù)也不能被輕易更改 5 即時(shí)檢測包含嵌入宏的文檔 Word2007對啟用了宏的文檔使用單獨(dú)的文件格式 docm 因此可以了解某個(gè)文件能否運(yùn)行任何嵌入的宏 6 防止更改文檔的最終版本 在與其他用戶共享文檔的最終版本之前 用戶可以使用 標(biāo)記為最終版本 命令將文檔設(shè)置為只讀 并告知其他用戶共享的是文檔的最終版本 在將文檔標(biāo)記為最終版本后 鍵入 編輯命令以及校對標(biāo)記都會(huì)被禁用 以防查看文檔的用戶不經(jīng)意地更改該文檔 標(biāo)記為最終版本 命令并非安全功能 任何人都可以通過關(guān)閉 標(biāo)記為最終版本 來編輯標(biāo)記為最終版本的文檔 1 1 3超越文檔 如今 當(dāng)計(jì)算機(jī)和文件相互連接時(shí) 更有必要將文檔存儲(chǔ)于容量小 穩(wěn)定可靠且支持各種平臺(tái)的文件中 為滿足這一需求 MicrosoftOffice2007在XML支持的發(fā)展方面實(shí)現(xiàn)了新的突破 基于XML的新文件格式使Word2007文件變得更小 更可靠 并能與信息系統(tǒng)和外部數(shù)據(jù)源深入地集成 1 縮小文件大小并增強(qiáng)損壞恢復(fù)能力 新的XML格式是經(jīng)過壓縮 分段的文件格式 可大大縮小文件大小 并有助于確保損壞的文件能夠輕松恢復(fù) 2 將文檔與業(yè)務(wù)信息連接 在日常的業(yè)務(wù)中 用戶需要通過創(chuàng)建文檔來溝通重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) 用戶可通過自動(dòng)完成該溝通過程來節(jié)省時(shí)間并降低出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn) 使用新的文檔控件和數(shù)據(jù)綁定連接到后端系統(tǒng) 即可創(chuàng)建能自我更新的動(dòng)態(tài)智能文檔 3 在文檔信息面板中管理文檔屬性 利用文檔信息面板 可以在使用Word文檔時(shí)方便地查看和編輯文檔屬性 在Word中 文檔信息面板顯示在文檔的頂部 用戶可以使用文檔信息面板來查看和編輯標(biāo)準(zhǔn)的MicrosoftOffice文檔屬性 以及已保存到文檔管理服務(wù)器中的文件的屬性 如果使用文檔信息面板來編輯服務(wù)器文檔的文檔屬性 則更新的屬性將直接保存到服務(wù)器中 1 1 4從計(jì)算機(jī)問題中恢復(fù) MicrosoftOffice2007提供了經(jīng)過改進(jìn)的工具 用于在Word2007發(fā)生問題時(shí)恢復(fù)工作成果 1 Office診斷 MicrosoftOffice2007診斷包含一系列的診斷測試 可幫助用戶發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)崩潰的原因 這些診斷測試可以直接解決一些問題 并可以確定解決其他問題的方法 MicrosoftOffice2007診斷代替了Office2007中的檢測和修復(fù)以及Office應(yīng)用程序恢復(fù)功能 2 程序恢復(fù) 改進(jìn)了的Word2007功能 有助于避免用戶在程序異常關(guān)閉時(shí)丟失工作成果 只要可能 在重新啟動(dòng)后 Word就會(huì)盡力恢復(fù)程序狀態(tài)的某些方面 1 2Word2007的啟動(dòng)和退出 安裝好MicrosoftOfficeWord2007后 就可以啟動(dòng)Word2007 本節(jié)主要介紹Word2007的啟動(dòng)與退出 1 2 1Word2007的啟動(dòng) 啟動(dòng)Word2007最常用的方法有以下3種 1 使用 開始 菜單欄啟動(dòng) 1 單擊桌面左下角的 開始 按鈕 彈出 開始 菜單欄 2 選擇 所有程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeWord2007 應(yīng)用程序 如圖1 2 1所示 即可啟動(dòng)Word2007 圖1 2 1從 開始 菜單欄啟動(dòng)Word2007 2 使用桌面快捷方式啟動(dòng) 如果在Word2007的安裝過程中 根據(jù)屏幕的提示在桌面中建立了Word2007快捷圖標(biāo) 用戶只須雙擊該快捷圖標(biāo) 即可啟動(dòng)Word2007 3 直接啟動(dòng) 在資源管理器中 找到要編輯的Word文檔 直接雙擊此文檔即可啟動(dòng)Word2007 1 2 2Word2007的退出 使用完Word2007后需要保存文件并退出該程序 退出該程序可以使用下列方法之一 1 單擊 Office 按鈕 在彈出的菜單中選擇 關(guān)閉 命令 2 雙擊 Office 按鈕 3 單擊Word2007標(biāo)題欄右側(cè)的 關(guān)閉 按鈕 4 按快捷鍵 Alt F4 如果用戶在退出Word2007之前對文檔進(jìn)行了修改 系統(tǒng)將自動(dòng)彈出一個(gè)信息提示框 如圖1 2 2所示 詢問用戶是否保存修改后的文檔 單擊 是 按鈕 保存對文檔的修改 單擊 否 按鈕 不保存對文檔的修改 直接退出Word2007程序 單擊 取消 按鈕 取消本次操作 返回到編輯狀態(tài) 圖1 2 2信息提示框 1 3Word2007界面簡介 Word2007擁有新的外觀 新的用戶界面用簡單明了的單一機(jī)制取代了Word早期版本中的菜單 工具欄和大部分任務(wù)窗格 新的用戶界面旨在幫助用戶在Word中更高效 更容易地找到完成各種任務(wù)的合適功能 發(fā)現(xiàn)新功能 并提高效率 1 3 1功能區(qū)用戶界面 在Word2007中 功能區(qū)是菜單和工具欄的主要替代控件 為了便于瀏覽 功能區(qū)包含若干個(gè)圍繞特定方案或?qū)ο筮M(jìn)行組織的選項(xiàng)卡 而且 每個(gè)選項(xiàng)卡的控件又細(xì)化為幾個(gè)組 如圖1 3 1所示 功能區(qū)能夠比菜單和工具欄承載更加豐富的內(nèi)容 包括按鈕 庫和對話框內(nèi)容 圖1 3 1功能區(qū)用戶界面 1 3 2上下文工具 上下文工具使用戶能夠操作在頁面上選擇的對象 如表 圖片或繪圖 當(dāng)用戶選擇文檔中的對象時(shí) 相關(guān)的上下文選項(xiàng)卡集以強(qiáng)調(diào)文字顏色出現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)選項(xiàng)卡的旁邊 如圖1 3 2所示 圖1 3 2上下文工具 1 3 3程序選項(xiàng)卡 當(dāng)用戶切換到某些創(chuàng)作模式或視圖 包括打印預(yù)覽 時(shí) 程序選項(xiàng)卡會(huì)替換標(biāo)準(zhǔn)選項(xiàng)卡集 如圖1 3 3所示 圖1 3 3程序選項(xiàng)卡 1 3 4Office按鈕 Office 按鈕 位于Word窗口的左上角 單擊該按鈕 可打開Office菜單 如圖1 3 4所示 圖1 3 4Office菜單 1 3 5快速訪問工具欄 默認(rèn)情況下 快速訪問工具欄位于Word窗口的頂部 如圖1 3 5所示 使用它可以快速訪問用戶頻繁使用的工具 用戶可以將命令添加到快速訪問工具欄 從而對其進(jìn)行自定義 圖1 3 5快速訪問工具欄 用戶還可以將常用的命令添加到快速訪問工具欄中 具體操作步驟如下 1 單擊 Office 按鈕 然后在彈出的菜單中選擇 Word選項(xiàng) 選項(xiàng) 2 彈出 Word選項(xiàng) 對話框 在該對話框左側(cè)的列表中選擇 自定義 選項(xiàng) 如圖1 3 6所示 圖1 3 6 Word選項(xiàng) 對話框 3 在該對話框中的 從下列位置選擇命令 下拉列表中選擇需要的命令 然后在其下邊的列表框中選擇具體的命令 單擊 添加 按鈕 將其添加到右側(cè)的 自定義快速訪問工具欄 列表框中 4 添加完成后 單擊 確定 按鈕 即可將常用的命令添加到快速訪問工具欄中 注意 在對話框中選中復(fù)選框 可在功能區(qū)下方顯示快速訪問工具欄 1 3 6對話框啟動(dòng)器 對話框啟動(dòng)器是一些小圖標(biāo) 這些圖標(biāo)出現(xiàn)在某些組中 單擊對話框啟動(dòng)器將打開相關(guān)的對話框或任務(wù)窗格 其中提供與該組相關(guān)的更多選項(xiàng) 例如單擊 字體 組中的對話框啟動(dòng)器 彈出 字體 對話框 如圖1 3 7所示 圖1 3 7 字體 組和 字體 對話框 1 4文檔的視圖 文檔視圖是用戶在使用Word2007編輯文檔時(shí)觀察文檔結(jié)構(gòu)的屏幕顯示形式 用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的模式 使編輯和觀察文檔更加方便 1 4 1Word2007的視圖方式 Word2007中提供了普通視圖 大綱視圖 Web版式視圖 閱讀版式視圖 頁面視圖5種視圖方式 使用這些視圖方式就可以方便地對文檔進(jìn)行瀏覽和相應(yīng)的操作 不同的視圖方式之間可以切換 1 普通視圖 普通視圖是最常用的視圖方式 在普通視圖中 可以輸入 編輯和設(shè)置文本格式 同時(shí)也可以顯示幾乎所有的格式信息 但是只能將多欄顯示成單欄格式 并不顯示頁眉 頁腳 頁號以及頁邊距等 在該視圖方式中 當(dāng)文本輸入超過一頁時(shí) 編輯窗口中將出現(xiàn)一條虛線 這就是分頁符 分頁符表示頁與頁之間的分隔 即文本的內(nèi)容從前一頁進(jìn)入下一頁 可以使文檔閱讀起來比較連貫 并不是一條真正的直線 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 文檔視圖 組中選擇 普通視圖 選項(xiàng) 或者直接單擊窗口狀態(tài)欄右邊的 普通視圖 按鈕 即可切換到普通視圖方式 如圖1 4 1所示 圖1 4 1普通視圖 2 大綱視圖 大綱視圖是用縮進(jìn)文檔標(biāo)題的形式代表標(biāo)題在文檔結(jié)構(gòu)中的級別 可以非常方便地修改標(biāo)題內(nèi)容 復(fù)制或移動(dòng)大段的文本內(nèi)容 因此 大綱視圖適合綱目的編輯 文檔結(jié)構(gòu)的整體調(diào)整及長篇文檔的分解與合并 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 文檔視圖 組中選擇 大綱視圖 選項(xiàng) 或者直接單擊窗口狀態(tài)欄右邊的 大綱視圖 按鈕 即可切換到大綱視圖方式中 如圖1 4 2所示 切換到大綱視圖后 Word將自動(dòng)在功能區(qū)用戶界面中顯示 大綱 選項(xiàng)卡 如圖1 4 3所示 其中包含了大綱視圖中最常用的操作 大綱 選項(xiàng)卡中各個(gè)部分的名稱和功能介紹如下 圖1 4 2大綱視圖 圖1 4 3 大綱 選項(xiàng)卡 提升至標(biāo)題1 按鈕 將光標(biāo)當(dāng)前位置格式提升為 標(biāo)題1 升級 按鈕 將光標(biāo)當(dāng)前位置格式提升一級 降級 按鈕 將光標(biāo)當(dāng)前位置格式降低一級 降級為正文 按鈕 將光標(biāo)當(dāng)前位置格式降級為正文文本 顯示級別 下拉列表 選擇顯示不同級別的標(biāo)題和文本內(nèi)容 上移 按鈕 將光標(biāo)所在單位的文字向前移動(dòng)一個(gè)單位 下移 按鈕 將光標(biāo)所在單位的文字向后移動(dòng)一個(gè)單位 展開 按鈕 將光標(biāo)所在行標(biāo)題的下屬標(biāo)題或文本內(nèi)容顯示出來 折疊 按鈕 將光標(biāo)所在行標(biāo)題的下屬標(biāo)題或文本內(nèi)容隱藏起來 僅顯示首行 復(fù)選框 顯示文本內(nèi)容中每一段的第一行 后邊內(nèi)容以省略號代替 顯示文本格式 復(fù)選框 在大綱視圖中顯示或隱藏字符格式 3 Web版式視圖 Web版式視圖顯示文檔在Web瀏覽器中的外觀 它是一種 所見即所得 的視圖方式 即在Web版式視圖中編輯的文檔將會(huì)像瀏覽器中顯示的一樣 這種視圖的最大優(yōu)點(diǎn)是優(yōu)化了屏幕布局 文檔具有最佳的屏幕外觀 使得聯(lián)機(jī)閱讀變得更容易 在Web版式視圖方式中 正文顯示得更大 并且自動(dòng)換行以適應(yīng)窗口 而不是以實(shí)際的打印效果顯示 另外 還可以對文檔的背景 瀏覽和制作網(wǎng)頁等進(jìn)行設(shè)置 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 文檔視圖 組中選擇 Web版式視圖 選項(xiàng) 或者直接單擊窗口狀態(tài)欄右邊的 Web版式視圖 按鈕 即可切換到Web版式視圖方式中 如圖1 4 4所示 圖1 4 4Web版式視圖 注意 Web版式視圖能夠模仿Web瀏覽器來顯示文檔 但并不是完全一致的 4 閱讀版式視圖 閱讀版式視圖提供了更方便的文檔閱讀方式 在閱讀版式視圖中可以完整地顯示每一張頁面 就像書本展開一樣 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 文檔視圖 組中選擇 閱讀版式視圖 選項(xiàng) 或者直接單擊窗口狀態(tài)欄右邊的 閱讀版式視圖 按鈕 即可切換到閱讀版式視圖方式中 如圖1 4 5所示 圖1 4 5閱讀版式視圖 閱讀版式視圖隱藏了不必要的工具欄 例如其他視圖方式中默認(rèn)的 常用 工具欄和 格式 工具欄 使屏幕閱讀更加方便 與其他視圖相比 閱讀版式視圖字號變大 行長度變小 頁面適合屏幕 使視圖看上去更加親切 賞心悅目 單擊閱讀版式視圖窗口中的 關(guān)閉 按鈕即可退出閱讀版式視圖 單擊工具欄中的 視圖選項(xiàng) 按鈕 可實(shí)現(xiàn)在一屏一頁和一屏多頁之間進(jìn)行切換 效果如圖1 4 6所示為一屏一頁顯示效果 圖1 4 6一屏一頁顯示效果 5 頁面視圖 在頁面視圖方式下 在屏幕上顯示的效果和文檔的打印效果完全相同 在此視圖方式中 可以查看打印頁面中的文本 圖片和其他元素的位置 一般情況下 用戶可以在編輯和排版時(shí)使用頁面視圖方式 在編輯時(shí)確定各個(gè)組成部分的位置 大小 從而大大減少以后的排版工作 但是使用頁面視圖方式時(shí) 顯示的速度比普通視圖方式要慢 尤其是在顯示圖形或者顯示圖標(biāo)的時(shí)候 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 文檔視圖 組中選擇 頁面視圖 選項(xiàng) 或者直接單擊窗口狀態(tài)欄右邊的 頁面視圖 按鈕 即可切換到頁面視圖方式 在頁面視圖方式中 不再以一條虛線表示分頁 而是直接顯示頁邊距 如圖1 4 7所示 圖1 4 7頁面視圖 如果要節(jié)省頁面視圖中的屏幕空間 可以隱藏頁面之間的空白區(qū)域 將鼠標(biāo)指針移到頁面的分頁標(biāo)記上 當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)?形狀時(shí) 雙擊鼠標(biāo)左鍵 效果如圖1 4 8所示 圖1 4 8隱藏頁面之間的空白區(qū)域 1 4 2顯示 隱藏指定內(nèi)容 用戶在使用Word2007的過程中 還可以顯示或隱藏窗口中指定的內(nèi)容 例如顯示或隱藏標(biāo)尺 網(wǎng)格線 文檔結(jié)構(gòu)圖或縮略圖等 1 顯示標(biāo)尺和網(wǎng)格線 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 顯示 隱藏 組中選中 標(biāo)尺 和 網(wǎng)格線 復(fù)選框 即可在文檔中顯示標(biāo)尺和網(wǎng)格線 效果如圖1 4 9所示 圖1 4 9顯示標(biāo)尺和網(wǎng)格線 2 顯示文檔結(jié)構(gòu)圖 文檔結(jié)構(gòu)圖在一個(gè)單獨(dú)的窗格中顯示文檔標(biāo)題 用戶可以通過文檔結(jié)構(gòu)圖在整個(gè)文檔中快速瀏覽并定位特定的文檔內(nèi)容 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 顯示 隱藏 組中選中 文檔結(jié)構(gòu)圖 復(fù)選框 即可切換到文檔結(jié)構(gòu)圖中 如圖1 4 10所示 將鼠標(biāo)指針指向窗格之間的分隔條上 當(dāng)指針變?yōu)殡p向箭頭時(shí) 按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng) 即可調(diào)整文檔結(jié)構(gòu)圖窗格的大小 在文檔結(jié)構(gòu)圖中 可以控制顯示標(biāo)題的級別 在文檔結(jié)構(gòu)圖中單擊鼠標(biāo)右鍵 從彈出的快捷菜單中選擇要顯示的標(biāo)題級別即可 如圖1 4 11所示 圖1 4 10文檔結(jié)構(gòu)圖圖1 4 11標(biāo)題級別菜單 3 顯示縮略圖 在Word2007中還可以查看文檔縮略圖 在文檔縮略圖左邊直接選擇需要查看的縮略圖 可迅速地查看相應(yīng)的頁面 提高了用戶的工作效率 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 顯示 隱藏 組中選中 縮略圖 復(fù)選框 即可查看文檔的縮略圖 如圖1 4 12所示 圖1 4 12顯示縮略圖 1 4 3按比例顯示頁面 在實(shí)際應(yīng)用過程中 用戶還可以改變文檔的顯示方式 例如 可以通過改變文檔的顯示比例方便用戶的編輯和閱讀 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 顯示比例 組中選擇 顯示比例 選項(xiàng) 彈出 顯示比例 對話框 如圖1 4 13所示 在 顯示比例 選區(qū)中選擇需要的選項(xiàng) 或者在 百分比 微調(diào)框中輸入具體的數(shù)值 在 預(yù)覽 選區(qū)中將顯示預(yù)覽效果 單擊 確定 按鈕完成設(shè)置 圖1 4 13 顯示比例 對話框 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 顯示比例 組中選擇 100 選項(xiàng) 可將文檔縮放為正常大小的100 顯示 選擇 單頁 選項(xiàng) 可使整個(gè)頁面適應(yīng)窗口大小 選擇 雙頁 選項(xiàng) 可使兩個(gè)頁面適應(yīng)窗口大小 選擇 頁寬 選項(xiàng) 使頁面寬度與窗口寬度一致 如圖1 4 14所示為雙頁顯示文檔效果 圖1 4 14雙頁顯示效果 1 4 4窗口管理 在文檔的編輯過程中 用戶經(jīng)常要在多個(gè)文檔間進(jìn)行交替轉(zhuǎn)換 Word2007集中了與窗口操作有關(guān)的一些操作命令 并且記錄了本窗口中打開的所有文件的文件名 用戶利用這些文件名可以方便地在不同文件之間進(jìn)行切換 1 拆分窗口 拆分窗口是指將當(dāng)前窗口拆分為兩個(gè)窗口 使用戶在編輯長文檔的后半部分內(nèi)容時(shí)可以看到前面的內(nèi)容 以便前后照應(yīng) 拆分窗口的具體操作步驟如下 1 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 窗口 組中選擇 拆分 選項(xiàng) 將鼠標(biāo)移動(dòng)到Word文檔窗口中 此時(shí)光標(biāo)變成如圖1 4 15所示的形狀 圖1 4 15使用命令拆分窗口 2 上下拖動(dòng)鼠標(biāo) 當(dāng)窗口達(dá)到滿意大小時(shí) 單擊鼠標(biāo)左鍵 即可將當(dāng)前窗口拆分為上下兩個(gè)窗口 效果如圖1 4 16所示 圖1 4 16拆分窗口效果 用戶還可以將鼠標(biāo)移動(dòng)到Word文檔窗口右上角滑塊上邊的水平條上 按住鼠標(biāo)左鍵并向下拖動(dòng)鼠標(biāo)到合適大小時(shí)釋放鼠標(biāo)左鍵 即可拆分窗口 如圖1 4 17所示 拆分窗口后 即可將一篇文檔顯示在兩個(gè)窗口中 這樣可以在兩個(gè)窗口中同時(shí)編輯一個(gè)文件 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 窗口 組中選擇 取消拆分 選項(xiàng) 即可取消窗口的拆分 使窗口由兩個(gè)窗口重新變?yōu)橐粋€(gè)窗口 或者在拆分條上雙擊鼠標(biāo)左鍵也可取消窗口的拆分 注意 拆分窗口后 在兩個(gè)窗口內(nèi)進(jìn)行的輸入 復(fù)制 粘貼等操作與在一個(gè)窗口內(nèi)進(jìn)行的同等操作始終保持一致 其實(shí) 拆分窗口并不是將文檔復(fù)制 而只是調(diào)整了顯示文檔的方式 圖1 4 17拖動(dòng)鼠標(biāo)拆分窗口 2 全部重排 全部重排是指將當(dāng)前打開的所有文件全部以一個(gè)窗口的形式排列在屏幕上 全部重排的具體操作步驟如下 1 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 窗口 組中選擇 全部重排 選項(xiàng) 即可全部重排打開的窗口 效果如圖1 4 18所示 圖1 4 18全部重排效果 2 單擊任何一個(gè)窗口中的 最大化 按鈕 即可取消全部重排效果 全部重排窗口后 可以在編輯一個(gè)窗口文件的同時(shí)看到另一個(gè)窗口中的文件 但是這樣屏幕顯得非常小 因此在實(shí)際工作中并不經(jīng)常使用這種排列窗口的方式 3 并排比較 并排比較是將兩個(gè)已經(jīng)打開的文檔窗口橫向排列 此功能只進(jìn)行 比較 而不進(jìn)行 合并 并排比較的具體操作步驟如下 1 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 窗口 組中選擇 并排查看 選項(xiàng) 彈出 并排比較 對話框 如圖1 4 19所示 2 在該對話框中的 并排比較 列表框中選擇需要進(jìn)行并排比較的文檔名稱 單擊 確定 按鈕即可 效果如圖1 4 20所示 圖1 4 19 并排比較 對話框圖1 4 20并排比較效果 3 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 窗口 組中選擇 同步滾動(dòng) 選項(xiàng) 在拖動(dòng)其中一個(gè)窗口滾動(dòng)條的同時(shí) 另一個(gè)窗口的滾動(dòng)條也相應(yīng)同步滾動(dòng) 再次選擇 并排查看 選項(xiàng) 窗口位置恢復(fù)到并列排放的方式 4 文件之間的切換 Word2007是一個(gè)多文件處理軟件 可同時(shí)打開多個(gè)文件 并且可以在這些打開的文件之間進(jìn)行切換 其具體操作步驟如下 1 在功能區(qū)用戶界面中的 視圖 選項(xiàng)卡中的 窗口 組中選擇 切換窗口 選項(xiàng) 彈出如圖1 4 21所示的下拉列表 2 在該下拉列表中選擇需要的文件名 即可切換到相應(yīng)的文檔窗口中 圖1 4 21 切換窗口 下拉列表 1 5Word2007幫助的使用 Word2007提供了豐富的聯(lián)機(jī)幫助功能 可以隨時(shí)解決用戶在使用Word中遇到的問題 用戶可以使用關(guān)鍵字和目錄來獲得與當(dāng)前操作相關(guān)的幫助信息 在功能區(qū)用戶界面中單擊 MicrosoftOfficeWord 按鈕 打開 Word幫助 窗口 如圖