作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化(SOP)流程圖PPT課件

1 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn) 主辦單位 國(guó)立科學(xué)教育館主講人 林騰蛟 2 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)目錄 壹 前言貳 目的參 流程圖符號(hào)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明伍 流程圖繪製原則陸 範(fàn)例柒 問(wèn)題研討 3 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)壹 前言 1 2 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程的意義 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程 SOP 是企業(yè)界常用的一種作業(yè)方法 其目的在使每一項(xiàng)作業(yè)流程均能清楚呈現(xiàn) 任何人只要看到流程圖 便能一目了然 有助於相關(guān)作業(yè)人員對(duì)整體工作流程的掌握 4 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)壹 前言 2 2 製作流程圖的優(yōu)點(diǎn) 一 所有流程一目了然 工作人員能掌握全局 二 更換人手時(shí) 按圖索驥 容易上手 三 所有流程在繪製時(shí) 很容易發(fā)現(xiàn)疏失之處 可適時(shí)予以調(diào)整更正 使各項(xiàng)作業(yè)更為嚴(yán)謹(jǐn) 5 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)貳 目的 一 為建立本部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖之可讀性及一致性 參考美國(guó)ANSI系統(tǒng)流程圖標(biāo)準(zhǔn)符號(hào) 及道勤企業(yè)管理顧問(wèn)有限公司 效率會(huì)議 標(biāo)準(zhǔn)流程 製作符號(hào)及範(fàn)例 二 本規(guī)範(fàn)流程圖繪製 採(cǎi)用由上而下結(jié)構(gòu)化程式設(shè)計(jì) Top downStructuredProgramming 觀念 三 對(duì)於製作流程圖共通性目標(biāo) 本規(guī)範(fàn)亦列出流程圖繪製原則 6 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)參 流程圖符號(hào) 1 2 選取圖示電腦的Word軟體中 工具列 插入 圖片 快取圖案 流程圖 7 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)參 流程圖符號(hào) 2 2 常用圖形 8 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 1 13 循序結(jié)構(gòu) Sequence 一 圖形 二 意義 處理程序循序進(jìn)行 三 語(yǔ)法 DO處理程序1THENDO處理程序2 9 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 2 13 循序結(jié)構(gòu) Sequence 四 實(shí)例 五 運(yùn)用時(shí)機(jī) 本結(jié)構(gòu)適用於具有循序發(fā)生特性之處理程序 而繪製圖形上下順序就是處理程序進(jìn)行順序 10 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 3 13 選擇結(jié)構(gòu) Selection 二元選擇結(jié)構(gòu) 基本結(jié)構(gòu) 一 圖形 二 意義 流程依據(jù)某些條件 分別進(jìn)行不同處理程序 三 語(yǔ)法 IF條件THENDO處理程序1ELSEDO處理程序2 條件 處理程序3 是 否 或 11 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 4 13 選擇結(jié)構(gòu) Selection 二元選擇結(jié)構(gòu) 基本結(jié)構(gòu) 四 實(shí)例 12 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 5 13 五 運(yùn)用時(shí)機(jī) 1 本結(jié)構(gòu)適用於須經(jīng)選擇或決策過(guò)程 再依據(jù)選擇或決策結(jié)果 擇一進(jìn)行不同處理程序 2 選擇或決策結(jié)果 可以用 是 否 通過(guò) 不通過(guò) 或其它相對(duì)文字 來(lái)敘明不同路徑處理程序 3 經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序 可以僅有一個(gè) 例如 僅有 是 或 否 的處理程序 13 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 6 13 選擇結(jié)構(gòu) Selection 多重選擇結(jié)構(gòu) 二元選擇結(jié)構(gòu)變化結(jié)構(gòu) 一 圖形 二 意義 流程依據(jù)某些條件 分別進(jìn)行不同處理程序 三 語(yǔ)法 FOR條件PCASE1DO處理程序1CASE2DO處理程序2 CASEnDO處理程序n 14 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 7 13 選擇結(jié)構(gòu) Selection 多重選擇結(jié)構(gòu) 二元選擇結(jié)構(gòu)變化結(jié)構(gòu) 四 實(shí)例 15 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 8 13 五 運(yùn)用時(shí)機(jī) 1 本結(jié)構(gòu)是二元選擇結(jié)構(gòu)之變化 流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果 擇一進(jìn)行不同處理程序 2 選擇或決策結(jié)果路徑名稱 可用不同文字 來(lái)敘明不同路徑之處理程序 16 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 9 13 重覆結(jié)構(gòu) Iteration REPEAT UNTIL結(jié)構(gòu) 一 圖形 二 意義 重覆執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止 即直到條件變成真 True 為止 三 語(yǔ)法 REPEATDO處理程序UNTIL條件 17 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 10 13 重覆結(jié)構(gòu) Iteration REPEAT UNTIL結(jié)構(gòu) 四 實(shí)例 18 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 11 13 五 運(yùn)用時(shí)機(jī) 1 本結(jié)構(gòu)適用於處理程序依據(jù)條件需重覆執(zhí)行的情況 而當(dāng)停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立後 即離開(kāi)重覆執(zhí)行迴圈至下一個(gè)流程 2 本重覆結(jié)構(gòu)是先執(zhí)行處理程序 再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行 19 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 12 13 DO WHILE結(jié)構(gòu) 一 圖形 二 意義 除了在執(zhí)行處理程序之前 得先測(cè)試條件外 DO WHILE結(jié)構(gòu)和REPEAT UNTIL結(jié)構(gòu)很相似 若條件為偽 False 就不再執(zhí)行處理程序 三 語(yǔ)法 WHILE條件DO處理程序END 重覆結(jié)構(gòu) Iteration 20 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)肆 流程圖結(jié)構(gòu)說(shuō)明 13 13 DO WHILE結(jié)構(gòu) 四 實(shí)例 五 運(yùn)用時(shí)機(jī) 1 本結(jié)構(gòu)適用於處理程序依據(jù)條件需重覆執(zhí)行的情況 而當(dāng)停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立後 即離開(kāi)重覆執(zhí)行迴圈至下一個(gè)流程 2 本重覆結(jié)構(gòu)是先判斷條件是否成立 再執(zhí)行處理程序 重覆結(jié)構(gòu) Iteration 21 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)伍 流程圖繪製原則 1 8 一 流程圖分中心主軸及旁支說(shuō)明 主軸內(nèi)各流程圖文字請(qǐng)鍵入KEYWORD 各細(xì)部流程若需補(bǔ)充說(shuō)明 請(qǐng)精簡(jiǎn)條列以虛線旁支說(shuō)明 每點(diǎn)以不超過(guò)二行為原則 二 各項(xiàng)細(xì)部流程有辦理期程者 應(yīng)註明 三 各項(xiàng)步驟有選擇或決策結(jié)果 如 可 否 通過(guò) 不通過(guò) 或其他相對(duì)文字時(shí) 請(qǐng)回饋校正流程是否有遺漏 以避免懸而未決狀況 四 注意各流程圖動(dòng)線勾稽的合理性 並考量是否需建置分表或合成簡(jiǎn)要總表 分表與總表應(yīng)以符號(hào) 顏色或欄位等區(qū)隔 使人一目瞭然 22 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)伍 流程圖繪製原則 2 8 五 流程圖符號(hào)繪製排列順序 為由上而下 由左而右 六 處理程序請(qǐng)以阿拉伯?dāng)?shù)字 由1開(kāi)始 依處理程序排列順序編號(hào) 並以文字依處理程序功能命名 文字命名部份 以 動(dòng)詞 受詞 及簡(jiǎn)明扼要敘述為原則 若須表示處理程序之單位 則在編號(hào)之後 加上單位名稱 實(shí)例1 23 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)伍 流程圖繪製原則 3 8 實(shí)例2 24 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)伍 流程圖繪製原則 4 8 七 處理程序須以單一入口與單一出口 Single Entry Single Exit 特性繪製 實(shí)例 修正前 修正後 25 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)伍 流程圖繪製原則 5 8 八 流程圖一頁(yè)放不下時(shí) 可使用連接符號(hào)連接下一頁(yè)流程圖 同一頁(yè)流程圖中 若流程較複雜 亦可使用連接符號(hào)來(lái)述明流程連接性 連接符號(hào)內(nèi)請(qǐng)以文數(shù)字標(biāo)示 以資區(qū)別 九 相同流程圖符號(hào)宜大小一致 十 路徑符號(hào)宜避免互相交叉 實(shí)例 1 2 3 否 是 修正前 修正後 26 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)伍 流程圖繪製原則 6 8 十一 同一路徑符號(hào)之指示箭頭應(yīng)只有一個(gè) 實(shí)例 修正前 修正後 27 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP 流程圖製作規(guī)範(fàn)伍 流程圖繪製原則 7 8 十二 開(kāi)始符號(hào)在流程圖中只能出現(xiàn)一次 但結(jié)束符號(hào)則不限 若流程圖能一目了然 則開(kāi)始符號(hào)及結(jié)束符號(hào)可省略 十三 選擇結(jié)構(gòu)及重覆結(jié)構(gòu)之選擇或決策條件 文字?jǐn)⑹鰬?yīng)簡(jiǎn)明清晰 路徑並加註 是 及 否 或其它相對(duì)性文字指示說(shuō)明 十四 流程圖中若有參考到其他已定義流程 可使用已定義處理程序符號(hào) 不必重複繪製 實(shí)例 28 教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化 SOP