如何編制與實(shí)施行政費(fèi)用預(yù)算

1、.P1. *大家好，我是*，非常高興再次跟大家共同學(xué)習(xí)。P2. *曾經(jīng)聽到過一個非常有趣的故事，印象非常深刻。故事的主人公是一對傻婆媳，是說，這個傻媳婦在和面,不停地喊道:“媽,水多了!”婆婆正在縫被子,回喊:“加面!”傻媳婦又喊:“媽,面多了!”婆婆又喊:“加水!”最后,傻媳婦喊:“媽,面盆裝不下了!”婆婆喊:“蠢貨,要不是我把自己縫進(jìn)被子里,我非揍你不可!”聽了這個故事,你一定會哈哈大笑。這對婆媳彼此都對自己手中的家務(wù)活采取盲目的態(tài)度,沒有認(rèn)真考慮過如何做才能更快地實(shí)現(xiàn)各自的目標(biāo)。然而,企業(yè)又何嘗不是經(jīng)常出現(xiàn)這樣的問題呢?當(dāng)資源緊張時,或許企業(yè)能很好地把握住資源的比例分配,而當(dāng)資源形式多的

2、時候,做到及時合理地分配絕非易事。因此,在企業(yè)的經(jīng)營過程中,要實(shí)行嚴(yán)格的預(yù)算管理制度。那么這就是我們今天要共同探討的主題：行政費(fèi)用預(yù)算的編制與實(shí)施。良好的預(yù)算編制、執(zhí)行與控制,可以使企業(yè)資源的最優(yōu)化配置,使企業(yè)的發(fā)展與所擁有的資源以及企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境保持動態(tài)平衡,從而發(fā)揮資源的價值創(chuàng)造功能,將未來一切“掌握在手中”,使經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)得到有效的控制。行政費(fèi)用管理是行政部員工最重要工作之一，也是行政人員重要的財(cái)務(wù)考核指標(biāo)。行政費(fèi)用管理由多個部分組成，行政費(fèi)用管理效果如何，與行政費(fèi)用預(yù)算這一源頭有著密切的聯(lián)系。我們只有制定出合理、可行的行政費(fèi)用預(yù)算，才能更好地落實(shí)行政費(fèi)用管理的各項(xiàng)工作。所以，本課

3、就“如何編制及實(shí)施行政費(fèi)用預(yù)算”進(jìn)行重點(diǎn)闡述，希望能為您在制定費(fèi)用預(yù)算時帶來幫助。P3. *先給大家簡要的介紹一下本次分享的主要內(nèi)容：預(yù)算的定義和意義、如何編制行政預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算的實(shí)施。P4.我們先來了解一下預(yù)算的定義。所謂預(yù)算，就定義而言，是以數(shù)量化方式表述的對某一主體或項(xiàng)目的一個未來時期的計(jì)劃或預(yù)測，是設(shè)定目標(biāo)、促進(jìn)對后續(xù)業(yè)績評價的活動。財(cái)務(wù)預(yù)算管理是單位為實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，通過編制預(yù)算、內(nèi)部控制、考核業(yè)績所進(jìn)行的一系列財(cái)務(wù)管理活動，它貫穿于單位財(cái)務(wù)預(yù)算編制和執(zhí)行全過程，預(yù)算管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接關(guān)系到單位總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。簡而言之，行政財(cái)務(wù)預(yù)算是指為保障各項(xiàng)行政工作的正常有序推進(jìn)與開展，而進(jìn)

4、行的行政費(fèi)用成本的預(yù)測算。我們所設(shè)定的工作目標(biāo)以及對工作業(yè)績的評價都將在預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果得到體現(xiàn)。 P5. *編制行政費(fèi)用預(yù)算，簡而方之，我們應(yīng)做好三方面的工作： 一是整理編制依據(jù)； 二是制定年度工作計(jì)劃； 三是完善預(yù)算匯編。P6. *首先，我們要整理編制依據(jù)，即我們編制預(yù)算的依據(jù)。我們編制預(yù)算的依據(jù)主要包括三個方面：公司制度的相關(guān)要求及標(biāo)準(zhǔn)、行政費(fèi)用的分類統(tǒng)計(jì)、行政費(fèi)用匯總分析，其中包括不同周期內(nèi)的費(fèi)用報(bào)表統(tǒng)計(jì)、費(fèi)用趨勢分析等我們通過這一環(huán)節(jié)可以明確我們需要做哪些費(fèi)用的預(yù)算，這些費(fèi)用的類型是什么，趨勢是怎樣的，公司制度有怎樣的要求，這些正是我們行政費(fèi)用預(yù)算編制的基礎(chǔ)和依據(jù)P7. *其次，

5、我們要做好年度行政工作計(jì)劃，其實(shí)年度的工作計(jì)劃，也可以歸納為編制依據(jù)的一部分，之所以將它單獨(dú)列出，是因?yàn)檫@一步工作至關(guān)重要，通過分解公司年度大目標(biāo)，預(yù)測公司人員編制的變化，明確部門小目標(biāo)，從而明確各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算的編制方向。為什么要進(jìn)行人員編制的預(yù)測呢？這是因?yàn)榇蠹叶贾?，人員數(shù)量的增減在一定程度上直接影響著行政費(fèi)用增減，所以在進(jìn)行人員編制預(yù)測時，應(yīng)根據(jù)公司年度整體工作計(jì)劃進(jìn)行合理而盡可能準(zhǔn)確的預(yù)測，才能保證行政費(fèi)用預(yù)算的精準(zhǔn)。P8. *預(yù)算編制的準(zhǔn)備工作完畢后，我們就可以進(jìn)行完善預(yù)算匯編工作了。根據(jù)費(fèi)用的分類去合理編制預(yù)算，并進(jìn)行預(yù)算合理性的復(fù)核與審定。P9. *最后，我們把這幾個步驟串起來，就

6、形成了“編制行政費(fèi)用預(yù)算”的完整流程。我們可以看一下行政費(fèi)用預(yù)算編制的思維導(dǎo)圖，這應(yīng)該能讓你更加形象的理解和明白該如何編制行政費(fèi)用預(yù)算。P10. *上面我們了解了預(yù)算編制的大致流程，雖然各行各業(yè)在編制行政費(fèi)用預(yù)算時，方法各有不同，但萬變不離其宗。下面我們以編制2017年年度辦公用品費(fèi)用的年度預(yù)算為例，對預(yù)算編制的重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行演示說明。P11. *首先我們需要明確公司辦公用品相關(guān)制度對辦公用品費(fèi)用的規(guī)定。目前我們執(zhí)行的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是總部于2015年下發(fā)的辦公用品標(biāo)準(zhǔn)，年度人均上限300，每月人均上限也有所規(guī)定，這是我們制度2017年度費(fèi)用預(yù)算的上限，不可突破。P12. *下面我們對上一年度，即201

7、6年辦公用品費(fèi)用情況進(jìn)行匯總分析。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析工作是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)過程中大家應(yīng)注意認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，經(jīng)對比分析可得出結(jié)論，2016年辦公用品費(fèi)用使用情況較為理想，不存在超支超標(biāo)情況，第一季度和第四季度入職人員較少，費(fèi)用相對偏低；第二季度入職人員較多，采購的新員工入職辦公用品相對較多；第二、第三季度人員數(shù)量居于全年頂峰，費(fèi)用相對較高；2月辦公用品費(fèi)用有較大幅度的下降，經(jīng)了解原因?yàn)椴糠植块T因故未能及時提報(bào)辦公用品申請，這一結(jié)論將用于指導(dǎo)和核對我們實(shí)際的預(yù)算編制工作。P13. *接一來，我們需要制定年度工作計(jì)劃，預(yù)測人員編制，確定行政工作目標(biāo)。2017年*開工面積較大，為滿足項(xiàng)目工作推進(jìn)需要

8、，人員編制將大幅增加。下表為根據(jù)山東區(qū)域開工面積、開工節(jié)奏進(jìn)行的各部門人員編制預(yù)測，與實(shí)際不符，僅做示范。P14. *為了直觀，我們們僅摘出與辦公用品相關(guān)的部門工作計(jì)劃進(jìn)行闡述：制定行之有效的管理措施，縮減各項(xiàng)行政費(fèi)用，在保障正常辦公使用的前提下，使2017年度的辦公用品人均費(fèi)用下降8-10個百分點(diǎn)。為了保障目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，我們在預(yù)算編制過程中，應(yīng)以最高目標(biāo)為參考值進(jìn)行編制核算，即以10%為目標(biāo)，核算后，我們可以得到一個辦公用品費(fèi)用預(yù)算的初算表P15. *得到預(yù)算初算表后，我們進(jìn)行下一階段，對數(shù)據(jù)進(jìn)行完善和評審。初算表中，2月人均費(fèi)用大幅低于其它月份，前面我們了解過，2016年2月因存在未及時上報(bào)

9、辦公用品需求的情況，導(dǎo)致了該月辦公用品的大幅下降，故我們應(yīng)參照1月-13元或3月-15元的數(shù)據(jù)對其進(jìn)行合理調(diào)整，辦公用品需求量會隨著各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)有所上升，故我們可暫將目標(biāo)人均費(fèi)用確定為14元。然后根據(jù)年度費(fèi)用控制目標(biāo)（人均費(fèi)用下降8-10個百分比），對各月份的人均費(fèi)用進(jìn)行相應(yīng)核算和調(diào)整，即得到以下預(yù)算表：P16. *得到復(fù)算表后，我們需要進(jìn)行預(yù)算金額的評審，確定它的可行性和合理性。我們可以通過得到的調(diào)整后的目標(biāo)預(yù)算金額去倒推每月、每季度、及年度的人均費(fèi)用，如下表。對比2016年辦公用品費(fèi)用匯總表，可以得出，調(diào)整后的目標(biāo)預(yù)算金額波動與2016年費(fèi)用波動情況基本一致，年度人均費(fèi)用為171元，

10、較2016年189元，下降9.5個百分比，與費(fèi)用目標(biāo)8-10個百分比相符。至此，我們就基本完成了辦公用品的全年費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算提報(bào)后，如上級部門有新的標(biāo)準(zhǔn)或指示，我們應(yīng)根據(jù)新的要求和指示對得出的數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)整和完善。需要加以說明的是，行政費(fèi)用類別種類繁多，性質(zhì)也不同，預(yù)算過程中，運(yùn)用的預(yù)算方法也將有所不同，行政費(fèi)用中的辦公房屋租賃費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、簽訂合作協(xié)議確定總價的網(wǎng)絡(luò)專線費(fèi)用、專項(xiàng)咨詢費(fèi)用等固定費(fèi)用，不適用這種核算辦法。P17. *費(fèi)用預(yù)算的實(shí)施預(yù)算制定后，將進(jìn)入實(shí)施即執(zhí)行階段。為確保預(yù)算成果的落地實(shí)施，首先應(yīng)制定有效的保障措施。費(fèi)用縮減目標(biāo)的達(dá)成絕不應(yīng)是單純的強(qiáng)制性的照本宣科的下達(dá)，我們

11、應(yīng)制定相應(yīng)的保障措施，才能切實(shí)保障滿足正常辦公需求的同時又能使預(yù)算得以順利實(shí)施，本例中工作目標(biāo)為，年度辦公用品人均費(fèi)用下降8-10個百分比， 那么我們可制定以下有效措施進(jìn)行費(fèi)用的管控：離職員工辦公用品的再利用、完善辦公用品個人使用臺賬及追蹤，辦公用品的領(lǐng)用可采取以舊換新的模式、釘書機(jī)、計(jì)算器等相對價值較高的但是使用頻次較小的辦公用品可兩人共用一份等。其次，自我控制。自我控制是特定部門或人員對自己權(quán)責(zé)范圍內(nèi)的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督。以辦公用品為例，各部辦公用品需求的提報(bào)人、各部辦公用品需求匯總負(fù)責(zé)人、辦公用品采購人員等在開展各相關(guān)工作時均應(yīng)以2017年度目標(biāo)人均費(fèi)用為標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守，不可突破。再效，管

12、理控制。管理控制是在預(yù)算執(zhí)行過程中，上級對下級預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制。以辦公用品為例，預(yù)算責(zé)任人應(yīng)對辦公用品的相關(guān)需求進(jìn)行監(jiān)督和審核，確保預(yù)算得以執(zhí)行。最后，及時核算/調(diào)整。費(fèi)用的執(zhí)行情況應(yīng)于每月進(jìn)行及時的核算，并根據(jù)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用核算結(jié)果對尚未發(fā)生的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。當(dāng)出現(xiàn)突破預(yù)算目標(biāo)的情況，應(yīng)進(jìn)行合理的處置：可執(zhí)行可不執(zhí)行的事項(xiàng)應(yīng)予以駁回，以減少開支，確有特殊原因造成費(fèi)用突破了當(dāng)月預(yù)算目標(biāo)，應(yīng)及時核算、調(diào)整后期各月費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，以確保年度目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。P18. *通過上面的闡述，大家應(yīng)該了解了預(yù)算制定的依據(jù)及辦法。俗話說， “凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！弊鋈俗鍪乱蓄A(yù)見，費(fèi)用管理則更應(yīng)該有計(jì)劃，有預(yù)算。全面而科學(xué)的預(yù)算管理既可以使有限財(cái)力資源得到合理配置及有效利用，又有助于部門及人員的業(yè)績評價。那么我們一起再對本次課程的要點(diǎn)，進(jìn)行一下回顧，希望