辦公室行政文員崗位操作手冊(cè)

1、辦公室行政文員崗位操作手冊(cè)一、崗位概述崗位名稱：商場(chǎng)行政文員直屬部門(mén)：商場(chǎng)辦公室/店長(zhǎng)辦直接上級(jí)：商場(chǎng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任適用范圍：各商場(chǎng)二、崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)商場(chǎng)和辦公室/店長(zhǎng)辦一般性文件起草、資料撰寫(xiě)等文書(shū)工作。2、負(fù)責(zé)商場(chǎng)各部門(mén)文書(shū)資料的打印、排版、復(fù)印等工作。3、負(fù)責(zé)商場(chǎng)各部門(mén)相關(guān)行政文書(shū)資料的匯總、統(tǒng)計(jì)、建檔、上報(bào)工作。4、負(fù)責(zé)商場(chǎng)和辦公室/店長(zhǎng)辦有關(guān)會(huì)議的組織、會(huì)務(wù)的落實(shí)等工作。5、負(fù)責(zé)商場(chǎng)來(lái)賓接待等一般性外聯(lián)事務(wù)工作。6、協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任做好值日官工作管理。7、負(fù)責(zé)辦公室/店長(zhǎng)辦員工的考勤、上報(bào)工作。8、負(fù)責(zé)商場(chǎng)車輛、員工食堂、宿舍的日常管理。9、負(fù)責(zé)商場(chǎng)辦公用品、員工及營(yíng)業(yè)員

2、工服等物資的日常管理。10、負(fù)責(zé)商場(chǎng)管理人員名片的印制工作。11、負(fù)責(zé)商場(chǎng)報(bào)刊雜志的訂閱、收發(fā)工作。12、負(fù)責(zé)為廠商提供復(fù)印、傳真等有償服務(wù)工作。13、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它臨時(shí)性工作。三、主要工作1、文件起草、資料撰寫(xiě)等文書(shū)及建檔工作。2、相關(guān)會(huì)議通知、籌備、協(xié)助以及部分會(huì)議紀(jì)要工作。3、商場(chǎng)辦公用品、員工工服、飲用水、報(bào)刊雜志、名片等物資的管理工作。4、一般性外聯(lián)事務(wù)工作，落實(shí)食宿安排、車輛接送、訂機(jī)車票。5、辦公室/店長(zhǎng)辦員工的考勤、上報(bào)工作。6、駕駛員及車輛的管理。7、員工食堂的日常管理。8、員工宿舍的日常管理。四、輔助工作1、業(yè)務(wù)部門(mén)文書(shū)文檔、臺(tái)帳建立工作。2、營(yíng)業(yè)員服務(wù)工作，如制作

3、考勤卡、工號(hào)牌，聯(lián)系制作、發(fā)放、管理營(yíng)業(yè)員工服，編制每月?tīng)I(yíng)業(yè)員工資表等。3、廠商服務(wù)工作，如提供復(fù)印、傳真等有償服務(wù)。4、值日官工作協(xié)助，制作、建檔值日官日志薄。5、前臺(tái)管理，代前臺(tái)接待工作。6、協(xié)助商場(chǎng)其他部門(mén)工作，如企劃部促銷宣傳活動(dòng)、財(cái)務(wù)部返款、各部門(mén)文件資料收發(fā)傳真工作等。7、了解商場(chǎng)經(jīng)營(yíng)種類、進(jìn)駐廠商品牌等情況。8、顧客服務(wù)：解答顧客的咨詢，滿足或協(xié)助其他部門(mén)提供給顧客各類服務(wù)需求。9、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。五、工作細(xì)則1、每日工作：時(shí) 間基本工作內(nèi)容8：50前完成考勤打卡，換工服、帶領(lǐng)帶、佩戴工號(hào)牌，檢查個(gè)人儀表是否符合紅星的儀容儀表規(guī)范、要求。8：50-9：10參加商

4、場(chǎng)員工晨會(huì)、升旗、做操。部門(mén)員工手記考勤。9：10-9：20回到辦公室，開(kāi)窗通風(fēng)，做衛(wèi)生，達(dá)到5s管理標(biāo)準(zhǔn)。9：20-9：30查看前一日工作日志，計(jì)劃當(dāng)日工作，分配工作時(shí)間。9:30-11:30完成前一日未完成工作及緊急性工作。11：30-13：00午餐、午休13：00-17：40日常工作安排。17：40-18：00總結(jié)當(dāng)日工作，做好工作日志。18：00整理辦公用品，打掃辦公室衛(wèi)生，關(guān)閉所有電源。打卡，下班。（說(shuō)明：以上時(shí)間以冬令時(shí)間為準(zhǔn)，執(zhí)行夏令時(shí)間時(shí)，按相應(yīng)工作時(shí)間順延；集團(tuán)各商場(chǎng)每日營(yíng)業(yè)時(shí)間有所不同，各商場(chǎng)可據(jù)實(shí)調(diào)整。）2、每周工作：營(yíng)業(yè)員晨會(huì)記錄存檔。匯總、打印業(yè)務(wù)部門(mén)一周銷售，上報(bào)商

5、場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)。確定、公布一周菜譜。匯總員工、營(yíng)業(yè)員工服需求情況，聯(lián)系生產(chǎn)廠家制作。參加辦公室一周工作例會(huì)。完成、上報(bào)員工工作周報(bào)。代前臺(tái)接待工作。3、每月工作：匯總、編制營(yíng)業(yè)員考勤表。匯總、編制營(yíng)業(yè)員工資表，上報(bào)財(cái)務(wù)部。各部門(mén)辦公用品的統(tǒng)計(jì)、匯總、申購(gòu)、發(fā)放。每月abc考核。參加商場(chǎng)員工大會(huì)。上報(bào)部門(mén)員工手記考勤。建立值日官日志臺(tái)帳。駕駛員日常考勤。統(tǒng)計(jì)、匯總、訂購(gòu)各部門(mén)每月所需飲用水量。車輛加油、食堂、宿舍能源等費(fèi)用的審核、結(jié)算。4、每年工作：參加商場(chǎng)年度績(jī)效考核。參加商場(chǎng)年度總結(jié)表彰大會(huì)。年底訂閱商場(chǎng)各部門(mén)所需的報(bào)刊雜志。六、行政文員崗位工作流程一、業(yè)務(wù)部門(mén)工作1、文書(shū)臺(tái)帳管理：商場(chǎng)安全

6、日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)安全部夜間巡檢記錄：每日17:00協(xié)助安全部打印，并交安全部建檔。安全部商場(chǎng)安全自查匯總周報(bào)表：每周一9:00-11:00協(xié)助安全部打印，11:30前代安全部上報(bào)集團(tuán)安全監(jiān)督部，并交安全部建檔。物業(yè)部商場(chǎng)用電自查匯總周報(bào)表、商場(chǎng)設(shè)備安全工作周報(bào)表：每周一9:00-11:00協(xié)助物業(yè)部打印，11:30前上報(bào)集團(tuán)安全監(jiān)督部，并交物業(yè)部建檔。物業(yè)部、安全部月報(bào)：每月5日前代物業(yè)部、安全部打印，5日11:30前上報(bào)集團(tuán)安全監(jiān)督部，后交物業(yè)部、安全部建檔。營(yíng)業(yè)員晨會(huì)記錄每周一11:00前，催繳、收集、匯總業(yè)務(wù)部門(mén)各樓層上一周的營(yíng)業(yè)員晨會(huì)記錄，并存檔。各樓層周銷售每周一11:30前，匯總、

7、打印業(yè)務(wù)部門(mén)各樓層各廠家上周銷售情況，上報(bào)商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)及各業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理/主管。臨時(shí)性文件打印業(yè)務(wù)部門(mén)各類臨時(shí)性文件。2、營(yíng)業(yè)員管理營(yíng)業(yè)員名冊(cè)：每月1日10:00前，催繳各業(yè)務(wù)部門(mén)各樓層新的營(yíng)業(yè)員名冊(cè)。每月2日，匯總、更新商場(chǎng)營(yíng)業(yè)員名冊(cè)，建檔。營(yíng)業(yè)員考勤卡、工號(hào)牌：廠商、營(yíng)業(yè)員電話聯(lián)系，行政文員上門(mén)服務(wù)。1小時(shí)制作、發(fā)放到位。開(kāi)取相應(yīng)收據(jù)，做好相關(guān)登記建立臺(tái)帳。營(yíng)業(yè)員工服：每周日14:00前匯總一次。每周一10:00前電話聯(lián)系工服生產(chǎn)廠家，要求上門(mén)量體制作新衣或維修破損工服。維修工服要求廠商5日內(nèi)到位，制作新衣要求廠家10-15日內(nèi)到位。開(kāi)取相應(yīng)收據(jù)，做好相關(guān)登記建立臺(tái)帳。營(yíng)業(yè)員考勤：每月1

8、-2日匯總營(yíng)業(yè)員電子考勤表。每月3日上午將營(yíng)業(yè)員電子考勤匯總表上報(bào)各業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理/主管審核，當(dāng)日待確認(rèn)并作出獎(jiǎng)罰決定后回收，并建檔。據(jù)此作為每月編制營(yíng)業(yè)員工資表的依據(jù)之一。營(yíng)業(yè)員工資造表：每月5-10日，根據(jù)營(yíng)業(yè)員電子考勤情況及各業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理/主管或樓管對(duì)營(yíng)業(yè)員的獎(jiǎng)懲情況，編制營(yíng)業(yè)員工資表。每月11日前，將營(yíng)業(yè)員工資表上報(bào)商場(chǎng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批。完成審批手續(xù)后，交商場(chǎng)財(cái)務(wù)部出納發(fā)放營(yíng)業(yè)員工資，或由財(cái)務(wù)部出納安排各樓層服務(wù)臺(tái)發(fā)放營(yíng)業(yè)員工資。營(yíng)業(yè)員手冊(cè)等物資發(fā)放：廠商、營(yíng)業(yè)員電話聯(lián)系，行政文員上門(mén)服務(wù)。1小時(shí)發(fā)放到位。開(kāi)取相應(yīng)收據(jù)，做好相關(guān)登記建立臺(tái)帳。二、辦公室工作1、員工工作周報(bào)每

9、周日18:00前，完成員工工作周報(bào)的填報(bào)，并上報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審閱。每周一10:00前，參閱辦公室/店長(zhǎng)辦主任審批后的員工工作周報(bào)，并交辦公室業(yè)務(wù)文員存檔。2、員工考勤每日上午晨會(huì)前，為辦公室員工手記考勤。每月30/31日，匯總當(dāng)月辦公室員工手記考勤，報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人力資源專員建檔。3、值日官工作每月30/31日，制作下一個(gè)月的值日官日志薄。每月1日員工晨會(huì)前，將新的值日官日志薄交給當(dāng)天的值日官使用；收回上個(gè)月的值日官日志薄，并建檔。每日員工晨會(huì)前，更換商場(chǎng)總服務(wù)臺(tái)值日官照片。如遇休假、事假等情況，安排辦公室業(yè)務(wù)文員或總臺(tái)接待員協(xié)助更換值日官照片。4、物資管理低值易耗辦公用品的申

10、購(gòu)與發(fā)放：每月28日，下發(fā)、收集、匯總商場(chǎng)各部門(mén)下月辦公用品申購(gòu)單。每月29日，將各部門(mén)辦公用品申購(gòu)單交辦公室采購(gòu)員按集團(tuán)及商場(chǎng)財(cái)務(wù)預(yù)算的規(guī)定核算價(jià)格、控制成本。每月29-30日，將經(jīng)采購(gòu)員核算價(jià)格、簽字確認(rèn)后的辦公用品申購(gòu)單，上報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理及商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)逐級(jí)審批。每月30/31日，依據(jù)商場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)的審批以及商場(chǎng)辦公用品庫(kù)存情況，填寫(xiě)商場(chǎng)辦公用品申購(gòu)單，交采購(gòu)員進(jìn)行比價(jià)采購(gòu)。每月1-2日，采購(gòu)員比價(jià)采購(gòu)辦公用品。每月3日，發(fā)放各部門(mén)辦公用品。貴重辦公用品的申購(gòu)、管理：申購(gòu)審批：各部門(mén)提出、填寫(xiě)申請(qǐng)，采購(gòu)人員比價(jià)，報(bào)商場(chǎng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理簽批，1000

11、元以上貴重物品報(bào)中心總經(jīng)理、集團(tuán)分管副總裁、集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽批，后交采購(gòu)人員采購(gòu)，辦理入庫(kù)手續(xù)。管理：貴重辦公用品建檔，使用人辦理領(lǐng)用手續(xù)。維護(hù)：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等貴重辦公用品，按使用、保養(yǎng)要求，與銷售單位聯(lián)系售后服務(wù)，保障正常使用。耗材：由行政文員根據(jù)實(shí)際使用情況，提前辦理申購(gòu)手續(xù)，經(jīng)采購(gòu)員比價(jià)、商場(chǎng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交采購(gòu)員采購(gòu)，后入庫(kù)，使用人辦理領(lǐng)用手續(xù)，并建檔。員工工服管理：?jiǎn)T工制作工服的條件：新員工轉(zhuǎn)正后，由商場(chǎng)人力資源部提供轉(zhuǎn)正的新員工名單給行政文員，行政文員通知辦理；老員工每滿工作兩年統(tǒng)一制作，由商場(chǎng)人力資源部提供名單，行政文員統(tǒng)一辦理；員工因工作原因造成工服破損無(wú)法修補(bǔ)，由員工

12、個(gè)人提出重做工服申請(qǐng)，行政文員辦理手續(xù)。通知廠家量體裁衣：行政文員定期匯總員工需制作工服的情況，及時(shí)通知廠商上門(mén)服務(wù)。工服制作時(shí)間以10-15天為期限要求。建立臺(tái)帳：?jiǎn)T工工服制作后，行政文員先建立臺(tái)帳入庫(kù)，后發(fā)放給員工，員工簽收。員工離職工服管理：新工服發(fā)放后，員工工作滿2年離職時(shí)不收取工裝費(fèi)；員工工作滿1年不滿2年離職時(shí)收取30%的工裝費(fèi)，工作不滿1年離職的收取50%的工裝費(fèi)。飲用水管理：每月底，行政文員統(tǒng)計(jì)、匯總商場(chǎng)各部門(mén)下月所需飲用水量，據(jù)此確定商場(chǎng)下一月度的用水量。每月底，行政文員提前向訂水公司訂購(gòu)水票，要求月底前送票上門(mén)，并辦理財(cái)務(wù)等相關(guān)手續(xù)。每月30/31日，行政文員將水票交前臺(tái)接

13、待員，由前臺(tái)接待員按各部門(mén)需求量據(jù)實(shí)發(fā)放。如系定期結(jié)算，則每月初，行政文員辦理財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)，經(jīng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后，與訂水公司結(jié)算上一月度的用水費(fèi)用。商場(chǎng)及各部門(mén)的飲用水統(tǒng)計(jì)、訂購(gòu)、發(fā)放均需建立臺(tái)帳。報(bào)刊雜志管理：每年12月，行政文員統(tǒng)計(jì)、匯總商場(chǎng)各部門(mén)下一年度需訂閱的各種報(bào)刊雜志，經(jīng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后，正式向各媒體或郵局等單位訂購(gòu)，并辦理財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)，支付報(bào)刊雜志訂閱費(fèi)。按日、按期接收各類報(bào)刊雜志。發(fā)生未收到所訂閱報(bào)刊雜志情形的，當(dāng)天上午即與訂閱單位（媒體/郵局）聯(lián)系，反映情況，并作善后處理。每天上午商場(chǎng)員工晨會(huì)、升旗后，

14、行政文員將媒體或郵局送達(dá)商場(chǎng)的各類報(bào)刊雜志統(tǒng)一集中收集到辦公室，并按各部門(mén)訂閱的報(bào)刊雜志歸類、整理，后交前臺(tái)接待員據(jù)實(shí)發(fā)放。涉及集團(tuán)公司、商場(chǎng)宣傳報(bào)道等內(nèi)容的重要報(bào)刊雜志，行政文員須建檔保管。各部門(mén)每周清理一次過(guò)期的報(bào)刊雜志，每周一統(tǒng)一上交辦公室，由行政文員集中銷售處理，費(fèi)用上繳商場(chǎng)財(cái)務(wù)部。名片印制：行政文員會(huì)同辦公室采購(gòu)員比質(zhì)比價(jià)選擇一家名片制作公司，簽訂合作協(xié)議，確定所用名片紙張材質(zhì)型號(hào)、制作單價(jià)、結(jié)算方式等。每月底統(tǒng)計(jì)、匯總商場(chǎng)各部門(mén)及商場(chǎng)總服務(wù)臺(tái)所需名片的數(shù)量，制作名片印制表，并上報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批。聯(lián)系名片制作公司，提供名片印制人員姓名、職務(wù)、數(shù)量

15、以及集團(tuán)名片統(tǒng)一格式等，要求名片制作公司按人員、數(shù)量、期限等要求完成印制，并送貨上門(mén)。名片審核簽收。若發(fā)現(xiàn)名片有錯(cuò)誤或質(zhì)量達(dá)不到協(xié)議要求等問(wèn)題的，則行政文員須責(zé)成名片印制公司重新印制名片。按次或定期（如每月結(jié)算一次）據(jù)實(shí)與名片印制公司結(jié)算名片印制費(fèi)用，報(bào)經(jīng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后支付。名片制作、發(fā)放建檔。按印制人員、數(shù)量等據(jù)實(shí)發(fā)放，并簽收建檔。5、文書(shū)工作業(yè)務(wù)分析會(huì)、辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要工作：在辦公室業(yè)務(wù)文員不便時(shí)，代其參加商場(chǎng)業(yè)務(wù)分析會(huì)、辦公例會(huì)等會(huì)議，做好現(xiàn)場(chǎng)記錄，在會(huì)議當(dāng)天或次日完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)。會(huì)議紀(jì)要初稿先報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審閱、修改，后報(bào)商場(chǎng)總經(jīng)理/店

16、長(zhǎng)審閱、修改、定稿。定稿后的會(huì)議紀(jì)要在規(guī)定期限內(nèi)交或代業(yè)務(wù)文員上報(bào)分管副總裁、中心總經(jīng)理審閱。會(huì)議紀(jì)要在規(guī)定期限內(nèi)交或代業(yè)務(wù)文員下發(fā)，商場(chǎng)各部門(mén)經(jīng)理/主管簽收。會(huì)議紀(jì)要交業(yè)務(wù)文員建檔。商場(chǎng)重大活動(dòng)記錄：貴賓來(lái)商場(chǎng)參觀、考察等重大外聯(lián)活動(dòng)，商場(chǎng)組織的對(duì)外重要會(huì)議、活動(dòng)，商場(chǎng)內(nèi)部開(kāi)展的大型活動(dòng)等，行政文員須做好現(xiàn)場(chǎng)記錄，建立臺(tái)帳。有關(guān)活動(dòng)須撰文組稿，在內(nèi)報(bào)內(nèi)刊或社會(huì)媒體上宣傳報(bào)道。商場(chǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦一般性文件的起草工作：商場(chǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦的一般性文件，按照辦公室/店長(zhǎng)辦主任的授意草擬。文件起草后，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審閱、修改。辦公室/店長(zhǎng)辦主任視重要性，報(bào)商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審閱、修改、定稿，后

17、交行政文員發(fā)文。行政文員發(fā)文，各部門(mén)經(jīng)理/主管簽收，重要文件在商場(chǎng)辦公區(qū)公示欄公告。文件交辦公室業(yè)務(wù)文員建檔。商場(chǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦一般性文字資料工作：商場(chǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦對(duì)外聯(lián)絡(luò)、公關(guān)需要，或?qū)?nèi)管理等的一般性文字資料，按照辦公室/店長(zhǎng)辦主任的授意撰寫(xiě)或準(zhǔn)備。文字資料撰寫(xiě)后，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審閱、修改。辦公室/店長(zhǎng)辦主任視重要性，報(bào)商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審閱、修改、定稿。文字資料按外聯(lián)單位或辦公室/店長(zhǎng)辦主任的要求予以提供。文字資料由辦公室行政文員建檔。6、會(huì)務(wù)工作參加會(huì)議：必須參加的會(huì)議：辦公室一周工作例會(huì)、商場(chǎng)員工大會(huì)、商場(chǎng)年度總結(jié)表彰大會(huì)。代業(yè)務(wù)文員參加的會(huì)議：在業(yè)務(wù)文員不便時(shí)，代其參加商

18、場(chǎng)業(yè)務(wù)分析會(huì)、辦公例會(huì)，并做好會(huì)議記錄，撰寫(xiě)、上報(bào)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議籌備、協(xié)助：會(huì)議通知：協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任通知有關(guān)人員參加中心部門(mén)經(jīng)理會(huì)議、商場(chǎng)年度總結(jié)表彰大會(huì)等會(huì)議。會(huì)務(wù)籌備：落實(shí)會(huì)務(wù)場(chǎng)所（如酒店等），會(huì)務(wù)場(chǎng)所現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備，有關(guān)會(huì)議資料的提前準(zhǔn)備，會(huì)議所需物品（如獎(jiǎng)品、禮品、水果等）的落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓席卡的制作，會(huì)議簽到薄的準(zhǔn)備，等等。會(huì)中服務(wù)：客戶或員工等參會(huì)人員的引領(lǐng)就座，茶水服務(wù)，會(huì)議資料的發(fā)放，紅星宣傳片的播放等。會(huì)后服務(wù)：送客，參會(huì)人員資料需求等的記錄、辦理，協(xié)助酒店服務(wù)人員或商場(chǎng)保潔清理會(huì)場(chǎng)，有關(guān)費(fèi)用協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任按財(cái)務(wù)和審批程序辦理。7、外聯(lián)工作來(lái)訪、考察等的接待：準(zhǔn)備會(huì)

19、議室：提前1小時(shí)準(zhǔn)備到位，保持會(huì)議室清潔、整齊、通風(fēng)，檢查電源、音響等器材是否處于正常工作狀態(tài)。準(zhǔn)備公司資料：提前半天準(zhǔn)備好紅星實(shí)踐、車建新的成功思維、第一家居等公司資料，接待前1小時(shí)擺放到位，提供給嘉賓參閱。準(zhǔn)備禮品、水果：提前半天準(zhǔn)備相關(guān)禮品、采購(gòu)水果，水果接待前1小時(shí)清洗干凈并擺放到位。現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)：安排茶水服務(wù)，播放紅星宣傳片等。善后工作：送嘉賓，按嘉賓要求提供所需公司、商場(chǎng)有關(guān)資料等，安排保潔員清理會(huì)議室。建立臺(tái)帳。宣傳報(bào)道：視來(lái)訪、考察的重要性，協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任撰寫(xiě)報(bào)道在企業(yè)內(nèi)報(bào)內(nèi)刊或社會(huì)媒體上宣傳報(bào)道。食宿、機(jī)車票落實(shí)在外聯(lián)公關(guān)和集團(tuán)內(nèi)部接待中，協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任做好以下工

20、作：賓館聯(lián)系：每年聯(lián)系、簽約多家不同檔次的協(xié)議賓館、酒店；有接待任務(wù)時(shí)按商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦主任的要求，預(yù)訂賓館、酒店，協(xié)調(diào)來(lái)賓住宿事宜。酒店聯(lián)系：每年聯(lián)系、簽約多家不同檔次的協(xié)議酒店；有接待任務(wù)時(shí)按商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦主任的要求，預(yù)訂酒店，協(xié)調(diào)來(lái)賓用餐事宜。車輛接送：按商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦主任的要求，根據(jù)接待來(lái)賓的層級(jí)，落實(shí)專車接送來(lái)賓，安排來(lái)賓整個(gè)行程用車事宜。代訂機(jī)車票：按來(lái)賓要求，代訂飛機(jī)票、火車票，及時(shí)送交來(lái)賓。外聯(lián)名單的整理及公司資料的郵寄外聯(lián)名單的整理：及時(shí)補(bǔ)充、更新外聯(lián)人員名單，確保姓名、單位、職務(wù)、地址等要素?zé)o誤；每半年打印一份外聯(lián)名單，提

21、供給商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)及各對(duì)口條線部門(mén)經(jīng)理/主管審閱、更新、完善；如需提供給集團(tuán)相關(guān)部門(mén)，按要求上報(bào)名單。公司資料的郵寄：第一家居等公司資料，均按集團(tuán)、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)或有關(guān)部門(mén)的要求寄送。8、駕駛員及車輛管理駕駛員管理：駕駛員日?？记冢好咳赵缟蠁T工晨會(huì)前對(duì)駕駛員進(jìn)行手記考勤，每月30/31日納入辦公室/店長(zhǎng)辦全體員工考勤表中，匯總、上報(bào)給商場(chǎng)人力資源部或辦公室人力資源專員。駕駛員遵章守紀(jì)及安全行車考核：依據(jù)集團(tuán)公司車輛管理規(guī)定等規(guī)章制度，每月對(duì)駕駛員進(jìn)行制度、流程及安全的考核、獎(jiǎng)懲，經(jīng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審批后，上報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人力資源專員作加減分處理。駕駛員管理指標(biāo)月度考核：參照集團(tuán)

22、辦公室對(duì)駕駛員管理指標(biāo)月度考核的方案，每月初協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任對(duì)上一月度駕駛員及車輛進(jìn)行工作態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、安全出車、日常維保等的綜合考核，并據(jù)此制作駕駛員月度考核獎(jiǎng)金，上報(bào)商場(chǎng)財(cái)務(wù)部造表發(fā)放。駕駛員年度績(jī)效考核：每年按集團(tuán)進(jìn)行年度績(jī)效考核的要求，作為直接權(quán)限人，直接對(duì)駕駛員進(jìn)行年度績(jī)效考核，完成后上報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人力資源專員。車輛管理：定點(diǎn)停放：除出差、晚歸等工作需要外，車輛一律要求下班前停放在商場(chǎng)停車場(chǎng)或指定的停車位。行政文員須每周抽查、考核車輛定點(diǎn)停放情況。定點(diǎn)加油：協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任聯(lián)系定點(diǎn)加油站，落實(shí)車輛定點(diǎn)加油，每月加油費(fèi)結(jié)算一次，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理

23、、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后支付。定點(diǎn)維修：協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任聯(lián)系車輛4s維修站或其他定點(diǎn)維修站，按有關(guān)規(guī)定申請(qǐng)車輛維護(hù)和維修，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審批后進(jìn)行。年審：按國(guó)家規(guī)定，在指定年審期限前安排車輛進(jìn)行年審。費(fèi)用管理：嚴(yán)格控制車輛各項(xiàng)費(fèi)用支出，不得超過(guò)年度商場(chǎng)財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算；各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷須履行財(cái)務(wù)手續(xù)，報(bào)經(jīng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后報(bào)銷。車輛調(diào)度：商場(chǎng)各部門(mén)使用車輛的統(tǒng)一調(diào)度，申請(qǐng)、填報(bào)用車申請(qǐng)單、出車表等手續(xù)，優(yōu)先保證財(cái)務(wù)、售后服務(wù)等部門(mén)的用車，確保財(cái)物、服務(wù)的安全性、及時(shí)性。協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任做好重大外聯(lián)活動(dòng)或集團(tuán)重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)商場(chǎng)或商場(chǎng)所在地公務(wù)時(shí)的用車調(diào)

24、度，保證要事、急事、特事特辦。9、食堂管理食堂員工管理：食堂機(jī)構(gòu)建設(shè)：協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任按崗位技術(shù)要求等條件招聘、錄用食堂工作人員，進(jìn)行上崗培訓(xùn)；建立食堂機(jī)構(gòu)，定崗定編，明確廚師、廚工職責(zé)。食堂員工健康檢查：安排食堂新員工上崗前健康體檢，符合健康標(biāo)準(zhǔn)者方可上崗工作；按公司規(guī)定每年組織食堂員工進(jìn)行一次健康體檢。食堂員工日?？记冢褐朴喪程脝T工每月工作排班表，每日手記食堂員工考勤，每月30/31日匯總食堂員工一月考勤，納入辦公室/店長(zhǎng)辦全體員工的考勤表中，上報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人力資源專員，作為當(dāng)月工資造表發(fā)放的依據(jù)。食堂員工年度績(jī)效考核：每年按集團(tuán)進(jìn)行年度績(jī)效考核的要求，作為直接權(quán)限人，直

25、接對(duì)食堂員工進(jìn)行年度績(jī)效考核，完成后上報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人力資源專員。食堂員工獎(jiǎng)懲：依據(jù)集團(tuán)和商場(chǎng)制訂的食堂管理規(guī)定等制度，及時(shí)對(duì)有關(guān)違規(guī)責(zé)任人進(jìn)行處理，可直接提出書(shū)面意見(jiàn)，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任批準(zhǔn)予以獎(jiǎng)懲。食品、餐飲管理：協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任做好重點(diǎn)食品供貨單位或快餐公司的篩選確定：自有員工食堂篩選確定蔬菜、水果、禽蛋肉類等重點(diǎn)食品供貨單位，非自有員工食堂篩選確定提供餐飲的快餐公司，簽訂供餐合同。提前確定一周菜譜：根據(jù)食堂廚師上報(bào)的菜譜，研究、確定并公布食堂一周菜譜。用餐人數(shù)的調(diào)控、安排：如遇人數(shù)變化，提前一天通知采購(gòu)員及食堂工作人員做好食品采購(gòu)和飯菜制作工作。特殊工作餐的安排：如遇

26、外聯(lián)活動(dòng)、商場(chǎng)員工生病等情形，提前安排食堂做特殊工作餐。每周食品衛(wèi)生質(zhì)量檢查：每周一次食堂食品衛(wèi)生質(zhì)量檢查，確保員工餐飲衛(wèi)生、健康。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題則責(zé)令立即整改，并按集團(tuán)、商場(chǎng)制訂的食堂管理規(guī)定等制度，嚴(yán)肅處理責(zé)任人。食堂現(xiàn)場(chǎng)管理：食堂場(chǎng)所分類及操作程序：按國(guó)家食品衛(wèi)生防疫法和集團(tuán)、商場(chǎng)食堂管理規(guī)定等法規(guī)、制度的要求執(zhí)行，行政文員日常監(jiān)督。食堂管理：納入商場(chǎng)5s現(xiàn)場(chǎng)管理工作進(jìn)行規(guī)范要求，每月考核一次。衛(wèi)生、安全檢查：每周抽查一次食堂衛(wèi)生、安全狀況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題責(zé)令立即整改，并按規(guī)定處罰責(zé)任人。食堂文化：制訂食堂文化，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)批準(zhǔn)后，交企劃部制作并上墻公布。用餐秩序：維護(hù)、監(jiān)督食堂的用餐秩序，確保食堂文明用餐。食堂設(shè)施管理：設(shè)施采購(gòu)：根據(jù)需要提出申請(qǐng)，由采購(gòu)員比價(jià)，后報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后，并采購(gòu)員采購(gòu)。1000元以上設(shè)施、設(shè)備等的采購(gòu)，還需報(bào)中心總經(jīng)理、分管副總裁及集團(tuán)財(cái)務(wù)總部簽批。設(shè)施建檔：食堂的一切設(shè)備和炊具，都要登記造冊(cè)、存檔。設(shè)施維護(hù)：落實(shí)食堂公