公文寫作格式.doc

向塘機務段文件向機辦發(fā)20129號關于重新公布向塘機務段公文格式的通知各車間、科室：根據(jù)南昌鐵路局公文格式（辦文20122號）的有關標準和規(guī)定，現(xiàn)將修訂后的向塘機務段公文格式印發(fā)給你們，自2012年8月1日起執(zhí)行，原發(fā)向塘機務段公文格式（向機辦發(fā)200644號）同時廢止。 各車間、科室要認真執(zhí)行新修訂的向塘機務段公文格式和公文處理有關規(guī)定，切實加強公文管理，不斷提高公文質量。 二一二年八月一日向塘機務段公文格式1依據(jù)根據(jù)南昌鐵路局公文格式（辦文20122號）的規(guī)定,制定本格式。2范圍本格式規(guī)定了公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則。本格式適用于全段各部門制發(fā)的公文。3定義本格式采用下列定義。3.1 字標識公文中橫向距離的長度單位，以3號字為基準字。3.2 行標識公文中縱向距離的長度單位，以3號字為基準字，行距為3號字的7/8，每行約占10mm。3.3 字號本格式不注明字號的均為3號字。3.4 字體本格式不注明的漢字字體為“仿宋_GB2312”，阿拉伯數(shù)字和字母的字體為“Times New Roman”。3.5 顏色本格式不注明顏色均為黑色。3.6 頁、面頁：指公文的紙頁。面：指公文紙頁的一面。4公文用紙主要技術指標公文用紙一般采用紙張定量為60g/m280 g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，PH值為7.59.5。5公文用紙幅面及版面尺寸5.1 公文用紙一般采用國際標準A4型，成品幅面尺寸為210mm297mm。5.2 公文頁邊和版心尺寸上白邊（天頭）：37mm1mm下白邊（地腳）：35mm1mm左白邊（訂口）：28mm1mm右白邊（切口）：26mm1mm版心：156mm225mm（不含頁碼）6排版印刷裝訂要求6.1 排版規(guī)格一般每面22行，每行28個字6.2 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。6.3 印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨達到色譜所標BL100%，紅色油墨達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。6.4 裝訂要求左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間的誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差4mm。平訂訂鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。7公文各組成部分標識規(guī)則本格式將公文劃分為眉首、主體、版記三大組成部分。公文首面紅色反線（含）以上部分統(tǒng)稱眉首；紅色反線以下至主題詞（不含）的部分統(tǒng)稱為主體；主題詞以下部分統(tǒng)稱版記。7.1 眉首眉首由份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等部分組成。7.1.1 份數(shù)序號用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行，至少應編兩位。7.1.2 秘密等級和保密期限用黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，后標“”號，不標保密期限視為長期；標保密期限，以“年”、“月”為單位標識在“”號之后，“年”“月”數(shù)用阿拉伯數(shù)碼。7.1.3 緊急程度如需標識緊急程度，用黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。7.1.4 發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范簡稱加“文件”2字組成。用紅色小標宋體或黑體字居中排布，以莊重美觀為原則；字號不大于21mm14mm。聯(lián)合發(fā)文主辦機關排列在前，“文件”2字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文機關標識上邊緣距版心上邊緣20mm；上行文的發(fā)文機關標識上邊緣距版心上邊緣80mm，即增加60mm的空白供領導批示用。7.1.5 發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。在發(fā)文機關標識之下印一條紅色反線，與版心同寬（156mm），與發(fā)文機關標識下邊緣之間的距離為30mm（3行）。發(fā)文字號標識在第3行，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼；年份用全稱，用六角括號（）括起；序號不編虛位（即不編為001），不加“第”字。7.1.6簽發(fā)人上行文應標明簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字標識，簽發(fā)人居右空1字標識，簽發(fā)人后標全符冒號，簽發(fā)人3字和簽發(fā)人姓名用楷體。如有多個簽發(fā)人（或會簽人），應利用發(fā)文機關標識與紅色反線之間的30mm空間排布，排布不下可下移紅色反線；排布時主辦機關簽發(fā)人應置于第1行，最后一個簽發(fā)人應與發(fā)文字號同處一行。7.2 主體主體由公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等部分組成。7.2.1 公文標題用2號小標宋體字（正文用4號字，標題則用3號小標宋體字），在紅色反線之下占4行，居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。7.2.2 主送機關標題之下空1行，左側頂格標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關后標全符冒號。如主送機關過多而使公文首面不能顯示正文，應將主送機關移至版記中的主題詞之下、抄送機關之上，標識方法同抄送機關。7.2.3 公文正文主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。7.2.4 附件說明公文如有附件，應在正文最后另起一段注明附件名稱和順序。左空2字標識“附件”2字，后標全符冒號和名稱。附件序號用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。7.2.5 成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“”；標識位置見7.2.6。 7.2.6 印章（見式樣11）印章是公文生效的標志，用紅色。7.2.6.1 單獨發(fā)文印章單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；印章壓在成文日期上，端正，居中；印章上弧距正文2mm4mm。當印章下弧無文字時，采用下套方式加蓋，即僅以印章下弧壓在成文日期上；印章下弧有文字，采用中套方式加蓋，即印章中心線壓上成文日期上。7.2.6.2 聯(lián)合行文印章當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7個字；兩個印章均壓成文日期，印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應標注單位名稱，印章壓在單位名稱之上；印章每排3個，兩端不得超出版心，最后一排不足3個均居中；最后一排印章之下標注成文日期，右空2個字。聯(lián)合行文主辦機關印章排列在前，只能采取一種印章加蓋方式，以保證印章排列整齊。7.2.6.3 特殊情況說明當正文之后的空白容不下印章位置時，應采取調整行距或字距的辦法，務使印章與正文同處一面，不得采取標注“此頁無正文”的辦法解決。7.2.7 附注公文如有需要說明的事項，左空2個字標識在成文日期之下的適當位置，用圓括號括起。7.2.8 附件公文的附件應在正文之后另起一面排布，附件的左上角第1行頂格標識“附件”二字并加全符冒號，如有序號在序號后加全符冒號。附件的名稱應與附件說明的附件名稱保持一致。如附件與正文不能一起裝訂，應在附件首面左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。7.3 版記版記由主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期等部分組成。7.3.1 主題詞“主題詞” 3 字用黑體字居左頂格標識，后加全符冒號；詞目用小標宋體字，詞目之間空1個字。7.3.2 抄送機關主題詞下一行左空1字標識“抄送”2字，后標全符冒號；回行時與上一行抄送機關對齊；最后一個抄送機關后標句號。7.3.3 印發(fā)機關和印發(fā)時間抄送機關之下占一行位置。印發(fā)機關左空1字；印發(fā)日期右空1字，用阿拉伯數(shù)碼標識。7.3.4 版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。7.3.5 版記的位置版記應置于公文的最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。8頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，左右各放一條4號“”字線，置于版心下邊緣之下一行，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。如公文出現(xiàn)空白面，空白面和空白面以后的面不標頁碼。9公文中表格對橫排A4紙型表格，頁碼置于表格左側，單頁碼在左下角，雙頁碼在左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。表格內容字號均為五號字，字體均為宋體，項目名稱須加粗。10特定公文的格式10.1 向塘機務段信函式公文格式（見式樣3）用于平行文或下行文。發(fā)文機關標識不加“文件”二字，用紅色，居中排布。發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊35mm，用小標宋體字，字號酌定（不得大于21mm14mm）。發(fā)文機關名稱之下加一條紅色武文線（上粗下細）；兩條線均與版心同寬即156mm。份數(shù)序號、秘密等級、緊急程度置于武文線下左側頂格；發(fā)文字號置于武文線下第1行右側頂格。公文標題自武文線下第4行排布。其他均同本格式相應要求。10.2 向塘機務段會議紀要格式（見式樣4）標識由單位名稱加“會議紀要”組成，居中排1行，用黑體字或標宋體字，字號酌定（不得大于21mm14mm），用紅色。標識上邊緣距版心上邊緣20mm。標識下空1行標紀要序號，用漢文數(shù)字（黑體）標識，圓括號括起，居中排布。紀要序號下加一條紅色反線，與版心同寬。反線下空1行標識紀要標題；標題下標會議紀要結束日期，用漢文數(shù)字，圓括號括起，居中排布。日期下空1行標識正文。紀要的“主送”、“抄送”均標注在版記后面，即“主題詞”之下，“印發(fā)機關”之上。標識方法同“抄送”。其他要求同本格式相關要求。10.3 向機情況通報格式（見式樣5、6、7、8、9）用于印發(fā)領導講話或通報企業(yè)經營管理情況。標識上邊緣距版心上邊緣20mm，居中排布，用紅色小標宋體字，字號酌定。標識下空1行標期號，用阿拉伯數(shù)碼標識，標為“第期”，居中排布。期號下空1行標主辦部門和印發(fā)日期。主辦部門左側頂格；印發(fā)日期右側頂格，用漢字書寫。印發(fā)機關和印發(fā)日期下加一條紅色反線，與版心同寬。反線下空1行排布標題。標題下標講話日期，用阿拉伯數(shù)碼，圓括號括起，居中排布。如有按語，在反線之下空1行左空2字標識，用楷體。正文用4號字打印。用“分送”不用“主送、抄送”，標識方法同“抄送”。其他要求同本格式相關要求。“向機企管情況通報”、“向機安全情況通報”、“向機質量情況通報”、“向機教育情況通報”與“向機情況通報”應用場合不同，除標識和反線顏色不同外，其它格式相同。10.4 向塘機務段大事記格式（見式樣10）用于記載領導活動、人事變動、企業(yè)經營管理和改革發(fā)展中發(fā)生的大事。標識上邊緣距版心上邊緣20mm，居中排布，用紅色隸書，字號