1辦公自動化實(shí)訓(xùn)【研究材料】

1、辦公自動化實(shí)訓(xùn),序 一、課程背景 二、課程目的 三、課程內(nèi)容 四、教材、自學(xué)考試指導(dǎo)教材及參考書目 五、教學(xué)方法,1,調(diào)研學(xué)習(xí),第一章 辦公自動化 概述,第一節(jié)、辦公自動化的概念 一、辦公室的概念 二、辦公自動化的定義 三、辦公自動化系統(tǒng)的模式 四、辦公自動化的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展 五、辦公自動化的基礎(chǔ)理論 六、辦公自動化的要素 七、辦公自動化舉例,2,調(diào)研學(xué)習(xí),一、辦公室的概念,1、 辦公室的定義 2、 辦公室的性質(zhì) 3、 辦公室的地位 4、 辦公室的作用 5、 辦公室的工作特點(diǎn),3,調(diào)研學(xué)習(xí),1、 辦公室的定義,辦公室組織人們從事經(jīng)濟(jì)和社會活動 的場 所。嚴(yán)格講，是一種環(huán)境。 現(xiàn)代辦公室是處理

2、與產(chǎn)生信息的場所。 辦公室任務(wù)收集、存儲、加工、處理、 檢索、傳遞和產(chǎn)生信息。 辦公人員負(fù)責(zé)處理、保存、記錄人們之間 的交往和活動的人員。,4,調(diào)研學(xué)習(xí),2、 辦公室的性質(zhì),分三類： （1） 完成確定型的事物處理工作。 （2） 完成非確定型決策處理工作。 （3） 既有確定型的事物處理工作、 又有非確定型決策處理工作。,5,調(diào)研學(xué)習(xí),3、 辦公室的地位,領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手 溝通上下左右的橋梁和樞紐 辦公室是部門的門面和窗口 部門的后勤部,6,調(diào)研學(xué)習(xí),4、 辦公室的作用,決策的參謀作用 工作的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu) 信息的溝通作用 檢查監(jiān)督作用,7,調(diào)研學(xué)習(xí),5、 辦公室的工作特點(diǎn),從屬性 政策性 保密性 綜

3、合性 事務(wù)性 服務(wù)性,總之，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管好人、財(cái)、物和事,8,調(diào)研學(xué)習(xí),二、辦公自動化的定義,為什么要進(jìn)行辦公自動化？ 什么是辦公自動化？,9,調(diào)研學(xué)習(xí),辦公自動化的目的,盡可能充分利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，取得更好的經(jīng)濟(jì)效果。,10,調(diào)研學(xué)習(xí),辦公自動化的定義,什么是辦公自動化？ 目前較具權(quán)威性的定義有兩個(gè)： 1、季斯曼定義-美國麻省理工學(xué)院M.C.季斯曼 辦公自動化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、 系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)， 對難以處理、且量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些 業(yè)務(wù)上的一項(xiàng)綜合技術(shù)。,11,調(diào)研學(xué)習(xí),2、 我國專家的定義,辦公自動化（OA- O

4、ffice Automation） 利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。,12,調(diào)研學(xué)習(xí),2、 我國專家的定義,辦公自動化（OA- Office Automation） 辦公自動化就是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使手工處理的辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備完成，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成人機(jī)信息系統(tǒng)，以提高辦公效率和辦公質(zhì)量。,13,調(diào)研學(xué)習(xí),三、辦公自動化系統(tǒng)利用的技術(shù)和包括的環(huán)節(jié),1、利用的技術(shù)：計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、自動化技術(shù) 2、辦公自動化包括的環(huán)節(jié)： 信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存,1

5、4,調(diào)研學(xué)習(xí),四、辦公自動化系統(tǒng)的模式,一般有三類模式： 1、事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng) 2、管理型辦公自動化系統(tǒng) 3、輔助決策型辦公自動化系統(tǒng),15,調(diào)研學(xué)習(xí),OA與MIS、DSS的關(guān)系,辦公自動化 -OA 管理信息系統(tǒng) - MIS 決策支持系統(tǒng) - DSS,OA,DSS,MIS,廣義 OA,16,調(diào)研學(xué)習(xí),三者關(guān)系,特點(diǎn)：綜合性的新學(xué)科 OA _ Office Automation 事務(wù)型 辦公自動化 MIS _ Management Information System 管理信息系統(tǒng) DSS _ Decision Supporting System 決策支持系統(tǒng) 三者關(guān)系： 既獨(dú)立，又相互滲透

6、，界限模糊。應(yīng)該說，廣義 OA 包含 MIS 和 DSS,17,調(diào)研學(xué)習(xí),4. OA與MIS、DSS的關(guān)系,決策支持系統(tǒng)DSS,管理信息系統(tǒng)MIS,辦公自動化系統(tǒng)OA,數(shù)據(jù),方案,信息,18,調(diào)研學(xué)習(xí),綜合辦公自動化與各理論、技術(shù)的關(guān)系,以行為科學(xué)為主導(dǎo)，以系統(tǒng)工程學(xué)為理論基礎(chǔ)，綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)來完成各項(xiàng)辦公任務(wù)。,19,調(diào)研學(xué)習(xí),四、 辦公自動化的發(fā)展概況,辦公自動化起源于20世紀(jì)50年代 -用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)簿記功能。 20世紀(jì)60年代- 指的是“管理信息系統(tǒng)”，用計(jì)算機(jī)管理數(shù)據(jù)處理。 20世紀(jì)70年代- 由于微型機(jī)出現(xiàn)，辦公自動化能大幅度提高辦公 效率和管理水平。引起了許多國家的重

7、視。,20,調(diào)研學(xué)習(xí),（一）、國外辦公自動化的發(fā)展,幾種說法：“科學(xué) 、技術(shù)和管理 -現(xiàn)代社會的 兩個(gè)輪子 或三大支柱” “ 19 世紀(jì) 是 經(jīng)濟(jì)人才的盛世，20 世紀(jì) 是管 理 人才的天下” “當(dāng)今 經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展 ， 三分靠科學(xué)，七 分靠管理?！?辦公人員數(shù)量超過就業(yè)人數(shù)的一半以上。如何提高辦公效率、改進(jìn)辦公質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，辦公自動化應(yīng)運(yùn)而生。,21,調(diào)研學(xué)習(xí),美國：經(jīng)歷了三個(gè)階段,第一階段（1975年以前） 采用基本的通信設(shè)備和辦公單機(jī)設(shè)備，如 文字處理機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、專用交換機(jī)等。 -實(shí)現(xiàn)單項(xiàng)業(yè)務(wù)辦公自動化。,22,調(diào)研學(xué)習(xí),美國：經(jīng)歷了三個(gè)階段,第二階段（1975-1982

8、年） 出現(xiàn)了大量新型辦公設(shè)備，個(gè)人計(jì)算機(jī)開始 進(jìn)入辦公室，實(shí)現(xiàn)辦公室關(guān)鍵部位業(yè)務(wù)運(yùn)行自動化。 此期間，1978年，卡特的“白宮辦公信息系統(tǒng)” 其規(guī)模為一千多臺終端的局域網(wǎng)。,23,調(diào)研學(xué)習(xí),美國：經(jīng)歷了三個(gè)階段,第三階段（1983年以后） 隨著局域網(wǎng)技術(shù)和遠(yuǎn)程通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，多功能工作站、電子郵件、數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)等系統(tǒng)綜合設(shè)備的采用， 辦公自動化向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化、網(wǎng)絡(luò)化、綜合化的方向發(fā)展。,24,調(diào)研學(xué)習(xí),美國 辦公自動化的發(fā)展階段,25,調(diào)研學(xué)習(xí),美國,此期間： 1983年90%的機(jī)構(gòu)使用文字處理程序，80%的機(jī)構(gòu)使用 電子報(bào)表程序，每三人一臺計(jì)算機(jī)。 1991年每一人一臺計(jì)算機(jī)。

9、 1993年克林頓提出15年內(nèi)建成全國性信息高速公路。把 政府機(jī)構(gòu)、科研單位、企業(yè)、醫(yī)院、大學(xué)、圖書 館乃至每 個(gè) 家庭都貫通起來。,26,調(diào)研學(xué)習(xí),日本：比美國起步晚，分四個(gè)階段,初期（1979-1982年）-特點(diǎn)是： 引進(jìn)、開發(fā)和使用辦公用的單機(jī)設(shè)備。 如，文字處理機(jī)、電傳打印機(jī)、和 文字圖象處理設(shè)備等。 發(fā)展期（1983-1984年）-實(shí)現(xiàn)辦公機(jī)電化， 增強(qiáng)聯(lián)機(jī)終端、微機(jī)軟件的應(yīng)用， 發(fā)展多功能機(jī)，推行辦公業(yè)務(wù)管理 方式的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化。,27,調(diào)研學(xué)習(xí),日本：分四個(gè)階段,改進(jìn)期（1985- 1987年）， 采用圖象處理、語音處理、 電子郵件等多功能綜合機(jī)， 實(shí)現(xiàn)各種作業(yè)過程的自動化。

10、成熟期（1988年以后）， 實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)集成化。,28,調(diào)研學(xué)習(xí),日本：分四個(gè)階段,1988年有700-800臺微機(jī)多功能工作站。 平均每3-3。5人一臺。 1990年提高到2。5人一臺。 1993年以后 投資9500萬美元，實(shí)施“省際研 究信息網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃”。電信電話公 決定到2015年投資45億日元，把 光纖鋪到家庭。,29,調(diào)研學(xué)習(xí),（二）、我國辦公自動化的發(fā)展情況,1985年5月國務(wù)院批準(zhǔn)成立了“辦公自動 化專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組”。 8月在北京召開第一次“規(guī)劃會議” 1995 年“全國教育與科研網(wǎng)”投資 8000萬設(shè)點(diǎn)在清華。目前已投入使用。 國家“863”計(jì)劃列入“中國高速 信息網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃”以“金

11、橋”（網(wǎng)）“金卡”（信用卡）、“金關(guān)”（報(bào)海關(guān)的EDI工程electrionic data inter)為代表的金字工程已在全國展開。,30,調(diào)研學(xué)習(xí),1、我國辦公自動化發(fā)展,三個(gè)階段 “六五”期間（1985年以前）-啟蒙與準(zhǔn)備時(shí)期。 學(xué)習(xí)、引進(jìn)、建立組織機(jī)構(gòu)、制定發(fā)展 規(guī)劃。 “七五”期間-開創(chuàng)與初見成效期。 主要目標(biāo)為：國家計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)、科技、 銀行、鐵路交通、電力、能源、氣象、 軍事、公安、國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)等十個(gè)方面 建立一批能體現(xiàn)水平和規(guī)模的辦公自動化系統(tǒng)；,31,調(diào)研學(xué)習(xí),我國辦公自動化的三個(gè)階段,； 在省軍區(qū)各軍兵種和政府各部委以上單位，建立有一定水平的辦公自動化系統(tǒng)； 在基層單位，建立

12、起比較初級的辦公自動化系統(tǒng)，普及面不少于30%；與辦公自動化有關(guān)的 標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范也逐步成熟起來。 -屬初級應(yīng)用水平。,32,調(diào)研學(xué)習(xí),我國辦公自動化的第三個(gè)階段：,“八五”、“九五”期間-為發(fā)展并走向成熟期。1992年5月，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的關(guān)于建設(shè)全國 行政首腦機(jī)關(guān)辦公決策服務(wù)系統(tǒng)的通知中明確指出：“經(jīng)過三五年努力，基本建成以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)為主要手段的全國行政首腦機(jī)關(guān)辦公決策服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)國務(wù)院辦公廳與各地區(qū)、各部門辦公廳（室）之間的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，對電子信息資源進(jìn)行管理，高效率、高質(zhì)量地為國務(wù)院和各地區(qū)、 各部門進(jìn)行宏觀管理和科學(xué)決策服務(wù)。,33,調(diào)研學(xué)習(xí),全國辦公自動化的首要任務(wù)：,

13、實(shí)現(xiàn)全國行政首腦機(jī)關(guān)的 辦公自動化 信息資源化 傳輸 網(wǎng)絡(luò)化和 管理科學(xué)化 是全國辦公自動化近期的首要任務(wù)。,34,調(diào)研學(xué)習(xí),目前,目前，一些國家機(jī)關(guān)、部委、省市、重點(diǎn)企業(yè)與高校相繼采用辦公自動化手段，并取得較好的效益。到 2010年中國十大城市將逐步建成有限規(guī)模 的信息高速公路。 這是一場國際競賽，也是我國擺脫貧困落后的希望所在。希望寄托在你們這一代年青人身上。,35,調(diào)研學(xué)習(xí),2、加速我國辦公自動化發(fā)展的對策,（1）、適應(yīng)政治體制改革的形勢，實(shí)現(xiàn) 辦公機(jī)構(gòu)、辦公制度的科學(xué)化。 （2）、適應(yīng)辦公自動化的需要，努力 提高辦公人員的素質(zhì)。 （3）、廣泛開展技術(shù)研究，加速 辦公自動化技術(shù)的推廣應(yīng)用

14、。,36,調(diào)研學(xué)習(xí),五、 辦公自動化的支持理論,行為科學(xué) 管理科學(xué) 社會學(xué) 系統(tǒng)工程學(xué) 人機(jī)工程學(xué),37,調(diào)研學(xué)習(xí),行為科學(xué),行為科學(xué)重點(diǎn)研究討論在社會環(huán)境中，行為產(chǎn)生的根本原因 及其發(fā)展規(guī)律，以便進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測和有效的控制。行為科學(xué)在辦公自動化技術(shù)中起主導(dǎo)作用。,38,調(diào)研學(xué)習(xí),管理科學(xué),管理包括計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等幾個(gè)方面，是為達(dá)到特定目標(biāo)而聯(lián)合并指導(dǎo)使用資源的工作。管理科學(xué)指導(dǎo)各類辦公人員進(jìn)行人、財(cái)、物的管理，信息流程的管理，分析與決策等。管理科學(xué)不斷提出新的原則與目標(biāo)，是辦公自動化由簡單的事務(wù)處理，發(fā)展到更高層次的管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)。,39,調(diào)研學(xué)習(xí),社會學(xué),社會中，各社會

15、細(xì)胞之間、人與人之間關(guān)系的學(xué)說,40,調(diào)研學(xué)習(xí),系統(tǒng)工程學(xué),系統(tǒng)工程學(xué)主要是為辦公自動化提供各種與決策有關(guān)的理論支持，并為建立各種決策模型提供方法與手段。辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)要用系統(tǒng)科學(xué)來研究，用系統(tǒng)工程的方法來組織。 。,41,調(diào)研學(xué)習(xí),人機(jī)工程學(xué),以人為本，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。,42,調(diào)研學(xué)習(xí),信息科學(xué),信息科學(xué)是研究信息采集、加工傳輸、存貯和處理的科學(xué)。辦公自動化的主要任務(wù)之一是處理信息，因此，必須用信息理論來指導(dǎo)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)。,43,調(diào)研學(xué)習(xí),六、 辦公自動化要素,辦

16、公人員 辦公機(jī)構(gòu) 辦公制度 辦公設(shè)備 辦公信息 辦公環(huán)境,辦公系統(tǒng)基本要素：,44,調(diào)研學(xué)習(xí),辦公人員,決策人員 中層管理人員 專業(yè)人員及輔助人員,校長,部、處長,科室人員,決策層,控制層,操作層,45,調(diào)研學(xué)習(xí),辦公機(jī)構(gòu),辦公機(jī)構(gòu)的劃分與設(shè)置是否科學(xué)合理，直接影響辦公系統(tǒng)的效率與效益 一般高校按管理職能劃分為教務(wù)處、科研處、學(xué)生部等辦公機(jī)構(gòu),46,調(diào)研學(xué)習(xí),辦公設(shè)備,紙、筆、算盤 打字機(jī)、文字處理機(jī) 電話、傳真機(jī) 復(fù)印機(jī)、音像設(shè)備 計(jì)算機(jī)及其通信網(wǎng)絡(luò),47,調(diào)研學(xué)習(xí),辦公信息,從信息處理的角度來看： 辦公活動是對各類信息進(jìn)行采集、加工、傳輸和存儲的過程。 信息分類： 數(shù)值信息-數(shù)據(jù) 非數(shù)值信息-文字、圖形、圖象、聲音,48,調(diào)研學(xué)習(xí),辦公環(huán)境,物質(zhì)環(huán)境： 如辦公樓的建筑情況和地域分布