行政管理培訓 PPT課件

行政管理制度培訓 行政人事中心 2012年度 1 集團總部辦公場所 2 根據(jù)門里集團辦公環(huán)境相關條件 公司在設計辦公室布局時 考慮了多種辦公功能的需要 并對不同的功能場合配置了不同的設施 詳見下表 不得不說的是 辦公環(huán)境很有創(chuàng)意 3 各位同學 應正確使用公司的物品和設備 提高工作效率 具體要求如下 1 愛護公司資產 合理并正確使用各類辦公家具及辦公設施 2 公司根據(jù)員工的工作性質按區(qū)域提供固定座位 員工如有特殊理由需要申請或更換座位 應聯(lián)系行政人事中心 經批準后予以更換 3 辦公區(qū)內所有固定座位及所有柜子由行政人事中心統(tǒng)一安排分配 員工不能私自占用固定座位或柜子 4 員工在辦公室內應妥善保管好個人物品 以防遺失 5 公司內所有區(qū)域一律禁止吸煙 除指定餐廳外 其余區(qū)域一律禁止用餐 6 未經同意不得隨意翻看同事的文件 資料等 GOD 想吸煙到底能去哪里 4 第二節(jié)行政事務管理制度 公司的使用 借用 資質證書借閱 借用 5 公司印章的使用 借用 1 公司公章的使用范圍 以公司名義行文發(fā)出的公文 報告 信函 重大事項公告 報表 介紹信 證明 通知 制度規(guī)定等文件 公司領導簽署的各種具有法律效力的合同 協(xié)議書等法律文本 公司領導批準的各種證件 聘書 榮譽證書等 2 公司公章的使用程序 員工需使用公司公章時 須先在OA系統(tǒng)填寫 用章審批 如下表格 6 1 登錄OA系統(tǒng) 2 在系統(tǒng)首頁 我的模板 7 注 需使用印章的文件請作為附件上傳OA系統(tǒng)中 供領導審閱 8 9 流 程 10 還有的是 部門的使用 1 部門印章的使用范圍 部門印章用于部門內部簽發(fā)的不對公司以外的報告 通知 會議紀要等文件 2 部門印章的使用程序 員工需使用部門印章時 先由印章保管人進行登記 印章使用人在登記表上簽字后方可使用部門公章 11 1 公司各類資質證書包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照 正 副本 組織機構代碼證 正 副本 稅務登記證 正 副本 企業(yè)集團登記證 企業(yè)法定代表人證書等各類證件 2 公司各類資質證書由行政人事中心專人負責保管 3 如工作所需提供公司資質證書復印件 必須經OA系統(tǒng)提交 檔案借閱申請單 由部門領導 人事行政經理 分管領導 公司總經理逐級批準 并知會檔案管理員打印提供 4 如因特殊情況需將資質證書借出公司使用 必須經OA系統(tǒng)提交 檔案借閱申請單 由部門領導 人事行政經理 分管領導 公司總經理逐級批準 并知會檔案管理員登記借用 用畢立即歸還 資質證書的使用 借用 12 資質證書借閱 借用OA系統(tǒng)流程 13 同學們 一定要寫詳細喲 資質證書的使用 借用OA系統(tǒng)流程 14 流 程 15 集團總部會議管理制度 16 小會議室 可供6人參會 提供電話會議 投影設備 大會議室 可供35人參會 提供多方視頻電話會議 投影設備 會議室的很FASHION 17 1 電話會議 大 小會議室 2 視頻會議 大會議室 3 移動多方會議 大 小會議室 4 普通會議 大 小會議室 會議的很多很具體 18 a 重要會議開始前半個小時 行政人事中心應安排專人對會場設備 文件資料 飲料 紙 筆進行調試 擺放 b 對外接待會議行政人事中心應制定專項接待方案 方案內容包括但不限于接機接站 車輛調度 餐飲 住宿 活動安排等 會議開始前可根據(jù)會議組織部門或來賓要求準備不同的會場接待用品 c 會議結束后原則上30分鐘內完成會場清理工作 如遇特殊情況 則另行安排 會議的程序要牢記 19 a 會議牽頭部門提前一天通過OA系統(tǒng) 會議室管理 進行會議室預訂 由行政人事中心 前臺 落實確認會議室可以預訂后 方可使用 b 如遇不同會議計劃同時召開的情況 由行政人事中心統(tǒng)一對會議室進行安排協(xié)調 會議室的很緊張 要搶的 20 a 公司定期例會 由行政人事中心前臺于會議召開前半個小時布置好會場 由董事總經理于會議召開前10分鐘通知公司領導及各部門負責人準時到會 b 涉及多個部門共同召開并需公司領導參加的內部會議或職能專題會議 會議牽頭部門需提前通過OA系統(tǒng) 會議管理 通知相關參會人員 并明確會議時間 參會人員 議題等細節(jié) c 對外接待會議 會議牽頭部門需提前通過OA系統(tǒng) 會議管理 通知相關參會人員 并明確會議時間 參會人員 議題等細節(jié) 并提前2 3天報備至行政人事中心 前臺 處 報備內容包括但不限于 會議主題 會議時間 會議地點 參會人員 會場布置要求等 行政人事中心 前臺 登記后通知相關參會人員 行政人事經理及總裁辦秘書 21 會議室的爭奪戰(zhàn) 22 會議室 會議室的已被敵人搶占 23 1 公司周例會由總裁辦秘書對會議進行記錄 并于會后1個工作日內形成會議記要存檔并以郵件形式發(fā)送給公司領導及各部門負責人 2 各部門例會 職能專題會或對外接待會議 遵照 誰組織 誰記錄 的原則 由組織部門指定專人對會議進行記錄 并于會后1給工作日內形成會議紀要存檔并發(fā)送相關責任人 3 會議記錄可采取筆錄 錄音 錄影等方式 形成會議紀要的同時需保存好現(xiàn)場影音資料 4 會議紀要需根據(jù)內容明確保密等級 所有與會者需嚴守保密制度 不得外傳泄密 紀要抄送范圍由會議牽頭部門分管領導決定 原則上無特殊說明 參會人員全員可閱 同學們上課要做筆記喲 24 1 嚴格遵守開會時間 不允許遲到 早退 如遇特殊情況 需向會議主持人說明 2 會議期間手機需調至靜音狀態(tài) 特殊情況可至場外接聽 3 會議中發(fā)言需簡明扼要 避免發(fā)表與會議無關的話題 4 會議形成的決議因由牽頭部門及時以書面形式通知執(zhí)行部門 并負責監(jiān)督落實情況 上課要認真 25 首問責任 26 1 首問責任人是指在公司范圍內第一個接待來電 來訪 來信 來函或其他有關人員 以下簡稱辦事人 詢問的公司工作人員 2 實行首問負責制 要求門里集團全體工作人員必須熟悉本部門工作職能和辦事程序 明確自己的崗位職責 了解公司各部門的基本崗位職責 做到內增素質 外樹形象 首問就是首先被問住 27 辦事人到公司辦事 對于有要求辦理的事項 首問責任人根據(jù)不同的情況應當承擔下列責任和義務 1 屬于首問責任人職責范圍內能夠解決的應當及時辦理或一次性告知有關辦事程序 要求等 熱情耐心地解答有關詢問 2 屬于本部門職責范圍內的 但有關責任人外出開會 出差 公休 病假等暫不在崗位或聯(lián)系不上的 首問責任人應當將辦事人的單位 姓名 聯(lián)系電話及擬辦事項內容 留言等負責轉交責任人或本部門負責人 責任人應盡快與辦事人聯(lián)系 3 不屬于本部門職責范圍內的 但屬于本公司或本系統(tǒng)內子公司職責范圍內的 首問責任人應主動告知辦事人聯(lián)系的對應部門或子公司 當經辦部門 子公司無人時 應告知相應的聯(lián)系電話 首問責任人要的就是責任 28 4 不屬于本系統(tǒng)工作范圍內的 首問責任人應當耐心解釋 并盡自己所知給予指導和幫助 5 首問責任人在接待辦事人時應文明禮貌 熱情服務 使用文明用語 不得敷衍 應付 推諉 沒有責任心 再大的能力也是空談 29 第五節(jié)出差申請 30 出發(fā)的準備 流 程 31 工作就要激發(fā)出火花 啊 燃燒吧 騷年 32 流 程 33 第五節(jié)保密制度 34 公司秘密包括下列秘密事項 1 公司重大決策中的秘密事項 2 公司尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略 經營方針 經營規(guī)劃 經營項目 經營決策及其它尚未公開的各類信息 3 公司的合同 協(xié)議 意見書及可行性報告 會議記錄及其它文書 4 公司財務預決算報告及各類財務報表 統(tǒng)計報表及其它財務信息 5 公司內部刊物 6 公司員工的人事檔案 工資性 勞務性收入 7 公司員工通訊方式 辦公地點及其它個人信息 8 其他經公司確定應當保密的事項 噓 這就是秘密 35 1 屬于公司秘密的文件 資料和其他物品的制作 收發(fā) 傳遞 使用 復制摘抄 保存和銷毀 由行政人事中心專人負責執(zhí)行 采用電腦技術存取 處理 傳遞的公司秘密由該電腦使用人通過設置開機密碼 文件加密等方式負責全部保密工作及責任 2 對于密級文件 資料和其他物品 必須采取以下保密措施 1 非經總裁 總經理批準 不得復制 摘抄 2 收發(fā) 傳遞和外出攜帶 原則上由行政人事中心人員執(zhí)行 其他人員經總裁 總經理批準并辦理相應手續(xù)后方可帶出 同時還應采取相應安全措施 不能說的秘密 不要告訴別人喲 36 第六節(jié)網絡使用 介一切都是浮云 胡大寶 37 1 任何人均不得在網絡上從事與工作無關的事項 2 任何人不得在網絡上散布涉及公司機密的信息 3 任何人或部門未經許可不得在網上掛任何應用系統(tǒng) 4 嚴禁任何人以任何手段蓄意破壞公司網絡的正常運行或竊取公司網上的保護信息 計算機不是這樣是使用的 Fireinthehole 38 第七節(jié)辦公用品管理制度 justdoit 39 親 想要嗎 想要你就申請啊 40 親 一定要寫詳細喲 加油 加油 就要成功了 41 第八節(jié)車輛管理制度 玩我的吧 42 1 公司的其它車輛作為