會(huì)展業(yè)在信息管理系統(tǒng)中的作用

1、會(huì)展業(yè)在信息管理系統(tǒng)中的作用 首先我們要知道信息系統(tǒng)有什么理論基礎(chǔ)。現(xiàn)代社會(huì)復(fù)雜的社會(huì)結(jié)構(gòu)、龐 大的資源體系以及層出不窮的各類信息，在給生產(chǎn)生活帶來豐富內(nèi)涵的同時(shí), 也帶來了前所未有的困惑。如何最佳地組織與利用各 類資源，以維持人類生 存活動(dòng)空間的最優(yōu)環(huán)境，是現(xiàn)代管理的根本目的所在。要實(shí)現(xiàn)這樣的目的, 必須以系統(tǒng)論的觀點(diǎn)，把管理活動(dòng)作為多因素和參數(shù)時(shí)變的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)；以信 息論的觀點(diǎn)，把信息作為分析系統(tǒng)內(nèi)部和外部聯(lián)系的基礎(chǔ)；以控制論的觀點(diǎn)， 把控制作為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)優(yōu)化的手段。這三個(gè)方面的統(tǒng)一，就是信息管理、過程 控制和整體優(yōu)化的現(xiàn)代一體化管理模式。 其次，會(huì)展活動(dòng)由成千上萬個(gè)環(huán)節(jié)組成，而每個(gè)環(huán)節(jié)又涉及

2、大量的信息 交換，作為會(huì)展管理信息系統(tǒng)，在對(duì)上述信息以現(xiàn)代化的手段進(jìn)行采集、加 工、存儲(chǔ)、處理之前，必須對(duì)會(huì)展信息有全面的了解和分析，掌握會(huì)展信息 的特征和交流的模式，才能對(duì)這些信息進(jìn)行有效的梳理和篩選，并引入到管 理信息系統(tǒng)中，使其在整個(gè)組織的業(yè)務(wù)流程中規(guī)范、暢通地流轉(zhuǎn)，為會(huì)展企 業(yè)提供強(qiáng)有力的信息化保障。 會(huì)展中的信息與信息活動(dòng) 會(huì)展中信息資源密集，幾乎所有種類的信息都可能在會(huì)展中出現(xiàn)。會(huì)展運(yùn)作 過程每個(gè)階段的各個(gè)環(huán)節(jié)中，都存在著大量的會(huì)展信息交流，呈現(xiàn)出豐富的 信息活動(dòng)現(xiàn)象。 會(huì)展中的信息包羅萬象，種類繁多，既有語言文字的語義信息， 也有聲音、顏色或?qū)嵨锖奢d的非語義信息；既有科技等科學(xué)信

3、息，也 有社會(huì)信息等非科學(xué)信息。按信息表達(dá)形式分，有文字信息、聲像信息、實(shí) 物信息、機(jī)讀信息等；按信息的內(nèi)容分，有經(jīng)濟(jì)信息、科學(xué)信息、社會(huì)信息、 政務(wù)信息、法律信息、文化信息、旅游信息等。這些種類繁多的信息都可以 在會(huì)展中心這個(gè)交流平臺(tái)上得以呈現(xiàn)。會(huì)展信 息源具有多樣性，總體上可以根據(jù)信息載體或信息來源渠道進(jìn)行分類。 而中國會(huì)展市場目前競爭激烈，表現(xiàn)為會(huì)展城市之間，會(huì)展企業(yè)之間， 會(huì)展項(xiàng)目之間、會(huì)展人才之間的全方面競爭白熱化”。會(huì)展行業(yè)信息化有 其必要性和意義。科技含量、信息化程度將成為各城市展覽館軟件條件中的 核心競爭力。信息化能夠提升展覽城市的外在形象，提高展覽企業(yè)的管理水 平和服務(wù)水平，

4、增加展覽項(xiàng)目的吸引力。實(shí)施信息化對(duì)發(fā)展會(huì)展行業(yè)有著重 要的意義： (1)有助于提高會(huì)展企業(yè)的綜合競爭實(shí)力 會(huì)展業(yè)提供會(huì)展產(chǎn)品為會(huì)展市場增加經(jīng)濟(jì)效益，作為企業(yè)，降低成本，贏得 較高利潤是所有會(huì)展業(yè)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，會(huì)展業(yè)信息化建設(shè)將是提高會(huì)展企 業(yè)的綜合競爭實(shí)力的有效手段，這是來自行業(yè)自身發(fā)展最 根本的需求。 (2 )可降低會(huì)展企業(yè)總體運(yùn)營成本，規(guī)范其經(jīng)營行為E R P、CR M、SCM、E E等先進(jìn)管理信息技術(shù)的運(yùn)用，使信息反饋、收集、處理、統(tǒng)計(jì)等自動(dòng)化程 度提高，勢必能提高會(huì)展企業(yè)的管理水平和運(yùn)營效率。另外會(huì)展信息化將促 使展覽活動(dòng)操作走向規(guī)范化，這是會(huì)展 信息化發(fā)展的客觀要求。 (3) 有利

5、于增強(qiáng)會(huì)展業(yè)的綜合競爭力 會(huì)展信息化可以推動(dòng)會(huì)展經(jīng)濟(jì)多元化、個(gè)性化發(fā)展。會(huì)展信息化平臺(tái)是一個(gè) 綜合的交互信息平臺(tái)。一方面使得展覽項(xiàng)目宣傳更為廣泛，組展者、參展商 和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，從而避免選擇項(xiàng)目時(shí)的盲 目性及由此帶來的經(jīng)濟(jì)損失。另一方面，會(huì)展組 織企業(yè)可以通過該平臺(tái)更加快捷地獲取來自各方的實(shí)時(shí)信息， 動(dòng)態(tài)地 調(diào)整相關(guān)政策，更好地適應(yīng)瞬息萬變的市場，獲得市場先機(jī)。 (4) 將推動(dòng)會(huì)展業(yè)盡快縮短與國際先進(jìn)水平的差距 以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為代表的會(huì)展信息化使得展覽項(xiàng)目、組織機(jī)構(gòu)的對(duì)外宣傳面 向全世界進(jìn)行，在世界各地的各個(gè)角落，只要你具備上網(wǎng)條件，都可以很方 便地獲得較為充分的展

6、覽信息。展覽信息從定向發(fā)布走向非定向發(fā)布，對(duì)展 覽會(huì)的宣傳掙脫了地理位置的束縛。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以拓展會(huì)展企業(yè)的招展 網(wǎng)絡(luò)，尤其是海外招展網(wǎng)絡(luò)，能增強(qiáng)企業(yè)自身的招展、組展能力，提高企業(yè) 的核心競爭力。會(huì)展信息化使得的會(huì)展產(chǎn)品參與國際范圍內(nèi)的展覽業(yè)競爭將 成為現(xiàn)實(shí)。 (5) 有利于增強(qiáng)市場抗風(fēng)險(xiǎn)能力 各類展會(huì)的延期或提前結(jié)束，觀眾人數(shù)銳減，對(duì)展會(huì)組織者、場館經(jīng)營者造 成明顯的損失。通過網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)預(yù)展，能極大地提高參展、組展 的質(zhì)量。這種 數(shù)字化、信息化建設(shè)最終將促使會(huì)展服務(wù)內(nèi)涵的拓展，促使展覽館等硬件設(shè) 施的信息化建設(shè)加快。因此，大力發(fā)展會(huì)展信息化事業(yè)來降低因突發(fā)事件影 響是一種非常可行的應(yīng)對(duì)措施。

7、 (6) 將推動(dòng)會(huì)展企業(yè)快速進(jìn)入新市場領(lǐng)域 會(huì)展信息化能為企業(yè)開拓新市場，創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)利益。以會(huì)議的網(wǎng)絡(luò)直播 項(xiàng)目為例，據(jù)中國網(wǎng)交會(huì)的市場調(diào)研結(jié)果表明全國一年的市場需求超過10 個(gè)億。 二、會(huì)展行業(yè)信息化需求分析 1.參展企業(yè)的信息化需求 一切會(huì)展活動(dòng)無不是圍繞特定的信息而展開的交往活動(dòng)，信息既是會(huì)展 活動(dòng)的起點(diǎn)，又是會(huì)展活動(dòng)的終點(diǎn)。展覽會(huì)網(wǎng)上信息化在展覽會(huì)市場推廣、 銷售管理、客戶服務(wù)、數(shù)據(jù)采集和管理、決策支持等方 面的應(yīng)用，將會(huì)極大 限度地提升展覽會(huì)的綜合競爭力。 2 現(xiàn)場管理的信息化需求 現(xiàn)場信息化管理不僅提升了展會(huì)信息化水平和展會(huì)形象，更好地為展會(huì)參與 者服務(wù)，更能獲得寶貴的展會(huì)信息

8、資源并挖掘利用。展會(huì)現(xiàn)場信息化主要涉 及到展位布置管理、會(huì)議布置管理、觀眾登記、觀眾信息收集、制作證卡、 門禁管理、統(tǒng)計(jì)分析、電子會(huì)刊等功能。 3 展覽公司的信息化需求 會(huì)展公司的管理水平低下，迫切需要通過信息化的手段提升企業(yè)的管理能力。 一個(gè)好的會(huì)展公司需要對(duì)如下元素進(jìn)行管理客戶：顧客始終是會(huì)展企業(yè)的最 重要的因素。會(huì)展企業(yè)的客戶資源包括：與公司發(fā)生 現(xiàn)實(shí)交易的參展商、有 可能發(fā)生業(yè)務(wù)的潛在展商、被公司組團(tuán)外岀參展的展商、參加公司組織展會(huì) 的觀眾、展館提供者、賓館酒店、相關(guān) 服務(wù)公司等。 在CRM （客戶關(guān)系管理）的理念指導(dǎo)下，公司的客戶資源及面向客戶的口徑 得到統(tǒng)一，部門之間的工作按照客戶

9、工作的基本流程進(jìn)行，部門協(xié)調(diào)工作將 按照流程而不是部門進(jìn)行，通過一個(gè)供各個(gè)部門共享的客戶數(shù)據(jù)庫及交流平 臺(tái)，統(tǒng)一與客戶進(jìn)行交易及溝通，使客戶的滿意度提咼。 銷售、財(cái)務(wù)管理：銷售管理用于集中管理企業(yè)的銷售行為，包括客戶 跟蹤、 聯(lián)系日志、合同簽訂與變更、合同注銷、應(yīng)收款、收款管理、票據(jù)管理等諸 方面。 物：會(huì)展經(jīng)濟(jì)是以制造業(yè)為基礎(chǔ)，以物流業(yè)、運(yùn)輸業(yè)為條件。物流在 會(huì)展業(yè) 占據(jù)非常重要的地位。同時(shí)，會(huì)展是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到人員、場地、廣 告、酒店、餐飲、運(yùn)輸、物流、娛樂購物等一系列工作。需要通過SCM （服 務(wù)供應(yīng)鏈管理）把整個(gè)會(huì)展的產(chǎn)業(yè)鏈有機(jī)整合起來。 辦公自動(dòng)化：隨著企業(yè)的辦公要求越來越高，對(duì)辦公效率和信息處理要求越 來越嚴(yán)格，通過實(shí)施0A （協(xié)作辦公自動(dòng)化）能提高企業(yè)辦公效率、集中管理 辦公數(shù)據(jù)、擴(kuò)大辦公范圍允許遠(yuǎn)程辦公和遠(yuǎn)程監(jiān)控、集中管理企業(yè)內(nèi)部資源 提高利用效率、保留辦公痕跡，滿足集中辦公管理等需求。 所以說信息管理系統(tǒng)能夠滿足展會(huì)招商、會(huì)務(wù)、客戶服務(wù)、辦公、財(cái)務(wù)、 管理及決策支持相結(jié)合，包括遠(yuǎn)程監(jiān)控、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布等高端應(yīng)用，滿足銷售、 客服、企業(yè)辦公、管理、財(cái)務(wù)分離的管理體制，實(shí)現(xiàn)公司總部對(duì)各業(yè)務(wù)單位 集中管