石油化工一般物資采購業(yè)務(wù)流程制度

1、1.4 一般物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)目標1經(jīng)營目標1.1建立“統(tǒng) 管理、統(tǒng) 采購、統(tǒng) 儲備、統(tǒng) 結(jié)算” 的物資采購供應(yīng)管理體制。1.2按質(zhì)按量按時和經(jīng)濟咼效地滿足生產(chǎn)建設(shè)物資需 求。1.3在全球范圍內(nèi)搜尋資源，追求物資采購性能價格比 最優(yōu)和供應(yīng)總成本最低。1.4實行框架協(xié)議采購，提高物資供應(yīng)工作效率。1.5強化物資供應(yīng)過程控制，增強物資供應(yīng)工作主動權(quán)。2財務(wù)目標2.1資金支付安全。2.2會計核算真實、準確、完整、及時。2.3減少資金占用。3合規(guī)目標3.1物資采購過程公開、規(guī)范有序、合法合規(guī)。3.2物資采購合同或協(xié)議符合國家法律、法規(guī)、外貿(mào)政 策和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。除原油、成品油、燃料油、

2、股份公司內(nèi)供潤滑油等以外的物資統(tǒng)稱一般物資。業(yè)務(wù)風(fēng)險1 經(jīng)營風(fēng)險1.1 分散對外采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢，造 成采購資金浪費和流失。1.2 國內(nèi)外采購割裂，不能在全球范圍內(nèi)搜尋資源，對 全球供應(yīng)市場行情缺乏了解、跟蹤、分析和研究， 價格監(jiān)管不力，導(dǎo)致采購性能價格比不合理。1.3 物資需求計劃不準確、不及時，變更頻繁，不能有 效滿足生產(chǎn)建設(shè)物資需求，造成物資積壓。1.4 物資供應(yīng)過程控制能力弱，物資采購供應(yīng)不及時、 采購物資質(zhì)量不能滿足生產(chǎn)技術(shù)要求，影響正常生 產(chǎn)建設(shè)。1.5 供應(yīng)商選擇不當，指定或變相指定供應(yīng)商，造成經(jīng) 濟損失，滋生腐敗。1.6 重復(fù)儲備、庫存結(jié)構(gòu)不合理，儲備資金占用大

3、。1.7 物資采購合同或協(xié)議對買賣雙方的權(quán)利、義務(wù)和違 約責任等表述不清，或未經(jīng)審核變更合同、協(xié)議條 款，導(dǎo)致經(jīng)濟糾紛和經(jīng)濟損失。1.8 物資采購一單一詢價、一單一招標、一單一簽約， 供需關(guān)系動蕩，供應(yīng)費用增加。2 財務(wù)風(fēng)險2.1 資金分散使用，付款時間、方式、金額不恰當造成 資金效益的流失。2.2 結(jié)算不及時，多記、錯記、漏記物資入庫、庫存或 應(yīng)付賬款，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)不準確、不完整。3 合規(guī)風(fēng)險3.1 制度不健全或有漏洞，執(zhí)行制度不到位和監(jiān)督考核 不力 ,導(dǎo)致違紀違規(guī)問題發(fā)生。3.2 物資采購合同或協(xié)議不符合國家法律、法規(guī)、外貿(mào) 政策和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。三、 業(yè)務(wù)流程步驟與

4、控制點1 物資供應(yīng)職責界定1.1 物資裝備部負責制定股份公司物資供應(yīng)管理規(guī)章制 度，對各分（子）公司物資采購供應(yīng)實施監(jiān)管。1.2 物資裝備部（國際事業(yè)公司）按照總部集中采購物 資目錄，負責在全球范圍內(nèi)搜尋資源，實施總部集 中采購?？偛恐苯蛹胁少徫镔Y由物資裝備部（國 際事業(yè)公司）實施采購?？偛拷M織集中采購由物資 裝備部（國際事業(yè)公司）牽頭組織優(yōu)選確定供應(yīng)商 短名單、采購價格及浮動幅度，與供應(yīng)商簽訂框架 協(xié)議；分（子）公司采取合同方式執(zhí)行框架協(xié)議， 國產(chǎn)物資由分（子）公司實施采購操作，進口物資 由國際事業(yè)公司實施采購操作。1.3 總部直接集中采購物資 ,物資裝備部 （國際事業(yè)公司） 與分（子）

5、公司簽訂年度供應(yīng)協(xié)議。 物資裝備部 （國 際事業(yè)公司）供應(yīng)各分公司上述物資，以總部集中 采購物資調(diào)撥單來履行年度供應(yīng)協(xié)議。1.4 分（子）公司授權(quán)一個物資供應(yīng)部門對物資計劃、 供應(yīng)商、價格、質(zhì)量、儲備等實行歸口管理，對未 列入總部集中采購物資目錄的生產(chǎn)建設(shè)物資實施集 中采購，實行供應(yīng)與管理結(jié)合。分（子）公司自行 采購物資原產(chǎn)地在國外、 且需動用外匯或價值 50 萬 美元以上的， 由國際事業(yè)公司實施采購操作。 【ERP】 各分（子）公司相關(guān)部門依據(jù)總部集中采購物資目 錄，正確配置工業(yè)標準描述字段。1.5 物資供應(yīng)部門內(nèi)部實行計劃、采購、質(zhì)檢、合同審 核、申請付款等環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的分段管理模式?！綞

6、RP】各分（子）公司物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中設(shè)計計劃、采購等崗位的權(quán)限時，應(yīng)遵從內(nèi)部牽 制及不相容原則。2 物資計劃編制與審核2.1 【ERP1主數(shù)據(jù)維護員按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现?數(shù)據(jù)維護到 ERP 系統(tǒng)，做到一物一碼。2.2 分（子）公司須明確各類物資需求計劃的審核部門。 物資需用單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)需要準確、及時編制物 資需求計劃，由本單位負責人審核，經(jīng)相關(guān)部門按 規(guī)定權(quán)限審批后，報物資供應(yīng)部門。項目需求計劃以設(shè)計圖紙和材料表為依據(jù)。【ERP1審批后的需求 計劃（項目需求計劃依據(jù)設(shè)計圖紙和材料表）要及 時、準確、完整地錄入（或批量導(dǎo)入） ERP 系統(tǒng)。 有 PM 、PS 等模塊的， 相關(guān)

7、需求計劃通過系統(tǒng)集成， 自動生成。超過需求日期 3 個月以上的未完成計劃 要及時核銷，手工創(chuàng)建的由物資供應(yīng)部門核銷，系 統(tǒng)自動創(chuàng)建的由相關(guān)模塊核銷。2.3 分（子）公司物資需用單位和各職能管理部門在編 制、審核物資需求計劃時不得指定或變相指定供應(yīng) 商，對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相 應(yīng)的獨家、專有資料，報分管需用單位的副經(jīng)理審 批。2.4 分（子）公司物資供應(yīng)部門依據(jù)審批的物資需求計 劃綜合平衡資源后，及時編制物資采購計劃,由物資供應(yīng)部門負責人審批?！綞RP】啟用MRP功能，完成物料綜合平衡和采購申請的創(chuàng)建，可根據(jù)需要進 行手工編輯，并按規(guī)定權(quán)限審批，手工創(chuàng)建采購申 請須經(jīng)審批后方可

8、創(chuàng)建。超過交貨日期 3 個月的未 完成采購申請要及時核銷。3 采購渠道的確定與控制3.1 物資裝備部負責組織建立中國石化統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)?！綞RP】供應(yīng)商準入按規(guī)定審批后，分（子） 公司通過供應(yīng)商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修 改供應(yīng)商主數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，啟用供應(yīng)商 產(chǎn)品目錄增強程序控制采購渠道。3.2 總部直接集中采購在總部直接集中采購供應(yīng)商名單 內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報物資裝備部主任審批。 總部組織集中采購在總部組織集中采購供應(yīng)商短名 單內(nèi)選擇供應(yīng)商，特殊情況報物資裝備部分管副主 任審批。企業(yè)自行采購在中國石化供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)內(nèi)選 擇供應(yīng)商，特殊情況報分（子）公司分管副經(jīng)理審 批。3.3

9、物資供應(yīng)部門按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu) 確定供應(yīng)商。需要簽訂技術(shù)協(xié)議的，由物資供應(yīng)部 門牽頭組織技術(shù)交流和技術(shù)談判，設(shè)計、生產(chǎn)、技 術(shù)、機動、裝備等部門對技術(shù)文件進行審核和簽字 確認。3.4 【非ERP】物資供應(yīng)部門建立供應(yīng)商考核臺帳，從 價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進 行動態(tài)量化考核?！綞RP】采購訂單執(zhí)行完成的當 月，物資供應(yīng)部門在 ERP系統(tǒng)中針對價格、質(zhì)量、 供貨周期、服務(wù)對供應(yīng)商進行動態(tài)量化考核，并通 過接口上傳至中國石化電子商務(wù)網(wǎng)。4 采購價格確定與控制4.1 物資供應(yīng)部門采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采 購等多種方式，科學(xué)理性地確定采購價格。對標準 化程度高、

10、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通 過集中招標簽訂框架協(xié)議，根據(jù)具體物資需求，以合 同方式執(zhí)行框架協(xié)議。【ERP】物資供應(yīng)部門根據(jù)集中招標結(jié)果，創(chuàng)建框架協(xié)議，依據(jù)框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂 單。4.2 物資裝備部分析研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成 與市場價格變動趨勢 ,至少每月發(fā)布采購指導(dǎo)價格。 分（子）公司物資供應(yīng)部門不得突破采購指導(dǎo)價格，特殊情況由物資供應(yīng)部門負責人審批?！綞RP1分（子）公司物資供應(yīng)部門在 ERP 系統(tǒng)內(nèi)及時、準確 地維護總部發(fā)布的物資采購指導(dǎo)價，啟用指導(dǎo)價格 控制程序?qū)Σ少弮r格進行控制。超過指導(dǎo)價的，由 物資供應(yīng)部門負責人審批。4.3 物資供應(yīng)部門建立采購價格數(shù)據(jù)庫，每月開展

11、一次 主要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析，并 形成報告。5 框架協(xié)議和采購合同簽訂與審批5.1 物資供應(yīng)部門根據(jù)確定的供應(yīng)商、價格等內(nèi)容，擬訂框架協(xié)議或采購合同，準確描述條款，明確雙方 權(quán)利、義務(wù)和違約責任，按照規(guī)定權(quán)限簽署框架協(xié) 議或采購合同?！綞RP1 上網(wǎng)采購物資通過接口下 載詢比價信息和上傳采購訂單；非上網(wǎng)采購物資依 據(jù)詢價單、框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單（獨家采購、寄 售采購和委托加工采購除外），完善采購訂單條款 后，按規(guī)定權(quán)限審批。電子商務(wù)和 ERP 系統(tǒng)內(nèi)的同采購訂單須保持一致總部直接集中采購物資， 各分 （子 ）公司直接下載調(diào)撥 單或采購合同。5.2 各分（子）公司對總部直接集中

12、采購年度供應(yīng)協(xié)議項 下的調(diào)撥單或合同、 總部組織集中采購和企業(yè)自行采 購框架協(xié)議項下的合同須履行物資供應(yīng)部門內(nèi)部審 批手續(xù)。5.3 【ERP】對于超過合同有效期 3個月以上未執(zhí)行完成的采購訂單，分（子）公司物資供應(yīng)部門要及時核 銷。維護采購訂單交貨容差時依據(jù)分（子）公司相 關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6 供應(yīng)過程控制6.1 物資供應(yīng)部門加強供應(yīng)過程控制，依據(jù)采購合同中確定的主要條款，跟蹤監(jiān)督合同履行情況,對出現(xiàn)異常的要出具書面報告并提出解決方案。6.2 物資供應(yīng)部門對長周期重要設(shè)備和關(guān)鍵材料組織實 施制造過程監(jiān)造和檢驗，擇優(yōu)確定監(jiān)檢單位，簽訂 監(jiān)造、檢驗合同，落實監(jiān)造責任人，審核確認監(jiān)造 大綱，審定最終監(jiān)造和

13、檢驗報告。6.3 物資供應(yīng)部門根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進度需要和物資特性， 選擇合理的運輸工具和運輸方式，負責辦理運輸、 投保、報關(guān)、商檢等事宜。6.4 分（子）公司制訂必檢物資目錄。對必檢物資，分（子）公司物資供應(yīng)部門組織質(zhì)量檢驗，由質(zhì)量檢驗部門判定質(zhì)量狀況，出具質(zhì)量檢驗報告書；對驗 證放行物資，分（子）公司物資供應(yīng)部門檢查質(zhì)量 保證書、商檢證書或合格證等證明文件。倉儲保管 人員對符合合同要求的合格物資辦理驗收入庫。6.5 直接運抵現(xiàn)場的物資，由分（子）公司物資需用單 位、物資供應(yīng)部門等有關(guān)人員現(xiàn)場驗收（必檢物資 檢驗部門人員須參加），辦理交接手續(xù)，并簽字確 認。6.6 經(jīng)檢驗不符合合同約定質(zhì)量技術(shù)要求

14、的物資，物資 供應(yīng)部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠 等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，物資供 應(yīng)部門要按照合同約定索賠。6.7 一般物資儲備管理參見 7.2 存貨管理業(yè)務(wù)流程。7 采購資金使用和控制7.1 股份公司和各分（子）公司采購資金集中使用。由物資裝備部（國際事業(yè)公司）實施采購的貨款，委 托中國石化財務(wù)有限公司實行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算。7.2 采購資金支付由采購人員依據(jù)采購合同或總部供應(yīng)物資調(diào)撥單、入庫單（【ERP】或寄售采購物資結(jié)算清單）、發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請，按規(guī)定 權(quán)限審批后提交分（子）公司財務(wù)部門，財務(wù)人員核實無誤（【ERP1在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行發(fā)票檢驗）后付款，并進行賬

15、務(wù)處理，相關(guān)會計憑證由不相容 崗位人員進行稽核。7.3 依據(jù)采購協(xié)議或合同約定， 采用預(yù)付款、分期付款、 信用證等特殊付款方式的，按權(quán)限和財務(wù)有關(guān)規(guī)定 審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和財務(wù)人員對預(yù)付款等負責跟 蹤，參見 7.1 應(yīng)收款項管理業(yè)務(wù)流程 控制點 3.3 。8 績效評價、考核與監(jiān)督8.1 物資裝備部和分（子）公司物資供應(yīng)部門每季度開 展一次針對物資計劃、采購渠道、采購價格、采購 質(zhì)量、采購成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等物 資采購供應(yīng)活動專項分析，并形成報告。8.2 物資裝備部對各分 （子 ）公司實施季度物資供應(yīng)管理 績效考核。分（子）公司將物資需求計劃管理、供 應(yīng)商管理、儲備管理等方面的關(guān)鍵指

16、標納入經(jīng)濟責 任制考核，獎懲兌現(xiàn)。分（子）公司對需求計劃提 報不準確、不及時、造成物資積壓或影響生產(chǎn)建設(shè) 的，追究提報單位和審核部門責任。四、 相關(guān)制度目錄 （制度后標號為 內(nèi)控手冊配套規(guī)章 制度匯編目錄索引號）1關(guān)于印發(fā) 中國石化物資供應(yīng)管理規(guī)定 的通知 （中國石化物 2007207 號） 1.9.112關(guān)于印發(fā)中國石化總部集中采購實施辦法的通3456789101112知（中國石化物 2007169 號） 1.9.9關(guān)于調(diào)整總部集中采購物資目錄的通知（中國石化物 2006696 號） 1.9.8關(guān)于印發(fā)中國石化物資采購渠道管理暫行規(guī)定（石化股份物管 2003 72 號） 2.9.2關(guān)于印發(fā)

17、中國石化網(wǎng)上采購管理規(guī)定 的通知（石 化股份物管 2002 22 號） 2.9.1關(guān)于印發(fā)中國石油化工股份有限公司對外貿(mào)易管 理規(guī)定的通知（石化股份外 2003274 號） 1.9.1ERP系統(tǒng)運行及應(yīng)用規(guī)范（試行）-2.10.1關(guān)于印發(fā)中國石化物資招標采購管理辦法的通 知（中國石化物 2006 519 號） 1.9.6關(guān)于印發(fā)中國石油化工股份有限公司合同管理實 施細則（試行） 的通知（石化股份法 2003 419 號） 1.12.1關(guān)于印發(fā) 重要設(shè)備材料監(jiān)造管理辦法 的通知（石 化股份物 2006 509 號） 1.9.5關(guān)于印發(fā) 中國石化物資供應(yīng)質(zhì)量管理規(guī)定 的通知 （中國石化物 2007 182 號） 1.9.10關(guān)于印發(fā)中國石化總部直接集中采購內(nèi)部轉(zhuǎn)帳結(jié) 算實施細則的通知（財務(wù)計劃部、財務(wù)部、財