【管理-制度】保險公司財務部有價單證管理制度

1、保險分公司有價單證管理制度第一章總則第一條 有價單證指各類加蓋公司財務章、保費專用章、收費專用章的收款單證。 包括保險單、暫收據(jù)、續(xù)期保費收據(jù)、轉(zhuǎn)帳委托授權書、卡單及其他各類收據(jù)。由于有價單證是確認收款的重要依據(jù)， 直接影響保險雙方的權益及公司信譽， 對 有價單證視同現(xiàn)金管理。第二條財務部負責各類有價單證的庫存管理。指定專人負責發(fā)票及收據(jù)的驗收 入庫、庫存保管、發(fā)放領用、清點回收及作廢和收據(jù)的回銷管理處理工作。發(fā)票 及收據(jù)驗收入庫后，管理員應及時建立入庫臺帳，在臺帳中登記發(fā)票及收據(jù)出入 庫日期、起止號碼、本數(shù)，并按計算機處理系統(tǒng)錄入計算機程序。第三條 各部門要指定專人負責發(fā)票及收據(jù)的領取、發(fā)放

2、和使用的管理工作，并 建立領取、發(fā)放、使用情況登記簿。在人員安排方面應考慮以公司正式員工負責 此項工作。第四條 本機構管理部門，領用有價單證以一個月用量為限；領取專用發(fā)票時，團險、代理業(yè)務部門最多領取兩本，憑前幾次用完的整本存根到財務部換領； 營 銷部門一次最多領取五本。如需要超量領取，須經(jīng)總經(jīng)理室主管領導簽批， 方可 領取。第五條專用發(fā)票不可拆本使用（營銷業(yè)務續(xù)期收費中由營銷員直接上門收費方 式除外）；專用發(fā)票使用部門必須在確實收到保費后方可向客戶開具；專用發(fā)票 不得對外發(fā)放，代理業(yè)務部門因業(yè)務需要發(fā)放給代理單位使用須經(jīng)總經(jīng)理室主管 領導審批后，方可發(fā)放。通過代理點銷售的有價單證，必須出具代

3、理協(xié)議（留存 于單證室備查），一家代理單位一次最多領取一本專用發(fā)票，待前次領用的使用完并將全部存根交回后， 方可再次領用。 代理部門的單證員負責向代理單位詳細講解專用發(fā)票使用規(guī)定及開具方法， 并應及時對代理單位專用發(fā)票使用情況進行清理，避免出現(xiàn)發(fā)票錯開給公司造成損失。第二章單證管理員崗位職責第六條 營銷區(qū)、各部應設單證管理內(nèi)勤負責單證管理工作。一、單證員的指定：單證管理員可由機構或營銷區(qū)（點）指定專人負責（須以書面形式報經(jīng)機構領導及財務部審批后方可從事單證管理工作， 簽批后的報告交財務部單證室留存?zhèn)洳椋?，財務部單證室根據(jù)機構領導審核簽字指定的單證管理人員發(fā)放單證。二、主要職責：1 、單證員上

4、崗前須先到財務部單證室學習單證管理流程，了解相關規(guī)定后，方可管理單證。2 、單證管理員負責單證的領用、發(fā)放、登記、回銷及管理工作。3 、填制每月單證使用情況報表并進行分析及上報工作。4 、制定單證管理的有關規(guī)定。5 、其他有關單證的管理事項。第三章有價單證的回收和清理第七條 財務部單證管理員負責對所有發(fā)票及收據(jù)進行匯總和清理工作。專用發(fā)票全部用完后， 必須持整本發(fā)票到單證管理員處換領新的發(fā)票。 管理員需對該發(fā)票使用情況認真檢驗，整本發(fā)票號數(shù)是否齊全，有無缺聯(lián)、缺號現(xiàn)象，作廢發(fā)票聯(lián)數(shù)是否齊全等。業(yè)管部、團險部、客服部每1 個月回銷一次?；劁N時填寫有 價單證回銷登記表 ，交財務單證室。第八條 營銷

5、員辦理離職手續(xù)時，須將手中所持有尚未使用的空白有價單證全部 交回。 區(qū)單證管理員待其辦完所有的回銷手續(xù)后方可在脫落表簽字。 自行脫落不回銷單證的， 經(jīng)單證管理員統(tǒng)一以簽報形式上報相關部門， 經(jīng)分管領導簽字后將該名員工的薪水及保證金扣出， 由行政人事部辦理掛失手續(xù)。 如果以后營銷員交回單證的，可以領取薪水和保證金，但必須扣除登報手續(xù)費用。第九條 作廢、丟失發(fā)票及收據(jù)的處理1 、發(fā)票及收據(jù)填寫錯誤、項目涂改時，視同作廢。2 、收回的發(fā)票及收據(jù)缺聯(lián)、清理期間已過未能收回、營銷員未能交回的發(fā)票及收據(jù)視同丟失。第十條 有價單證盤存： 統(tǒng)一填制 有價單證回銷情況登記表 ， 有價單證使用、庫存情況月報表于每

6、月 25-30 日報送財務部。財務部將根據(jù)庫存量核發(fā)單證。各部門單證管理員都必須建立單證領用、回銷明細賬認真、準確、完整進行登記。每月盤點一次，每種單證庫存數(shù)與賬面數(shù)核對一致。第四章人身險暫收收據(jù)管理作業(yè)規(guī)定第十一條人身險暫收收據(jù)用于收取首期保險費、續(xù)期保險費或補交保險費、保全業(yè)務收費、 銀行代理業(yè)務的臨時收據(jù)。 實行首期保費銀行自動轉(zhuǎn)帳后， 暫收據(jù)僅用于加費、 補費及受理臺臨時收費， 使用者僅限于受理員， 營銷員不再領用暫收據(jù)， 所有補費加費件， 一律由營銷員到受理員處交費， 受理員協(xié)助開出暫收據(jù)。暫收據(jù)由受理員專人使用，專人負責，不得外傳。第十二條 暫收據(jù)的領取、發(fā)放1 、 單證員憑經(jīng)其區(qū)

7、（點）負責人及本人簽字后的單證領用單 ，到財務部單證室領取單證，領用量控制在1 個星期之內(nèi)使用；單證員應親自領取有價單證，不得委托他人代領。2 、 每位營銷員只能在一個營銷區(qū)（或營銷網(wǎng)點）領取暫收據(jù)，不可出現(xiàn)混領現(xiàn)象。3 、 業(yè)務員初次領用單證：業(yè)務員憑營銷部人管室開具的業(yè)務員上崗通知書或（ 500 元押金的收款收據(jù)和 2 份擔保書） 到單證員處領取單證， 單證員將根據(jù)每位業(yè)務員的上崗通知書建立收據(jù)領用登記卡 ，并將上崗通知書收回留存?zhèn)洳?，業(yè)務員憑收據(jù)領用登記卡領用、回銷暫收據(jù)，每人可領取3份暫收據(jù)。4 、 業(yè)務員持本人的收據(jù)領用登記卡到單證員處領用及回銷暫收據(jù)，如有特殊情況，需多領暫收據(jù)的，

8、填寫多領暫收收據(jù)申請報告 ，經(jīng)其部經(jīng)理審批簽字后才可發(fā)放，簽批人負同等責任。5 、 多領的暫收據(jù)3 天內(nèi)必須到單證員處做退回或回銷手續(xù)， 如未按時退回或回銷將按每份暫收據(jù)每超過一天回銷扣 50 元/份， 從傭金中扣除， 若本人當月沒有傭金，將扣簽批人的津貼。6 、 在業(yè)務員領取單證的同時，單證員在個險暫收收據(jù)領用、回銷登記表填上領用人。 領用日期及暫收據(jù)號碼， 并讓業(yè)務員在與登記表的收據(jù)號碼相對應的領用人簽字欄簽字， 簽字必須完整齊全， 登記表中每行填寫一個單證號碼， 每張登記表上填寫一整本暫收據(jù)號碼。7 、 收據(jù)領用登記卡每行填寫一個暫收據(jù)號碼，由單證員填寫。第十二條暫收據(jù)的有效期、重新登記

9、領用流程1 、 暫收據(jù)的有效期規(guī)定：當月 1-15 日領，有效期為當月的 30 日；16-30 日領，有效期為次月的 15 日；2 、 業(yè)務員在暫收據(jù)到期后5 天內(nèi)，持暫收據(jù)及收據(jù)領用登記卡到單證員處回銷。3 、 業(yè)務員重新領用、登記暫收據(jù)到期日滿后 5 天內(nèi)持未回銷的收據(jù)及收據(jù)領用登記卡到單證員處重新做領用登記。4 、單證員核對每份收據(jù)是否齊全，如有缺聯(lián)或缺份，應按規(guī)定予以扣款。5 、核對無誤后，業(yè)務員在原暫收據(jù)領用、回銷登記表的備注上簽名并注明重新登記日期；單證員在業(yè)務員的收據(jù)領用登記卡上的收據(jù)號碼欄上蓋“單證員私章”并注明登記日期。第十三條暫收據(jù)的回銷原則、回銷手續(xù)、回銷流程1 、 原則

10、：單證員及業(yè)務員必須遵守“向誰領用，向誰回銷”的原則，不可跨營銷區(qū)（營銷網(wǎng)點）回銷暫收收據(jù)。2 、 業(yè)務員持區(qū)收費員或出納簽字的暫收據(jù)及收據(jù)領回銷登記卡到單證員處回銷單證， 單證員在業(yè)務員 收據(jù)領用登記卡 上將所回銷的暫收據(jù)號碼填寫在該號碼相對應的“回銷號碼”欄上，并簽字注明回銷日期。3 、 業(yè)務員持填寫作廢的暫收據(jù)或過期作廢的暫收據(jù)到單證管理員處回銷單證，區(qū)（點） 單證員核對每份暫收據(jù)的號碼是否齊全一致， 核對后單證員直接在業(yè)務員的收據(jù)領用登記卡上與該號碼相對應的“回銷號碼”欄填寫上“作廢”二字并注明回銷日期限。4 、 業(yè)務員遺失整份暫收據(jù)或遺失其中一聯(lián)或幾聯(lián)收據(jù)都須按規(guī)定辦理相關手續(xù)后，單

11、證員在業(yè)務員的收據(jù)領用登記卡上與該號碼相對應的“回銷號碼”欄填“遺失”二字并簽字注明回銷日期。第十四條暫收據(jù)作廢、遺失的處理2 元。1 、 暫收據(jù)作廢的規(guī)定：每份暫收收據(jù)填寫作廢或空白過期作廢扣2、 遺失暫收據(jù)的規(guī)定：遺失暫收據(jù)客戶聯(lián)或整份暫收據(jù)扣款100 元/份，客戶聯(lián)未遺失， 但遺失其它聯(lián)者每遺失一聯(lián)扣款25 元/ 份， 并由公司統(tǒng)一登報做遺失聲明。第十五條暫收據(jù)超期回銷的處理1 、 超期回銷的定義及規(guī)定：每份收據(jù)應在有效期滿后的 5 天內(nèi)，持暫收據(jù)到單證員處做回銷，在5 天后回銷，做超期處理，按每份暫收據(jù)每超期一天扣 5 元計算。 有效期滿后的第 6 天由單證員將超期未回銷的業(yè)務員姓名、

12、 代碼及其主管姓名代碼、 超期的單證名稱、 號碼及其相關的日期登記在 有價單證超期未回銷統(tǒng)計表上，直至回銷的當天，扣款就截止到回銷的當天，如業(yè)務員當月沒有傭金將扣其主管津貼。2 、如有出現(xiàn)業(yè)務員超期未回銷單證，將停發(fā)其單證。3 、業(yè)務員請假超過一個星期者，須到單證員處退回單證，如有因請長假未退回暫收據(jù)而超出期限回銷， 每份暫收據(jù)每超期一天回銷扣款5 元， 該扣款從該業(yè)務員的傭金中扣除，如該業(yè)務員當月沒有傭金，將扣發(fā)其營業(yè)部經(jīng)理的津貼。第十六條業(yè)務員遺失收據(jù)領用登記卡的處理規(guī)定：1 、 在職業(yè)務員遺失收據(jù)領用登記卡 ，可由本人填寫保證書經(jīng)其主管、部經(jīng)理簽字，在1 個月后補發(fā)收據(jù)領用登記卡 。在未

13、補發(fā)前該業(yè)務員可與其主管共用一張的收據(jù)領用登記卡 ，但該業(yè)務員領取的暫收據(jù)須在卡上注明。2 、單證員應在補發(fā)的收據(jù)領用登記卡上注明“補發(fā)”。3 、業(yè)務員遺失收據(jù)領用登記卡后，單證員應及時列出該業(yè)務員的姓名、業(yè)務代碼予以核對，以防有人冒領暫收收據(jù)。4 、 單證員每月 5 日前，將填寫完整的有價單證超期未回銷統(tǒng)計表交到財務部單證室，由單證室在10 日前統(tǒng)一交到人管室或財務部做扣款。第十七條業(yè)務員離職暫收據(jù)的回銷手續(xù)1 、 業(yè)務員辦理離職時，必須將所領的暫收據(jù)回銷完整，并退回收據(jù)領用回銷登記卡 。2 、 離職業(yè)務員遺失收據(jù)領用登記卡 ，須由本人填寫保證書，經(jīng)其主管、部經(jīng)理簽字， 但需在 1 個月后由

14、單證員核對該業(yè)務員沒有存在未回銷的暫收據(jù)及沒有存在有人持該業(yè)務員的 收據(jù)領用登記卡 來領取暫收據(jù)后， 才可辦理離職手續(xù)。第十八條單證員離職（離崗）的移交手續(xù)1 、 由原單證員列出移交清單（一式三份）包括：已發(fā)出未回銷的暫收收據(jù)號碼及份數(shù)， 其中還在業(yè)務員手中， 還未回銷的號碼及份數(shù)； 列出未發(fā)出的暫收據(jù)號碼及份數(shù)。2 、 新單證員核對移交清單中每份收據(jù)的狀態(tài)，核對無誤后，才可在接交人處簽字。3 、 由財務部核對移交清單上的單證號碼與所登記的單證領用、回銷帳目是否一致，核對無誤后在監(jiān)交人處簽字。4 、 對原單證員發(fā)出還未回銷號碼的暫收據(jù)，由新單證員負責收回，若未回銷部分因收據(jù)領用、回銷登記表或業(yè)

15、務員的收據(jù)領用登記卡所記錄內(nèi)容、號碼等與業(yè)務員有爭執(zhí)的，由原單證員負責收回。第五章 其它有價單證第十九條卡式保單管理規(guī)定：卡單系指意外傷害收入保障保險（險種代碼501 )和綜合意外傷害保險（險種代碼502 ） 。目前可供銷售的卡單有三種面額（ 25 萬 元版、 15 萬元版、 5 萬元版） ；卡單由財務部作有價單證管理，第二聯(lián)加蓋發(fā)票章后投入使用。受理處受理員到財務部登記簽領。第二十條受理處建立卡單領取和發(fā)放臺賬，發(fā)放時每份收取押金30 元，每人手上待賣的保單限5 份， 如須超領， 必須有管理處經(jīng)理同意。 受理員發(fā)放卡單當日，將卡單內(nèi)容錄入電腦系統(tǒng)。第二十一條超領的卡單3 天內(nèi)必須到單證員處做退回或回銷手續(xù)， 如未按時退回或回銷將按每份卡單每