A公司行政物資采購(gòu)管理專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告

1、a公司2012年度行政物資采購(gòu)管理專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告根據(jù)公司年度審計(jì)計(jì)劃安排，監(jiān)察審計(jì)部于2012年6月11日至6月21日對(duì)公司2012年度上半年行政物資采購(gòu)管理實(shí)施了內(nèi)部專項(xiàng)審計(jì)。本次審計(jì)的主要目的是加強(qiáng)公司行政物資采購(gòu)管理，規(guī)范行政物資采購(gòu)行為，最大限度地降低行政物資采購(gòu)成本，保證供貨質(zhì)量和時(shí)效，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，現(xiàn)將本次審計(jì)情況報(bào)告如下：第一部分：審計(jì)依據(jù)、范圍及程序方法一、審計(jì)依據(jù)： 1、a公司審計(jì)工作規(guī)定； 2、a公司2012年度審計(jì)工作計(jì)劃； 3、a公司行政物資采購(gòu)管理辦法； 4、a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法；5、a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）。2、 審計(jì)范圍：2012年度發(fā)生的公司

2、各部門(mén)所需辦公設(shè)備及辦公用品、勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購(gòu)管理，屬以前年度簽署的合同在本年度執(zhí)行的，一并追溯查閱到以前年度。三、審查程序和方法：主要采用審閱法、現(xiàn)場(chǎng)查看法，并輔以詢問(wèn)，審核相關(guān)會(huì)計(jì)檔案、月度資金計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、合同招投標(biāo)等資料：（1）查閱、熟悉公司行政物資采購(gòu)管理方面的相關(guān)制度文檔。（2）查閱行政物資采購(gòu)事項(xiàng)相關(guān)的計(jì)劃審批單據(jù)、付款憑證、驗(yàn)收記錄、采購(gòu)合同等資料。（3）查閱行政物資采購(gòu)事項(xiàng)的出入庫(kù)管理臺(tái)帳。（4）查閱采購(gòu)部門(mén)貨比三家記錄、招投標(biāo)資料、出庫(kù)領(lǐng)用單據(jù)。（5）現(xiàn)場(chǎng)查看庫(kù)存辦公用品、辦公設(shè)備及后勤物資等，查對(duì)相關(guān)臺(tái)帳。（6）實(shí)地訪談相關(guān)采購(gòu)倉(cāng)管人員，了解行

3、政物資采購(gòu)申領(lǐng)及采購(gòu)保管方面遇到的實(shí)際問(wèn)題和訴求。 第二部分 審計(jì)了解到的情況與發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題經(jīng)過(guò)本次行政物資采購(gòu)管理內(nèi)審，我們了解到公司行政物資的采購(gòu)主要分成4塊，一塊為辦公用品（日用文具類(lèi)）及后勤消耗性物資，此類(lèi)物資由綜合管理部總務(wù)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)；一塊為辦公設(shè)備及電腦耗材類(lèi)，此類(lèi)物資由信息中心負(fù)責(zé)采購(gòu)；一塊為辦公設(shè)備（會(huì)議設(shè)備類(lèi)）及辦公家具，此類(lèi)物資由綜合管理部后勤管理人員負(fù)責(zé)采購(gòu)；另一塊為勞保物資，由物資供應(yīng)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)。經(jīng)查，公司各部門(mén)辦公用品（日用文具類(lèi)）、勞保物資采購(gòu)的管理執(zhí)行情況較好，月度計(jì)劃申報(bào)審批執(zhí)行方面較為規(guī)范，但在申請(qǐng)的表單格式上與制度規(guī)定有所出入。在辦公用品的申購(gòu)領(lǐng)用上，

4、各部門(mén)均能夠本著按需申請(qǐng)、適用節(jié)約的原則進(jìn)行申請(qǐng)，綜合管理部總務(wù)人員能夠認(rèn)真填制日常文具類(lèi)辦公用品出庫(kù)單并要求相關(guān)領(lǐng)用人簽字；在辦公設(shè)備的申購(gòu)審批與采購(gòu)控制方面，信息中心能做到在年度預(yù)算總額內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)并合理進(jìn)行配置；在勞保物資的采購(gòu)上，物資供應(yīng)部能做到按計(jì)劃貨比三家詢價(jià)采購(gòu)，在辦公設(shè)備（會(huì)議設(shè)備類(lèi)）的申購(gòu)審批與預(yù)算采購(gòu)控制方面，公司2012年度基建投資計(jì)劃及零星固定資產(chǎn)購(gòu)置均無(wú)預(yù)算，屬預(yù)算外采購(gòu)事項(xiàng)，缺乏相關(guān)審批手續(xù)。公司行政物資采購(gòu)管理在運(yùn)行上總體是健康的，但在采購(gòu)計(jì)劃、貨比三家、出入庫(kù)、驗(yàn)收管理、資金計(jì)劃方面還存在這樣那樣的缺漏弊端，尚待完善和修正，現(xiàn)將本次行政物資采購(gòu)管理各環(huán)節(jié)現(xiàn)狀及存在

5、的具體問(wèn)題匯報(bào)如下：一、公司現(xiàn)有行政物資采購(gòu)管理的制度目前公司在行政物資采購(gòu)管理方面涉及到的制度有： 1）a公司行政物資采購(gòu)管理辦法綜合管理部頒發(fā)； 2）a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法綜合管理部頒發(fā)；3）a公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）財(cái)務(wù)資產(chǎn)部頒發(fā)；4）a公司物資采購(gòu)管理制度物資供應(yīng)部頒發(fā)。 本次行政物資采購(gòu)管理專項(xiàng)檢查，我們發(fā)現(xiàn)公司各部門(mén)包括制度制定部門(mén)成員對(duì)行政物資采購(gòu)管理辦法、辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法條款規(guī)定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣貫執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。經(jīng)查閱以上行政物資采購(gòu)方面的制度及條款，我們發(fā)現(xiàn)這些制度存在明顯缺陷需要進(jìn)行修訂整合：1、 制度發(fā)放范圍明顯有誤：公司制度匯

6、編上冊(cè)第135頁(yè)內(nèi)容顯示，a公司行政物資采購(gòu)管理辦法發(fā)放范圍僅限于：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部，根據(jù)該制度條款第二條“本辦法適用于本公司公司各部（室）所需辦公設(shè)備及辦公用品、公司所需一切勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購(gòu)管理”，而該制度第五條、第七條、第八條、第十五條內(nèi)容均需各部門(mén)配合填報(bào)行政物資采購(gòu)計(jì)劃單或是行政物資追加計(jì)劃單或是配合辦理固定資產(chǎn)相關(guān)手續(xù)，所以本制度的適用范圍應(yīng)是全公司各個(gè)部門(mén)。2、 制度內(nèi)容明顯有缺失：a公司行政物資采購(gòu)管理辦法第三章第8條規(guī)定了成立行政物資采購(gòu)工作小組，但該小組的工作職責(zé)、工作內(nèi)容在通篇制度內(nèi)找不到其他任何有關(guān)該小組的相關(guān)內(nèi)容。形成對(duì)比的

7、是a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法規(guī)定了辦公設(shè)備、辦公用品采購(gòu)評(píng)審小組及其成員，并在該制度第七條第三小點(diǎn)第二、第三款規(guī)定了該小組的工作職責(zé)內(nèi)容，規(guī)定由評(píng)審小組對(duì)包含產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告進(jìn)行評(píng)審，確定供應(yīng)商并進(jìn)行談判，建議綜合管理部對(duì)a公司行政物資采購(gòu)管理辦法相關(guān)條款進(jìn)行完善，加強(qiáng)行政物資采購(gòu)工作小組的監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)條款，使該機(jī)構(gòu)的存在及作用真正落到實(shí)處。3、 行政物資采購(gòu)執(zhí)行的相關(guān)制度內(nèi)容有重疊、條款有沖突：a公司行政物資采購(gòu)管理辦法綜合管理部頒發(fā)和a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法綜合管理部頒發(fā)，都對(duì)辦公設(shè)備及辦公用品的計(jì)劃、采購(gòu)、領(lǐng)用方面進(jìn)行了規(guī)定，但在一些條款方面有沖突，如：關(guān)

8、于計(jì)劃采購(gòu)方面，后者第8條規(guī)定“各部門(mén)次年要采購(gòu)的行政物資須在當(dāng)年10月15日前填寫(xiě)行政物資采購(gòu)計(jì)劃單上報(bào)綜合管理部”，后者第7條第3款規(guī)定“每年12月20日前，綜合管理部根據(jù)本年度辦公需要發(fā)放、使用及庫(kù)存情況，提出次年的年度計(jì)劃采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批”，兩條規(guī)定相矛盾；再如前者第5條規(guī)定“各部門(mén)將需采購(gòu)的單件2000元以上.（2000元以下直接報(bào)綜合管理部）于每月25日前填報(bào)行政物資采購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃單”，后者第7條第四款第三小點(diǎn)規(guī)定“每月25日前將下月所需的零星易耗辦公用品單價(jià)在1000元（含）以下的填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表”兩個(gè)條款限額及填寫(xiě)表單規(guī)定有矛盾，亟待修訂。4、a公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）個(gè)

9、別內(nèi)容因?qū)嶋H情況發(fā)生變化等原因需要進(jìn)行修訂，如：1）該制度制定時(shí)制度內(nèi)涉及的企劃公關(guān)部、總務(wù)人資部、技術(shù)設(shè)備部名稱都已變更，應(yīng)適時(shí)進(jìn)行修訂制度；2）制度內(nèi)提到的“購(gòu)置零星固定資產(chǎn)新增報(bào)告單”，實(shí)際表單格式上的名稱為“購(gòu)置零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單”，兩者不一致也應(yīng)進(jìn)行調(diào)整修訂。二、行政物資采購(gòu)的計(jì)劃申報(bào)審批方面1、辦公用品（日用文具類(lèi)）的采購(gòu)計(jì)劃審批除電腦耗材外的日常辦公消耗用品采購(gòu)計(jì)劃，各部門(mén)均能按制度規(guī)定進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)審批手續(xù)，但計(jì)劃申報(bào)單格式五花八門(mén)，綜合管理部未對(duì)此進(jìn)行統(tǒng)一明確，一些部門(mén)個(gè)別月份計(jì)劃申報(bào)不及時(shí)，個(gè)別部門(mén)因理解有誤甚至錯(cuò)填計(jì)劃申報(bào)單據(jù)。公司日常消耗的辦公用品（日用文具類(lèi)）單

10、價(jià)通常較低，都在2000元以下，大多數(shù)部門(mén)都能按制度規(guī)定，在每月25日前及時(shí)填報(bào)辦公用品計(jì)劃需求表，直接報(bào)綜合管理部總務(wù)人員進(jìn)行采購(gòu)，但各部門(mén)計(jì)劃申報(bào)表單格式五花八門(mén)；個(gè)別部門(mén)、個(gè)別月份計(jì)劃申報(bào)審批送達(dá)不夠及時(shí)，如：2012年4月辦公用品計(jì)劃采購(gòu)申報(bào)，人力資源部報(bào)送的為2012年2月的辦公用品計(jì)劃需求；個(gè)別部門(mén)因理解錯(cuò)誤，導(dǎo)致計(jì)劃單所屬時(shí)間填寫(xiě)錯(cuò)誤，如：2012年2月辦公用品計(jì)劃采購(gòu)申報(bào)，生產(chǎn)操作部填報(bào)成2012年1月辦公用品計(jì)劃需求表，填報(bào)時(shí)間為2012年1月30日（填報(bào)不及時(shí)）；調(diào)度室填報(bào)成1月辦公用品計(jì)劃需求表，填報(bào)時(shí)間為2012年1月25日，以上明顯存在理解錯(cuò)誤，2012年1月底填報(bào)的

11、應(yīng)是2月份所需辦公用品的采購(gòu)需求計(jì)劃，不可能是1月的需求計(jì)劃申請(qǐng)，每月辦公需求計(jì)劃都是必須提前在上月進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)的。2、辦公設(shè)備及辦公用品（電腦耗材類(lèi)）的采購(gòu)計(jì)劃審批辦公設(shè)備：固定資產(chǎn)購(gòu)置范疇的辦公設(shè)備采購(gòu)，購(gòu)置零星固定資產(chǎn)新增報(bào)告單填制日期滯后，個(gè)別預(yù)算外采購(gòu)無(wú)申請(qǐng)報(bào)告，缺少董事長(zhǎng)審批手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)把關(guān)不嚴(yán)，無(wú)預(yù)算、預(yù)算外審批手續(xù)不全的都不應(yīng)予以支付款項(xiàng)應(yīng)退回補(bǔ)辦后予以辦理；非固定資產(chǎn)購(gòu)置范疇的辦公設(shè)備采購(gòu)，此類(lèi)物資的采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)，信息中心均未能要求需求部門(mén)填制采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)審批單后進(jìn)行采購(gòu)，屬無(wú)計(jì)劃采購(gòu)行為，財(cái)務(wù)部門(mén)不應(yīng)當(dāng)給予報(bào)支相關(guān)費(fèi)用。電腦耗材：主要是一些打印機(jī)消耗的墨盒、碳粉，鼠標(biāo)，鍵

12、盤(pán)，內(nèi)存條，顯示器等；此類(lèi)物資的采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)，信息中心均未能按制度要求需求部門(mén)填報(bào)行政物資采購(gòu)計(jì)劃單，只要有庫(kù)存，需求部門(mén)未進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)就可隨時(shí)領(lǐng)用到，若沒(méi)庫(kù)存，信息中心現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)后未參與下月行政物資采購(gòu)匯總，一般在當(dāng)月就直接購(gòu)買(mǎi)入庫(kù)，此類(lèi)物資在采購(gòu)管理方面缺乏計(jì)劃性。根據(jù)制度規(guī)定，屬固定資產(chǎn)購(gòu)置范疇內(nèi)的“單位價(jià)值2000元以上，使用年限超過(guò)2年的”辦公設(shè)備，公司日常采購(gòu)的一般為電腦、打印機(jī)，通常達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)行做法是每年下半年編制下年度預(yù)算時(shí)，由需求部門(mén)先報(bào)給綜合管理部，再由綜合管理部按類(lèi)別進(jìn)行匯總至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行綜合平衡后列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算。在年度內(nèi)各部門(mén)通過(guò)申請(qǐng)報(bào)告或內(nèi)部公文形式向公司領(lǐng)

13、導(dǎo)申請(qǐng)進(jìn)行采購(gòu)，獲批后提交綜合管理部進(jìn)行采購(gòu)。根據(jù)a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）第七條第二款規(guī)定“各部門(mén)購(gòu)置固定資產(chǎn)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)“購(gòu)置零星固定資產(chǎn)新增報(bào)告單”（見(jiàn)附表一），并按審批程序逐級(jí)批準(zhǔn)（經(jīng)辦人 -部門(mén)主管-企劃公關(guān)部-財(cái)務(wù)資產(chǎn)部-總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理），經(jīng)批準(zhǔn)后辦公生活設(shè)備交總務(wù)人資部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用設(shè)備交技術(shù)設(shè)備部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)”，目前各部門(mén)都是在固定資產(chǎn)辦公設(shè)備采購(gòu)結(jié)算付款時(shí)才填制的，時(shí)間明顯滯后于制度要求，零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單應(yīng)在購(gòu)前進(jìn)行申報(bào)審批。個(gè)別預(yù)算外辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)）采購(gòu)，無(wú)申請(qǐng)報(bào)告，缺少董事長(zhǎng)審批手續(xù)，購(gòu)建日期明顯早于零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單，如：2012年5月24

14、日銀付141#記載購(gòu)買(mǎi)福州臺(tái)江區(qū)鑫鴻升電子公司hp打印機(jī)，使用存放地綜合樓檢疫室，購(gòu)置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”， 零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單日期為2012年5月8日。非固定資產(chǎn)購(gòu)置范疇的辦公設(shè)備采購(gòu)，需求部門(mén)未按制度規(guī)定填制行政物資采購(gòu)計(jì)劃單，如：2012年2月16日銀付80#記載購(gòu)買(mǎi)福州臺(tái)江區(qū)鑫鴻升電子公司中控及信息中心機(jī)房用2臺(tái)顯示器。3、勞保用品的采購(gòu)計(jì)劃審批公司勞保用品的計(jì)劃申報(bào)由勞保歸口管理部門(mén)人力資源部根據(jù)年度預(yù)算通過(guò)設(shè)備管理系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后由物資供應(yīng)部進(jìn)行采購(gòu)，未按a公司行政物資采購(gòu)管理辦法規(guī)定，另行填報(bào)行政物資采購(gòu)計(jì)劃單進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃

15、申報(bào)。4、后勤消耗性物資的采購(gòu)計(jì)劃審批經(jīng)查，公司后勤消耗性物資的采購(gòu)未按a公司行政物資采購(gòu)管理辦法規(guī)定，提前填制行政物資采購(gòu)計(jì)劃單進(jìn)行計(jì)劃采購(gòu)審批，后勤消耗性物資都是由總務(wù)人員會(huì)同辦公用品一同進(jìn)行采購(gòu)，屬無(wú)計(jì)劃審批采購(gòu)，與制度相違背。 三、行政物資采購(gòu)的管理程序方面1、公開(kāi)招投標(biāo)、邀請(qǐng)招議標(biāo)方面：經(jīng)查，截止2012年6月30日，公司行政物資采購(gòu)單筆采購(gòu)金額均未超過(guò)10萬(wàn)元，不需通過(guò)華電招標(biāo)網(wǎng)進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)邀請(qǐng)招議標(biāo)采購(gòu)。2、貨比三家詢價(jià)議價(jià)采購(gòu)方面： 2012年上半年，公司不需招投標(biāo)的單筆采購(gòu)金額在2-10萬(wàn)元的物資采購(gòu)共計(jì)8筆，其中僅有物質(zhì)供應(yīng)部負(fù)責(zé)的勞保用品采購(gòu)事項(xiàng)5筆，經(jīng)辦人員按制度規(guī)定做

16、到貨比三家進(jìn)行詢價(jià)采購(gòu)，其余3筆行政物資采購(gòu)均未按制度要求進(jìn)行貨比三家（詳細(xì)情況見(jiàn)本報(bào)告附件一）。3、收集供應(yīng)商資料進(jìn)行市場(chǎng)及產(chǎn)品調(diào)研、比質(zhì)比價(jià)擇優(yōu)采購(gòu)管理方面：經(jīng)查，公司綜合管理部負(fù)責(zé)的單批次2萬(wàn)元以下的行政物資零星采購(gòu)事項(xiàng)，均未進(jìn)行貨比三家調(diào)研擇優(yōu)采購(gòu)，物質(zhì)供應(yīng)部負(fù)責(zé)的行政物資采購(gòu)（勞保采購(gòu)）較為正規(guī)，多數(shù)比質(zhì)比價(jià)簽訂合同進(jìn)行商談后進(jìn)行采購(gòu)。4、對(duì)已確定的供貨商資質(zhì)審查、價(jià)格質(zhì)量變化的掌控方面：除大額的簽訂合同的行政物資采購(gòu)遵循合同招投標(biāo)議價(jià)商談程序外，其余未簽訂合同的零星行政物資采購(gòu)事項(xiàng)，均未能按制度規(guī)定對(duì)已確定的供貨商審查有關(guān)資質(zhì)證明材料，未能及時(shí)掌握其價(jià)格、質(zhì)量變化，如：辦公用品（文

17、具類(lèi)）的采購(gòu)供應(yīng)商“鼓樓區(qū)光輝辦公用品經(jīng)營(yíng)部”已多年未進(jìn)行更換，未貨比三家，且供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格變化、質(zhì)量變化等均未及時(shí)進(jìn)行整理收集。5、單價(jià)在2000元以上的、使用年限在2年以上的行政物資采購(gòu)管理：綜合管理部、信息中心負(fù)責(zé)采購(gòu)的符合制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、會(huì)議設(shè)備、空調(diào)等）均能按a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)；但綜合管理部經(jīng)購(gòu)的另一些辦公家具類(lèi)物資（沙發(fā)、辦公桌）單價(jià)在2000元以上、使用年限超2年，雖符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但都未辦理固定資產(chǎn)新增報(bào)告單手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)直接列支到當(dāng)年管理費(fèi)用-辦公費(fèi)中。6、辦公用品（文具類(lèi)）行政物資采購(gòu)計(jì)劃統(tǒng)籌安排不合理，影響辦事效率，同

18、一月份內(nèi)多次購(gòu)物，浪費(fèi)人力、物力資源，不利于降本增效。（個(gè)案詳見(jiàn)本報(bào)告附件一）。四、行政物資采購(gòu)的驗(yàn)收入庫(kù)、結(jié)算與領(lǐng)用、臺(tái)帳管理方面各類(lèi)行政物資采購(gòu)普遍存在無(wú)驗(yàn)收文字記錄、入庫(kù)單填寫(xiě)不規(guī)范、結(jié)算不及時(shí)、不符合崗位不相容原則，具體情況如下（個(gè)案問(wèn)題詳見(jiàn)本報(bào)告附件一）：1、辦公用品（文具類(lèi)）及后勤消耗性物資采購(gòu)：1）無(wú)驗(yàn)收記錄：辦公用品入庫(kù)有入庫(kù)單，有采購(gòu)、保管、確認(rèn)簽字，但缺少文字驗(yàn)收記錄核對(duì)型號(hào)規(guī)格及數(shù)量等信息情況，無(wú)相關(guān)驗(yàn)收人簽字，后勤消耗性物資也均無(wú)驗(yàn)收記錄。2）入庫(kù)單填寫(xiě)不規(guī)范：辦公用品（文具類(lèi)）許多入庫(kù)單無(wú)品名、單價(jià)、數(shù)量、金額等內(nèi)容，一些入庫(kù)單只有耗材名稱、入庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等信息

19、，沒(méi)有廠家、規(guī)格型號(hào)信息，“采購(gòu)、保管、確認(rèn)”三欄均無(wú)人簽字，制票人僅填寫(xiě)姓，未填寫(xiě)全名；后勤消耗性物資到貨未進(jìn)行驗(yàn)收未填制入庫(kù)單。3）許多采購(gòu)事項(xiàng)費(fèi)用結(jié)算及入庫(kù)登記均不及時(shí)：許多采購(gòu)事項(xiàng)未按制度規(guī)定現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)物資采購(gòu)驗(yàn)收單，入庫(kù)填制不及時(shí)，一些入庫(kù)單甚至跨月合并匯總填列，費(fèi)用結(jié)算多月合并匯總結(jié)算，根據(jù)財(cái)務(wù)部2012年3月6日銀付17#憑證記載，2011年12月1日購(gòu)置的辦公用品費(fèi)用甚至跨年結(jié)算。4）入庫(kù)單財(cái)務(wù)結(jié)算聯(lián)次提交錯(cuò)誤：財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)算憑證后附的入庫(kù)單均為“第二聯(lián) 交付貨單位”，非財(cái)務(wù)結(jié)算聯(lián)，財(cái)務(wù)部門(mén)把關(guān)不嚴(yán)。5）各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用與核算不能匹配，財(cái)務(wù)部門(mén)全面預(yù)算管理-辦公費(fèi)部門(mén)預(yù)算管理沒(méi)

20、有真正落到實(shí)處：各部門(mén)人員領(lǐng)用辦公用品時(shí)，辦公用品保管人員在現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)填制了出庫(kù)單并要求領(lǐng)用人員簽字，但所有出庫(kù)單聯(lián)次均在倉(cāng)管員處保管，出庫(kù)單財(cái)務(wù)聯(lián)未移交財(cái)務(wù)部門(mén)作為出賬和核算各部門(mén)辦公用品的依據(jù)。公司2012年度開(kāi)始執(zhí)行全面預(yù)算管理，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)綜合管理部審核意見(jiàn)將辦公用品辦公費(fèi)預(yù)算額度在各部門(mén)間進(jìn)行了分解，但在進(jìn)行辦公費(fèi)賬務(wù)核算時(shí)財(cái)務(wù)部門(mén)未按部門(mén)進(jìn)行輔助核算，也未另外建立臺(tái)賬另行登記各部門(mén)發(fā)生的費(fèi)用，各部門(mén)辦公費(fèi)全面預(yù)算管理執(zhí)行情況無(wú)法獲得。財(cái)務(wù)部門(mén)僅按上月公司管理人員、生產(chǎn)人員、銷(xiāo)售人員、基建人員人頭數(shù)比例，簡(jiǎn)化分?jǐn)傓k公用品費(fèi)用，不以各部門(mén)實(shí)際領(lǐng)用的辦公用品核算各部門(mén)的辦公費(fèi)用，財(cái)務(wù)賬套核

21、算的金額與各部門(mén)實(shí)際領(lǐng)用金額無(wú)法匹配，數(shù)據(jù)無(wú)說(shuō)服力，預(yù)算管理不到位。后勤消耗性物資出庫(kù)領(lǐng)用均未填制出庫(kù)單，宿舍區(qū)維修消耗的五金配件，在財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)未能提供缺陷報(bào)修申請(qǐng)單、領(lǐng)用人簽字確認(rèn)的出庫(kù)單，物資是否真正出入庫(kù)面上無(wú)法核實(shí)。6）未登記出入庫(kù)臺(tái)賬：公司所有辦公用品的日常出入庫(kù)結(jié)存管理，僅有出入庫(kù)單，辦公用品倉(cāng)儲(chǔ)保管人員沒(méi)有進(jìn)行臺(tái)賬登記管理，也就無(wú)法直接查詢到相關(guān)辦公用品賬面庫(kù)存數(shù)量，不利于實(shí)物監(jiān)管盤(pán)點(diǎn)；后勤消耗性物資出入庫(kù)亦未登記臺(tái)帳。7）辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、保管、出庫(kù)為同一人，不符合職務(wù)不相容原則：入庫(kù)時(shí)雖有其他人確認(rèn)簽字，但經(jīng)詢問(wèn)了解到實(shí)際工作中確認(rèn)人（驗(yàn)收人）因工作繁忙沒(méi)有查看實(shí)物就簽字

22、的現(xiàn)象也偶有存在，管理存在漏洞。2、辦公設(shè)備及電腦耗材采購(gòu)：1）無(wú)驗(yàn)收記錄：非固定資產(chǎn)采購(gòu)范疇的辦公設(shè)備及電腦耗材到貨有入庫(kù)單，入庫(kù)單內(nèi)有采購(gòu)、保管、確認(rèn)簽字，固定資產(chǎn)采購(gòu)范疇的辦公設(shè)備填制了固定資產(chǎn)新增報(bào)告單但無(wú)入庫(kù)單，以上物資到貨，均無(wú)“數(shù)量、規(guī)格型號(hào)正確無(wú)誤，包裝完好、外表無(wú)破損”之類(lèi)文字驗(yàn)收記錄。2）個(gè)別入庫(kù)單填寫(xiě)不規(guī)范：多數(shù)電腦耗材入庫(kù)單內(nèi)容不全：電腦耗材入庫(kù)單只有耗材名稱、入庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等信息，沒(méi)有廠家、規(guī)格型號(hào)等信息。3）個(gè)別采購(gòu)事項(xiàng)入庫(kù)不及時(shí)：a）綜合管理部門(mén)未按制度規(guī)定，現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)物資采購(gòu)驗(yàn)收單，入庫(kù)填制不及時(shí)，一些入庫(kù)單跨周填列；b）2012年4月18日銀付89#憑證記

23、載：辦公家具采購(gòu)分批采購(gòu)、分批入庫(kù)，但發(fā)票及入庫(kù)單資料顯示一次性采購(gòu)一次性匯總?cè)霂?kù)，入庫(kù)結(jié)算不及時(shí)造成面上一次性采購(gòu)金額偏大，計(jì)劃申請(qǐng)審批單審批時(shí)間2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5，發(fā)票時(shí)間2012年3月22日，入庫(kù)單日期2012年3月26日（以上個(gè)例詳見(jiàn)附件一）。4）出庫(kù)領(lǐng)用無(wú)領(lǐng)用人簽字：電腦耗材及辦公設(shè)備出庫(kù)，均未填制出庫(kù)單要求領(lǐng)用人簽字。部分辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購(gòu)事項(xiàng)）采購(gòu)申請(qǐng)單使用人與實(shí)際使用保管人不相符，未按a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）規(guī)定，辦理內(nèi)部調(diào)撥單手續(xù)。5）信息中心經(jīng)購(gòu)的大部分電腦耗材及

24、非固定資產(chǎn)采購(gòu)范疇的辦公設(shè)備采購(gòu)事項(xiàng)，入庫(kù)單上記錄的采購(gòu)、保管、驗(yàn)收入庫(kù)人員，違反不相容原則（個(gè)案詳見(jiàn)本報(bào)告附件一）。6）個(gè)別辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購(gòu)事項(xiàng)）未及時(shí)辦理結(jié)算轉(zhuǎn)固手續(xù)：如：2012年3月23日銀付126#憑證，記載購(gòu)買(mǎi)調(diào)度中控用空調(diào)，申請(qǐng)日期為2011年12月19日，購(gòu)買(mǎi)安裝日期為2012年1月20日，發(fā)票結(jié)算日期為3月20日，固定資產(chǎn)新增報(bào)告單日期為3月19日。 7）辦公設(shè)備（辦公家具）購(gòu)置入庫(kù)結(jié)算不及時(shí)：2012年上半年僅一次匯總結(jié)算辦公家具采購(gòu)事項(xiàng)，經(jīng)查，綜合管理部后勤管理人員未辦理出入庫(kù)登帳手續(xù)，出庫(kù)單一式三聯(lián)都在綜合管理部保管，領(lǐng)料單日期為2012年3月27日，領(lǐng)料人錯(cuò)填為

25、采購(gòu)人，實(shí)際領(lǐng)料部門(mén)領(lǐng)料人未簽字確認(rèn)，“發(fā)料人”一欄空白。3、勞保用品采購(gòu)：1）無(wú)驗(yàn)收記錄：所有勞保采購(gòu)事項(xiàng)均無(wú)驗(yàn)收記錄，5萬(wàn)元以下的勞保采購(gòu)事項(xiàng)到貨均未通知相關(guān)部門(mén)（人力資源部）一同驗(yàn)收后再入庫(kù)。2）需聯(lián)合驗(yàn)收的采購(gòu)事項(xiàng)到貨未進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收：2012年公司單批次采購(gòu)超5萬(wàn)元的勞保采購(gòu)事項(xiàng)共1次，物資供應(yīng)部采購(gòu)人員未按制度規(guī)定組織財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、紀(jì)檢監(jiān)察室、計(jì)劃需求部門(mén)一同參加聯(lián)合驗(yàn)收。3）個(gè)別入庫(kù)單手續(xù)不齊全缺少相關(guān)人員簽字：如：2011年12月30日轉(zhuǎn)賬68#憑證，購(gòu)福州開(kāi)發(fā)區(qū)萊茵絲制衣有限公司橙色冬裝衣褲（2012年度付款結(jié)算事項(xiàng)，屬追溯審計(jì)采購(gòu)事項(xiàng)），收料單中有3張簽字審核手續(xù)不全，“部門(mén)領(lǐng)

26、導(dǎo)審核”一欄空白，財(cái)務(wù)審核把關(guān)不嚴(yán)、未及時(shí)發(fā)現(xiàn)（2011年12月25日收料單共2張、2011年12月27日收料單1張）。4）所有勞保領(lǐng)用出庫(kù)單據(jù)，均未提供給財(cái)務(wù)部門(mén)。5）個(gè)別勞保采購(gòu)事項(xiàng)金額雖不大未簽訂合同，但費(fèi)用結(jié)算支付滯后時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)改善資金周轉(zhuǎn)情況意義不大且影響公司對(duì)外形象。第三部分 審計(jì)建議 為加強(qiáng)公司行政物資采購(gòu)管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進(jìn)各級(jí)采購(gòu)人員降本增效，針對(duì)本次行政物資采購(gòu)管理專項(xiàng)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，我部提出以下方面幾點(diǎn)整改建議：一、及時(shí)修訂和完善相關(guān)行政物資采購(gòu)管理制度，修改不合理不科學(xué)的條款，增加考核條款以約束不遵守制度的人員和責(zé)任部門(mén)，節(jié)約公司人力物力

27、資源，提高制度操作性、科學(xué)性。1、針對(duì)本次檢查發(fā)現(xiàn)的公司行政物資采購(gòu)管理辦法的缺陷問(wèn)題及制度重疊等問(wèn)題，建議綜合管理部盡快將a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法匯總修編入a公司行政物資采購(gòu)管理辦法，同時(shí)補(bǔ)充完善相關(guān)條款，從各方面完善原有a公司行政物資采購(gòu)管理辦法：1）擴(kuò)大制度適用范圍至公司所有部門(mén)。2）結(jié)合參照a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法第四條、第七條相關(guān)內(nèi)容，補(bǔ)充完善原有a公司行政物資采購(gòu)管理辦法中行政物資采購(gòu)工作小組的工作職責(zé)、工作范圍，真正發(fā)揮工作小組監(jiān)督管理職能，進(jìn)一步節(jié)約和控制成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。3）結(jié)合a公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法，將兩個(gè)制度進(jìn)行合并修編成新的行政物資采購(gòu)管

28、理辦法，調(diào)整統(tǒng)一不同表單填制金額起點(diǎn)范圍，并補(bǔ)充庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)、庫(kù)存保管人員移交管理?xiàng)l款、考核管理?xiàng)l款等。4）規(guī)范、統(tǒng)一不需填報(bào)行政物資采購(gòu)計(jì)劃單的日用小額低值易耗品性質(zhì)的辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資的計(jì)劃需求申請(qǐng)表格式，同時(shí)統(tǒng)一規(guī)定計(jì)劃申請(qǐng)單除部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字外，各部門(mén)還應(yīng)加蓋本部門(mén)公章。5）針對(duì)采購(gòu)經(jīng)辦人員入庫(kù)驗(yàn)收、辦理發(fā)票結(jié)算不及時(shí)、各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品不及時(shí)現(xiàn)象，建議規(guī)定入庫(kù)結(jié)算時(shí)限范圍，固定每月各部門(mén)辦公用品領(lǐng)取日期，實(shí)行常態(tài)化管理，對(duì)違反者予以一定的考核，提高約束力和辦事效率。6）鑒于勞保物資的采購(gòu)包含生產(chǎn)人員生產(chǎn)勞保用工器具及保護(hù)用品，勞保采購(gòu)在年度預(yù)算范圍內(nèi)由人力資源部在設(shè)備

29、管理系統(tǒng)進(jìn)行申購(gòu)審批手續(xù)已成習(xí)慣做法，勞保采購(gòu)在合同談判、貨比三家、招議標(biāo)等方面已較為規(guī)范，且采購(gòu)責(zé)任部門(mén)非綜合管理部，已移至物質(zhì)供應(yīng)部，建議從行政物資采購(gòu)管理范疇剔除，并嚴(yán)格完善相關(guān)驗(yàn)收記錄，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收入庫(kù)管理環(huán)節(jié)，執(zhí)行物質(zhì)供應(yīng)部制定的a公司物資采購(gòu)管理辦法進(jìn)行采購(gòu)。7）明確規(guī)定收集供應(yīng)商資料進(jìn)行市場(chǎng)及產(chǎn)品調(diào)研的間隔期限，統(tǒng)一明確調(diào)查表單格式，對(duì)已確定的供應(yīng)商可按不同時(shí)期按列填報(bào)相關(guān)產(chǎn)品單價(jià)資料，以便進(jìn)行對(duì)比；對(duì)未確定的供應(yīng)商可按同類(lèi)產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行比對(duì)。收集信息進(jìn)行調(diào)研會(huì)花費(fèi)一定的訂貨采購(gòu)調(diào)研成本和人力，對(duì)于常用的單價(jià)較小價(jià)格較為穩(wěn)定的辦公用品、食堂宿舍后勤消耗物資，建議較長(zhǎng)時(shí)間半年或一年進(jìn)

30、行一次調(diào)研，金額較大、價(jià)格變化幅度較大的電腦耗材、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等物資，建議按季度或按此購(gòu)買(mǎi)時(shí)進(jìn)行調(diào)研。2、修訂a公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂），對(duì)制度內(nèi)涉及的相關(guān)部門(mén)名稱進(jìn)行修訂，對(duì)購(gòu)置零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單格式名稱進(jìn)行統(tǒng)一，避免稱謂前后不一，增加制度的嚴(yán)密性。針對(duì)所有有年度預(yù)算的固定資產(chǎn)采購(gòu)事項(xiàng)，在采購(gòu)當(dāng)年需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，預(yù)算外的采購(gòu)事項(xiàng)也經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，不利于公司領(lǐng)導(dǎo)區(qū)分加以審批，建議另外設(shè)計(jì)表單，從表名上鮮明明確預(yù)算外采購(gòu)申請(qǐng)審批表，以便公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作實(shí)際需要進(jìn)行審批，不影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目可以延至下年度預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，促進(jìn)節(jié)約資金使用成本、生產(chǎn)成本。二、加強(qiáng)制度宣貫和

31、學(xué)習(xí)，提高制度執(zhí)行力，實(shí)現(xiàn)降本增效。新的行政物資采購(gòu)管理辦法制度修編出臺(tái)后，建議綜合管理部加強(qiáng)本部門(mén)審批、采購(gòu)、管理相關(guān)人員對(duì)制度的學(xué)習(xí)，以身作則，并在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行宣貫和學(xué)習(xí)，特別是對(duì)各部門(mén)管理員進(jìn)行宣貫和學(xué)習(xí)，以便提高行政物資采購(gòu)管理辦法的執(zhí)行力，提高行政物資采購(gòu)管理的經(jīng)濟(jì)效益，達(dá)到降本增效的目的。三、嚴(yán)格執(zhí)行行政物資采購(gòu)管理辦法各環(huán)節(jié)條款1、嚴(yán)格按規(guī)定填報(bào)表單，進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)審批手續(xù)。2、嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃申報(bào)時(shí)限條款，超過(guò)每月25日未及時(shí)申報(bào)下月辦公用品采購(gòu)事項(xiàng)的部門(mén)，視為無(wú)采購(gòu)需要。錯(cuò)過(guò)申報(bào)時(shí)限補(bǔ)報(bào)的采購(gòu)事項(xiàng)，無(wú)特殊原因一般不予采購(gòu)，由該部門(mén)向其他部門(mén)先行借用自行解決；有特殊原因的，由公司領(lǐng)導(dǎo)特批后進(jìn)行采購(gòu)，但對(duì)需求部門(mén)應(yīng)予以適當(dāng)?shù)目己俗鳛閼吞?。常用的辦公用品、電腦耗材各部門(mén)應(yīng)自行根據(jù)實(shí)際工作需要，預(yù)留適當(dāng)合理的庫(kù)存，以免影響使用，但不得造成浪費(fèi)。3日用零星辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、電腦耗材、后勤消耗性物資采購(gòu)，、綜合管理部采購(gòu)人員應(yīng)做好相關(guān)商品比質(zhì)比價(jià)工作，掌握供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格質(zhì)量變化情況，貨比三家擇優(yōu)低價(jià)采購(gòu)，節(jié)約采購(gòu)成本。4、綜合管理部應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行制度內(nèi)有關(guān)資金計(jì)劃申報(bào)條款。辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資均屬行政