物品出入庫管理辦法

1、公司庫房管理辦法為了能對辦公用品、工具、現(xiàn)場活動物料進行規(guī)范有效的管理控制，保證相關物品的使用效率和使用周期，降低遺失、流失率，并有效杜絕浪費現(xiàn)象，特制定本管理辦法。一、庫房管理機構設置1、本辦法所指庫房，是指用于存放辦公用品、工具、維修用品、保潔用品（以下統(tǒng)稱 “物品 ” ）的庫房。2、每個庫房設置庫房管理員1 人，專門對物品進出庫進行管理。公司行政部門是對口監(jiān)督部門，每月盤點工作由庫房管理員、行政部門及財務部共同進行。二、庫房管理實施細則庫房物品的出入庫管理，必須做到單、物、數(shù)、簽字等信息相符，原則上必須做到程序規(guī)范及手續(xù)齊全。（一）入庫管理規(guī)定1、物品采購回來后首先辦理入庫手續(xù)，庫房管理

2、員要根據(jù)物品清單的項目認真清點所要入庫物品的數(shù)量，并驗收物品的型號、規(guī)格、質量，做到數(shù)量、規(guī)格、品種準確無誤，質量完好，配套齊全，并在接收單上簽字。2、物品入庫，要按照不同的型號、規(guī)格、材質和功能分類存放，作到無遮掩，標牌要醒目，便于識別辨認。3、要做到賬貨相符。如有誤差不能隨意的更改，應查明原因，是否存在漏入庫、多入庫。4、精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放，嚴禁擠壓、碰撞、倒置，要做到1妥善保存，貴重物品應存入公司保險柜等保全措施更高的地方保存，不能存放庫房，以防失竊。5、做好防火、 防盜、防潮、 防鼠工作， 嚴禁公司內(nèi)外無關人員進出庫房。6、如出現(xiàn)以下情況，庫管人員應拒絕辦理入庫：（ 1）物

3、品未到貨；（ 2）物品驗收質量不符合要求；（ 3）數(shù)量不夠，規(guī)格型號不符或物品清單內(nèi)容不明確；（ 4）相關憑證、單據(jù)內(nèi)容有涂改；（ 5）不按公司規(guī)定采購的物品。（二）出庫管理規(guī)定1、物品出庫時，庫管人員要做好記錄，領用人簽字。2、物品出庫數(shù)量要準確 （賬面出庫數(shù)量要和出庫單、實際出庫數(shù)量相符）。做到賬目、標牌、貨物相符合。如有誤差不能隨意的更改，應查明原因，是否存在漏出庫、多出庫。3、庫房管理員要嚴格執(zhí)行憑出庫單出庫、無單不出庫、內(nèi)容填寫不準確不出庫、數(shù)目有涂改痕跡不出庫的原則和規(guī)定，并且在發(fā)生上述問題時應及時與相關的責任人做好物品的核對，保證出庫物品的正確性。做到及時發(fā)現(xiàn)，及時解決，及時領用

4、，保證不耽誤領用部門的工作需要。4、物品出庫實行 “先進先出、推陳出新”的原則，做到保管條件差的先出，包裝簡易的先出，存放周期短的先出。5、為了防止出現(xiàn)出庫貨物差錯，要嚴格遵守出庫管理規(guī)定，應先寫好出庫單并且相關責任人簽字后，交庫房管理員進行出庫登記，原則上領用人不得進入庫房，完成后庫房管理員將物品取出交與領用人。26、日常辦公用品及工具的領用必須要有領用人、領用部門負責人、行政部門負責人的簽字方可領取。7、各類易耗品（不包括不能收回用品，如洗衣粉、清潔劑等）領用必須以舊換新，確已損壞不能回收的須部門負責人簽字確認。7、庫房必須每月盤點一次，盤點工作由庫房管理員、行政部門及財務部共同進行， 并

5、將盤點結果各報行政部門及財務部備案。盤點結果報行政部門、財務部及分管領導備案。8、如出現(xiàn)以下情況，庫管人員應拒絕辦理出庫：（ 1）領取憑證內(nèi)規(guī)格型號與庫房內(nèi)物品不符；（ 2）領取憑證內(nèi)容不明確，內(nèi)容有涂改；（ 3）領取憑證簽批手續(xù)不齊全。（三）出入庫流程管理1、入庫管理流程（ 1）采購物品入庫流程：指新購物品入庫的流程。1 核對采購計劃單或送貨方出具的收（發(fā)）貨清單：庫房管理員核對入庫物品的數(shù)量、型號是否與經(jīng)行政部門審批的采購計劃單或送貨方出具的收（發(fā)）貨清單一致，檢查質量是否合格，是否有壞損現(xiàn)象，如有型號不對、質量不合格或壞損物品退還發(fā)貨方，并立即通知采購部門；2 填寫入庫單：庫房管理員根據(jù)

6、物品實際入庫型號、數(shù)量填寫入庫單并正式入庫，庫房管理員簽字確認；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存；3 錄入臺賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及采購計劃單為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；3憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及采購計劃單按月裝訂存放備查。（ 2）移庫入庫流程：指其他部門或庫房轉移暫放或永久性存放物品入庫的流程。1 核對物品移庫聯(lián)系清單 ：核對物品的數(shù)量、型號是否與申請移庫部門填寫的物品移轉聯(lián)系清單一致，檢查移庫物品是否有壞損現(xiàn)象，如有壞損現(xiàn)象須在物品移庫聯(lián)系清單上注明，并立即匯報行政部門；2 填寫入庫單：庫房管理員根據(jù)實際入庫物品型

7、號、數(shù)量填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存；3 錄入臺賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及物品移庫聯(lián)系清單為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及物品移庫聯(lián)系清單按月裝訂存放備查。（ 3）借出物品退還入庫流程：指庫房物品的借出退還入庫的流程。1 核對退還物品：核對退還物品的數(shù)量、型號是否與退還部門借用時填寫的物品借用審批表上所填寫內(nèi)容是否一致，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；2 退還確認：如實在物品借用審批表內(nèi)歸還確認欄簽字確認，退還物品如有短缺或壞損，須在登記本上注明，并

8、立即匯報行政部門；3 錄入臺賬：將退還物品數(shù)量及型號進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將物品借用審批表按月裝訂存放備查。4（ 4）活動物料退還入庫流程：1 清點退還物品：清點退還物品的數(shù)量、型號，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；2 填寫入庫單：填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存，退還物品如有壞損，須在入庫單上注明，并立即匯報行政部門；3 錄入臺賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）按月裝訂存放備查；辦公用品/工具簽領登記表（耐用品）按部門裝訂成冊進行

9、永久性保管。（ 5）辦公用品、工具耐用品退還入庫流程：清點退還物品：清點退還物品的數(shù)量、型號，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；2 填寫入庫單：填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存，退還物品如有壞損，須在入庫單上注明，并立即匯報行政部門；3 入庫核銷：在辦公用品 /工具簽領登記表（耐用品） 領用人所在帳頁上退還入庫簽字確認；錄入臺賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）按月裝訂存放備查。52、出庫管理流程（ 1）辦公用品、工具出庫流程：1 出具采

10、購計劃單或物品領用申請單：申領人出具經(jīng)行政部門審批完畢的采購計劃單進行領用，如憑物品領用申請單領用，則物品領用申請單上必須有部門負責人及行政部門簽批，固定資產(chǎn)的領用須有集團分管領導簽批。2 物品出庫：庫房管理員核實采購計劃單或物品領用申請單的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進行發(fā)放，領用人需按物品分類在 辦公用品 /工具簽領登記表（易耗品） 或辦公用品 / 工具簽領登記表（耐用品）上簽字確認。3 錄入臺賬： 辦公用品 /工具簽領登記表（易耗品） 或辦公用品 / 工具簽領登記表（耐用品） 為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將采購計劃單或物品領用申請單按月裝訂存放備查， 辦公用品 /工

11、具簽領登記表（易耗品） 及辦公用品 / 工具簽領登記表（耐用品）按部門裝訂成冊進行永久性保管。（ 2）移庫物品出庫流程： 指本庫房內(nèi)物品轉移暫放或永久性存放于其他部門或庫房的出庫流程。1 出具物品移庫聯(lián)系清單：申請物品移庫部門物品移填寫物品移庫聯(lián)系清單，并由移出部門領導及行政部門簽字確認，傳遞至移入庫房的庫房管理員處，固定資產(chǎn)及大批量工具需要集團領導簽字確認；物品出庫：庫房管理員核實核對物品移庫聯(lián)系清單的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認，將物品移庫聯(lián)系清單復印件交移庫申請部門作為入庫6憑據(jù)；3 錄入臺賬：以物品移庫聯(lián)系清單為原始憑據(jù)進行

12、臺賬錄入；憑據(jù)保管：將物品移庫聯(lián)系清單按月裝訂存放備查。（ 3）借出物品出庫流程：指庫房內(nèi)物品借出使用的出庫流程。1 出具物品借用審批表 ：申請借出部門填寫物品借用審批表 ，并由申請部門的部門領導及行政部門簽字確認，固定資產(chǎn)及大批量工具的借用需要集團領導簽字確認；2 物品出庫：庫房管理員核實核對物品借用審批表的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認；3 錄入臺賬：以物品借用審批表為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將物品借用審批表按月裝訂存放備查。（ 4）活動物料出庫流程：出具物品領用申請單 ：領用部門填寫物品領用申請單 ，并由申請部門的部門領

13、導及行政部門簽字確認；2 物品出庫：庫房管理員核實核對物品領用申請單的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認；3 臺錄入賬：以物品領用申請單為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將物品領用申請單按月裝訂存放備查。三、物品報廢處理流程（一）物品報廢的原因1、變質的（生銹、霉變、蟲啃、鼠咬等）；72、超過使用壽命的；3、已不再使用的；4、在承擔運輸中損壞且無法維修或無維修價值的；5、借用物品在使用過程中損壞退還且無法再維修或無維修價值的；6、本身出現(xiàn)無法維修或無維修價值問題的；7、已購物品， 在使用中發(fā)現(xiàn)不良且經(jīng)采購人員與供應商協(xié)商無法退換的。產(chǎn)生報

14、廢物品時，庫房管理員應及時報告行政部門，由行政部門根據(jù)實際情況確定相關責任人并匯報集團領導進行責任處理。（二）物品報廢流程：1、填物品報廢申請單：庫房管理員統(tǒng)計所須報廢的物品，填物品報廢申請單，行政部門及財務部確認簽字；2、核對物品價值：財務部核定擬報廢物品的價值并簽字確認；3、集團審核確認：集團分管領導審批同意后予以報廢處理；如有責任扣款事宜，將物品報廢申請單復印件交由財務部門進行扣款；4、報廢物品出庫：將審批后的物品報廢申請單復印一份隨報廢物品轉交材料采購部處理；5、錄入臺賬：以物品報廢申請單為原始憑據(jù)進行臺賬銷帳；6、憑據(jù)保管：將物品報廢申請單按月裝訂存放備查；7、處理反饋：材料采購部填

15、寫處理結果并報行政部門備查。四、處罰決定（一）庫房管理員違規(guī)處罰1、庫房管理員必須做好出入庫管理及在庫物品登記等相關工作，如出現(xiàn)手續(xù)不齊（特殊情況除外）等情況而辦理出入庫，最終造成損失的，視情況8由庫房管理員及相關責任人負賠償責任。2、如因臺賬未能及時調整，導致盤點時出現(xiàn)賬物不一致情況的，初次發(fā)現(xiàn)責令改正并重新更正臺賬，再次發(fā)現(xiàn)則視情況對庫房管理員處5-30 元 /次的罰款。3、庫房管理員有義務對接財務部及行政部門對報廢物品進行注銷處理，如因其個人原因導致不能及時進行報廢物品注銷并最終影響到領用部門工作的，將對當事人處5-30 元 /次罰款， 多次發(fā)生類似情況的，將給予調崗或解聘處理。4、庫房管理員對庫存物品的安全保管負有義務，如出現(xiàn)庫存物品因保管不善導致的損失，將視原因進