費用管理制度(財務).doc

精品文檔費用管理制度第一章 總則第一條 宗旨和根據(jù)為了加強華康泰克信息技術（北京）有限公司（以下簡稱“華康泰克公司”）費用管理，本著節(jié)約、高效、規(guī)范流程、明確職責的原則，特制定本制度。第二條 費用的界定本制度所稱費用，包括人工費用、經(jīng)營變動費用、經(jīng)營固定費用三大方面內(nèi)容。第三條 適用范圍本制度適用于華康泰克公司的費用管理活動。華康泰克公司各部門和個人從事與本制度相關的活動，都應當遵守本制度。了解并遵守費用制度是每位員工的責任。第二章 管理辦法第四條 費用管理方式公司費用管理采用預算管理、額度管理、項目管理三種方法。嚴禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改。管理方法一：采用預算管理和額度管理相結合的費用有：市內(nèi)交通費、餐費。管理方法二：采用預算管理和項目管理相結合的費用有：招待費、會議費、培訓費。管理方法三：除此之外的費用采用預算管理。第五條 預算管理(一) 財務部根據(jù)公司年度銷售目標組織編制費用預算表，以收定支，費用預算分年、季、月三個時間點。(二) 人工費用、固定費用由行政部一編制，與經(jīng)營活動密切相關的變動費用由各部門預算編制。(三) 銷售部的招待費（禮品除外）不得超過全年銷售任務的1%。(四) 所有費用的累計支出都不應超出當前的累計預算，確因業(yè)務需要超出當前累計費用預算，須經(jīng)財務經(jīng)理和總經(jīng)理聯(lián)合審批，超出部分從后續(xù)月份的支出中扣回，以確保不突破年度費用預算。（超出預算需提供書面報告,報財務經(jīng)理和總經(jīng)理聯(lián)合審批）第六條 額度管理(一) 額度管理是指費用支出需控制在一定額度范圍內(nèi)的管理方法，適用于市內(nèi)交通費、餐費。(二) 個人費用額度是指根據(jù)員工崗位、工作性質等確定的每月費用可報銷上限。(三) 每一預算單元所有員工的個人費用額度之和不得超過部門預算。(四) 費用采取單項控制，各項之間不可調(diào)劑使用。第七條 項目管理(一) 實行項目管理的費用需在某一事項進行前，以書面形式向其部門經(jīng)理提交該事項申請及項目預算，經(jīng)總經(jīng)理審批后，報財務部立項后方可執(zhí)行。(二) 實行項目管理的費用，如未經(jīng)事先審批和立項，財務部不予辦理借款和報銷。第三章 費用借款、報銷原則第八條 費用借款規(guī)定(一) 公司不開放差旅費以外的個人費用借款，嚴禁招待費借款。(二) 所有借款均記入借款人名下，非正式員工不允許借款，特殊情況，由其直接上級借款。(三) 借款單必須寫明借款的詳細用途，借款單上必須為借款人親筆簽字，不允許使用手簽章。(四) 財務部按照前款不清后款不借的原則辦理個人借款業(yè)務。對未能在規(guī)定時間內(nèi)辦理報銷和歸還借款且不能說明原因的，財務部將暫停支付個人報銷款項，直至報銷款項沖抵借款完畢。特殊情況需經(jīng)部門經(jīng)理和財務經(jīng)理聯(lián)合審批后方可辦理。(五) 借款3000元以上需提前一天通知財務，不提前通知財務如遇庫存現(xiàn)金不夠將無法借款。(六) 對于有關部門申請的押金、保證金允許超過一個月報銷。但每年年末結清歸還，有需要的下年年初重新申請借款第九條 費用借款和報銷審批權限(一) 所有備用金借支和費用的報銷，由部門經(jīng)理確認，財務經(jīng)理、副總審核后報總經(jīng)理審批；(二) 部門經(jīng)理的費用報銷由財務經(jīng)理、副總審核后總經(jīng)理加批，副總的費用報銷由財務經(jīng)理審核后報總經(jīng)理審批。 第十條 費用報銷規(guī)定(一) 除支付工資與勞務費外，費用報銷須出具由稅務監(jiān)制的正式發(fā)票或財政部門統(tǒng)一印制的收款收據(jù)。報銷人對其提供的原始票據(jù)負責，若發(fā)現(xiàn)使用虛假發(fā)0=破票，虛假發(fā)票所對應金額的一律不予報銷。對于無法提供或發(fā)票遺失的，且沒有刷卡記錄，財務部有權不予報銷，亦不得使用替代發(fā)票。(二) 報銷款3000元以上需提前一天通知財務，不提前通知財務如遇庫存現(xiàn)金不夠將無法報銷。(三) 報銷項目費用時，除填寫支出憑單外，需另附報銷明細標明具體項目名稱，已便財務進行項目核算，否則不予報銷。(四) 報銷費用提供的發(fā)票抬頭應當為公司全稱，定額發(fā)票除外。對于無公司名稱或公司名稱不完整、發(fā)票內(nèi)容填寫不完整、無發(fā)票日期的票據(jù)，一律不予報銷。(五) 費用報銷采用實名制，任何人不得以他人名義報銷。報銷超過本人月度標準的，原則上不予報銷；情況特殊的，應當在報銷單上寫明原因，經(jīng)部門負責人審批同意后予以報銷。(六) 招待費報銷：每次交際行為須單獨填寫一張報銷明細，并在“費用描述”里，寫明日期、客戶、招待地點、招待人數(shù)、票據(jù)張數(shù)。(七) 差旅費報銷：出差事項需填寫詳盡，住宿、城際、交際、途中交通費等需分行填寫。(八) 報銷單據(jù)須用膠水（不可使用訂書針、曲別針、大頭針等金屬物品）橫向粘貼支出憑單上。發(fā)票按費用按類別分別填寫支出憑證，需按時間順序呈魚鱗狀依次粘貼，應與費用報告說明一一對應。超出邊界的部分須向內(nèi)折疊好，對于粘貼填寫不規(guī)范的報銷單，財務人員可以拒絕受理。 (九) 發(fā)票粘貼時應注意，不能將票據(jù)上有關信息遮蓋。如：出租車票的時間、金額；機票的乘機人姓名；發(fā)票上開具的品名、金額、時間等。(十) 除差旅費、勞務費用、日常開支可以用現(xiàn)金支付外，其他付款原則上以銀行支付。(十一) 費用報銷內(nèi)容與借款申請不一致的，發(fā)票開具單位與借款申請單上收款單位不一致的，財務部有權拒絕報銷。第十一條 費用報銷時間為及時準確地反映各部門當期費用，原則上要求每周四為費用報銷日，其他款項不受此限制。具體要求如下：(一) 發(fā)票報銷時限為發(fā)票開具日起1周內(nèi)，超出規(guī)定時間財務部一律不予報銷。(二) 出差期間發(fā)生的交際費與差旅費一起報銷，不受每周報銷時間的限制。（回來后一周內(nèi)報銷）（三） 如遇相關領導不在公司，可通過郵件審批。通過郵件審批的單子，財務可以先報銷，后補簽字。第四章 關于市內(nèi)交通費的規(guī)定第十二條 市內(nèi)交通費規(guī)定(一) 市內(nèi)交通費指員工在工作日內(nèi)因公外出乘坐公共交通工具（含地鐵、出租車、公交車等）而發(fā)生的費用，不包括上下班通勤費。各部門依據(jù)“市內(nèi)交通費報銷標準”（表一）確定員工報銷上限，不得突破，員工在其額度內(nèi)據(jù)實報銷。(二) 報銷市內(nèi)交通費時，需在發(fā)票背面用鉛筆注明起始地點，如：公司-交行，未注明起始地的發(fā)票財務不予報銷。(三) 各部門依據(jù)“市內(nèi)交通費報銷標準”（表一）確定員工報銷上限，不得突破，員工在其額度內(nèi)據(jù)實報銷。(四) 請假超過一個月并辦理工作移交的，請假期間的市內(nèi)交通費原則不允報銷。表一市內(nèi)交通費報銷標準職位系列職位/崗位交通費額度（上限）管理崗總經(jīng)理和副總1000銷售崗部門經(jīng)理500項目經(jīng)理300職能崗部門經(jīng)理300員工200 特殊情況如：貨運性質的由副總審批通過后方可到財務報銷。第五章 關于招待費的規(guī)定第十三條 關于招待費的規(guī)定（一） 業(yè)務招待費是指公司為加強與業(yè)務伙伴、客戶及政府部門的關系，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營良好的外部關系和社會環(huán)境而發(fā)生的招待餐費、住宿費、禮品費等支出。公司各部門在業(yè)務活動和接到工作中，根據(jù)具體情況可安排招待用餐，也可適當贈送紀念品或禮品。（二） 各部門需要嚴格控制招待費支出，嚴禁以招待費名義報銷個人費用。（三） 招待費實行實名制，誰經(jīng)手誰報銷，嚴禁代他人報銷。（四） 各部門因工作需要贈送禮品時，應先由部門書面申請，并注明原因，饋贈物品名稱、數(shù)量、價值、金額等，經(jīng)部門經(jīng)理審核、財務經(jīng)理復核、副總和總經(jīng)理聯(lián)合審批同意后，部門方可填寫申請單或支款單，經(jīng)辦人憑批件執(zhí)行。贈送公司統(tǒng)一定做的禮品，按照公司領用規(guī)定執(zhí)行，費用將計入領用部門，所贈送禮品計入部門費用；銷售部舉辦市場活動所贈送的禮品，費用計入銷售部。（五） 禮品如需自行購買，須事先得到部門經(jīng)理（疊加總經(jīng)理）審批同意并報財務部備案后，方可購買。報銷時須提供商場、超市電腦打印的商品清單。（六） 招待用餐工作客飯，一般情況下每人每餐不超過100元，重點招待每人每餐不超過200元，特殊招待每人每餐不超過800元，重點招待和特殊招待應提前報部門經(jīng)理審批。招待費發(fā)票報銷須另填寫報銷明細，注明日期、招待對象、人數(shù)、事由、金額等，單次招待費超過1500元的，需提前申請并對具體情況詳細說明，經(jīng)副總審批同意后方可報銷。（銷售部除外）（七） 銷售部招待費限額每人每月5000元，如連續(xù)3月無業(yè)績的須提供書面報告，并詳細闡明原因。書面報告經(jīng)部門經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，方可辦理后續(xù)的報銷。（八） 請假超過一個月并辦理工作移交的，請假期間發(fā)生的招待費原則上不允許報銷。（九） 業(yè)務招待費實行部門經(jīng)理負責制。當月招待費超支可以下月招待費預算額度彌補，但季度的招待費支出總額應以季度招待費預算額度為限。第六章 關于加班報銷的規(guī)定第十四條 加班報銷規(guī)定（一） 節(jié)假日加班、工作日加班至20:00時后，職能部門人員可以報銷加班餐費，發(fā)票背面需要注明加班日期和共同就餐人員，并經(jīng)上級審批人簽字同意后方可報銷，加班餐費報銷標準不超過50元/人次。（二） 節(jié)假日加班、工作日加班至21:00點后可以報銷回住所的出租車費。第七章 關于差旅費的規(guī)定第十五條 差旅費報銷規(guī)定(一) 差旅費指員工因公出差而發(fā)生的交通費、托運行李費、出差補助費、住宿費等。(二) 各部門人員出差，由其部門經(jīng)理安排。差旅費報銷時需打印出差申請審批或審批郵件，與原始單據(jù)一同交財務部。出差人預支差旅費應填寫借款單，注明出差事由、地點、人數(shù)、期限及交通工具，由財務部根據(jù)實際情況核準最終借款額。參加培訓的差旅費用，在借款或報銷時需同時提供培訓通知。(三) 出差人員，應嚴格遵守有關規(guī)定，工作結束及時返回，并在返回后一周內(nèi)辦理報銷手續(xù)；超期不予報銷。未經(jīng)部門領導審批的差旅費不得報銷(四) 原則上不允許自駕車出差。如遇特殊情況，需經(jīng)總經(jīng)理審批同意。自駕車報銷費用以正常出差乘坐火車或汽車1人次城際交通的標準核定，提供汽油費、過路過橋發(fā)票報銷費用。(五) 出差期間餐費和車費報銷提供發(fā)票原則上須與出差時間、地點相吻合，不得以異地或其他時間的發(fā)票為報銷憑證。標準見（表三）。因公參加會議、培訓，食宿由組織者統(tǒng)一安排并承擔的，不再享受差旅餐補；食宿不統(tǒng)一安排的，視同差旅費報銷。(六) 因特殊情況，出差人員住宿費用支出超出標準的，必須說明原因，由副總簽署審批意見，否則一律不予報銷。(七) 同性別兩人同地出差時，公司提倡入住同一房間，住宿費不超過2人住宿標準。(八) 出差不報銷住宿費的，按100元/天予以補貼，需提供與出差地點和時間相吻合的相關憑據(jù)。(九) 出差期間若某天發(fā)生招待用餐費用，則當日該餐不再給予補助。表二差旅費標準表出差地級別住宿費差旅餐費包干北京、上海、廣州、深圳管理層700元/天120元/天早餐：20元午餐：50元晚餐：50元部門經(jīng)理400元/天員工350元/天其他省會城市直轄市及蘇州、東莞、大連、青島、廈門、珠海管理層650元/天部門經(jīng)理350元/天員工300元/天其他城市管理層400元/天部門經(jīng)理300元/天員工260元/天特殊情況需報副總審批通過后方可到財務報銷。第十六條 出差交通工具規(guī)定(十) 公司所有人員禁止乘坐頭等艙。特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批后方可乘坐。(十一) 其他員工出差，出差地點乘坐火車在1000KM以內(nèi)可以到達的，一般只可乘坐火車（含高鐵/動車）。(十二) 乘坐高鐵出差無特殊原因，應選擇二等座。特殊情況需要乘坐飛機及高鐵商務座/一等座的，須在提前申請并經(jīng)副總審批通過后方可乘坐；如若未經(jīng)批準，擅自乘坐飛機或高鐵商務座/一等座者，其費用只能按二等座報銷，差價自理，但特價機票未超過火車二等座價格的不屬于超標。出差盡量選擇早班或晚班飛機，較少占用工作時間。本著節(jié)約原則鼓勵選擇火車出行。(十三) 飛機票由行政部統(tǒng)一預訂，享受統(tǒng)一優(yōu)惠折扣。當員工通過其他途徑得到的票價比公司統(tǒng)一訂票票價低時，可以要求公司代為購買或經(jīng)訂票人（前臺助理）確認后自行購買。能夠以公司名義統(tǒng)一訂票,而員工自行購買票款高于公司同類票價款的，高出部分由員工自己承擔。第八章 關于辦公費的規(guī)定第十七條 辦公費(十四) 辦公費指日常辦公過程中發(fā)生的費用，分為五大類核算：日常辦公、辦公環(huán)境、招聘存檔、主機及軟件、年會等對外費用等。(十五) 辦公用品原則上由采購部門負責。一般情況下各部門不允許自行購買辦公用品；特殊情況下購置辦公用品的，報銷時除具備原始合法發(fā)票外還應當提供采購清單。(十六) 辦公費采用誰受益誰承擔的原則，由行政部分配到各使用部門。第九章 關于培訓費的規(guī)定第十八條 培訓費(十七) 培訓包括內(nèi)部培訓和外部培訓。內(nèi)部培訓是指公司、部門自己組織承辦的培訓；外部培訓是指外單位承辦的需我方承擔費用的培訓。(十八) 內(nèi)部培訓費指場租、交通、食宿、為培訓準備的資料費、外請培訓機構支付服務費等費用；外部培訓費包括員工接受外部培訓及培訓外部人員所發(fā)生的費用。(十九) 非行政部組織的培訓需報行政部備案。(二十) 培訓的食宿、交通由組織者統(tǒng)一安排的，不再享受差旅報銷；食宿不統(tǒng)一安排的，培訓期間所發(fā)生的費用按差旅費規(guī)定執(zhí)行。 (二十一) 培訓費須提前申請并填寫“培訓費審批表”（見附表三）。第十章 關于會議費的規(guī)定第十九條 會議費(二十二) 會議包括內(nèi)部會議和外部會議兩類，內(nèi)部會議是指經(jīng)公司總經(jīng)理批準的會議；外部會議是指外單位舉辦的需我方承擔費用的非市場活動會議。(二十三) 會議費包括場地、設備租賃費、統(tǒng)一食宿費、活動費、交通費、資料印刷費等。(二十四) 內(nèi)部會議需要提供會議經(jīng)費預算，原則上在公司內(nèi)部場地舉辦；外部會議需要提供會議邀請函；會議以承包形式舉辦的，需要提供與承辦方簽訂的協(xié)議。(二十五) 會議食宿由組織者統(tǒng)一安排的，不再享受差旅費報銷；食宿不統(tǒng)一安排的，參加會議期間所發(fā)生的費用按差旅費規(guī)定執(zhí)行。(二十六) 會議費須提前申請并填寫“會議費審批表”（見附表四）。第十一章 關于運雜費的規(guī)定第二十條 運雜費運雜費是由于接受運輸商品服務而支付給承運單位的費用，包括鐵路、公路、航空、水運等費用，以及為購買運輸包裝物而發(fā)生的費用。第十二章 關于宣傳費的規(guī)定第二十一條 宣傳費(二十七) 宣傳費是為提高知名度，擴大社會影響，樹立良好形象而發(fā)生的費用。分為廣告宣傳費、展覽展示費、印刷費等。(二十八) 進行市場宣傳活動必須簽訂合同，該合同需經(jīng)相關部門審核審批后交財務部備案。(二十九) 廣告宣傳費報銷時需提供正式的廣告業(yè)專用發(fā)票，平面媒體廣告需提供相應的廣告樣張。(三十) 展示展覽類活動（包括活動過程中發(fā)生的禮品支出）需事先提供整體活動預算，與參展方簽訂的合同。根據(jù)預算和合同進行借款，報銷時需提供活動明細清單。(三十一) 印刷類活動（包括各種宣傳資料印刷）借款時需提供合同，報銷時需提供印刷資料樣品。(三十二) 收到廠商或其他單位分擔的市場費資金時，沖減當期的市場費。第十三章 關于咨詢費第二十二條 咨詢費咨詢費只公司因拓展業(yè)務、開發(fā)市場、獲取信息或只是等原因接受外部單位服務而支付的費用，這些外部單位包括顧問公司、會計師事務所、稅務咨詢事務所、法律事務所、管理咨詢事務所等中介機構。第十四章 認證費規(guī)定第二十三條 認證費認證費是指公司委托的外部機構的證明、證件等而支付的費用，如ISO9001認證費、產(chǎn)品認可實驗費、申請商標注冊、專利注冊等；驗資費計入“認證費“。第十五章 關于人工成本的規(guī)定第二十四條 工資及獎金工資指按照工資制度的規(guī)定，支付給正式編制員工（包括試用期員工）的勞動報酬。公司依法代扣代繳個人所得稅。第二十五條 政策類獎金政策類獎金包括優(yōu)秀員工獎勵、專項獎以及按照一定政策給予員工的獎勵，經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后，由行政部提供人員名單及獎勵金額交財務備案。獲取獎勵的人員直接到財務辦理支取手續(xù)，財務進行發(fā)放記錄管理。第二十六條 福利費福利費包括法定性質福利與公司性質福利。法定性質福利是指按國家有關規(guī)定計提交納的養(yǎng)老保險金、工傷保險、失業(yè)保險金、醫(yī)療保險金（社會統(tǒng)籌）以及當?shù)卣?guī)定需交納的其他保險金。法定性質福利支付必須經(jīng)行政部經(jīng)理、財務經(jīng)理審批。公司性質支出包括體檢費、節(jié)假日禮金、新年聯(lián)歡費等。公司性質依據(jù)行政部制度執(zhí)行，支付須經(jīng)財務經(jīng)理、行政部經(jīng)理聯(lián)合審批。第二十七條 勞務費勞務費指支付給臨時招用的散工（計件工、定量包工等）、聘請的專家或顧問以及各種應給予報酬的外單位人員的費用。支付給單位勞務費對方須提供稅務局認可的正式發(fā)票，支付給個人的勞務費用需要扣除個人所得稅，取得個人簽字的收條作為報銷依據(jù)。第十六章 關于租賃、水電、裝修費的規(guī)定第二十八條 租賃、水電費、裝修費、物業(yè)管理費(三十三) 租賃費是指公司因經(jīng)營需要而向其他單位租用房屋、設備、一儀器等支出的費用。(三十四) 租賃費主要包括：租賃房屋的房租，租用設備、儀器等的租金。(三十五) 房租、水電費、裝修費由行政部統(tǒng)一負責簽訂合同，統(tǒng)一申請支付。(三十六) 房租是指因經(jīng)營需要而向其他單位租用房屋支出的費用，包括房租租金與物業(yè)管理費用、停車費。房屋租賃需要與出租方簽訂租賃協(xié)議，費用按照