合同管理制度匯編.doc

范文范例參考地產(chǎn)開發(fā)有限公司合同管理制度 編制部門： 編制時間： 目 錄第一部分 總則2一、合同管理定義2二、適用范圍2三、合同管理原則2第二部分 管理機構(gòu)和職責(zé)3一、材料部職責(zé)3二、銷售部職責(zé)3三、公司合同管理相關(guān)部門主要職責(zé)3（一） 材料部3（二） 法務(wù)主要職責(zé)4第三部分 合同過程管理5一、合同的擬定5（一）通用合同的擬定（銷售收入類合同）5（二）非通用合同、制式合同及其他合同的擬定（除銷售收入類以外）5二、合同審批權(quán)限5（一）合同審批授權(quán)（根據(jù)公司運行情況調(diào)整時進(jìn)行編制）5（二）支出類合同的審批流程及其表單6（三）收入類合同的審批流程及其表單7三、合同的履行8（一）支出類合同履行8（二）收入類合同履行9四、合同的變更與解除9（一）支出類合同的變更與解除9（二）收入類合同的變更與解除9五、合同糾紛的處理10（一）支出類合同糾紛的處理流程10（二）收入類合同的糾紛11六、合同文件資料管理11第四部分 附 則11第一部分 總則為加強某某房地產(chǎn)開發(fā)有限公司（以下簡稱公司）各項合同管理工作，維護(hù)公司的合法權(quán)益，進(jìn)一步推進(jìn)合同程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，降低在工作中的履約風(fēng)險，提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，樹立良好的企業(yè)信譽，根據(jù)中華人民共和國合同法、民法通則等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。一、合同管理定義合同管理是指合同的草擬、審批、簽訂、執(zhí)行監(jiān)督、信息反饋等。包括從資信調(diào)查、合同簽訂、履行、變更與解除、糾紛處理、合同終結(jié)歸檔等全過程的管理。二、適用范圍本制度所稱的公司合同是指公司所屬職能部門以公司名義與公司外各類法人、自然人、其他各類經(jīng)濟(jì)組織所進(jìn)行的各類經(jīng)濟(jì)活動和非經(jīng)濟(jì)活動所簽訂的各種合同、協(xié)議、章程等。本制度不包括以下所列事項的合同：1、公司融資部簽訂的貸款、融資合同；2、開發(fā)部簽訂的土地出讓合同、開發(fā)戰(zhàn)略協(xié)議；3、行政綜合部簽訂的目標(biāo)責(zé)任書、勞動合同、福利合同、保密協(xié)議；4、財務(wù)管理部的公司設(shè)立、合并、重組、股權(quán)收購等合同；以上合同的簽訂由各管理部門進(jìn)行完善，并出具管理方案，審批后單獨下發(fā)相應(yīng)管理制度。三、合同管理原則1、合法性原則：工程合同管理必須全面符合有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權(quán)益能夠依法受到保護(hù)。2、事前簽訂原則：合同應(yīng)在經(jīng)濟(jì)事項發(fā)生前簽署，禁止各類業(yè)務(wù)未簽署合同即先行施行。3、公平公正原則：在合同的草擬、談判、簽訂過程中，必須要公平公正的進(jìn)行合同的商務(wù)談判、簽訂工作。在合同履行過程中，要公平公正的對其進(jìn)行考評，使公司與優(yōu)秀的合作單位建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系。4、規(guī)范化原則：在合同管理過程中，應(yīng)不斷完善合同范本，為公司以后的合同簽訂作為重要的依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)事項發(fā)生時，如沒有相應(yīng)的合同范本，應(yīng)該組織相關(guān)人員對合同進(jìn)行草擬工作后，再進(jìn)行逐級審批。第二部分 管理機構(gòu)和職責(zé)一、材料部職責(zé)公司材料部是公司支出類合同管理的草擬、報審、簽訂、監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)；負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查工程相關(guān)合同的訂立和履行，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題，制定、審查并完善合同管理制度；在法定代表人授權(quán)下，參加合同糾紛的仲裁與訴訟等活動。二、銷售部職責(zé)公司銷售部是公司相應(yīng)收入類合同管理的草擬、報審、簽訂、監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)；協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題，制定、審查并完善合同管理制度；在法定代表人授權(quán)下，參加合同糾紛的仲裁與訴訟等活動。三、公司合同管理相關(guān)部門主要職責(zé)（一） 材料部1、負(fù)責(zé)對外簽訂支出類的合同；2、根據(jù)公司授權(quán)組織合同的簽訂、變更、解除等事宜；3、組織、協(xié)調(diào)合同審查及合同會簽程序；4、監(jiān)督、了解各類合同的簽訂、履行、變更、解除等事項，為與供應(yīng)商戰(zhàn)略合作管理提供評價信息來源；5、建立合同檔案，對合同及其糾紛處理資料進(jìn)行登錄、統(tǒng)計、保管并提供查詢服務(wù)； 6、負(fù)責(zé)合同中數(shù)量、單價、總價及付款條款的審核，根據(jù)其是否超成本提出審批意見；7、及時向公司領(lǐng)導(dǎo)如實匯報合同管理、簽訂、履行中的問題，發(fā)現(xiàn)無效合同和利用合同進(jìn)行違法活動時，應(yīng)及時采取措施；8、建立公司工程承包合同管理網(wǎng)絡(luò)，保證工程承包合同管理信息準(zhǔn)確、網(wǎng)絡(luò)暢通、反饋及時；9、宣傳、貫徹國家有關(guān)法律法規(guī)，建立健全公司工程承包合同管理制度，檢查工程承包合同管理制度執(zhí)行情況；10、開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳，組織合同管理經(jīng)驗交流與總結(jié)，提高合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)；11、負(fù)責(zé)做好合同內(nèi)有關(guān)商業(yè)信息的保密工作。（二） 法務(wù)主要職責(zé)1、負(fù)責(zé)督導(dǎo)公司條款合同以及部分非格式合同的起草制定，對部分重大及重要合同的條款內(nèi)容進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞，確保合同的完整性； 2、負(fù)責(zé)公司工程承包合同合法性及法律風(fēng)險審查；3、負(fù)責(zé)指導(dǎo)和處理以公司資質(zhì)中標(biāo)項目的合同法律糾紛，并提供相關(guān)法律咨詢；4、協(xié)助進(jìn)行重大合同的可行性分析，并提出書面分析報告。參加公司重大合同的談判及文件起草工作； 5、對公司各類合同的鑒定及履行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查；6、負(fù)責(zé)合同糾紛引起的法律訴訟的處理；7、參加公司組織投標(biāo)項目的簽約期合同評審。第三部分 合同過程管理一、合同的擬定（一）通用合同的擬定（銷售收入類合同）通用合同由銷售部負(fù)責(zé)組織擬定，定稿后印刷成制式文本，由公司檔案室統(tǒng)一進(jìn)行管理，建立相應(yīng)領(lǐng)用制度，合同簽訂過程中，除將空白部分填寫完整外，有特殊事項約定的在末頁備注中體現(xiàn)，約定內(nèi)容多的可添加附頁?？梢允褂弥剖胶贤?，必須使用，如因特殊情況不能使用的，需書面申請并經(jīng)營銷總監(jiān)和董事長共同審批同意后方可執(zhí)行，并將書面申請與合同一并存檔。（二）非通用合同、制式合同及其他合同的擬定（除銷售收入類以外）1、非通用合同由材料部進(jìn)行合同范本的草擬之后，由相關(guān)專業(yè)部門對其進(jìn)行修改和補充后作為與合作方談判的依據(jù)，作為此類業(yè)務(wù)合同的范本。2、制式合同由材料部定期組織相關(guān)部門進(jìn)行修訂、完善，并對制式合同享有最終解釋權(quán)。3、經(jīng)相關(guān)部門審核、材料部修訂后的合同范本，材料部須嚴(yán)格按照合同范本簽訂合同，除技術(shù)要求、合同價款、付款方式等可變條款外，其他條款各相關(guān)業(yè)務(wù)部門不得進(jìn)行修改，如確需重新修訂的，由材料部以書面通知的方式知會相關(guān)部門。注：單體項目如分期或分塊進(jìn)行的，合同中必須明確說明，具體到期次和樓號，承包范圍也需明確說明。二、合同審批權(quán)限（一）合同審批授權(quán)（根據(jù)公司運行情況調(diào)整時進(jìn)行編制）（二）支出類合同的審批流程及其表單1、合同簽訂、審批流程發(fā)起部門（制定招標(biāo)計劃）材料部（組織招標(biāo)、投標(biāo)單位選中、組織擬訂合同）材料部（組織合同談判）材料部(編制合同會簽單并組織合同會簽發(fā)起部門、預(yù)算部、法務(wù)、發(fā)起部門所在系統(tǒng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)、副總經(jīng)理、董事長)材料部(根據(jù)會簽意見進(jìn)行修訂、并負(fù)責(zé)簽訂合同與用章審批)材料部(進(jìn)行合同存檔）。2、審批流程說明（1）發(fā)起部門為招標(biāo)采購需求的提請部門，發(fā)起部門制定本業(yè)務(wù)單元的招標(biāo)計劃（詳見招標(biāo)采購管理制度），并報送公司材料部。（2）材料部依據(jù)發(fā)起部門的招標(biāo)需求組織招標(biāo)工作，按招標(biāo)程序和審批程序確定中標(biāo)單位后，材料部組織相關(guān)部門人員起草或修訂合同。（3）合同擬定完成后，材料部聯(lián)合法務(wù)、預(yù)算部及相關(guān)部門與中標(biāo)單位就合同主要條款及合同細(xì)節(jié)進(jìn)行洽談，并最終確定合同內(nèi)容。（4）合同內(nèi)容確定后，材料部由專人負(fù)責(zé)制作合同會簽單（見附1），并填寫項目名稱、編號、合同名稱、合同金額、承包單位、合同簽訂依據(jù)等基礎(chǔ)信息。（5）填寫完成后的合同會簽單附帶合同文本，經(jīng)由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，材料部指派專人負(fù)責(zé)合同會簽審批環(huán)節(jié)的合同會簽單流轉(zhuǎn)工作。（6）合同會簽單及附帶合同文本由材料部指派專人，依次呈送發(fā)起部門、法務(wù)、預(yù)算部、發(fā)起部門主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理、董事長等審批。法務(wù)負(fù)責(zé)對合同的法律條款進(jìn)行審核，預(yù)算部負(fù)責(zé)合同價款構(gòu)成部分的審核，發(fā)起部門的上級主管領(lǐng)導(dǎo)，主要負(fù)責(zé)從專業(yè)角度對合同履約條款進(jìn)行審核，財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)合同付款條件的審核，經(jīng)上述領(lǐng)導(dǎo)審核通過后的合同會簽單及附帶合同文本由副總經(jīng)理審批，審批通過后由董事長根據(jù)上述部門的審核、審批意見，對合同進(jìn)行最終審批。（7）合同會簽單審核審批的任何一個環(huán)節(jié)尚未通過，則由相關(guān)審核審批責(zé)任人填寫會簽意見，并反饋至材料部進(jìn)行合同修訂，直至最終確認(rèn)合同所有條款。（8）合同確定后，材料部負(fù)責(zé)與中標(biāo)單位簽署合同，并向行政綜合部申請加蓋合同章及法人章。（9）合同蓋章完成后，由材料部負(fù)責(zé)對合同原件及合同會簽單統(tǒng)一存檔，同時在發(fā)起部門、行政綜合部、預(yù)算部等相關(guān)部門對合同（附合同會簽單）復(fù)印件進(jìn)行備案，財務(wù)部保留原件。（部分合同需要向物業(yè)公司進(jìn)行備案，備案合同清單由物業(yè)公司以工作聯(lián)系單的形式發(fā)至相關(guān)部門，相關(guān)部門給予配合）。3、合同簽訂會簽要求（1）材料部提供合同文本，附合同報價單，解答審核、審批過程中領(lǐng)導(dǎo)的詢疑。（2）合同擬定、會簽、簽訂、蓋章等工作要求在中標(biāo)通知書下發(fā)后三日內(nèi)完成（工程類15天內(nèi)完成），合同會簽過程，相關(guān)部門之間應(yīng)加強協(xié)調(diào)配合，加快合同審批進(jìn)度。（三）收入類合同的審批流程及其表單1、合同簽訂、審批流程銷售部(制定合同范本)法務(wù)、營銷總監(jiān)（審核合同范本）銷售部（與項目所在地房產(chǎn)部門溝通、根據(jù)審核意見修改合同、編制合同會簽單、組織合同會簽）法務(wù)、營銷總監(jiān)、董事長（合同會簽）銷售部（修訂合同并統(tǒng)一蓋章）銷售部（合同存檔）財務(wù)部（合同備案）2、審批流程說明（1）銷售部擬定收入類合同范本；（2）合同擬定完成后，發(fā)起部門聯(lián)合法務(wù)、相關(guān)部門就合同主要條款進(jìn)行商議，并最終確定合同內(nèi)容。（3）合同內(nèi)容確定后，發(fā)起部門到項目所在地房管部門進(jìn)行合同發(fā)本審核； （4）審核通過后，發(fā)起部門填寫完成后的合同會簽單附帶合同文本，經(jīng)由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，指定本部門專人負(fù)責(zé)合同會簽審批環(huán)節(jié)的合同會簽單流轉(zhuǎn)工作，按上述審批流進(jìn)行審批。（5）合同審批完成后，發(fā)起部門對合同進(jìn)行統(tǒng)一蓋章，并向行政綜合部申請加蓋合同章及法人章。（6）當(dāng)蓋章合同使用完時（繼續(xù)使用原范本），直接并向行政綜合部申請加蓋合同章及法人章即可，無需走合同審批單。三、合同的履行（一）支出類合同履行1、合同依法成立后，即具有法律約束力，一切與合同有關(guān)的部門和人員，應(yīng)嚴(yán)格履行合同規(guī)定的義務(wù)，確保合同履行。2、各類合同分別由承辦部門和合同管理部門組織履行，掌握合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報請示，盡快解決。3、合同的執(zhí)行部門應(yīng)同時負(fù)責(zé)記錄和監(jiān)督對方合作單位的履約情況，保留有關(guān)的單據(jù)、信函等文字資料；并由合同管理員按月填寫“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”，其中必須列明和驗證對方各項履約行為和承諾（如質(zhì)量、進(jìn)度等），以此作為付款的基本依據(jù)。每月的“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”必須由合同執(zhí)行部門經(jīng)理審核簽字，分別報材料部、預(yù)算部和財務(wù)部備案。4、合同結(jié)算條款規(guī)定對方有付款義務(wù)的，合同執(zhí)行部門應(yīng)按付款條款中的規(guī)定及時間向?qū)Ψ绞杖?，由財?wù)部統(tǒng)一出具發(fā)票。5、合同結(jié)算條款規(guī)定本公司有付款義務(wù)的：（1）執(zhí)行合同的各部門應(yīng)依照財務(wù)部門有關(guān)規(guī)定和合同具體約定，在合同簽訂后向財務(wù)部報送項目整體用款計劃備案；（2）執(zhí)行合同的各部門應(yīng)填寫合同款支付申請表，本表一式三份，由預(yù)算部、財務(wù)部、執(zhí)行部門分別留存；（3）款項撥付的基本依據(jù)是資金計劃及由合同執(zhí)行部門提交的“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”，款項撥付必須在按照審批流程逐級審批同意后方可進(jìn)行。具體流程參見相關(guān)工程付款流程審批辦法。6、合同履行過程中出現(xiàn)的問題，項目經(jīng)辦人應(yīng)及時督促解決。如無法履約，應(yīng)向預(yù)算部門、副總經(jīng)理及董事長匯報，維護(hù)公司的合法權(quán)益；（二）收入類合同履行詳見營銷管理制度中的合同管理部分四、合同的變更與解除（一）支出類合同的變更與解除 1、合同一經(jīng)簽訂立即產(chǎn)生法律效力，任何人不得擅自變更或解除。但合同在履行過程中，如遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件時，可以進(jìn)行變更或解除合同；2、未履行完的合同需變更或解除時，必須由材料部查清原因，會同合同管理部門研究并提出意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，同對方進(jìn)行協(xié)商。達(dá)成一致意見時，雙方必須簽署書面協(xié)議，不得單方修改、廢止或隨意口頭變更。合同變更和解除后，承辦部門應(yīng)及時通知其他有關(guān)部門和簽證機關(guān)；3、合同違約必須依法追究責(zé)任方的違約責(zé)任。對方違約時，必須由承辦部門按規(guī)定索取違約金，如果由于違約給我方造成的經(jīng)濟(jì)損失超過違約金時，還應(yīng)索取賠償金；4、工程竣工驗收時，應(yīng)由工程主管部門出具驗收證明，并附帶施工方的請款報告經(jīng)合同管理部門核實并確認(rèn)與合同相符后，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批，才給予以結(jié)算付款；否則，財務(wù)管理部門有權(quán)拒絕支付款項；5、質(zhì)保期滿合同履行完畢，由預(yù)算部門進(jìn)行核實后，及時歸檔。工程類合同的質(zhì)?？钪Ц稌瀱紊媳仨氃O(shè)物業(yè)公司簽章欄，經(jīng)物業(yè)公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)后才能按照正常審批流進(jìn)行審批支付。（二）收入類合同的變更與解除 詳見營銷管理制度中的合同管理部分五、合同糾紛的處理（一）支出類合同糾紛的處理流程1、合同在履行過程中產(chǎn)生糾紛時，合同履行部門應(yīng)根據(jù)合同中有關(guān)糾紛處理的條款與合同訂立方協(xié)商進(jìn)行解決；當(dāng)協(xié)商不成時，必須向上級主管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)進(jìn)行匯報，并在三個工作日內(nèi)提供有關(guān)資料，任何部門或個人不得延誤訴訟時效或擅自放棄，更不得隱瞞實情；2、法務(wù)在接到報告三個工作日內(nèi)提出法律處理意見。根據(jù)合同糾紛的不同情況，向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后，可向仲裁委員會或直接向人民法院起訴；3、如糾紛進(jìn)入法律訴訟程序解決，應(yīng)按中華人民共和國合同法、中華人民共和國民事訴訟法等有關(guān)法律法規(guī)和本辦法處理。4、糾紛事件處理準(zhǔn)備的資料：（1）合同文本，包括附件、變更或者解除的協(xié)議，有關(guān)的電報、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書、介紹信、傳真及其他有關(guān)資料等；（2）開工、驗收、提貨、發(fā)票等有關(guān)單位票據(jù)；（3）貨款的承付、托收憑證，有關(guān)的財務(wù)賬目；（4）產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；（5）證人證言；（6）其它與處理糾紛有關(guān)材料。5、處理合同糾紛，應(yīng)特別注意以下問題：（1）在證據(jù)可能丟失或以后難以取得的情況下，及時采取證據(jù)保全措施；（2）發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)將使我方權(quán)益難以實現(xiàn)時，適時依法申請采取財產(chǎn)保全措施；（3）對于債權(quán)債務(wù)關(guān)系明確、合法且雙方對債務(wù)無異議的，依法及時向人民法院申請支付令或提起訴訟；（4）做好每起合同糾紛實況記錄、存案備查；（5）凡屬我方責(zé)任的合同糾紛，應(yīng)逐筆查明原因、分清責(zé)任，要求責(zé)任人員承擔(dān)責(zé)任，并責(zé)成提出補救措施。6、雙方已簽署解決糾紛的協(xié)議書、仲裁機關(guān)的協(xié)調(diào)書、仲裁決定書及法院的裁定書、調(diào)解書、判決書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，交給公司行政綜合部收執(zhí)、備案或存檔。7、當(dāng)對方逾期不履行發(fā)生法律效力的調(diào)解書、裁決書、判決書時，合同使用部門應(yīng)當(dāng)及時提請法律事務(wù)部門向人民法院申請強制執(zhí)行。（二）收入類合同的糾紛詳見營銷管理制度中的合同管理部分六、合同文件資料管理1、承包合同基礎(chǔ)資料包括但不限于：招標(biāo)文件、招投標(biāo)文件、合同、補充合同、來往函件及簽收單據(jù)、數(shù)據(jù)電文、會議紀(jì)要、合同評審紀(jì)錄、合同交底紀(jì)要、合同履行信息表、變更索賠相關(guān)基礎(chǔ)資料、財務(wù)結(jié)算憑證等有關(guān)材料。2、合同管理部門（人員）應(yīng)按體系中文件資料控制程序的要求對合同簽訂、合同分析、合同監(jiān)督、合同跟蹤、變更和索賠中的合同文件資料，進(jìn)行收集、整理、傳遞和保存。合同文件資料的管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，不得泄露商業(yè)秘密。各單位應(yīng)重視合同檔案的管理工作，并根據(jù)各單位的情況制定相應(yīng)的細(xì)則。3、公司必須建立承包合同基礎(chǔ)資料臺帳和檔案，收集的各種文件、報表、單據(jù)等應(yīng)有規(guī)定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)要求。合同基礎(chǔ)資料應(yīng)當(dāng)在合同履行完畢或糾紛處理完畢后30日內(nèi)，系統(tǒng)整理，統(tǒng)一編號，裝訂后歸檔，丟失的必須查清原因。第四部分 附 則1、本制度自發(fā)布之日起生效，2、本制度由公司行政綜合部制定并負(fù)責(zé)解釋。3、公司行政綜合部應(yīng)根據(jù)不同的發(fā)展階段的管理要求對本制度進(jìn)行修訂、補充和完善，確保合同管理制度能夠起到切實有效的作用。附表1： 合同會簽單（一）（項目成本類通用）單位/項目名稱： 提交時間： 年 月 日合同名稱 編號：甲 方代理人乙 方代理人付款方式 和期限履行期限質(zhì)保金及質(zhì)保期合同價款合同簽訂依據(jù)是否范本合同合同主要內(nèi)容材料部經(jīng)辦人： 部門負(fù)責(zé)人： 年 月 日相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人： 年 月 日法務(wù)履約風(fēng)險、違約條款、合同的完整性等 簽字： 年 月 日預(yù)算部是否超成本、說明超成本原因并明確成本科目部門負(fù)責(zé)人： 年 月 日相關(guān)業(yè)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字： 年 月 日工程總監(jiān)綜合評定簽字： 年 月 日財務(wù)經(jīng)理付款條款簽字： 年 月 日副總經(jīng)理審批綜合評定簽字： 年 月 日董事長特殊批示簽字： 年 月 日說明：合同一式八份，正本兩份，副本六份；其中我