行政管理論文如何保障辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在單位中的應(yīng)用

1、如何保障辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在單位中的應(yīng)用 摘要】辦公自動(dòng)化是這幾年在企事業(yè)單位推廣最為全面的辦公系統(tǒng)，很多單位都在布署辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是使用情況不容樂觀，很多單位的辦公自動(dòng)處于半癱瘓狀態(tài)，本文綜合目前辦公自動(dòng)中存在的問題與防范措施等幾個(gè)方面闡述辦公自動(dòng)化的應(yīng)用關(guān)鍵詞oa辦公自動(dòng)中圖分類號(hào)：c9314文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a文章編號(hào)：1009-914x(2012)14-254-01引言辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(officeautomation以下簡(jiǎn)稱oa)目前在很多企業(yè)單位，事業(yè)單位等部門廣泛使用，oa在辦公中對(duì)于提高工作效率，節(jié)約辦公成本方面成效顯著，但是目前也有很多問題依然存在，這包括法律法規(guī)等，其中就包括對(duì)電子

2、公章，電了簽名等的認(rèn)證還不善，加上其它一些問題導(dǎo)致有很多單位的oa使用基本是半癱瘓情況，使oa發(fā)揮不了他的信息化作用。貴州高速公路開發(fā)總公司格都項(xiàng)目辦經(jīng)過這么長(zhǎng)時(shí)間的探索，形成了一套自己的經(jīng)驗(yàn)與措施。一目前0a辦公自動(dòng)化在使用中經(jīng)常遇到的問題1、辦公人員電腦技術(shù)參差不齊目前在企業(yè)，事業(yè)單位中，有很多年紀(jì)長(zhǎng)一點(diǎn)的人對(duì)電腦技術(shù)很匱缺，有的甚至連最基本的打字，使用word都有些吃力，所以這些人在使用oa系統(tǒng)中就會(huì)出現(xiàn)很多問題，特別是對(duì)于公司剛開始布署為oa的初始化階段，針對(duì)這些人群會(huì)出現(xiàn)很多問題，而且由于他們感覺操作的復(fù)雜性，使得在初期階段抵觸情緒很大，這些都嚴(yán)重影響oa的推廣使用。2、辦公人員陳舊

3、觀念對(duì)于企事業(yè)單位中，很多工作人員辦理公文時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)公文有依賴感，特別對(duì)于公文的電子文檔，總是感覺不安全，不方便，而對(duì)于部分領(lǐng)導(dǎo)，以前簽批的文件都是紙質(zhì)文件，而對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的電子簽批，感覺弱化了審核權(quán)限，所以在日常辦公還是以紙質(zhì)審批為準(zhǔn)，這樣就弱化了oa的信息化作用。3、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視有部分單位使用oa只是為了順應(yīng)信息化的需求，而在實(shí)際使用中并沒有真正達(dá)到應(yīng)有的重視程度，往往在oa使用上線以后，所有的公文應(yīng)用并沒有自上而下的推行，有的單位甚至只是一小部分部門在使用，而且使用不完善，沒有完善的制度與監(jiān)督，使得oa系統(tǒng)在單位中可有可無。有些單位甚至花費(fèi)幾十萬上線的oa系統(tǒng)，每月只有幾份公文在流轉(zhuǎn)。4、

4、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不達(dá)標(biāo)oa系統(tǒng)是一個(gè)嚴(yán)重依賴網(wǎng)絡(luò)的軟件，由于目前所有的oa系統(tǒng)使用的都是bs架構(gòu)，這就必須需要有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下才能正常使用。例如貴州高速公路建設(shè)每個(gè)在建項(xiàng)目，都有線路長(zhǎng)、跨度廣的特征，包括的施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等參建單位特別多，且這些單位駐地非常分散，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公就主要依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，貴州高速公路開發(fā)總公司格都項(xiàng)目辦要求各施工、監(jiān)理單位的網(wǎng)絡(luò)帶寬不能低于4m，各部門信息員要使用單獨(dú)網(wǎng)絡(luò)辦公。而對(duì)于很多企事業(yè)單位根本沒有達(dá)到這個(gè)要求，而且各部門各單位之間辦公網(wǎng)絡(luò)與信息員的網(wǎng)絡(luò)是不分開的，這樣導(dǎo)致一旦網(wǎng)絡(luò)有人下載，看視頻等操作，就會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重影響oa系統(tǒng)的使用，甚至不能正常使用。5、沒有有效的管理辦

5、法與監(jiān)督職能俗說話，沒有規(guī)矩不成方圓，在推廣oa信息化的過程中，有效的管理辦法與制度是非常重要的，然而目前在很多公司對(duì)于oa的信息化方面的規(guī)章制度是非常匱乏的，有的甚至根本沒有，這樣就沒有一個(gè)有效的框架來規(guī)范oa的使用流程，沒有一個(gè)明確的指導(dǎo)方向，更沒有規(guī)范使用人員的權(quán)限，這樣就會(huì)出現(xiàn)，該審批的沒有領(lǐng)導(dǎo)審批，公文不能順暢執(zhí)行，長(zhǎng)時(shí)間積壓辦理，體現(xiàn)不出oa信息化的作用。254l科垃博置紙質(zhì)公文與oa系統(tǒng)并存，使用與不使用一個(gè)樣，沒有獎(jiǎng)也沒有罰，由于缺少監(jiān)督職能，使得很多使用人員，能不使用就不使用，能少用就少用，存在著僥幸心理，繼續(xù)按傳統(tǒng)的方法來流轉(zhuǎn)公文，從而導(dǎo)致推廣使用的失敗。二0a在公司使用中

6、的有效的推廣措施與辦法1、加強(qiáng)公司培訓(xùn)力度培訓(xùn)制度是信息化的一個(gè)非常重要的方面，有效的培訓(xùn)方法，能夠彌補(bǔ)辦公人員對(duì)電腦知識(shí)方面的不足，使得他們專注于辦公的使用，很快掌握oa中使用的技巧與方法，消除他們的恐懼理，降低他們的使用門檻，另外通過信息化的培訓(xùn)可以使用他們懂得信息化的作用，信息給辦公帶來的方便便捷，使得他們有由被動(dòng)的使用oa改變成主動(dòng)的使用oa系統(tǒng)，而他們的主動(dòng)性又可以影響其它人員，這樣對(duì)于oa的信息化推廣是非常有利的，而且作用是非常明顯的。2、辦公人員職能與觀念的轉(zhuǎn)變觀念問題是很多企事業(yè)單位在信息化推廣過程中的頭號(hào)問題，特別對(duì)于已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)方式方法的人員，對(duì)于日常公文流轉(zhuǎn)已經(jīng)形成了一

7、個(gè)固有的觀念，對(duì)于這部分人應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)，特別是信息化的積極作用方面的培訓(xùn)，使他們擺脫傳統(tǒng)思想的束縛，認(rèn)識(shí)到oa信息在提高工作效率，節(jié)約辦公成本等方面的作用，使用他們盡快轉(zhuǎn)變觀念解放思想，轉(zhuǎn)變職能，以適應(yīng)信息化辦公的需要。3、領(lǐng)導(dǎo)自上而下的推行在目前oa的使用過程中，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是oa推廣成功與否的關(guān)鍵，如果領(lǐng)導(dǎo)不牽頭，領(lǐng)導(dǎo)不解放思想，自我約束使用，那么就不能給部門其它辦公人員帶來積極的作用，特別是對(duì)于oa系統(tǒng)中針對(duì)網(wǎng)上審批流程，不能感覺是弱化領(lǐng)導(dǎo)職能，電子公文沒有紙質(zhì)文件安全有效等傳統(tǒng)思想的約束，應(yīng)該領(lǐng)導(dǎo)牽頭，首先規(guī)定使用oa系統(tǒng)，以領(lǐng)導(dǎo)為中心首先實(shí)現(xiàn)公文網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，網(wǎng)上審批從而實(shí)現(xiàn)oa系統(tǒng)的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)運(yùn)作。4、保障網(wǎng)絡(luò)帶寬與技術(shù)支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是oa系統(tǒng)的根基，為了保障oa系統(tǒng)的運(yùn)行，首先應(yīng)該保障網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定，建立信息專有網(wǎng)絡(luò)，并且?guī)挷坏陀?0m，確保用于辦公系統(tǒng)的使用，另外針對(duì)辦公人員對(duì)電腦不熟悉的情況，應(yīng)該配備專門技術(shù)人員，用于解決日常oa與網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)的故障。5、制訂有效的管理辦法與完善的監(jiān)督制度完善的規(guī)章制度是確保oa系統(tǒng)推行的關(guān)鍵，做到賞罰分明，明確化分辦公人員在oa中擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧c職能，并做到定期檢查與考核，在oa的前期重賞輕罰，后期重罰輕賞，以督促辦公人員使用并習(xí)慣oa系統(tǒng)的使用。三結(jié)語oa系統(tǒng)是信息化中使用最廣，