某某工程有限公司檔案資料管理辦法

*工程有限公司檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了建立健全公司檔案管理制度，使檔案更有效地為公司管理、經(jīng)營、研究等各項工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際制定本辦法。第二條 公司檔案主要是指公司在各種活動中形成的具有保存和使用價值的文字、法律文書、數(shù)據(jù)、圖片、錄音、錄像、圖紙等資料。第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理相結(jié)合的原則。第四條 本辦法適用于公司全體員工。第二章 檔案管理部室與職責(zé)第五條 公司檔案管理部室為總經(jīng)理辦公室。第六條 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，并對各部室的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第七條 公司各部室根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置專(兼)職檔案工作人員，該工作人員負(fù)責(zé)本部室歸檔材料的收集、整理工作。第八條 日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理，并移交給總經(jīng)理辦公室檔案工作人員。第九條 項目擔(dān)保、投資等工作中形成的技術(shù)文件材料由具體項目承辦人(或指定專人)負(fù)責(zé)確認(rèn)并根據(jù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行積累，在本部室工作完成后交總經(jīng)理辦公室整理歸檔。第十條 公司各部室部長（主任）負(fù)責(zé)督促具體承辦人員和專(兼)職檔案工作人員做好對本部室檔案資料的歸檔和管理工作。第三章 檔案材料的歸檔第十一條 歸檔范圍。公司檔案由文書檔案、項目檔案、會計檔案和聲像檔案等種類組成。其中文書檔案由以下部分組成：（一）綜合類：公司組建、變更涉及資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動等方面的材料；股東會、董事會、經(jīng)理辦公會形成的會議決定及其它材料；上級下達(dá)的有關(guān)批復(fù)、規(guī)定等材料。（二）勞動人事類：公司人員聘任、解聘、工資、福利、勞保、退養(yǎng)、獎勵、懲處、考核、培訓(xùn)等文件材料。（三）財務(wù)類：公司資金管理、成本管理、投資管理、經(jīng)濟(jì)核算材料，年度預(yù)決算及各類財務(wù)統(tǒng)計賃證、財簿及報表。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營類：業(yè)務(wù)計劃及執(zhí)行情況材料，擔(dān)保、投資原始材料和評估、評審、監(jiān)管的各類操作管理文件、各類合同、協(xié)議，抵押、質(zhì)押的各類法律文件和文書及有關(guān)商務(wù)糾紛的重要文電等。（五）基本建設(shè)類：包括規(guī)劃、勘察、工程設(shè)計、建筑施工、竣工驗收階段的材料等方面的文件。（六）固定資產(chǎn)管理類：設(shè)備購置報批文件和驗收調(diào)試使用、維修、轉(zhuǎn)讓、報廢、損毀、更新改造過程中形成的材料。（七）外事類：公司與國外進(jìn)行業(yè)務(wù)合作、業(yè)務(wù)交流等文件材料。（八）審計監(jiān)察類：上級有關(guān)規(guī)定和公司在監(jiān)察審計過程中形成的材料。（九）黨群類：黨務(wù)、工會、共青團(tuán)、婦女活動中形成的重要文件材料。第十二條 歸檔時間（一）本年度公司各項管理工作中形成的文件材料應(yīng)在第二年3月底之前移交歸檔或由總經(jīng)理辦公室自行立卷、歸檔。（二）擔(dān)保、投資業(yè)務(wù)中形成的項目材料，應(yīng)在各有關(guān)部室工作完結(jié)后立即整理歸檔，歸檔材料的規(guī)范性與完整性由各部室部長（主任）負(fù)責(zé)。（三）會計檔案在財政年度結(jié)束后，暫時由財務(wù)部室保管三年，待期滿后移交檔案部室。第十三條 歸檔要求（一）歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確地反映公司(或部室)在各項活動中的真實(shí)過程，必須是定稿后由公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的原件。（二）歸檔的文件材料應(yīng)由檔案工作人員加以系統(tǒng)整理，按歸檔范圍分類組成保管單位(卷、冊、盒)，并填寫卷內(nèi)文件目錄。（三）歸檔的案卷應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理人員存檔，另一份由歸檔部室留存，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第四章 檔案管理第十四條 檔案的分類與編目（一）檔案的分類是以公司全部檔案為對象，根據(jù)公司檔案分類大綱總則（附件四）的規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一編號分類管理。（二）檔案管理人員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進(jìn)行登記，并編制案卷目錄。第十五條 檔案的保管（一）檔案室必須有專門檔案庫房，配備專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。（二）檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。第十六條 歸檔材料及檔案的移交（一）檔案管理人員接收歸檔材料及檔案時要認(rèn)真驗收，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。管理人員調(diào)動工作時，必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。（二）公司各部室發(fā)生變動、撤銷時，應(yīng)將原部室檔案移交公司檔案室保管。第十七條 檔案的鑒定（一）檔案管理人員應(yīng)依據(jù)公司檔案分類大綱劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、長期(16-50年)、短期(15年以下)三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。（二）公司要定期對檔案的密級、時限進(jìn)行鑒定，鑒定工作由公司主管領(lǐng)導(dǎo)、部室業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加的鑒定小組負(fù)責(zé)。（三）對歸檔文件必須在每頁文件的右上角注明“歸檔”字樣，有密級的還應(yīng)注明“密級”。（四）凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應(yīng)在檔案銷毀登記表（附件三）上登記，報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由專人監(jiān)銷，檔案銷毀登記表應(yīng)立卷永久保存。第十八條 檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并制作檔案工作情況統(tǒng)計表。第十九條 檔案的利用（一）檔案管理人員應(yīng)編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準(zhǔn)確地提供利用檔案信息。（二）檔案的借閱1、公司各部室查閱檔案要在檔案室進(jìn)行。公司員工查閱檔案應(yīng)填寫查閱檔案登記表（附件一），根據(jù)所查閱檔案密級，由部室部長（主任）、副總經(jīng)理或總經(jīng)理確認(rèn)后，經(jīng)檔案管理人員審核后方可查閱。2、具有密級的檔案文件原則上不得復(fù)印，若特殊情況秘密級文件由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后復(fù)印，機(jī)密級文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)印，復(fù)印人應(yīng)在復(fù)印件用完后自覺銷毀，以防泄密。3、公司檔案文件一般不外借，如有特殊情況需要外借，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，填寫借閱檔案登記表（附件二）并嚴(yán)格歸還期限；檔案管理人員在核對無誤后方可收回。4、公司各部室查閱其他部室的檔案必須經(jīng)歸檔部室同意并由本部室負(fù)責(zé)人及檔案所屬部室部長（主任）簽字批準(zhǔn)后，再根據(jù)查閱手續(xù)進(jìn)行查閱。5、外單位人員查閱或利用公司各部室的檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。6、檔案利用者，在借閱檔案時必須愛護(hù)檔案，不得涂改、抽拆檔案文件，未經(jīng)審批程序，不得擅自傳閱、轉(zhuǎn)借、復(fù)制檔案材料。（三）開發(fā)利用檔案信息應(yīng)遵守國家有關(guān)保密和知識產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī)，任何個人不得擅自公布檔案內(nèi)容，對涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為，應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。第五章 附 則第二十條 項目設(shè)計、施工、竣工的技術(shù)、質(zhì)量、安全等相關(guān)文件材料管理辦法另行制定。第二十一條 本辦法由*工程有限公司總經(jīng)理、黨委辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十二條 本辦法自發(fā)布之日起施行。附件一：查閱檔案登記表附件二：檔案借閱登記表附件三：檔案銷毀登記表附件四：公司檔案分類大綱總則- 12 -附件1 查閱檔案登記表接待人簽名： 年 月 日單位或住址姓名身份證號碼電話查閱何年何內(nèi)容的檔案查檔要解決什么問題全宗號、案卷號調(diào)出卷數(shù)借出卷數(shù)摘錄張數(shù)復(fù)印張數(shù)證明張數(shù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見附件2檔案借閱登記表序號檔案名稱數(shù)量借閱期限借閱人實(shí)際歸檔案備注件頁(張)借閱時間歸還時間還時間管理人附件3檔案銷毀登記表單位銷毀檔案所屬時間銷毀檔案時間銷毀檔案數(shù)量檔案類別附件4公司檔案分類大綱總則為了健全公司的檔案管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，參照國家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本分類大綱。本分類大綱適用于擔(dān)保有限公司。本分類大綱包括檔案的分類、編號和排架管理的原則和方法。一、檔案分類（一）檔案分類的原則是以公司全部檔案為對象，依據(jù)公司的組織機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)范圍，結(jié)合檔案的內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。（二）公司全部檔案分為6個基本大類(一級類目)，即企業(yè)管理檔案、項目檔案、基建檔案、固定資產(chǎn)檔案、會計檔案、聲像照片檔案。（三）各大類二級及其以下類目的設(shè)置方法：1、企業(yè)管理檔案按業(yè)務(wù)性質(zhì)設(shè)置，一般不設(shè)三級類目，如有特殊需要，可按問題設(shè)置三級類目。2、項目檔案按技術(shù)領(lǐng)域設(shè)置。3、基建檔案按工程項目設(shè)置。4、固定資產(chǎn)檔案按設(shè)備的種類-型號設(shè)置。5、會計檔案按機(jī)構(gòu)-形式-年度設(shè)置。6、聲像照片檔案按載體-問題設(shè)置。二、檔案類目編號（一）公司檔案分類號采用英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的編號方法。（二）公司的全宗號按照統(tǒng)一代碼編制。公司各部室的代碼規(guī)定為：（三）一級類目用英文字母表示；二級及其以下類目用兩位(不足兩位用“0”補(bǔ)齊)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；年度用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（四）分類號從左至右逐級排列，依次為一級類目機(jī)構(gòu)代碼二級及其以下類目案卷順序號。機(jī)構(gòu)代碼、各級類目之間用“ ”隔開，類目號與案卷順序號用“-”