商務(wù)文員的工作流程與職責(zé)

1、商務(wù)文員的工作流程與職責(zé)商務(wù)文員的工作流程與職責(zé)是比較廣泛地、需要處理地事務(wù)類型很多、商務(wù)文員最重要地工作是跟隨是級進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究：并出席會議：參與談判：以及必要地商務(wù)訪問縣：?。荷踔脸鰢?。另外：商務(wù)文員的工作流程因公司從事地業(yè)務(wù)內(nèi)容不同餓有所區(qū)別、但其總地來說他們地工作程序還是有很多地共同點(diǎn)。具體請看下面：一：商務(wù)文員隨從上司訪問流程：其工作程序上來看一般可以分為三個(gè)階段：1：訪問準(zhǔn)備：在上司決定訪問以后、商務(wù)文員要在出發(fā)前迅速做好充分地訪問準(zhǔn)備工作、做好包括調(diào)整思想、準(zhǔn)備物質(zhì)、必備資料等方面地準(zhǔn)備。2：思想上的準(zhǔn)備。商務(wù)文員要首先了解上司決定訪問地主要目的：訪問地內(nèi)容和此次訪問的商務(wù)要

2、點(diǎn)點(diǎn)、并了解邀請方、陪同上司訪問地相關(guān)人員、訪問日程安排、需要邀請單位做哪些準(zhǔn)備等。3：組織準(zhǔn)備。商務(wù)文員要做到：根據(jù)上司指示擬制訪問方案、通知有關(guān)部門確定參加訪問地隨從人員、并進(jìn)行編組和分工、組織所有人員參加預(yù)備會、聽取上司關(guān)于預(yù)備工作地指示、學(xué)習(xí)有關(guān)文件、布置具體任務(wù)、印發(fā)訪問方案和日程安排、與邀請單位聯(lián)系、使其有所準(zhǔn)備。4：資料準(zhǔn)備。商務(wù)文員要收集：邀請單位地歷史沿革、上司班子、當(dāng)前工作發(fā)表及評價(jià)地資料、同訪問工作相關(guān)地上司指示政策、法規(guī)性文件、同訪問中心內(nèi)容相關(guān)地理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面地資料、訪問地區(qū)有關(guān)地理：氣候：交通情況以及風(fēng)土人情方面地資料。5：物質(zhì)準(zhǔn)備。商務(wù)文員要攜帶：辦公用具：常

3、用藥物：差旅費(fèi)以及照相機(jī)：收錄機(jī)等文化用品。二：訪問階段1：做好組織安排。上司商務(wù)訪問免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場、召開座談會或個(gè)別訪問等形式。這就要求隨從商務(wù)文員為之安排好時(shí)間：地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種活動、隨從商務(wù)文員都要做好記錄、以便事后分析：研究。商務(wù)文員看到：聽到地情況要及時(shí)：準(zhǔn)確地向上司匯報(bào)。2：主動提出建議。在訪問階段、隨從商務(wù)文員如發(fā)現(xiàn)問題、應(yīng)主動向上司提出如何處理地建議。3：及時(shí)同企業(yè)聯(lián)系。在上司訪問期間、商務(wù)文員要同原企業(yè)及時(shí)溝通信息。如將外出上司地活動情況及時(shí)用通訊工具告知企業(yè)、使企業(yè)留守上司者掌握外出上司地狀態(tài)。同時(shí)也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息、使外出上司及時(shí)了解上司地重要指示、

4、以及原企業(yè)地工作動向、保證上司信息靈通、以利實(shí)施不間斷地指揮。4：處理好日常事務(wù)。隨從商務(wù)文員要主動處理日常地事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事：時(shí)間：地點(diǎn)等方面地矛盾、要主動協(xié)調(diào)、盡量做好事半功倍、提高效率。還要盡可能保證首長地生活和休息、使之身心健康：精力充沛地投入工作。三：結(jié)束階段隨從商務(wù)文員要做好訪問活動地善后工作、這個(gè)階段主要有：1：做好返程安排。聯(lián)系安排好返程地交通工具、預(yù)定好車：船：機(jī)票、安排好途中食宿、確保上司地安全。2：整理調(diào)查資料?；仄髽I(yè)后、要把訪問中發(fā)現(xiàn)地問題整理歸納成條、提出改進(jìn)工作：解決問題地建議。3：抓緊有關(guān)問題地落實(shí)。在訪問時(shí)、上司答應(yīng)辦地事、回企業(yè)后商務(wù)文員要及時(shí)通

5、知：督促有關(guān)部門抓好落實(shí)、做到言而有信、件件有著落、事事有回音。4：報(bào)銷差旅費(fèi)。隨從商務(wù)文員要協(xié)助上司結(jié)算開支：報(bào)銷差旅費(fèi)：償還預(yù)借款。5：回顧總結(jié)。隨從商務(wù)文員工作要對自己跟隨上司訪問期間地工作進(jìn)行回顧總結(jié)、主動征求上司地批評：幫助、這對商務(wù)文員自身地提高不失為一種有效地辦法。商務(wù)文員在整個(gè)跟隨上司外出活動期間要時(shí)刻注意維護(hù)上司地威信、執(zhí)行政策、遵守紀(jì)律、謙虛謹(jǐn)慎、平易近人、為上司：也為商務(wù)文員自身樹立良好地形象。接待、信息錄入、文秘、檔案管理等日常辦公事務(wù)的處理。轉(zhuǎn)一個(gè)商務(wù)助理的招聘要求供你參考一下.工作目標(biāo)：1、 協(xié)助商務(wù)經(jīng)理不斷地拓展公司的業(yè)務(wù)量，不失時(shí)機(jī)的發(fā)展可能的擴(kuò)建項(xiàng)目。2、 掌

6、握市場動態(tài)及時(shí)準(zhǔn)確。3、 與客戶及營運(yùn)保持良好的溝通，使客戶得到滿意的服務(wù)。4、 及時(shí)統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，為客戶提供必要的信息。5、 及時(shí)催繳應(yīng)收款項(xiàng)。工作職責(zé)：1、 了解市場，跟蹤并發(fā)展可能的擴(kuò)建項(xiàng)目。2、 定期跟蹤現(xiàn)有客戶和了解潛在客戶。3、 參與商務(wù)合同的制定及價(jià)格談判。4、 及時(shí)反饋有關(guān)工作流程的修改意見。5、 完成日常報(bào)告及整理存檔，如 收貨、盤點(diǎn)、月度計(jì)劃、年度匯總、作業(yè)指令等。6、 催繳客戶拖欠款額 。7、 項(xiàng)目及公司進(jìn)口設(shè)備的免稅審批手續(xù)。8、 保稅及非保稅海關(guān)業(yè)務(wù)的申報(bào)工作。技能知識：1、 大學(xué)本科及以上學(xué)歷。2、 3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。3、 良好的中、英文口頭及書面表達(dá)能力。4、

7、 熟練地使用相關(guān)的辦公軟件。5、 良好的內(nèi)外協(xié)調(diào)及溝通能力。商務(wù)文員涉及的領(lǐng)域很廣，如酒店、旅游、票務(wù)，就是坐辦公室也要掌握本行業(yè)的工作狀況，現(xiàn)提供一份可共享工作內(nèi)容作參考：許多商務(wù)行業(yè)為了滿足顧客對速度的追求和一些特殊的需求，設(shè)置了專門的通訊與商務(wù)設(shè)施供顧客使用和代為翻譯、打字、復(fù)印等專項(xiàng)服務(wù)。設(shè)專門部門來完成以上種種服務(wù)，這便是商務(wù)中心的由來。不少商務(wù)中心設(shè)在前廳部。商務(wù)中心文員在崗時(shí)，除按照服務(wù)規(guī)程工作外，在禮貌服務(wù)上應(yīng)做到：一、注重個(gè)人儀表在工作崗位上，要儀表整潔，儀容端莊，儀態(tài)大方。工作時(shí)間要精神飽滿，精力集中，在客戶面前，注意自己的坐立、行走姿勢。要符合員工守則中有關(guān)規(guī)定的要求。二

8、、工作熱情主動要熱情主動地接待客戶，微笑問候，敬語當(dāng)先，尊重客戶的意愿，對客戶不得漫不經(jīng)心，愛搭不理，顯出無所謂的樣子，尤其是對一些有特殊要求的客戶，不得有不耐煩的表示。在同時(shí)接待數(shù)位客戶時(shí)，應(yīng)按先后次序一一受理，同時(shí)向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不亂，有條有理。要講究職業(yè)道德，注重信譽(yù)，確保質(zhì)量，按規(guī)定收費(fèi)，代客保密。商務(wù)中心的辦公室既是服務(wù)的場所，又是接待客戶的地方，一定要做到環(huán)境衛(wèi)生整潔，整體布置井然有序，使客戶有舒適、方便、信賴感。三、辦事認(rèn)真、講究效率1、承辦電傳、傳真、打字、復(fù)印、翻譯、快遞等項(xiàng)業(yè)務(wù)，要做到準(zhǔn)確、快捷、細(xì)心、周到，杜絕差錯(cuò)?？蛻羧绻麑Ψ?wù)有不滿時(shí)，商務(wù)

9、中心文員應(yīng)做耐心解釋，不應(yīng)置之不理。解釋時(shí)說話態(tài)度要謙和，語氣要委婉，解釋是要耐心申述事情的原委，不應(yīng)轉(zhuǎn)化為與客戶一比高下的爭辯。2、電傳（telex）又叫用戶電報(bào)。商務(wù)中心安裝的電傳機(jī)可供直接拍發(fā)和接收。由于電傳通訊既方便又迅速，商務(wù)客人使用很是方便。商務(wù)中心文員代客發(fā)電傳時(shí)，要瀏覽客戶的電傳底稿，有不清楚的地方要詢問明白，并請客戶重抄或經(jīng)客戶同意后代為改正。代發(fā)的電傳應(yīng)留下復(fù)制件以便查詢。代客發(fā)畢電傳后，要把通報(bào)時(shí)間、發(fā)報(bào)機(jī)位、發(fā)出時(shí)間及操作人員工號填寫在掛號單上，并請客人到收銀處付款。代收電傳時(shí)，收到電傳后應(yīng)檢查有無收報(bào)人地址和姓名，將電文連同發(fā)來電傳的時(shí)間記錄并小心撕下，填上經(jīng)手人工號，可將電傳送到客人房間或打電話請客人到商務(wù)中心領(lǐng)取，請客人在電傳登記簿上簽名。3、傳真（fax）也稱傳真電報(bào)。它比電傳機(jī)快五十多倍，能重現(xiàn)“原件”，將任何形式的印刷、打印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個(gè)地方輸?shù)搅硪粋€(gè)地方，它能將文件復(fù)制品完全準(zhǔn)