大連鴻源機(jī)械制造有限公司-文件和記錄控制程序

1、版本C/0共5頁 第3頁 文件和記錄控制程序 文件編號A04 1.目的 為保證公司管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件和記錄進(jìn)行有效控制，確保公司各部門使用的文件為有效版本，防止使用 失效和作廢文件，確保記錄及時、真實、完整和有效保存。 2范圍 適用于公司管理體系運(yùn)行（包括來自顧客和供方活動）中有關(guān)活動文件和記錄的控制和管理。 3.職責(zé) 3.1文件編制/修改/發(fā)布：人力部 3.2文件審核：管理者代表 3.3文件批準(zhǔn)：總經(jīng)理 3.4文件歸口部門：文管員 3.4.1技術(shù)文件、技術(shù)圖紙、技術(shù)資料、設(shè)備資料、采購資料、基建資料的紙文件存檔在檔案室，以上電腦文件各 部門負(fù)責(zé)人存檔并存檔在總經(jīng)理處備份。 3.4.2公開

2、管理文件存檔于總經(jīng)理辦文管員。 3.4.3銷售部、研制部、加工部、采購部、質(zhì)保部、人力部、財務(wù)部的文件存檔管理，由部門負(fù)責(zé)人或?qū)Ｈ吮９堋?經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)可由專人監(jiān)督檢查。 4. 程序 4.1文件分類和各部門編號 編號 文件類別 文件范圍 內(nèi)部文件 外部提供的文件 A 公司文件 管理文件、工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度、質(zhì)量手冊； 政府文件； B 銷售文件 顧客提供的文件； C 研制文件 設(shè)計方案、圖紙、工藝，公司的產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、采購標(biāo)準(zhǔn)； 國家或行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)； D 加工文件 設(shè)備清單； 設(shè)備資料； E 采購文件 模型模具清單 供方產(chǎn)品資料； F 質(zhì)保文件 售后服務(wù)文件、質(zhì)保文件、質(zhì)保記錄文件； G 人力文件

3、 人事文件、行政文件、財產(chǎn)文件； H 財務(wù)文件 公司的財務(wù)文件； 政府的稅務(wù)文件 以上各部門記錄表單由各自負(fù)責(zé)人保證其正常運(yùn)作、保管、匯總和銷毀； 4.2文件的順序編制 4.2.1文件編號 例：B02.01.04 B是表示銷售部門文件，02表示銷售部文件的第二大項文件的序號，01是第二大項的01分類文件，04是表示 02大項文件01分類文件的04小項序號文件。 注：設(shè)計、工藝文件的編號按設(shè)計、工藝文件和零件識別編排方法。 4.2.2標(biāo)識（加工控制程序） 鋼材材質(zhì)：紅色表示40Cr,黃色表示：20CrMnTiH,藍(lán)色表示42CrMo,未標(biāo)色表示 A3,其它材質(zhì)文字說明并單獨(dú)放置； 零件過程質(zhì)檢標(biāo)

4、識：紅色報廢，綠色合格，黃色讓步，未標(biāo)識為未檢，其它打印合格、不合格，并有終檢員的印簽； 4.2.3 印章分工 編制/日期 審核/日期 批準(zhǔn)/日期 序號 名 稱 管理人 序號 名稱 管理人 01 公章 常務(wù)副總 12 受控章 管理者代表 02 采購合冋專用章 03 合冋專用章 04 銷售部（章） 銷售常務(wù)副總監(jiān) 05 騎縫章 06 發(fā)票專用章 銷售管理組長 07 現(xiàn)金收訖（章） 出納 08 人事處、行政處（章） 人力副總監(jiān) 09 質(zhì)保處（章） 質(zhì)保副總監(jiān) 10 財務(wù)用章 財務(wù)總監(jiān) 11 法人（章） 4.3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布 4.3.1質(zhì)量手冊由“手冊編寫小組”編寫，由管理者代表審核

5、，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.3.2文件編寫原則（附頁） 4.3.3以上4.1的各文件由其部門負(fù)責(zé)人組織起草編寫，逐級向上申請，并經(jīng)部門總監(jiān)審核、有關(guān)部門會審、總經(jīng) 理批準(zhǔn)后執(zhí)行、存檔。 4.4 文件的發(fā)放和保管 4.4.1有效文件的發(fā)放對象及數(shù)量由各部門受控文件發(fā)放范圍審批表內(nèi)確定，由管理者代表批準(zhǔn)受控文件發(fā) 放范圍審批表，各部門將文件分發(fā)至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，相關(guān)部門再發(fā)至有關(guān)崗位。 4.4.2發(fā)放有效文件時，發(fā)放人填制文件發(fā)放登記表由領(lǐng)取文件人員簽名登記。 4.4.3不屬文件發(fā)放者，確因工作需要，可向文件管理部門負(fù)責(zé)人申請同意后向保管人員借閱，必須建立借閱手續(xù)。 任何人不得擅自復(fù)印，或向與各管理體系運(yùn)

6、行無關(guān)的人員，特別是公司外部人員提供有效文件。 4.4.4文件破損，影響使用時，可由部門領(lǐng)導(dǎo)或者文件管理人員向公司文件管理人員提出申請置換。文件必須上交， 文件管理人員登記后銷毀。 4.4.5 文件如丟失，應(yīng)向文件管理員領(lǐng)導(dǎo)提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由文件管理人員補(bǔ)發(fā)，丟失文件一旦找回，應(yīng)立 即上文件管理員并銷毀。 4.4.6文件持有人應(yīng)確保文件的清晰、整潔和完好。 4.5質(zhì)量記錄填寫 4.5.1質(zhì)量記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某原因不能填寫的項目，應(yīng)能說明 理由，并將該項用單杠劃去。各相關(guān)欄目簽名不允許空白。 4.5.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃

7、去原數(shù)據(jù)，在其上方填上修改后的數(shù)據(jù)，簽上修改人的姓 名及日期。 4.6記錄文件的保存、保護(hù) 4.6.1所有的記錄須保持清潔，字跡清晰。須將記錄存放于通風(fēng)干燥的地方，以免損壞、丟失或霉變。各部門記錄 的保存期限按“記錄保存年限表”（表一）執(zhí)行，并作好妥善保護(hù)。 4.7文件的歸檔和管理 4.7.1有效文件發(fā)布后，由各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識，歸檔的有效文件需列入公司受控文件清單。文件應(yīng)有序、 分類地加以保存便于識別、存取和查閱。 4.7.2公司文件控制狀態(tài)分“受控”和“非受控” 。 4.7.3文件使用者應(yīng)持有加蓋公司專用“受控”印章的有效文件，以便于識別。 4.7.4加蓋“非受控”印章即為非受控文件

8、，不得再與各管理體系運(yùn)行有關(guān)的工作場所使用，發(fā)至外單位或者顧客 的文件為非受控文件。 4.7.4部門建立“受控文件清單”并于年初提出有效版本清單及修改一覽表。 4.7.5存入軟盤的有效文件應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識，編目、由各部門指定專人保管，更改和換版時及時更改。 4.8文件的更改 4.8.1文件需要更改時，由提出更改部門填寫文件更改/銷毀申請表說明理由等，交各部門負(fù)責(zé)人審核，該負(fù)責(zé) 人應(yīng)招集相關(guān)部門磋商形成決議,管理者代表批準(zhǔn)。 4.8.2申請更改批準(zhǔn)后，由總辦實施內(nèi)容更改和統(tǒng)一打印。公司文件更改一般為： 4.8.2.1 換頁：文件主管部門重新打印更改的新頁，文件持有者調(diào)換后交回失效頁。 4.8.2.

9、2 劃改：當(dāng)文件更改內(nèi)容較少，可在“文件更改/銷毀申請表”中作出劃改說明，文件持有者按要求劃改，但 同一內(nèi)容不可更改兩次。 4.8.3文件更改要填寫“修改記錄頁”，修改記錄頁由各部門負(fù)責(zé)人保管。 4.8.4 “文件更改/銷毀申請表”和修改記錄頁在每年初進(jìn)行文件評審后即可銷毀。 4.9文件的換版和作廢 4.9.1有效文件經(jīng)多次修改或文件需進(jìn)行大幅度修改或經(jīng)評審決定換版時，可進(jìn)行換版，原版次有效文件相應(yīng)作廢， 按原發(fā)放范圍，發(fā)放程序換發(fā)新版本。 4.9.2換發(fā)新版時，原版次有效文件由部門文件管理員收回交總辦文件管理員作好標(biāo)記，并及時銷毀，需作資料保 留的加蓋“作廢存查”印章后方可留用。 4.10外

10、來文件控制 4.10.1上級頒發(fā)的指導(dǎo)性文件、公司收集的有關(guān)文件、直接引用的外來文件、顧客或供方提供的資料或文件其歸口 部門應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)，識別其適用性（非有效文件經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人審核，文管員銷毀），由各歸口文件管理員負(fù) 責(zé)整理歸檔填于外來文件登記表，并按本程序受控文件管理的有關(guān)規(guī)定控制其有效性。 4.11文件的評審 每年初各部門先進(jìn)行內(nèi)審，然后由總辦組織對現(xiàn)有體系文件進(jìn)行評審，并予以確認(rèn)必要時予以修訂。 5文件控制流程圖（圖一）、質(zhì)量記錄控制流程圖（圖二） 6相關(guān)記錄 6.1 A04.01受控文件清單。 6.2 A04.02文件收發(fā)登記表。 6.3 A04.03文件修改單。 6.4 A04.04外

11、來文件登記表。 6.5 A04.05作廢文件清單。 6.6 A04.06受控記錄清單。 文件和記錄控制程序 （圖一） （圖二） 版本C/0 共5頁第4頁 文件編號 A04 版本C/0 共5頁第5頁 文件編號 A04 記錄表單保存年限及發(fā)放范圍 序號 管理部門 品質(zhì)記錄文件名稱 保存年限 發(fā)放范圍 1 總 經(jīng) 理 辦 管理評審記錄 3 本部門 文件管制記錄 3 本部門 內(nèi)部品質(zhì)稽查記錄 1 本部門 外審不合格報告及處理單 1 相關(guān)部門 2 銷售部 訂單及相關(guān)記錄 2 本部門 客戶抱怨處理 2 質(zhì)保部 合同評審表 1 本部門 3 研制一、 二、三部 樣品確認(rèn)測試記錄 2 質(zhì)保部 工程變更記錄 2

12、本部門 圖紙管制一覽表 2 檔案員 4 加 工 部 生產(chǎn)計劃單 2 各生產(chǎn)車間 生產(chǎn)（日周、月）報表 1 各生產(chǎn)車間 生產(chǎn)異常報告及處理記錄 1 研制各部計劃員 設(shè)備保養(yǎng)記錄 2 設(shè)備處 5 采 購 部 采購單 2 本部門 采購合約 2 本部門 供方評鑒表及合格廠商名錄 2 本部門 進(jìn)、領(lǐng)、退料及相關(guān)記錄 2 本部門 庫存品記錄 2 銷售部 6 質(zhì) 保 部 進(jìn)料檢驗記錄 2 本部門 產(chǎn)品零件檢驗記錄 2 本部門 加工、質(zhì)保、辦公易耗品檢驗記錄 2 本部門 原材料檢驗記錄 2 本部門 設(shè)備設(shè)施檢驗記錄 2 本部門 整機(jī)檢驗記錄 2 本部門 成品檢驗記錄 2 本部門 出貨檢驗記錄 2 本部門 各類

13、檢驗記錄統(tǒng)計分析報告 2 本部門 讓步（特采）記錄 2 采購部 品質(zhì)異常報告 2 本部門 不合格品報告及處理記錄 2 本部門 儀器檢驗記錄 2 本部門 7 人力部 員工教育訓(xùn)練記錄 員工離職為止 本部門 公司規(guī)定會議記錄 1 本部門 （表一） A04.3 受控文件清單 序 號 文件編號 文件名稱 發(fā)放范圍 份數(shù) 編制/日期審批/日期 文件收發(fā)登記表 文件名稱 文件編號 發(fā)放日期 接收部門 分發(fā)號 簽收 變動情況 “變動情況”填寫：修訂標(biāo)記填寫“次數(shù)”，回收填寫“日期”，作廢填寫“廢” 發(fā)放人: 文件修改單 文件名稱 文件編號 原制定、修訂部門/人員 本次修訂內(nèi)容概要 編制：年 月日 相關(guān)行為、糾正、預(yù)防措施（相關(guān)涉及事項、過程、資源處理） 批準(zhǔn)意見： 批準(zhǔn)人：年 月曰 修改后文件的處置（更換、收回、重新發(fā)放） 部門 簽名 部門 簽名 部門 簽名 文件處理情況：