第四章財(cái)務(wù)與報(bào)表處理系統(tǒng)

1、第四章 財(cái)務(wù)與報(bào)表處理系統(tǒng)4.1 財(cái)務(wù)系統(tǒng)的基本功能與操作流程財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)的基本任務(wù)力求實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)循環(huán)的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的多元分類實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)1遵循世界通用的復(fù)式記賬原則2記賬憑證式數(shù)據(jù)處理的起點(diǎn)3. 部分憑證可以由機(jī)器自動(dòng)生成4計(jì)算機(jī)內(nèi)部賬簿體系有較大的變化記賬憑證式第一重要的賬簿， 它是永久性德會(huì)計(jì)檔案， 是賴以生成其他序時(shí)賬和分類賬的 基礎(chǔ)， 因此不但要求它數(shù)據(jù)正確無誤，而且分類信息完整，即除了科目，借貸等分類信息之 外，還可以存儲(chǔ)部門，往來，專項(xiàng)或其他責(zé)任中心等分類信息?？傎~一般也是一個(gè)重要的賬簿，但處理科目總賬之外，還應(yīng)該有部門總賬，客戶總賬，項(xiàng)目總賬等等

2、，以存儲(chǔ)多元分類匯總的數(shù)據(jù)。其他序時(shí)賬和明細(xì)分類賬在機(jī)內(nèi)都不應(yīng)該是永久性德，只是在查賬時(shí)才臨時(shí)生成， 至于是否需要打印輸出還制定商榷。5記賬規(guī)則與記賬程序6內(nèi)部控制已部分實(shí)現(xiàn)程序化7可以提供定期或?qū)崟r(shí)的財(cái)務(wù)報(bào)表8查賬比手工系統(tǒng)更為方便財(cái)務(wù)處理的基本功能系統(tǒng)設(shè)置；建立賬套，設(shè)置會(huì)計(jì)科目，設(shè)置輔助核算項(xiàng)目，設(shè)置憑證類型，錄入余額，建 立常用摘要，設(shè)置貨幣，人員管理。憑證處理： 憑證錄入， 憑證查詢， 憑證修改， 憑證刪除， 憑證匯總， 憑證審核， 憑證記賬。出納管理：支票管理，現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表，日記賬，銀行對(duì)賬。輔助核算：往來管理，部門管理，項(xiàng)目管理。期末處理：轉(zhuǎn)賬，結(jié)賬。賬表管理：總分類賬，明細(xì)分類賬

3、，日記賬，科目余額表，現(xiàn)金流量表。系統(tǒng)維護(hù)：賬套選項(xiàng)，操作授權(quán)，密碼維護(hù)，科目維護(hù)，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)的操作流程填制憑證，即手工輸入由人工編制的記賬憑證或由系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證。憑證審核，即逐一審核輸入或自動(dòng)生成的記賬憑證，以確保數(shù)據(jù)正確無誤。憑證記賬，即定期或隨時(shí)根據(jù)已審核的記賬憑證更新總賬。財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系成本，報(bào)表，財(cái)務(wù)分析等多個(gè)系統(tǒng)需要讀取財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。應(yīng)收，應(yīng)付，工資，固定資產(chǎn)，存貨，成本，資金等系統(tǒng)需要將處理業(yè)務(wù)編制成記賬憑證， 并直接存入賬務(wù)系統(tǒng)。4.2財(cái)務(wù)系統(tǒng)的初始設(shè)置在計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)科目必須標(biāo)準(zhǔn)化和代碼化，而且會(huì)計(jì)科目代碼一般采用分組碼

4、， 呈現(xiàn)樹形結(jié)構(gòu)，從一級(jí)開始，逐級(jí)明細(xì)，以便于分級(jí)管理。建立和設(shè)置賬套建立套賬時(shí)一般需要指定 賬套編號(hào)，賬套名稱，所屬行業(yè)，記賬本位幣，科目編碼規(guī)則，賬 套存儲(chǔ)路徑，會(huì)計(jì)分期，會(huì)計(jì)年度開始日期，賬套啟用期間，賬套主管，核算單位信息等。1賬套代碼與名稱賬套代碼一般可設(shè)置為數(shù)字碼，它是賬套的標(biāo)識(shí)。賬套名稱一般為使用該賬套的單位名稱。2所屬行業(yè)每個(gè)企業(yè)都屬于一個(gè)特定的行業(yè)，而不同行業(yè)都有一些特定的核算方式，所以不是會(huì)計(jì)軟件為不同行業(yè)預(yù)設(shè)一套會(huì)計(jì)科目和報(bào)表模塊。3.記賬本位幣每個(gè)會(huì)計(jì)賬套都必須指定一種貨幣為記賬本位幣。外幣折算提供了 直接匯率和間接匯率兩種匯率折算。4科目編碼規(guī)則會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則指代碼

5、分多少級(jí)以及各級(jí)代碼的長度?？颇看a一般采用分組碼，呈現(xiàn)樹狀結(jié)構(gòu)。其中以及科目用財(cái)政部規(guī)定的代碼體系。大多會(huì)計(jì)軟件對(duì)科目代碼的級(jí)數(shù)和總長度進(jìn)行限制，企業(yè)在這個(gè)范圍內(nèi)可以安裝自己的分類需要確定科目結(jié)構(gòu)?？颇看a結(jié)構(gòu)一經(jīng)設(shè)定，在賬套正式啟用之后即不允許修改 ，所以代碼 結(jié)構(gòu)必須慎重決定。5. 會(huì)計(jì)分期會(huì)計(jì)科目必須劃分會(huì)計(jì)期間進(jìn)行。我國會(huì)計(jì)制度規(guī)定以公歷年度作為企業(yè)的會(huì)計(jì)年度，以自然月份作為會(huì)計(jì)分期。系統(tǒng)參數(shù)又稱賬套選項(xiàng)， 用以規(guī)定如何使用賬務(wù)系統(tǒng)， 使系統(tǒng)的功能控制適合企業(yè)的實(shí)際需 要。賬套一般包括基本參數(shù),憑證規(guī)則，賬簿規(guī)則，會(huì)計(jì)日歷等多方面的內(nèi)容。制單控制內(nèi)容控制審核控制輸出控制設(shè)置會(huì)計(jì)科目在

6、計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)科目必須標(biāo)準(zhǔn)化和代碼化， 而且會(huì)計(jì)科目代碼一般采用分組代碼， 呈現(xiàn)樹形結(jié)構(gòu)?？颇看a與助記碼科目名稱科目名稱一般用漢字或英文符表示，系統(tǒng)只在輸出時(shí)使用。 在命名科目名稱時(shí)之需命名本級(jí)科目名稱，不必帶上科目名稱。3科目類別資產(chǎn)類科目負(fù)債類科目所有者權(quán)益類科目成本類科目 損益類科目4. 余額方向：借方余額=期初余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額貸方余額=期初余額-本期借方發(fā)生額+本期貸方發(fā)生額5核算外幣指定科目核算的貨幣類型。不核算外幣：不進(jìn)行外幣核算，只核算本位幣。核算所有外幣：用戶可以使用賬套中設(shè)定的所有貨幣進(jìn)行核算。核算單一外幣：用戶可以使用本賬套中設(shè)定的某一種外幣進(jìn)

7、行核算。6. 數(shù)量核算7輔助核算大多數(shù)賬務(wù)處理軟件都是提供輔助核算功能，包括往來核算，部門核算，職員核算，項(xiàng)目核8現(xiàn)金流量指是否現(xiàn)金流量科目，一般為現(xiàn)金，銀行存款，其他貨幣資金科目，以及現(xiàn)金等價(jià)物科目。如果在賬務(wù)系統(tǒng)中處理現(xiàn)金流量表，則該項(xiàng)設(shè)定是不可缺少的。是否需要日記賬，是否預(yù)算科目，是否需要計(jì)息。設(shè)置輔助核算項(xiàng)目1什么是輔助科目輔助核算是對(duì)賬務(wù)處理的一種補(bǔ)充，即實(shí)現(xiàn)更廣泛的財(cái)務(wù)處理，以適應(yīng)企業(yè)管理和決策的需要。輔助核算一般通過核算項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)。核算項(xiàng)目是會(huì)計(jì)科目的一種延伸，設(shè)置耨科目有相應(yīng)的輔助核算后，相當(dāng)于設(shè)置了該科目按核算項(xiàng)目進(jìn)行更為明細(xì)的核算。但核算項(xiàng)目又不同于一般的明細(xì)科目，它具有更

8、加靈活方便的特性，一個(gè)核算項(xiàng)目可以在多個(gè)科目下掛接。2主要輔助核算項(xiàng)目常用的核算項(xiàng)目包括 往來單位，部門，職員等類項(xiàng)目。3.設(shè)置內(nèi)容 輔助核算種類 具體的核算項(xiàng)目設(shè)置貨幣與匯率目前不僅外商投資企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)需要處理，而且一般企業(yè)也常常發(fā)生外幣業(yè)務(wù)，所以會(huì)計(jì)軟件一般都具有外幣核算的功能，這就是要求在初始化時(shí)設(shè)置相應(yīng)的貨幣信息。用戶設(shè)置的每一種外幣，除了給出貨代碼，名稱，折算方式，小數(shù)位數(shù)之外，還應(yīng)選定是固 定匯率還是浮動(dòng)匯率，并至少給出本期期初匯率。本位幣=原幣X匯率本位幣=原幣十匯率錄入初始數(shù)據(jù)需要輸入系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)科目本位幣，外幣，數(shù)量的年初余額與本年累計(jì)發(fā)生額。輔助核算項(xiàng)目的年初余額與本年

9、累計(jì)發(fā)生額，而且如果設(shè)置有單位往來核算，則還必須輸入尚未結(jié)清的往來明細(xì)業(yè)務(wù)記錄。初始數(shù)據(jù)輸入窗口期初余額：是指在進(jìn)行初始化當(dāng)期的期初科目余額。累計(jì)借方：指某一科目自年初至初始設(shè)置時(shí)的借方累計(jì)發(fā)生額。 累計(jì)貸方：指某一科目自年初至初始設(shè)置時(shí)的貸方累計(jì)發(fā)生額。 3初始數(shù)據(jù)的正確性檢驗(yàn)用戶管理1設(shè)置用戶組合和操作員2為操作員分配操作權(quán)限3.設(shè)置和更改密碼其他設(shè)置1設(shè)置憑證類型2設(shè)置常用摘要4.3財(cái)務(wù)系統(tǒng)的日常處理財(cái)務(wù)系統(tǒng)的日常處理主要是憑證處理，其主要流程是憑證的輸入-審核-記賬憑證的形式方式記賬憑證：手工填制的記賬憑證由原始憑證自動(dòng)生成的記賬憑證內(nèi)部轉(zhuǎn)賬憑證（需要進(jìn)行審核和記賬處理，但是不能修改和

10、刪除）用戶對(duì)這些外部系統(tǒng)生成的憑證（按統(tǒng)一格式自動(dòng)生成記賬憑證，并直接存入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。憑證也需要進(jìn)行審核和記賬處理，但無權(quán)修改和刪除。）憑證的輸入會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記賬憑證。目前財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般不直接處理原始憑證憑證輸入界面2憑證輸入的基本項(xiàng)目與輸入方式會(huì)計(jì)科目數(shù)量與單價(jià)現(xiàn)金流量數(shù)據(jù)科目代碼金額查詢條件可以永久保存憑證日期憑證字號(hào)摘要借方金額與貸方金額原幣與匯率3輔助數(shù)據(jù)的輸入輔助核算數(shù)據(jù)銀行存款數(shù)據(jù)4憑證內(nèi)容的正確性檢查憑證日期憑證號(hào)摘要憑證的查詢與編輯憑證的查詢查詢技術(shù)與方法查詢條件可以逐步追加查詢是其他處理的基礎(chǔ)2憑證的打印3憑證的編輯憑證的審核憑證審核的方法2對(duì)審核的控制憑證的記賬1記賬

11、的一般過程選擇記賬憑證 合法性檢查 正式開始記賬2對(duì)記賬的控制數(shù)據(jù)備份 從硬件設(shè)備上解決3關(guān)于反記賬有些會(huì)計(jì)軟件提供有反記賬功能， 盡管不太符合會(huì)計(jì)制度， 但如果在嚴(yán)格控制下執(zhí)行， 則可 以使財(cái)務(wù)處理更加靈活。憑證的錄入，審核， 過賬是財(cái)務(wù)處理的三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而且一環(huán)扣一環(huán)。憑證未經(jīng)審核通過 其信息不能進(jìn)入正式的賬簿文件， 而記賬后的憑證也將不能再修改。 如果發(fā)現(xiàn)記賬的憑證有 錯(cuò)誤，只能采取不錯(cuò)憑證或者紅字沖銷憑證的方式進(jìn)行更正。憑證的其他處理憑證的匯總憑證的沖銷憑證的引入與引出 選擇需要引進(jìn)的憑證，例如用“憑證查詢”功能找出需要引出的憑證。 啟動(dòng)“引出”或“輸出”命令，并在對(duì)話框中指定需要文

12、件類型。指定生成的“引出”文件的存放路徑和文件名4.4 財(cái)務(wù)系統(tǒng)的其他處理出納處理支票管理支票登記簿的其他功能支票登記簿的初始設(shè)置 登記支票登記簿 資金日?qǐng)?bào)表 資金日?qǐng)?bào)表反映每日現(xiàn)金和銀行存款的收支及余額情況。 資金日?qǐng)?bào)表其實(shí)對(duì)現(xiàn)金和銀行存款科目的一張匯總表銀行對(duì)賬“銀行對(duì)賬”模塊一般具有銀行對(duì)賬初始化， 制銀行存款余額調(diào)節(jié)表等功能。銀行對(duì)賬初始化 ：系統(tǒng)初始化（系統(tǒng)初始化只執(zhí)行一次） 輸入或?qū)脬y行對(duì)賬單 自動(dòng)對(duì)賬 編制余額調(diào)節(jié)表其他功能輸入銀行對(duì)賬單，自動(dòng)對(duì)賬， 手工對(duì)賬以及編月份初始化手工對(duì)賬輔助核算輔助核算的初始化對(duì)會(huì)計(jì)科目定義輔助核算屬性設(shè)置核算種類與具體核算項(xiàng)目輸入核算項(xiàng)目的余額或

13、末請(qǐng)的業(yè)務(wù)輔助核算的日常處理輔助核算的輸出4.5 財(cái)務(wù)系統(tǒng)的期末處理期末轉(zhuǎn)賬1期末轉(zhuǎn)賬的主要特點(diǎn)：轉(zhuǎn)賬一般直接編制記賬憑證，而且多數(shù)在會(huì)計(jì)期末進(jìn)行轉(zhuǎn)賬一般從會(huì)計(jì)賬簿中取數(shù)生成，這要求轉(zhuǎn)賬前其他業(yè)務(wù)必須輸入系統(tǒng)。由于某些轉(zhuǎn)賬依賴于其他轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，所以轉(zhuǎn)賬有先后次序問題。轉(zhuǎn)賬憑證可以自動(dòng)編制2向?qū)阶詣?dòng)轉(zhuǎn)賬結(jié)轉(zhuǎn)損益期末調(diào)匯3自定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬轉(zhuǎn)賬憑證的定義轉(zhuǎn)賬憑證的自動(dòng)生成期末結(jié)賬結(jié)轉(zhuǎn)的主要任務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)的操作步驟開始結(jié)賬 核對(duì)賬簿 月度工作報(bào)告 執(zhí)行結(jié)賬結(jié)賬的控制作用4.6 財(cái)務(wù)系統(tǒng)的賬簿管理日記賬日記賬有借貸三欄式， 多欄式， 復(fù)幣式等不同的形式， 但在計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中一般提供查詢 與打印借貸三

14、欄式和外幣日記賬。明細(xì)分類賬普通三欄式明細(xì)賬多欄式明細(xì)賬的設(shè)置與查詢多欄式明細(xì)在的設(shè)置 多欄式明細(xì)賬的查詢總分類賬總賬的格式傳統(tǒng)三欄式的總賬，其中的內(nèi)容可以直接來記賬憑證。科目發(fā)生額與余額表式總賬。數(shù)量金額式總賬。總賬的查詢與打印總賬的打印時(shí)間要求 會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范對(duì)總賬有明確的打印要求，企業(yè)應(yīng)該每月結(jié)賬后打印總賬。核算項(xiàng)目總賬會(huì)計(jì)期間 項(xiàng)目類別 項(xiàng)目代碼范圍 幣別 會(huì)計(jì)科目范圍賬簿的打印設(shè)置 打印設(shè)置，頁面設(shè)置，標(biāo)題字體，表格字體等設(shè)置。4.7財(cái)務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)維護(hù)賬套選項(xiàng)維護(hù)一般包括基本參數(shù)，憑證規(guī)則，賬簿規(guī)則，會(huì)計(jì)日歷等多面。會(huì)計(jì)科目的維護(hù)1增加科目2修改科目3刪除科目賬套備份與恢復(fù)備份賬

15、套2恢復(fù)賬套4.8報(bào)表編制與報(bào)表系統(tǒng)報(bào)表的基本結(jié)構(gòu)與編制方式報(bào)表的基本結(jié)構(gòu)表頭表體 表尾2. 報(bào)表單一單元地址單元內(nèi)容單元格式3. 報(bào)表的編制方式預(yù)置報(bào)表自定義報(bào)表報(bào)表系統(tǒng)的基本功能與操作流程1報(bào)表系統(tǒng)的主要功能文件管理報(bào)表定義數(shù)據(jù)處理合并報(bào)表報(bào)表輸出其他功能2報(bào)表處理的操作流程設(shè)計(jì)報(bào)表草圖創(chuàng)建一支新表并定義報(bào)表框架定義報(bào)表數(shù)據(jù)修士報(bào)表單元設(shè)置打印參數(shù)保存報(bào)表3報(bào)表的格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)格式狀態(tài)數(shù)據(jù)狀態(tài)報(bào)表格式的定義.格式定義的內(nèi)容表樣格式單元格式2格式定義的其他功能報(bào)表模板引入引出打印樣式報(bào)表數(shù)據(jù)的定義會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)單元分固定單元和變動(dòng)單元取自賬簿或其他報(bào)表的數(shù)據(jù)計(jì)算產(chǎn)生的數(shù)據(jù)系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)這種

16、定義往數(shù)據(jù)定義出來直接輸入固定單元的內(nèi)容之外，主要是指對(duì)變動(dòng)單元的數(shù)據(jù)定義,往是指定一個(gè)計(jì)算公司，由公式確定具體的數(shù)值。2計(jì)算公式與取數(shù)函數(shù)單元數(shù)據(jù)的計(jì)算公式一般由運(yùn)算符號(hào)，常熟，變量或函數(shù)構(gòu)成。總賬取值函數(shù)表間取數(shù)表內(nèi)運(yùn)算函數(shù)計(jì)算公式3.單元數(shù)據(jù)的定義直接在表格上定義用批命令定義報(bào)表審核關(guān)系的定義審核公式的設(shè)置2審核公式的執(zhí)行（六）報(bào)表數(shù)據(jù)出來報(bào)表的數(shù)據(jù)處理主要包括報(bào)表計(jì)算與重算，表頁管理，表頁匯總，舍位平衡，報(bào)表排序，圖 形處理，網(wǎng)頁制作等功能。1數(shù)據(jù)采集與報(bào)表重算打開報(bào)表文件選擇數(shù)據(jù)狀態(tài)或修改其他參數(shù)執(zhí)行數(shù)據(jù)采集或報(bào)表重算功能開始采集或計(jì)算單元數(shù)據(jù)如果設(shè)置有審核公式，則自動(dòng)執(zhí)行正確性審核表頁管理3.報(bào)表匯總 單位內(nèi)部不同期間的同一種報(bào)表的匯總，主要用于統(tǒng)計(jì)較長期間的累計(jì)值； 不同單位同一期間同一張報(bào)表的匯總主要用于總公司對(duì)下屬分公司或上級(jí)主管部門對(duì)下 屬單位有關(guān)報(bào)表的匯總。（七）報(bào)表的合并根據(jù)母子公司的報(bào)表及母子公司之間的交易事項(xiàng)，準(zhǔn)備調(diào)整會(huì)計(jì)分錄。母公司在報(bào)表系統(tǒng)中輸入所以抵消分錄。母公司按財(cái)政部規(guī)定定義格式和計(jì)算