SAP FI 培訓教材 V.ppt

1、1,內部文件，嚴格保密.,Covics Business Solution Ltd.,財務會計（FI）培訓,ERP 是 Enterprise Resources Planning（企業(yè)資源計劃）的縮寫，最初是由美國的 Gartner Group 公司在90年代初提出的。根據(jù) Gartner Group 的定義，ERP 系統(tǒng)是“一套將財務、銷售分銷、制造、倉庫和其它業(yè)務功能合理集成的應用軟件系統(tǒng)”。,什么是ERP?,SAP（System , Applications , and Products in Data Processing) 就是 數(shù)據(jù)處理的系統(tǒng)，應用和產品 SAP是世界上最大的標準業(yè)

2、務應用軟件供應商和第四大獨立軟件供應商 全球50多個國家6000多家公司都使用SAP軟件，世界500強企業(yè)中有80強在使用SAP軟件 R/3系統(tǒng)體現(xiàn)了功能性強與技術程度高的完美結合，這也是集成標準軟件所必需具有的特征，同時R/3系統(tǒng)還以其高瞻遠矚的信息管理系統(tǒng)為優(yōu)化業(yè)務程序提供正確的業(yè)務設施。,SAP公司簡介,Accelerated SAP 加速實施的SAP,SAP實施方法論ASAP,SAP R/3 系統(tǒng),R/3 最佳業(yè)務實踐庫,FI 財務會計,CO 管理會計,AM 資產管理,PS 項目系統(tǒng),WF 工作流,IS 行業(yè)方案,HR 人力資源,MM 物料管理,SD 銷售分銷,PP 生產計劃,QM 質

3、量管理,PM 工廠維護,業(yè)務流程方案,多國家 多公司,全面廣泛的 實施支持,為各種類型的 業(yè)務而設計,完備的功能,開放的系統(tǒng),MM 物料管理,SAP導航登陸,SAP R/3 系統(tǒng)菜單具有以下層次結構：,主菜單級 Menu 應用程序級 Program 任務級 Transaction Code,SAP導航SAP標準/用戶角色菜單,菜單,標準工具列,抬頭,程序工具列,字段輸入?yún)^(qū),狀態(tài)欄,SAP導航SAP窗口,SAP導航狀態(tài)列,同時使用多個SAP會話(每個connection最多六個會話),創(chuàng)建新會話 方法1：“/o ” + “Transaction code ” 方法2：在標準工具列中點選,在原會話

4、啟動新事務 - “/n ” + “Transaction code”,SAP導航會話框,輸入“ex”,SAP導航3種退出方式,報價,發(fā)票校驗,采購申請,收貨,采購訂單,報價,：銷售管理,供應商,出具發(fā)票,客戶,訂單,交貨,詢價,入庫,出庫,倉庫管理,基礎生產 計劃,MRP,物料預測,PP :生產計劃管理,：采購管理,詢價,計劃訂單,采購/庫存/生產/銷售分析,庫存管理,批準,/,/,批準,銷售活動,銷售計劃,：庫存管理,生產訂單,生產控制,C O,/M,R/3 后勤處理整理流程,13,財務會計模塊概覽,14,財務會計和管理會計,財 務 會 計,管 理 會 計,外部會計,內部會計,財務會計也稱外

5、部會計，主要依據(jù)法律 向企業(yè)外部人員公布滿足法律規(guī)定的各 種報表信息，例如資產負債表損益表等。,管理會計也稱內部會計，主要是滿足企 業(yè)內部各級管理人員的需求，從而達到 從企業(yè)內部隊經營狀況的管理和監(jiān)督。,15,會計 組織,信貸控制范圍,組織結構,控制范圍,業(yè)務范圍,經營組織,公司,公司代碼,SAP R/3 系統(tǒng)財務會計和管理會計中的組織結構有：,集團,16,集團的概念,它是SAP系統(tǒng)中的最高等級 每一集團建立主數(shù)據(jù)庫 一個完整的數(shù)據(jù)庫,包括建立一個完全集成的系統(tǒng)所必須的所有表格,17,如何理解公司,它是能夠產生合法財務報表的最小組織單元 財務報表是在公司級別上建立合并的 一個公司可以包含一個或

6、多個公司代碼 所有的公司代碼必須使用同樣的會計科目和會計年度,18,公司代碼,一個必須的企業(yè)結構 一個合法獨立的實體 一個能夠執(zhí)行會計業(yè)務的最小組織單位 進行業(yè)務交易的級別 會計科目管理的級別 產生合法的獨立實體 和損益報表的級別,19,公司代碼,公司代碼是最小的獨立會計實體。 資產負債表和損益表是建立在公司代碼級別上的。 貨幣 語言 會計科目表 會計年度結構 ,20,21,業(yè)務范圍,用于做內部報表,內部資產負債表和 內部損益表的一個內部組織結構 用于所有的公司代碼 - 必須在所有 的公司代碼中有相同的含義 根據(jù)業(yè)務范圍,更新總賬平衡余額,22,23,信用控制范圍,它是一個組織單元或是責任范圍

7、,用 來控制客戶信用范圍 公司代碼可以派給一個也只能是一 個信用控制范圍 多個公司代碼可以派給一個信用控 制范圍,24,集團,公司,公司,公司代碼,公司代碼,公司代碼,信用控制范圍,信用控制范圍,業(yè)務范圍,25,控制范圍,它是一個用來定義公司的成本/管理 會計行為的結構組織單元 公司代碼只能分配給一個控制范圍 一個控制范圍可以具有多個公司代碼 這允許跨公司代碼成本分攤和報表,26,集團,公司,公司,公司代碼,公司代碼,公司代碼,控制范圍,控制范圍,業(yè)務范圍,27,R/3 財務會計子模塊概覽,FI 財務會計 模塊,FI-GL 總分類賬會計 FI-AR 應收賬款 FI-AP 應付賬款 FI-AA

8、資產會計 FI-SL 特殊用途分類賬 FI-FM 基金管理 FI-TM 差旅管理,28,FI-GL 總賬 總賬核算的中心任務是提供外部會計及其所涉及賬戶的概貌。 FI-AP 應付賬款 A/P用于管理與所有供應商相關的會計數(shù)據(jù)，它也是采購管理的組成部分。 FI-AR 應收賬款 A/R用于管理與所有客戶相關的會計數(shù)據(jù)，它也是銷售管理的組成部分。 FI-AA 資產會計 該模塊記錄資產從最初購置直到報廢的整個資產周期。該系統(tǒng)可計算折舊值、利息以及其他數(shù)據(jù)。,財務會計子模塊功能概述,29,財務會計子模塊功能概述,FI-SL 特殊用途分類賬 根據(jù)用戶指定的詳細程度，從多個應用程序中歸納綜合信息。 基金管理

9、 通過預算技術支持財務核算和控制。 差旅管理 差旅管理模塊可從登記和批準差旅申請直到將實際的差旅費記賬，提供范圍全面的差旅數(shù)據(jù)處理程序?？刂疲–O）與工資核算（HR Payroll）的結合保證了差旅費記賬、納稅以及付款的準確和有效。,30,總賬,主數(shù)據(jù) 交易,31,主數(shù)據(jù)的概念,是描述那些運用在會計,物料,供應商,客戶等業(yè)務過程中的行為體 在一段期間內,信息往往保持不變 每個主數(shù)據(jù)庫具有單一的名字或數(shù)字編號,32,主記錄包含的數(shù)據(jù)可控制如何記賬和處理業(yè)務數(shù)據(jù)，主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保存相對較長的一段時間，而業(yè)務數(shù)據(jù)保存的時間較短。 業(yè)務數(shù)據(jù)是從 R/3 中的正常業(yè)務處理獲取的數(shù)據(jù)。為了提高系統(tǒng)的操作性

10、能，可以周期性地將系統(tǒng)內的業(yè)務數(shù)據(jù)進行歸檔。,主數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)差別,33,資產負債表 資產,資產是你所擁有財產的 貨幣價值,現(xiàn)金 應收款 工廠和設備 存貨,34,資產負債表 負債,負債是你欠款項的 貨幣價值,現(xiàn)金 應收款 工廠和設備 存貨,應付賬款,35,資產負債表 所有者權益,資產,所有者 權益,負債,留存收益,過去期間 的凈收益,36,損益表 收入,收入是 銷售貨品和提供 勞務所取得的 收益,銷售 勞務,37,損益表 費用,費用是 為了產生收入而 需要花費的數(shù)額,現(xiàn)金 應收款 工廠和設備 存貨,銷售費用 管理費用,38,損益表,它包含一個留存收益的識別標記 在會計年度期末,損益科目結轉到留

11、存收益中,39,會計科目表,會計科目表是R/3 中所有科目的匯總。每個公司代碼使用同一會計科目表中的科目進行日常業(yè)務的記賬。 具有相同基本賬戶要求的多個公司可以使用同一個會計科目表。 會計科目表公司代碼段主記錄信息可從一個公司復制到另一個公司。,40,會計科目表的種類,一次憑證過賬即可獲取所有三個科目表 所需的數(shù)據(jù)，從而使運營、國家和集團 會計科目表得到實時的最新報告。,41,會計科目表的種類 -運營會計科目表,會計科目表公司代碼段主記錄可在公司 之間復制，可以加快項目的實施進度，確保 實施的準確度。 每一個公司代碼需要有且只能有一個運 行會計科目表。,主 記 錄,主 記 錄,主 記 錄,主

12、記 錄,COPY,42,會計科目表的種類 - 國家會計科目表,由于很多會計報表是基于運營會計科目表中的科目號碼運行得出的，這可能不能滿足公司代碼所在地國家法律法規(guī)對科目表的需求。該問題可通過將公司代碼分配給一個國家特定會計科目表（備選會計科目表）來解決。SAP在標準的R/3系統(tǒng)中配置了許多國家特定會計科目表的模版。 要使用國家會計科目表，首先必須為每一個會計科目主記錄中公司代碼段部分的備選科目字段輸入所對應的國家會計科目表中的科目號碼。運行報表時，可以選擇想要的會計科目表。 注意：日常過賬處理是使用運營會計科目表中的科目號碼,43,會計科目表的種類 - 集團會計科目表,集團會計科目表主要是用于

13、集團公司下的公司代碼由于使用了不同的運營會計科目表時，需要匯總得到集團報表而使用的一套會計科目表。 要使用集團會計科目表，首先必須為每一個會計科目主記錄中會計科目表段部分的集團科目字段輸入所對應的集團會計科目表中的科目號碼。運行報表時，可以選擇想要的會計科目表。 注意：日常過賬處理是使用運營會計科目表中的科目號碼,44,總賬科目主數(shù)據(jù)內容,公司代碼信息 會計科目信息 總賬科目代碼 總賬科目名稱 科目種類：資產負債表 和損益表 科目組：控制公司代碼,45,科目組的概念,用于控制創(chuàng)建會計科目時需要輸入的字段 確定總賬科目的編號范圍 在創(chuàng)建總賬科目主數(shù)據(jù)記錄-配置數(shù)據(jù)前必須建立,46,科目帳戶組,C

14、OA BSA 10000000 39999999 資產負債表科目 COA PLA 40000000 79999999 損益表科目 COA RAA 90000000 99999999 調整科目,會計科目表 帳戶組 起始號 中止號 描述,47,總賬會計科目信息,總賬科目主記錄包含 2 個數(shù)據(jù)段：會計科目表段和公司代碼段。會計科目表段包含如科目號和科目名稱等的數(shù)據(jù)，它同時定義該科目是否是資產負債類科目或 損益類 科目。該控制信息用于科目余額結轉程序，并確定如何處理科目余額。 會計科目表段所包含的數(shù)據(jù)是使用該科目表的所有公司代碼所共有的數(shù)據(jù)。 因為一個會計科目表可以被多個公司代碼使用，為了使不同的公司

15、代碼可控制它們獨立的業(yè)務處理，有必要將某些數(shù)據(jù)包含在公司代碼段中。,48,會計科目表段信息,科目編號 10010100 會計科目表 COA 短文本 長文本 帳戶組 資產負債表科目 損益表科目,49,公司代碼段信息,科目貨幣 稅務類型 統(tǒng)馭科目類型 未清項目管理 顯示行項目 字段狀態(tài)組,50,公司代碼段信息 -科目貨幣,它是記賬所 需的幣種， 可以指定。,記賬 本位幣,外幣,就是以外幣記賬。 交易行為數(shù)據(jù)和會 計科目余額要從記 賬本位幣和指定的 外幣來更新。,就是用來記賬的任 何幣種，它是缺省 幣種，并將顯示和 更新交易行為數(shù)據(jù)。 系統(tǒng)也存貯如何記 賬及幣種金額。,51,公司代碼段信息 -稅務類

16、型,可以指定是否與銷項稅 /進項稅相關。 如果總賬科目與稅務無 關，就不需要指定。,52,統(tǒng)馭科目包括：客戶、供應商、資產等 統(tǒng)馭科目不能直接被過賬，確?？傎~數(shù)據(jù) 與明細賬數(shù)據(jù)的實時集成 記錄明細賬時,系統(tǒng)自動更新相應的統(tǒng)馭 賬戶總賬被自動更新,公司代碼段信息 -統(tǒng)馭科目類型,53,統(tǒng)馭科目,54,統(tǒng)馭科目,55,公司代碼段信息 -未清項目管理,為什么顯示科目需要結清呢？ 因為要以結清一個款項為目的來 使借貸相抵！例如收貨/發(fā)票表 示收取平衡。 需要進行未清賬項管理的科目標識為未清或已清。這些科目類型的余額總等于未清項目的余額。統(tǒng)馭科目在分類帳賬級別利用分類帳未清項特征進行未清項管理。,56,

17、公司代碼段信息 -顯示行項目,所需科目的借貸方詳細信息 可以選擇性地顯示。 當將款項過賬到科目并顯示 分錄項時,需要 額外的儲存空間和系統(tǒng)時間。,57,科目編號 10020100 銀行賬戶 公司代碼 1000,期間 借 貸 借貸余額 累積余額 50,000.00 110,000.001,000.00 9,000.00 59,000.00 225,000.0015,000.0010,000.00 69,000.00 .,憑證號 憑證類型 憑證日期 記帳碼 本位幣金額 10000000 SA 2007.01.154010,000.00 10000001 SA 2007.01.15501,000.0

18、0- 20000010 SA 2007.02.104025,000.00,58,公司代碼信息,下列科目不應使用行項目顯示 統(tǒng)馭科目 具有累積作用的科目和可在其他模塊(例如存貨科目)分析的科目 產出和投入的稅收科目,這是因為只有與憑證有關的稅務信息是必需的,59,公司代碼信息 -字段狀態(tài)組,它是用于控制賬戶 中哪些字段在輸入憑證時出現(xiàn) 的標識器配置數(shù)據(jù),60,字段狀態(tài)組 文本 ZEXP 費用 ZGBS 資產負債表 ZREV 收入,字段狀態(tài)組 ZGBS 資產負債表,選擇組、總數(shù)據(jù)、額外賬戶分配、物料管理、付款行為、資產會計、稅 ,61,字段狀態(tài)組,總數(shù)據(jù) 隱藏需要輸入選擇輸入 分攤編號 文本 發(fā)票

19、參考 合并發(fā)票,62,科目主數(shù)據(jù),總賬過賬,科目編號 10020100 公司代碼 1000 憑證輸入控制 字段狀態(tài)組 ZGBS,總賬 10020100 銀行 公司代碼 1000 項 1/借輸入/40 金額 資產 購買憑證 估價日期 分攤 文本,63,貨物已收/發(fā)票未收賬戶,存貨 借 貸,費用 借 貸,貨物已收/發(fā)票未收 借 貸,或,$150,$150,$150,采購申請,采購訂單,收貨,對會計無影響,集成 MM-FI 通過自動的賬戶分配,64,貨物已收/發(fā)票未收賬戶,收到發(fā)票,付款,貨物已收/發(fā)票未收 借 貸,供應商應付 借 貸,供應商應付 借 貸,現(xiàn)金 借 貸,$150,$150,$150,

20、$150,65,創(chuàng)建總賬科目,一次創(chuàng)建 二次創(chuàng)建 會計科目表 公司代碼,66,創(chuàng)建總賬科目- 一次創(chuàng)建,菜單路徑,創(chuàng)建,主數(shù)據(jù),總 賬,財務會計,會 計,67,創(chuàng)建,科目表,創(chuàng)建總賬科目- 二次創(chuàng)建,會計科目表級菜單路徑,主數(shù)據(jù),總 賬,財務會計,會 計,生成,公司代碼,主數(shù)據(jù),總 賬,財務會計,會 計,公司代碼級菜單路徑,68,總賬業(yè)務,69,在SAP中,交易行為是以憑證形式儲存，每 一筆交易觸發(fā)產生至少一張憑證，每一張 憑證被分配一個唯一的憑證編號。 憑證將一直作為完整單元保留在系統(tǒng)中， 直至它產生結果為止。 如果業(yè)務交易無財務信息，雖產生其他憑 證，但不會產生會計憑證。,文檔規(guī)則,70,

21、會計憑證,每張會計憑證包括一個憑證頭和至少兩個行項目。 抬頭部分包含和管理與整個憑證有關的數(shù)據(jù)，例如憑證編號、記賬日期、公司代碼、貨幣類型和憑證相關的文本。行項目構成了憑證細目。每個行項目會包含賬戶、金額和其他相關記賬信息。 只有完整的憑證才可過賬，憑證的完整包括憑證抬頭的完整以及憑證借貸方余額為零,71,憑證類型的概念,它是區(qū)分不同交易類型的 方法并決定能夠被過賬的會計形式。 例如，可將所有的會計憑證按業(yè)務類型不同 分成：總賬憑證、收款憑證、付款憑證、 客戶發(fā)票、供應商發(fā)票等。,72,憑證類型,憑證類型決定憑證的編號范圍：系統(tǒng)通過不同的憑證類型編號范圍存儲一種憑證類型的所有憑證。編號范圍可以

22、是外部定義也可以是內部定義。 憑證類型決定可以過賬的賬戶類型：在 R/3 中有 5 種不同的賬戶類型。 D 借方（顧客） K 貸方（供應商） S 總賬科目 A 資產 M 物料 SAP R/3預留了若干號碼范圍用于 R/3 中的特殊用途。例如：X1和X2這兩個范圍保留作為樣本和重復輸入憑證的編號范圍。,73,過賬碼,設定是否將該項目 匯入借方或貸方 并決定可被過 賬的會計 科目 類型,借方,貸方,工資費用 總賬,供應商,客戶,74,過賬碼,R/3中的每一個憑證行項目與且只與一種記賬碼相關聯(lián)。 由于記賬碼控制了每一個憑證行項目是借方還是貸方，因此過賬行項目時沒有必要使用其他任何標識來指定是貸方或借

23、方。 記賬碼也控制了用于行項目過賬的特定科目類型（客戶、供應商、G/L 科目、資產、物料）。 記賬碼同時還幫助控制行項目的字段狀態(tài)。字段狀態(tài)指行項目的屏幕布局。根據(jù)行項目上所使用的記賬碼的定義，個別字段可以是禁止、可選或必需的。 R/3 的目標是確保數(shù)據(jù)輸入的精確和有效。使用字段狀態(tài)功能可控制允許字段的適當組合出現(xiàn)在數(shù)據(jù)輸入過程中以預防包含和排除錯誤。,75,過賬期間的概念,在過賬前,必須定義一個過賬期間 一個財務年度被分為若干個過賬期間 每一個過賬期間包括一個起始日期,76,總賬過賬,77,總賬過賬,菜單路徑,總賬過賬,憑證輸入,總 賬,財務會計,會 計,78,總賬憑證,憑證日期,過賬日期,

24、過賬代碼,憑證類型,期間,公司代碼,貨幣/兌換率,會計,抬頭,金額,業(yè)務范圍,成本中心,憑證類型,訂單,金額,分錄項1,金額,業(yè)務范圍,成本中心,憑證類型,訂單,金額,分錄項2,79,日期和過賬期間,公司代碼,會計憑證的要素,貨幣類型,憑證類型,記賬碼,科目,記賬金額,科目分配,80,會計憑證的 4 個日期,憑證日期：可看作原始憑證的日期 記賬日期：更新賬務的日期 轉換日期：外幣匯兌日期 輸入日期：會計憑證錄入系統(tǒng)的日期,81,會計憑證的記賬貨幣,SAP系統(tǒng)中，有四種貨幣類型： 業(yè)務交易貨幣：會計業(yè)務發(fā)生時所使用的貨幣 記賬本位幣：更新賬值的貨幣，即公司代碼貨幣 首選并行本位幣：用于其他評估所

25、使用的貨幣，例如集團貨幣 次選并行本位幣：用于其他評估所使用的貨幣，例如歐元 在SAP系統(tǒng)中，可以實時記錄和查看業(yè)務交易貨幣和記賬本位幣，用戶可以通過進一步配置，選擇性地使用首選并行貨幣和次選并行貨幣。,82,會計憑證的記賬科目,每一個行項目必須包括一個科目。行項目輸入的有效科目類型包括 客戶它可能是一個總分類賬，也可能是一個明細分類賬，例如一個客戶號或資產號。 記賬代碼的科目類型用來標識允許對哪類的科目過賬 供應商 總分類賬科目 資產 原材料等,83,會計憑證的更改,只要憑證已記賬并分配了憑證號碼，憑證就成為了數(shù)據(jù)庫的永久部分。R/3 將跟蹤記錄憑證的任何變化并根據(jù)用戶需求在合適的時間進行憑

26、證的歸檔。 在對憑證進行更改時，影響會計系統(tǒng)（科目號碼、金額等）的數(shù)據(jù)在任何環(huán)境下都無法更改。只有通過調整或沖銷憑證才能這些字段錯誤進行更正以維護有效的審計線索。 憑證更改規(guī)則決定哪些字段以及在什么環(huán)境字段可以更改。例如：在記賬客戶發(fā)票后，支付條件或文本是否可以更改？ 根據(jù)憑證更改規(guī)則使用原始憑證號碼可以更改憑證。,84,會計憑證的沖銷,沖消憑證的條件： 原始憑證未包含已清算的行項目。如果憑證確實包含了已清算的行項目，那么在沖銷時必須重設這些行項目。 原始憑證僅包含了客戶、供應商或總賬行項目。 原始憑證被記賬到 FI 系統(tǒng)中。其他模塊中產生的憑證應該在該處進行更正。更改會自然反映到 FI 中。

27、 所有其他科目分配值（例如，成本中心）仍然有效。 如果不指定憑證沖銷的記賬日期，系統(tǒng)將使用要沖銷憑證的記賬日期作為沖銷憑證的記賬日期，憑證沖銷后產生新的憑證號,85,憑證號的含義,它是為審核每一個公司代碼在一個財務 年度中的每一憑證而設置的。 所有被過賬的交易必須設置一個憑證號。 在一張憑證被過賬前,必須為憑證類型 設置一個號碼范圍，這些號碼可以由系 統(tǒng)內部設定或由用戶在外部設定 。,86,日常業(yè)務記賬的特點,所有主數(shù)據(jù)的合法化,如公司,會計,貨幣等 其他合法化標準 借方總額 = 貸方總額 快速查找?guī)椭ぞ?根據(jù)匹配碼) 未來和以前期間的日常輸入 公司內部交易,87,根據(jù)匹配碼 快速查找?guī)椭?/p>

28、具,用于查找專項賬目 所需賬目清單 匹配碼被用來查找所SAP中 的主數(shù)據(jù)，如會計、成本中 心、供應商、客戶等。,88,未來及以前期間的過賬,過賬由總賬負責人控制 可以將賬目過賬到未來或以前期間 根據(jù)過賬日期 以前期間的過賬被自動地結算到下一期間 更新過的未收款余額及留存收益,89,記賬技巧,參考憑證，會計憑證樣本和保存/設置數(shù)據(jù)功能都有助于在輸入新憑證時減少輸入數(shù)量，提高效率。 參考憑證指當記賬時，可以復制的以前記賬的憑證，使用以前用過（或頻繁使用）的科目分配。 會計憑證樣本指模型憑證，也可以被復制到新的記賬憑證中。 科目分配模型：包括缺省情況下位于已記賬憑證的行項目，可能包含未限定數(shù)量的行項

29、目并包含已記賬金額。賬戶分配模型中的記賬不必完成。例如，賬戶可以包含在模型中而成本中心和金額字段為空，以待使用模型時，在最終記賬中完成。 總賬快速輸入：在通常的行項目記賬中，每個行項目將要求可以為用戶顯示可用字段的新屏幕。該有限選擇長度通常為 1 或 2 行，可以使許多行項目出現(xiàn)在同一屏幕，多行項目輸入要比標準輸入快許多。 保存/設置數(shù)據(jù)功能允許重復記賬時某些數(shù)據(jù)的自動輸入。,90,預制憑證,當憑證信息不完整或過賬之前需要審批時，可以通過預制憑證的功能在系統(tǒng)中將憑證進行預制。未完成的憑證可以先預制并稍后記賬，此操作可由相同或不同用戶完成。預制憑證保存后將產生一個憑證號，該憑證號屬于正式憑證號范

30、圍。 預制的優(yōu)點之一是可以在開始預制時聯(lián)機評估憑證中的數(shù)據(jù)以用于報表，而不是必須等到已完成數(shù)據(jù)并記賬。例如，可以將預制憑證中的金額用于銷售/采購報表的預先稅。 預制憑證時不支持替換和驗證，但是當預制完成并記賬時支持替換和驗證。 您可以單獨地也可以通過清單集中對預制記賬，如果通過清單記賬多張預制憑證，在憑證成功記賬后，系統(tǒng)將給出記賬清單。,91,總賬查詢,92,總賬查詢,菜單路徑,查詢余額,賬目,總 賬,財務會計,會 計,93,顯示賬目余額,科目編號 100000 銀行賬號,公司代碼 PAST,期間 借 貸 金額 余額 C/f bal. 50,000.00 1 10,000.00 1,000.0

31、0 9,000.00 59,000.00 2 25,000.00 15,000.00 10,000.00 69,000.00 ?,憑證號碼 憑證類型 憑證日期 幣種金額. 2000000000 SA 01/15/97 USD 5,000.00 2000000001 SA 01/15/97 USD 1,000.00- 2000000010 SA 01/28/97 USD 5,000.00,94,資產負債表 的產生,95,資產負債表的生成,信息系統(tǒng),菜單路徑,期間處理,總 賬,財務會計,會 計,96,XX Corporation 資產負債表 200X 3 31,資產 流動資產 現(xiàn)金 500 銀行存

32、款 12,500 貨幣資金 13,000 應收賬款 50,000 流動資產合計 63,000 固定資產 設備 100,000 累計折舊 (5,000) 總固定資產 95,000 資產合計 158,000,負債 流動負債 應收賬款 5,000 應付票據(jù) 1,000 流動負債合計 6,000 負債合計 6,000 所有者收益 留存利益 留存利益 100,000 短期收益 52,000 總留存收益 152,000 所有者收益合計 152,000 負債及所有者收益 158,000,97,循環(huán)(重復)日記賬,存儲日記賬樣本包括賬目、 金額、重復次數(shù)、名稱、 結束日期 系統(tǒng)可以自動將日記賬過賬 通過標準試

33、算表審核日記賬,98,外幣結算,外幣科目余額 外幣未結項,US$,RPD,99,外幣科目余額計值,USD RMB USD RMB 1）10 22000 0 8000 2）20 46000 68000,借 貸 8000RMB,銀行科目 - USD,匯率差異導致 的匯兌損失,銀行 - 項目 1 1 USD 2200 RMB 銀行 - 項目 2 1 USD 2300 RMB,交易時,重新計值, USD = 2000 RMB 30 USD = 60000 RMB,借方匯兌損失 8000 貸方銀行賬號 8000,日常收入,30,100,外幣未結項目的估價,應收賬款 1）2000 應收賬款調整科目 2）2

34、00,收入科目 1）2000,日常收入,發(fā)票 - 10USD, rate = 1 USD2000 RMB Valuation - 10 USD, rate = 1USD1800 RMB,方案,匯兌損失 2）200,101,外幣未結項目的估價,不計發(fā)票及付款的差異,計發(fā)票及付款的差異,應收賬,銀行,確認損失,2) 2000,2) 250,2) 1750,應收賬,1) 2000,銀行,應收賬款調整科目,3) 2000,3) 200,3) 1750,匯兌損失,2) 200,確認損失,3) 50,2) 200,1) 發(fā)票: 10USD = 2000RMB 2) 收款: 10USD = 1750RMB,

35、1) 發(fā)票: 10USD =2000RMB 2) 計值:10USD =1800RMB 3) 付款:10USD =1750RMB,102,應付賬款,供應商主數(shù)據(jù) 交易,103,采購流程圖,提出要求,采購申請,供應商,采購訂單,收貨 及發(fā)票,校驗發(fā)票,應付賬款,達成協(xié)議,104,應付賬款 主數(shù)據(jù)-供應商,每 一 個 供 應 商 都 必 須 有 主 數(shù) 據(jù) ，它是物 料 和 財 務 的 中 心 數(shù) 據(jù),一般數(shù)據(jù) 地址 控制數(shù)據(jù) 付款 交易,采購組織 采購數(shù)據(jù),公司代碼 數(shù)據(jù) 賬戶管理 付款 交易,105,統(tǒng)馭科目nnnnnn 付款條款ZB01 項目類型0005 付款方式S,U :,統(tǒng)馭科目nnnnn

36、n 付款條款ZB20 項目類型0001 付款方式C,T:,1000,3000,公司代碼數(shù)據(jù),公司代碼數(shù)據(jù),供應商主記錄,姓名 1 姓名2 地址 電話號碼 500 500 10 123 456 78,一般數(shù)據(jù),銀行明細,供應商,公司代碼,106,統(tǒng)馭科目nnnnnn 付款條款ZB01 排序碼0005,一般數(shù)據(jù),銀行明細,公司代碼數(shù)據(jù),采購組織nnnn 工廠nnnn,采購組織數(shù)據(jù),科目,采購,一般,供應商,集中維護供應商主記錄,107,供應商主記錄,科目組,科目號碼,供應商主記錄 - 科目組,國內的 供應商,KRED,按數(shù)字順序,內部的,標題 名稱,國外的 供應商,KREA,按數(shù)字順序,50,00

37、0- 89,999,內部的,標題 名稱 國貿術語,合作性質的,VERB,按字母順序,A - Z,外部的,名稱,一次性的,CPD,按數(shù)字順序,90,000,內部的,標題 名稱 地址,10,000- 49,999,間隔,設置,屏幕格式,108,什么是 一次性供應商呢？,它是 只發(fā)生一次 生意行為的 供應商,109,統(tǒng)馭賬戶功能,應 付 賬 款,$,$,電 廠,分類賬,總賬,發(fā) 票,110,自動過賬的含義,它是系統(tǒng)自動 生成的分錄,稅,稅碼在憑證內 輸入，系統(tǒng)會 自動生成相應 的稅額分錄依 照銷項稅率。,111,供應商余額,上 一 年 結 轉 的 供 應 商 余 額,各個期間的借貸 交易總金額,11

38、2,結清未清項規(guī)則,當未清項的余額被沖銷后，該未清項 成為一個已清項。 已清項有一個清算憑證,113,預付定金,預付定金是特殊總賬交易 金額過賬到預付定金調節(jié)賬戶,而 不是到供應商主數(shù)據(jù),114,應付票據(jù),使用應付票據(jù)付款 支付應付票據(jù),115,應付票據(jù)付款,付款,供應商賬戶,特殊總賬科目 應付票據(jù),應付款,11,400,11,400,11,400,11,400,11,400,11,400,應付票據(jù),應付票據(jù),116,支付應付票據(jù),供應商賬戶,11,400,11,400,11,400,11,400,11,400,銀行,特殊總賬科目 應付票據(jù),應付票據(jù),117,應收賬款,118,供應鏈/應收賬款

39、流程,119,供應鏈/應收賬款流程,應 收 賬 款,收 入,$,$,$,$,銀 行 科 目,應 收 賬 款,120,客戶主數(shù)據(jù),一般 數(shù)據(jù),銷售數(shù)據(jù),公司代碼數(shù)據(jù),121,客戶主數(shù)據(jù),它是銷售和財務 的中心數(shù)據(jù)，而且 必須為每個客戶 建立,現(xiàn)金 應收款 工廠和設備 存貨,公司代碼數(shù)據(jù) 即與財務有關的 銀行及付款信息,現(xiàn)金 應收款 工廠和設備 存貨,一般數(shù)據(jù) 即通訊地址,銷售數(shù)據(jù) 即價格、 發(fā)貨,122,統(tǒng)馭科目nnnnnn 支付條款ZB01 項目分類0001 催款過程0002 :,統(tǒng)馭科目nnnnnn 支付條款ZB01 項目分類0005 催款過程0001:,1000,3000,公司代碼數(shù)據(jù),公

40、司代碼數(shù)據(jù),客戶主記錄格式,姓名 1 姓名2 地址 電話號碼 500 500 10 123 456 78,一般數(shù)據(jù),銀行明細,客戶,公司代碼,123,統(tǒng)馭科目 nnnnnn 付款條款 ZB01 項目分類 0005,一般數(shù)據(jù),銀行明細,公司代碼數(shù)據(jù),銷售地區(qū) NORD001 銷售部門 B001 價格組 01,銷售范圍數(shù)據(jù),科目,銷售,一般,客戶,集中維護客戶主記錄,124,客戶主記錄,科目組,科目號,客戶主記錄數(shù)據(jù) - 科目組,國內的客戶,DEBI,按數(shù)字順序,內部的,標題 名稱,國外的客戶,DEBA,按數(shù)字順序,50,000- 89,999,內部的,標題 名稱 國貿條款,合作伙伴,VERB,按

41、字母順序,A - Z,外部的,名稱,一次性,CPD,按數(shù)字順序,90,000,內部的,標題 名稱 地址,10,000- 49,999,間隔,設置,屏幕格式,125,客戶主數(shù)據(jù)的使用,它是過賬到客戶的賬戶的 缺省值，例如付款條件 顯示分錄的能力 未清項的管理-催款 流程-當未清項結清 時,每一分錄都和 一個結清項聯(lián)系,126,統(tǒng)馭科目功能,當金額過賬到分類賬時,系統(tǒng)立即自動地過賬到總賬 分類賬包括應收賬款,應付賬款,應收賬款,$,$,百貨公司,分類賬,總賬,發(fā) 票,127,財務會計憑證輸入原理,憑證輸入采用復式記賬法，至少包含一個 借項分錄和一個貸項分錄。只有當借貸平 衡時，憑證才能被過賬。 在

42、線數(shù)據(jù)檢查，例如：過賬日期、憑證日 期、科目代碼等。,128,財務憑證的數(shù)據(jù),憑證日期 過賬日期 憑證類型 貨幣 匯率 等等 .,過賬碼 科目代碼 金額 稅 文 字,憑證結構,表 頭,分錄 # 1,分錄 # 2,分錄 # N,129,自動過賬的含義,它是系統(tǒng)自動 生成的分錄,稅,稅碼在憑證內 輸入，系統(tǒng)會 自動生成相應的 稅額分錄依照 銷項稅率。,130,客戶余額,上 一 年 結 轉 的 客戶 余 額,各個期間的借貸 交易總金額,131,客戶余額-賬戶分析,公司代碼: 1000 客戶: RB01,賬戶分析,賬戶余額,銷售,特殊 總賬交易,未清項,支付歷史,132,客戶余額-分錄顯示,公司代碼:

43、 1000 客戶: RB01,分錄顯示,未清項,已清項,特殊 總賬交易,待處理項,133,未清項清賬規(guī)則,當未清項的余額被沖銷后，該未清項 成為一個已清項。 已清項有一個清賬憑證,134,收款,輸入憑證抬頭,憑證日期 : 過賬日期 :,銀行科目 : 有效日期 :,公司代碼 : 貨幣 : 匯率 :,輸入銀行信息,未清項選擇,賬戶 : 標準選擇 : 附加選擇 :,金額 :,特殊總賬標志 : 賬齡 :,135,預收定金,預收定金是特殊總賬業(yè)務 金額過賬到預收定金統(tǒng)馭科目,而不是 到客戶主數(shù)據(jù)中分配的統(tǒng)馭科目,136,銀行存款,預收定金過賬,特殊總賬賬戶 預收賬款定金,$,$,百貨公司,分類賬,總賬,

44、預收定金憑證,$,137,催款原則,催款就是根據(jù)賬齡向客戶催收到期的應收款項。 我們可定義一個或多個催款流程，每個流程具 不同的催款層次，催款層次同未清項過期天數(shù) 相關，例如30天，45天，90天客戶記錄分配有 催款流程。,138,催款流程,修改變量,發(fā)出日 憑證過賬日 公司代碼 選取客戶范圍 定義運行日,139,固定資產,140,1、資產購置與應付帳款分步式，通過中間科目 2、資產購置與應付帳款同步，無定單 3、資產購置與應付帳款同步，有采購定單,外部購置,141,輸入,PK 會計科目 金額 業(yè)務類型 有效日期 70 資產 5,000 100 15/9/CY 31 供應商 5,000 -,會

45、計科目,次級科目,總帳科目,資產,供應商,資產原值,負債,5,000,5,000,5,000,5,000,無PO的外部購置,142,2. 創(chuàng)建資產,6. 記帳到資產,4. 貨物接受,7. 資產資本化 更新總帳科目,有PO的外部購置,143,Example: 報廢 - 購買日期 1/9/CY for $5000 - 報廢 30/11/CY,記帳,憑證日期1/9/CY 記帳日期1/9/CY PK 40 會計科目:資產清理 金額5000 PK 75 資產 金額5000,資產ASSET # 資產子編號 業(yè)務類型 260 資產價值日 30/11/CY 金額 數(shù)量 百分比,資產報廢,144,記帳日期MMD

46、DYY 資產 xxxxxxxxxxxx,轉移到,資產yyyyyyyyyyyy 資產價值日MMDDYY 完全轉移X 記帳金額 百分比,資產轉移,145,資產分類,確定記帳科目,折舊碼,0000 (不計算折舊),行項目管理,在建工程,146,外部購置 1 外部購置 2 外部購置 3 .,AUC行項目,在建工程資本化,147,Rules,資產價值使用年限 殘值率 ,資產購置,SAP折舊系統(tǒng),財務總帳自動記帳,折舊憑證,Dr: 制造費用折舊,Cr: 累計折舊A,Dr: 營業(yè)費用折舊,Dr: 管理費用折舊,Cr: 累計折舊B,Cr: 累計折舊C,財務查詢管控,月結執(zhí)行折舊系統(tǒng),資產折舊或攤銷,148,

47、折舊表 折舊范圍 折舊期間,資產折舊,149,折舊碼,折舊年限,折舊開始日期,轉換年份,殘值率,采用哪一種折舊方法 ?,資產的折舊期有多長？,資產什么時候開始折舊？,從一種折舊方法轉換到另一種折舊方法的時間？,折舊完畢剩余價值率是多少？,折舊范圍,150,記帳規(guī)則 總帳會計 折舊憑證類型 編號范圍,折舊記帳運行,產生批處理 會話: RABUCH,資產更新,處理會話,總帳會計更新,數(shù)據(jù)的連貫性,折舊記帳,151,會計年度變更,152,推薦步驟 OK Not OK 1. 檢查折舊清單和資產歷史 記帳折舊 輸入經調整的記帳折舊條件 數(shù)據(jù)表模擬折舊值 2. 檢查資產負債表和損益表 運行年終結算程序 返

48、回第一步1 (注意:如果某些折舊值被改變， 另一些折舊記帳被運行不得不 執(zhí)行） 3. 檢查年終結算報表(會計年度改變被記帳） 數(shù)據(jù)歸檔,年終結算,153,資產報表,154,月末處理,155,期間處理的內容,財務日歷 自動付款和收款 信函和催款 周期性分錄 期末結算 余額表報告,156,周期性財務活動,信函,自動付款和收款處理,定期分錄,預制和產生財務報表,催款和應計計算,結賬活動,財 務,157,自動付款處理,要支付哪些項目？系統(tǒng)根據(jù)定義的參數(shù)決定并選中要哪些未清項進行支付。 支付時間?；旧?，未清項的截止日期決定支付時間。但是您可以通過配置來指定更詳細的支付截止日期。 支付接收人。 如何支付

49、？使用規(guī)則來選擇支付方法（支票，匯票，銀行轉賬等）。 發(fā)生支付的地點。,158,指定國家,支付選擇程序流,支付控制,當前參數(shù),對 外 付 款 和 報 表,支 付 運 行,運 行 建 議,資料建議 方案,159,自動催款,為了提醒發(fā)生欠款的客戶或供應商， R/3提供了對付款人自動催款的功能 自動催款程序使用下列功能： 催款步驟 催款等級 催款區(qū)域 催款內容 計算并打印利息,過期付款,賬號已過期。 請盡快交納 。 信貸管理員 IDES， INT,160,催款運行流程,161,信函客戶和供應商： 信件格式的賬戶報表和未清項列表 單獨信件和標準信件 余額確認 憑證摘要 客戶的信函僅包括： 付款通知 匯

50、票收費表,您發(fā)送給業(yè)務伙伴的所有評估和報表都被當作信函。,信函,162,利息計算,R/3 利息計算程序計算并登記由于項目未支付或支付過遲形成的客戶/供應商未付賬款的利息。 生成用戶定義的收據(jù)信函，它產生特定事務的明細。 配置選項確定了記息日和利息率。,163,未清賬項清賬,未清賬項實際上是未完成的交易。例如，沒有清賬的客戶發(fā)票在付款之前將保留在該客戶的賬戶中。 當核銷這些未清項目時，系統(tǒng)將根據(jù)清賬的發(fā)生為其分配清賬憑證的編號和日期。為此，客戶賬戶中的發(fā)票將指示為已收，而銀行結算賬戶中的項目將指示為到賬。,客戶 ABC,借方,3000 2000,5000,貸方,可以清賬 借方貸方,164,清賬憑

51、證明細,清賬憑證是發(fā)票在 A/P （應付賬款）中付款或在 A/R （應收賬款）中收款時自動進行的。 創(chuàng)建清賬憑證時始終使用清賬的標題信息，行項目在該憑證中可以顯示也可以不顯示。 清賬中所包括的賬戶可在憑證總覽中顯示。,165,重復錄入和應計業(yè)務,重復性記賬分錄是有規(guī)律地重復出現(xiàn)的會計業(yè)務，可以通過創(chuàng)建參考憑證來提高期末處理的速度。 計提和待攤分錄是在記賬期末對需跨期攤提的業(yè)務調整過賬，并在下一期間進行沖銷的會計業(yè)務。,166,重復性分錄,實際憑證,重復性分錄原始憑證是為經 常性的業(yè)務而創(chuàng)建的，如利息支付、合法收費以及財產稅等。 下列數(shù)據(jù)在重復性分錄時不改變： 記賬碼（PK） 科目 行項目金額,

52、運 行 計 劃,運 行 日 期,輸 入 基 本 數(shù) 據(jù),執(zhí)行常用分錄 程序：SAPF 120,167,應計項目是調整過賬，這在每一個過賬期末都可能需要。 您可使用一個獨一無二的憑證類型從其它憑證中區(qū)別出應計憑證。 您也可為應計和沖銷創(chuàng)建一特定應計憑證類型。,R/3中的應計憑證分錄,財政年度 YYYY,憑證類型AB,憑證類型AC,168,應計日記賬分錄沖銷,應計通常在當月輸入，而沖銷則通常在次月。 程序 SAPF080R 創(chuàng)建沖銷過賬并對選中的應計憑證進行登記。,財政年度 YYYY,打開的過賬期間,沖銷,SAPF080R,05,10,12,09,169,應計日記賬提示,下列情況下應計記賬最好使用

53、重復性分錄憑證： 應計不必在下月內沖銷 賬戶保持相同 金額不必逐月更改 可以使用樣本憑證或科目分配模板并使用特定的憑證類型創(chuàng)建應計分錄： 賬戶保持相同但金額逐月更改 需要在下月沖銷應計,170,記賬期間,R/3 中的記賬期間變式可控制 打開和關閉過賬期間。,財政年度 YYYY,打開的 過賬期,結算期,171,期末結算,預結算 管理結算 財務結算,周期 3,周期4,周期6,周期7,周期8,周期9,周期5,. . .,. . .,172,預結算,日記賬分錄、周期性分錄和應計分錄過賬。 確保包括整個系統(tǒng)中的所有分錄（折舊、物料估價、薪金、發(fā)票處理等）全部完成。 確保已連接所有外部程序。,173,管理結算,會計期間的預先結算 整個組織當中的再分配和成本結算 內部報告的檢查和分析 前期會計周期的重新打開以改正和調整記賬數(shù)據(jù),174,財務結算,資產負債表上 所有的值都正確并 處在適當?shù)奈恢蒙蠁幔?執(zhí)行重新調整程序以確保業(yè)務范圍和利潤中心相平衡 外幣重估以解決匯率的波動 對賬 FI-CO 執(zhí)行財務會計比較分析 創(chuàng)建財務報告以供檢查和分析,資 產 負 債 表,175,期末報告,資產負債表 / 損益表 G/L 科目信息系統(tǒng) 財務報表版本報告 關鍵值/指數(shù) 報告 特殊用途分類賬 - 用于其它定制格式的報告。,1