1 訂單操作流程.doc

名稱: 訂單操作流程日期:2009-12-15流程目的: 規(guī)范訂單的操作相關(guān)部門: 進(jìn)出口, 生產(chǎn)部, 技術(shù)部，財(cái)務(wù)部相關(guān)文件: 訂單評(píng)審表，形式發(fā)票，產(chǎn)品指令, Purchase order process in Epicor, Purchase order entry in Epicor, Order summary, Invoice summary, 樣品寄送記錄單，發(fā)票，箱單，合同，提貨/送貨通知，出貨通知，物品出門證，Set up selling price，注意事項(xiàng)。引用流程：產(chǎn)地證注冊(cè)程序，Epicor開發(fā)票流程，Epicor Dates Control流程詳細(xì):1. 接收顧客訂單流程要求時(shí)間：1個(gè)工作日。通過郵件或傳真接收客戶訂單并識(shí)別顧客的產(chǎn)品要求，包括產(chǎn)品數(shù)量（符合MOQ和MPQ），價(jià)格，交付日期和包裝要求等。注：國內(nèi)訂單就是Geoff的郵件確認(rèn)。2.訂單評(píng)審流程要求時(shí)間：2個(gè)工作日。1) 常規(guī)訂單, 當(dāng)收到客戶的常規(guī)定單（或訂單查詢）后, 把訂單的數(shù)量, 交期, 貨號(hào)等信息發(fā)給工廠（生產(chǎn)部計(jì)劃）, 由工廠確認(rèn)完成訂單數(shù)量和交期。(注意: 不能將我們給客戶的價(jià)格, 客戶地址等信息誤發(fā)給工廠)如果交期小于60天，或交期不能滿足CRSD時(shí)，和Charles確認(rèn)。如果訂單價(jià)格小于售價(jià)單（JX Price List）中的價(jià)格，和Charles確認(rèn)。2) 新品訂單, 當(dāng)收到的是客戶新品訂單的話, A) 填寫“訂單評(píng)審表”，讓相關(guān)部門簽署B(yǎng)) 跟PM(項(xiàng)目經(jīng)理)確認(rèn)具體交期，由PM確認(rèn)項(xiàng)目進(jìn)度（含包裝）。如果需要做商檢，則需要和當(dāng)?shù)厣虣z局聯(lián)系，準(zhǔn)備商檢測(cè)試報(bào)告，注意，只有商檢測(cè)試通過以后才能出口。一般需要一個(gè)月時(shí)間。如果需要做產(chǎn)地證，遵守“5 產(chǎn)地證注冊(cè)程序”。C) 從客戶/Sales拿賣價(jià)，自制品從PM取得成本，外購品從Sourcing確認(rèn)買價(jià)，等賣價(jià)和買價(jià)拿到后給Charles確認(rèn)是否接單。如果接單的話，將產(chǎn)品加入“JX Price List”：訂單評(píng)審后，把相關(guān)信息確認(rèn)給客戶, 等待客戶確認(rèn)訂單注：國內(nèi)訂單是肯定要接單的，除了不需要和客戶確認(rèn)之外，其他一樣。3.訂單確認(rèn)流程要求時(shí)間：3個(gè)工作日。1） 以上信息確認(rèn)后, 將訂單確認(rèn)給客戶, 等待客戶一個(gè)正式訂單；2） 制作形式發(fā)票給顧客，顧客回簽形式發(fā)票，合同確認(rèn)（有些客戶通過回簽客戶訂單來確認(rèn)合同）；3） 下發(fā)產(chǎn)品指令給計(jì)劃；4） 將訂單加到“order summary”和“invoice summary”。流程要求時(shí)間：1個(gè)工作日。A) Z:CharlesOrder by Customer supplier-JX；B) serverteamSCCeciliaDirect Summaryweekly update listinvoice summary；注：注意開票時(shí)間所對(duì)應(yīng)的月份，選擇對(duì)應(yīng)Sheet，如果是UK付款給耐思，選擇“Jan 10 UK”，如果是客戶付款給耐思，選擇“Jan 10 JX”。C) 每個(gè)跟單員自己的Summary。注：對(duì)國內(nèi)訂單，Geoff的郵件就已經(jīng)是確認(rèn)了，所以不需要簽PI/PO確認(rèn)，也不需要加入“invoice summary”。5） 系統(tǒng)操作:A) Epicor直接訂單：不需要國內(nèi)訂單：需要在Epicor中下采購單；B) ERP直接/國內(nèi)訂單都需要輸入受訂單（采購單）；客戶訂單確認(rèn)后, 填寫“受訂單采購單輸入申請(qǐng)表”，通知單證員將信息輸入ERP “受訂單”, 下正式訂單給工廠；單證員應(yīng)該在1日內(nèi)輸入受訂單，如果是自制產(chǎn)品，單證員隨后郵件通知計(jì)劃和生產(chǎn)。如果是外購產(chǎn)品，單證員將“受訂單”導(dǎo)出至“采購單”，簽章后由跟單員將“采購單”發(fā)給供應(yīng)商確認(rèn)后簽字返回。單證員同時(shí)做進(jìn)貨。4.訂單進(jìn)程1)確認(rèn)交期，輸入Epicor的采購單中；A) 如果是耐思工廠，跟單員以郵件通知生產(chǎn)計(jì)劃，要求提供交期；B）如果是其他工廠， 跟單員要求供應(yīng)商回簽采購單確認(rèn)交期。注意: 我方下”采購單”給供應(yīng)商, 就不需要簽供應(yīng)商的銷售合同。2) 安排寄金樣；A) 需要第三方驗(yàn)貨, 要安排金樣給客戶 (如果金樣確認(rèn)完后, 任何一點(diǎn)產(chǎn)品的變化先跟客戶確認(rèn), 同意后更新金樣);B) 不需要第三方驗(yàn)貨, 要安排金樣給英國PM.寄送金樣后, 填寫”樣品寄送記錄單”.3)如果需要第三方驗(yàn)貨根據(jù)交期, 至少提前10天發(fā)驗(yàn)貨申請(qǐng)；產(chǎn)品完成后，經(jīng)質(zhì)量部檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)不合格，則由生產(chǎn)安排返工。如果在交期緊急的情況下，且導(dǎo)致產(chǎn)品不合格的問題不影響安全和基本功能的情況下，由進(jìn)出口部同顧客協(xié)商是否可作讓步。如果顧客同意接收，則繼續(xù)下一步出貨；反之，則必須安排返工，并同顧客協(xié)商適當(dāng)延遲交期。驗(yàn)貨時(shí)間一般為23工作日（包括1天和客戶確認(rèn)時(shí)間）。4)訂單變更；在訂單進(jìn)程中，可能會(huì)發(fā)生訂單變更：A) 工廠不能按期交貨；需要把新的交期和客戶溝通，取得客戶諒解。如果產(chǎn)生罰款、空運(yùn)等，要求工廠承擔(dān)（如果是耐思，由部門經(jīng)理取得總經(jīng)理批準(zhǔn)）。B) 客戶要求更改。I） 如果客戶要求提前交期；要求工廠抓緊，和工廠重新確認(rèn)交期， 然后和客戶溝通確認(rèn)。II） 如果客戶要求延遲交期；和工廠重新確認(rèn)交期，如果影響較大，則要求客戶承擔(dān)損失（利息、倉儲(chǔ)等）。III） 如果客戶要求增加訂單數(shù)量；遵守新訂單流程。IV） 如果客戶要求減少訂單數(shù)量。和客戶溝通了解原因，是否必須要減少。和工廠確認(rèn)生產(chǎn)/庫存情況，要求客戶承擔(dān)損失5) 訂單跟催。A) 在大貨生產(chǎn)完成的10天前, 再跟工廠/生產(chǎn)部確認(rèn)下進(jìn)度, 以確保如期完成；B) 無論何種情況下，如果供應(yīng)商的交期不能符合CRSD或要延遲交期，需要Escalate。6) 系統(tǒng)操作更新交期：參考“2 Epicor Dates Control”。5. 出貨和核銷;1) 確認(rèn)出貨信息之后, 提前兩周發(fā)BOOKING 給貨代訂艙,并且跟貨代確認(rèn)開船日/截關(guān)日期；2) 安排商檢；確認(rèn)所出貨物是否需要做商檢, 如果需要，則要做好商檢資料去當(dāng)?shù)厣虣z局報(bào)檢. 報(bào)檢資料包括:發(fā)票,箱單,合同,包裝性能結(jié)果單,工廠檢驗(yàn)報(bào)告,出境貨物換證憑單等。商檢通過,會(huì)拿到一張商檢換證憑條,是報(bào)關(guān)資料的組成部分；商檢如果沒通過,要及時(shí)跟代理以及商檢局老師聯(lián)系,確認(rèn)問題以及原因, 溝通與解決。注意：提前7天安排商檢。3) 報(bào)關(guān)資料通常要在截關(guān)日的前兩天寄出給貨代。報(bào)關(guān)資料包括:發(fā)票,箱單,合同,商檢憑條,報(bào)關(guān)單,核銷單；4) 同時(shí)要通知倉庫以及車隊(duì)安排貨物送艙,盡量讓貨物在白天送到貨代倉庫.以免意外的發(fā)生。相關(guān)文件如下： 5) 貨物走后要做清關(guān)文件給貨代, 不同客戶有不同格式要求；一般來說包括：發(fā)票、箱單和產(chǎn)地證。6) 請(qǐng)款。A） 向UK MP請(qǐng)款模板如下：B） 向直接客戶請(qǐng)款具體客戶的要求有所不同，一般來講：發(fā)票、箱單、IC（檢驗(yàn)證書）、產(chǎn)地證和提單（正本）。另外還要幫外購工廠（向耐思）請(qǐng)款，工廠一發(fā)貨就讓工廠開票過來，馬上請(qǐng)款，具體參考“注意事項(xiàng)-請(qǐng)款單”7) 系統(tǒng)操作A) Epicor直接訂單需要開發(fā)票：貨物進(jìn)倉后, 要在進(jìn)倉的當(dāng)日在Epicor上開發(fā)票；參考“7 Epicor開發(fā)票流程”。國內(nèi)訂單只需要Receive & Transfer。B) ERP倉庫做調(diào)撥；SC做出貨單；倉庫做銷貨。6. 出貨