公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

1、公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。（5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。（6）編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續(xù)。（3）、歸檔范圍內的公文材料（詳見附件綜合檔案歸檔范圍及保管期限）應保證其全面性、有序性和保密性，且文

2、件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。（4）、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥善保管證件及文件。（5）、重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。（6）、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍（責任分工詳見附件工程經濟檔案內容及責任分工），由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽

3、字后向檔案室移交，歸檔備查。（7）、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字后，歸檔備查。（8）、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。（9）、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。（10）、人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后，1020天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。1（1）、凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份

4、存檔。1（2）、涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。（四）利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關規(guī)定詳見附件檔案借閱及檔案材料復印制度）。（五）統(tǒng)計：詳見附件檔案的統(tǒng)計制度。（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。（七）銷毀：詳見附件檔案鑒定與銷毀制度。（二）、印信管理程序：（1）、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。（2）、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。（3）

5、、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續(xù)及用印登記，方能辦理。（4）、分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續(xù)。（5）、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印，并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于使用”字樣。（6）、介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。（7）、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。（8）、須嚴格遵守紀

6、律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批準。（9）、各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監(jiān)督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。（10）、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫用印審批表，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。1（1）、印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。1（2）、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。（三）、公函郵寄程序：（1）、公司公函（包括財

7、務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。（2）、一般公函（對時間及安全系數要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。（3）、公函辦理EMS郵寄時，經手人要嚴格登記手續(xù)，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。（4）、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。（四）、辦公設備及用品使用程序：范圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。目的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的

8、合理使用。參考文件：總公司行政辦公設備管理規(guī)定（字2xx第125號）（1）、辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批準后統(tǒng)一購置。（2）、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。（3）、辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯系維修，并建立相應的維修臺帳。（4）、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。（5）、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。（6）、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。（7）、辦公用品要根據實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。（8）、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批準后統(tǒng)

9、一購置。（9）、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。（五）、圖書購置、借閱程序：（1）、圖書資料由各部室經理編制購書計劃，報公司主管領導批準，由各部室自行購置。（2）、購置圖書后，購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。（3）、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。（4）、綜合辦應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。（5）、借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。（六）、信息傳遞程序：（1）、公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經濟運行中起著重要意義。（2）、對于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。（3）、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯系，接到有關信