OA運(yùn)行管理辦法

1、* 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行管理辦法（試運(yùn)行）第一章 總 則第一條 為保障 * 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA）安全、有效、規(guī)范運(yùn)行，根據(jù) * 企業(yè)網(wǎng)建設(shè)及 OA 系統(tǒng) 實(shí)施要求，結(jié)合 * 實(shí)際，特制定本辦法。第二條OA系統(tǒng)運(yùn)行是指在*范圍內(nèi)，使用用友致 遠(yuǎn)辦公通軟件處理日常辦公業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)本單位移動(dòng)辦公、資 源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制。第三條 *OA 系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)堅(jiān)持優(yōu)化業(yè)務(wù)辦公流程程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)應(yīng)符合公司公文管理及其它業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定。第四條0A系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤， 并對(duì)每位公 司員工工作事項(xiàng)的處理周期、 處理件數(shù)、 延誤情況進(jìn)行記錄。 并將

2、使用情況納入單位（部門(mén)）年度考核范圍。第五條 本辦法適應(yīng)于 * 各部室。第二章 系統(tǒng)運(yùn)行人員及職責(zé)管理第六條 OA 系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)行公司信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下的分級(jí)負(fù)責(zé)制。行政辦公室負(fù)責(zé)OA 系統(tǒng)的培訓(xùn)、日常維護(hù)及技術(shù)支持工作，負(fù)責(zé)OA 系統(tǒng)的應(yīng)用推廣、運(yùn)行管理和檢查工作。公司所屬單位和機(jī)關(guān)各部室負(fù)責(zé)OA 系統(tǒng)的操作使用。第七條公司設(shè)立總系統(tǒng)管理員一名，負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)基礎(chǔ) 數(shù)據(jù)設(shè)置及數(shù)據(jù)備份；系統(tǒng)管理員應(yīng)由工作責(zé)任心強(qiáng)，具備 一定計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員擔(dān)任。第八條 公司行政辦公室設(shè)立總文檔管理員一名，負(fù)責(zé) 對(duì)總公司各單位（部門(mén)）文檔管理員授權(quán)及公共討論區(qū)的管 理；公司各部室指定文檔管理員一名，負(fù)責(zé)對(duì)本

3、部門(mén)文檔進(jìn) 行管理（新建、歸檔、整理、授權(quán)等） 。第九條 OA 系統(tǒng)使用范圍包括公司管理人員及需要使 用該系統(tǒng)的其它人員。第三章 系統(tǒng)運(yùn)行操作業(yè)務(wù)管理第十條0A系統(tǒng)功能包括：協(xié)同工作、表單管理、公文 管理、電子郵件、文檔管理、日程 /會(huì)議/ 計(jì)劃、公共信息、 關(guān)聯(lián)人員、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)等。第十一條 公司員工應(yīng)熟練掌握 OA系統(tǒng)的操作方法，在使用 OA 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、通過(guò)0A系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，0A使用人員 視同知曉，應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)2、公司員工應(yīng)保證通過(guò) 0A系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文 件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。3、公司員

4、工應(yīng)保證 0A系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時(shí)間。 網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的工作人員處理時(shí)間原則上不超過(guò)1個(gè)工作日。如有出差、請(qǐng)假、培訓(xùn)等特殊原因離 開(kāi)時(shí)，須通過(guò)代理設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理。第十二條 OA 系統(tǒng)公共信息管理實(shí)行實(shí)名制，不得在 0A系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無(wú)關(guān)的公告或調(diào)查； 應(yīng)避免在討論 區(qū)發(fā)布私人事務(wù)，尊重他人權(quán)益及隱私，言論應(yīng)遵守國(guó)家相 關(guān)法律法規(guī)。第十三條 0A系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公流程， 涉 及的相關(guān)單位（部門(mén)）應(yīng)按照系統(tǒng)模板使用說(shuō)明實(shí)行網(wǎng)上辦 公，流程定制發(fā)起的單位（部門(mén)）應(yīng)督促系統(tǒng)模板的使用。第四章 業(yè)務(wù)管理規(guī)則第十四條 發(fā)文（單位管理部門(mén)發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要） 。1

5、、公司各管理部門(mén)發(fā)文，由各部門(mén)職員擬稿，交部門(mén) 經(jīng)理（或副經(jīng)理）審核后，提交行政辦公室核稿，由行政辦 公室根據(jù)文件性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)工作分工， 把文件提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后文件傳遞給辦公室文件管理員，管理員對(duì)文件存檔，并分發(fā)到各相關(guān)部門(mén)和人員2 、會(huì)議紀(jì)要，由辦公室人員起草，提交辦公室主任 審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，辦公室文檔管理員歸檔并發(fā)布。第十五條 文檔管理1 、一般文檔管理各部室文檔管理員應(yīng)對(duì)本單位需保存、 共享的資料進(jìn)行 分類(lèi)整理，并歸檔到本部室“單位文檔”對(duì)應(yīng)目錄中；并根 據(jù)查詢(xún)權(quán)限授權(quán)其它員工查詢(xún)或借閱。重要文檔需另外備 份。2、公文文檔管理 公文處理的流程完成后，文件自動(dòng)歸檔到電子檔

6、案庫(kù)， 形成歸檔文件，檔案管理員要對(duì)文件進(jìn)行登記、分類(lèi)、立卷 等工作并形成檔案，供全體人員查詢(xún)或借閱。單位人員查閱 公文內(nèi)容需要在辦公系統(tǒng)中提出申請(qǐng)， 由檔案管理人員授權(quán) 后查閱。第十六條 日常辦公1 、請(qǐng)假等管理單位人員請(qǐng)休病假或事假，須經(jīng)協(xié)同系統(tǒng)傳遞填寫(xiě) 請(qǐng)假單， 并根據(jù)情況提交給本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或直接交給公司領(lǐng)導(dǎo) 審核，同時(shí)知會(huì)人事部門(mén)。2 、協(xié)同辦公管理單位人員需要傳遞文件，須用協(xié)同工作與部門(mén)內(nèi)部 或其他部門(mén)人員、 部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常的文件的交 流和消息溝通。3、報(bào)表管理 領(lǐng)導(dǎo)需要查看的業(yè)務(wù)報(bào)表，業(yè)務(wù)人員除了在目標(biāo)文檔中 存放并授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)查閱外， 還需要以協(xié)同方式傳遞通知相關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)。4

7、 、會(huì)議管理 召開(kāi)會(huì)議前，由各部門(mén)人員填寫(xiě)會(huì)議通知或方案， 通知相關(guān)人員，描述會(huì)議相關(guān)信息，提交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，部 門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要交領(lǐng)導(dǎo)審批或直接交辦公室發(fā)布。5 、公告管理 由辦公室起草公告通知等信息，交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核或直接交領(lǐng)導(dǎo)審核后在辦公 0A系統(tǒng)上直接發(fā)布。第五章 安全保密管理第十七條 0A系統(tǒng)使用要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密法律、 法規(guī)和集團(tuán)公司商業(yè)秘密保護(hù)的有關(guān)規(guī)定， 確保國(guó)家秘密和 企業(yè)商業(yè)秘密的安全。第十八條 0A系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對(duì)涉 及國(guó)家秘密，以及公司商業(yè)秘密機(jī)密級(jí)以上的公文，仍以紙 質(zhì)文件傳遞。第十九條 通過(guò) OA 系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文

8、具有同等效力， 除按有關(guān)規(guī)定必需采 用紙質(zhì)文件存檔外，無(wú)需打印存檔。第二十條 OA 系統(tǒng)通過(guò)用戶(hù)名和密碼進(jìn)行身份管理和 認(rèn)證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)更換密碼，不得泄露給 他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負(fù)責(zé)。第六章 系統(tǒng)維護(hù)管理第二十一條 為避免計(jì)算機(jī)病毒傳播和網(wǎng)絡(luò)攻擊保證 數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全， OA 服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò)防病毒軟 件，單位系統(tǒng)管理員應(yīng)指導(dǎo)檢查本單位操作用計(jì)算機(jī)安裝防 病毒軟件并及時(shí)更新操作系統(tǒng)安全補(bǔ)丁及病毒特征碼。第二十二條 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)每日對(duì) 0A 數(shù)據(jù)進(jìn)行本機(jī) 備份，每月末對(duì) 0A完整數(shù)據(jù)（含upload ）進(jìn)行一次異地備 份。第二十三條 總文檔管理員應(yīng)定期清理討論區(qū)內(nèi)容； 各單位（部門(mén)）文檔管理員應(yīng)定期整理本單位（部門(mén)） “單 位文檔”中文檔資料，及時(shí)刪除過(guò)期