《文書(shū)檔案管理》練習(xí)題

文書(shū)檔案管理練習(xí)題 一、名詞解釋大事記：答：大事記是按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)的一種檔案參考資料。組織沿革：答組織沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革情況的種參考資料。是我們研究國(guó)家機(jī)關(guān)史、地方史、革命史以及各種專業(yè)史的重要參考資料。二、填空題1、文書(shū)轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件： 辦理完畢 、 保存價(jià)值 、 系統(tǒng)整理 、 移交歸檔 。2、公文結(jié)構(gòu)的必備要素主要包括 公文標(biāo)題 、 正文 、 成文日期 、 公文制發(fā)責(zé)任者 。3、歸檔文件管理工作由檔案室完成，文件承辦部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在每年 1至2月份 月將文件向檔案室移交。4、歸檔文件目錄的主要組成部分是： 案卷目錄 、 卷內(nèi)文件目錄 。5、單份文件整理的檔號(hào)章欄目包括 全宗號(hào) 、 類別號(hào) 、 保管期限 、 年度 、 機(jī)構(gòu) 、 件號(hào) 。6、文件歸檔范圍劃分的原則是（1）“以我為主”，以本單位工作活動(dòng)為主； （2）“有文必檔”與“有檔不歸”7、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定的對(duì)外發(fā)文的文種主要有 13 種。8、案卷標(biāo)題是由 作者 、 通訊者 、 問(wèn)題 、 時(shí)間 、 名稱 、 地區(qū) 等要素構(gòu)成的一個(gè)大詞組。9、當(dāng)前，歸檔整理方法主要有兩種： 立卷法 、 單份文件歸檔 。10、收文中需要?dú)w檔的主要有： 一是針對(duì)本機(jī)關(guān)的來(lái)文，即本機(jī)關(guān)是文件的主送機(jī)關(guān) 、 二是來(lái)文內(nèi)客與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)。這部分主要指上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)或本行業(yè)主管部門(mén)的文件 、 三是來(lái)文內(nèi)客與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作無(wú)關(guān)，但本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的。三、判斷題1、成套的會(huì)議文件應(yīng)全部歸檔，可按同一期限統(tǒng)一編制檔號(hào)。（ X ）2、上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，本單位有具體貫徹意見(jiàn)的，存入定期30年。（ X ）3、已在本單位檔案軟件系統(tǒng)處理流轉(zhuǎn)完畢的文件，只須將其電子版本歸檔即可。（ X ）4、在單份文件整理方法中，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件可作為一件來(lái)處理。（ ）5、本單位的會(huì)計(jì)年報(bào)應(yīng)列入文書(shū)檔案的歸檔范圍。（ ）四、簡(jiǎn)述題1、文件與檔案的聯(lián)系答檔案的前身是文件材料，文件的歸宿是檔案。（1）文件與檔案是同一事物在不同階段上的稱呼；（2）檔案是歸檔后經(jīng)過(guò)篩選、經(jīng)系統(tǒng)整理的的文件。2、列入永久保管為檔范圍的文件材料主要內(nèi)容答1）、本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)性政策性文件材料；2）、本機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)形成的主要文件材料；3）、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)形成的重要業(yè)務(wù)文件材料4）、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免、獎(jiǎng)懲、人員名冊(cè)等文件材料；5）、本機(jī)關(guān)有關(guān)土地、房屋等重要合同協(xié)議、資產(chǎn)憑證性材料；6）、本機(jī)關(guān)反映單位基本歷史面貌的文件材料；7）、關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、指示；8）、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料9）、同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示及本機(jī)關(guān)的批復(fù)材料。3、簡(jiǎn)述單份文件整理的流程1)、收 集：收集應(yīng)歸檔的文件材料，齊全完整2) 歸檔判斷: 判斷文件是否歸檔, 依照歸檔范圍,慎重決定文件去留3) 確定期限: 確定歸檔文件的保管期限, 準(zhǔn)確客觀4）分 類：年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題或文號(hào)）-期限，分類方法科學(xué)、適用，保持相對(duì)穩(wěn)定5）編制頁(yè)碼6）裝訂7）排序8）蓋檔號(hào)章9）電腦著錄10）裝盒排架11）打印目錄12）編制檢索工具4、歸檔說(shuō)明的主要內(nèi)容（1）本單位基本情況（單位名稱、性質(zhì)、隸屬關(guān)系、工作職能、年度工作概況）；（2）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、主要領(lǐng)導(dǎo)人任職等及其變化情況（3）本年度文書(shū)立卷情況（立卷工作的組織、文件完整性、數(shù)量、存在問(wèn)題） 五、論述題：（給出要點(diǎn)，學(xué)生分析論證，以便給分）1、淺談高校檔案的利用與保密性原則檔案的利用和保密性在高校檔案管理工作中起著相當(dāng)重要的作用。高校人事管理部門(mén)是收集和管理高校教學(xué)科研人力資源財(cái)富,傳播檔案信息,為教學(xué)、科研提供原始的人才憑證,維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要基地。近年來(lái),作為高校人事管理部門(mén)每年都會(huì)收入大量的、具有很高的學(xué)術(shù)研究和科技開(kāi)發(fā)價(jià)值的人力資源信息。因此,做好高校人力資源的保密工作至關(guān)重要。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案。上述情況表明，檔案部門(mén)改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，不可偏頗。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。人事檔案的保密性是由它的政治性、機(jī)密性所決定的。人事檔案從產(chǎn)生之日起，就為一定的階級(jí)所掌握，為一定的社會(huì)制度服務(wù)或?yàn)橐欢ǖ募瘓F(tuán)所利用。在社會(huì)主義條件下，人事檔案的存在與發(fā)展是無(wú)產(chǎn)階級(jí)的政治和國(guó)家根本利益需要，它是黨和國(guó)家干部、人事工作的重要組成部分，是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策，選賢舉能，知人善任，進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。1、關(guān)于檔案利用的分析與探索1.1檔案的開(kāi)放工作1.2檔案利用的監(jiān)督工作2、關(guān)于檔案保密性原則的分析與論述2.1 關(guān)于檔案保密性原則的概念論述2.2 關(guān)于檔案保密性原則的重要性2.3 電子檔案為檔案的保密性原則和檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)3、關(guān)于協(xié)調(diào)檔案利用和檔案保密性原則之間關(guān)系的一些措施3.1 普及檔案管理以及檔案利用、保密原則的相關(guān)知識(shí)，讓人們能夠充分認(rèn)識(shí)到其中的厲害關(guān)系3.2 加強(qiáng)檔案法、憲法等法律法規(guī)中關(guān)于檔案的法律規(guī)定或者是法律條文的宣傳與推廣3.3對(duì)外公布檔案開(kāi)放的消息以及范圍，擴(kuò)大檔案利用的范圍提高利用的效率3.4 提高檔案的收集力度，用與時(shí)俱進(jìn)的眼光看待檔案管理2、淺談檔案編研工作的意義答檔案編研工作是檔案管理中一項(xiàng)獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，對(duì)于開(kāi)發(fā)檔案信息資源，做好檔案工作具有重要的意義。 第一、是檔案館（室）主動(dòng)地、系統(tǒng)地、廣泛地提供利用的一種有效方式。 第二、是提高檔案館（室）工作總體水平的重要途徑。 第三、是保護(hù)檔案原件和長(zhǎng)遠(yuǎn)流傳檔案文獻(xiàn)的有效措施。1、編研工作是檔案利用工作的一個(gè)重要組成部分，是檔案部門(mén)系統(tǒng)、廣泛地向社會(huì)提供利用服務(wù)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。有了編研工作，才能通過(guò)主動(dòng)提供檔案的編研成果，直接服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，有助于推動(dòng)和促進(jìn)地方人文歷史、社會(huì)科學(xué)的研究。 2、編研工作是保護(hù)檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開(kāi)展利用服務(wù)時(shí)，老是把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫(xiě)檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復(fù)使用，減少磨損，從而延長(zhǎng)檔案的壽命。也能使這些資料長(zhǎng)久保存，便于后人利用。 3、開(kāi)展檔案編研工作，可以擴(kuò)大檔案工作部門(mén)在社會(huì)上的影響力。通過(guò)編研工作，向社會(huì)提供編研成果，使廣大利用者看到檔案的價(jià)值，加深對(duì)檔案和檔案工作的了解，能起到很好的宣傳作用。 4、檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。如我館編研成果中的“紅軍活動(dòng)”，“抗戰(zhàn)時(shí)期的講稿、詩(shī)文”，“鼠疫及預(yù)防措施”等重大歷史事件的專題資料，都是對(duì)廣大公眾，特別是青少年進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義的生