建筑公司總承包部綜合管理部行政主管崗位說明書

1、、 崗位基本情況1. 崗位名稱：綜合管理部行政主管2. 所屬部門：綜合管理部3. 管理層次：次中級管理人員二、工作關系1. 直接領導：綜合管理部經(jīng)理；2. 直接下屬：綜合管理部總經(jīng)理秘書、行政助理、信息助理、前臺、司機；3. 協(xié)作關系：公司各部門、分公司和項目經(jīng)理部有關人員；4. 對外聯(lián)絡：政府對口部門、總公司有關部門或其他法人、社團等。三、崗位職責概述 公司行政、后勤、信息管理崗位，負責組織開展公司行政、后勤、信息等管理工作。1. 組織開展公司行政工作；2. 組織開展公司后勤服務工作；3. 組織開展公司檔案管理工作；4. 組織公司信息管理工作；5. 組織開展公司內(nèi)外部日常宣傳工作；6. 代表

2、公司與總公司或政府有關部門進行工作接觸、聯(lián)系和溝通；7. 指導綜合管理部總經(jīng)理秘書、 行政助理、信息助理、 前臺、司機開展工作四、崗位職責1. 組織開展公司行政工作；1）建立健全公司行政管理制度，包括辦公管理、收發(fā)文管理、印章管理等規(guī) 章制度；2）協(xié)助部門經(jīng)理組織公司本部日常辦公，及時勸阻、制止、糾正違反公司辦 公制度的行為，協(xié)調(diào)各部門的工作關系，維護公司的良好辦公秩序；3）保管和使用公司印章、營業(yè)執(zhí)照，以及營業(yè)執(zhí)照的變更、年檢等事宜，協(xié) 助經(jīng)營主管申請辦理、變更、升級公司資質(zhì)證書；4）起草公司年度工作計劃、總結(jié)和決定、報告等全局性文件，以及領導安排 的階段性工作總結(jié)、計劃的起草工作，指導行政

3、助理擬訂公司行政公 文，負責公文審核工作；5）協(xié)助部門經(jīng)理籌備、組織公司級會議，起草會議主要文件，準備會議文件 和資料，負責會議記錄，會后整理會議紀要，以及各項決定事項的檢 查督辦；6）指導總經(jīng)理秘書作好公司每周經(jīng)理辦公會等有關會議的會議記錄、會議紀要整理等工作，協(xié)助部門經(jīng)理作好會議決定事項的檢查督辦工作；7）指導行政助理作好公司外來文件分類、批閱和處理等工作；8）負責辦理領導交辦的有關事宜。2. 組織開展公司后勤服務工作；1）建立健全公司后勤管理制度，包括公司固定資產(chǎn)管理、電話管理、車輛管理等規(guī)章制度；2）固定資產(chǎn)管理；編制公司固定資產(chǎn)、辦公設備、設施購買計劃，經(jīng)批準后組織購買，指導行政助理

4、作好公司固定資產(chǎn)的建帳、登記和管理等工作；公司本部辦公用房的租用、管理和維修等，以及物業(yè)管理工作；統(tǒng)一管理公司所有現(xiàn)代辦公設備，組織公司本部現(xiàn)代辦公設備的 維護、保養(yǎng)、修理、更新工作，保證公司本部現(xiàn)代辦公設備的正 常運轉(zhuǎn)；公司本部電話的日常維修、更新、申請和管理工作；協(xié)助項目經(jīng)理部配備施工現(xiàn)場所需的辦公、交通等設施和設備。3）辦公用品管理；建立公司辦公用品管理制度，統(tǒng)一管理公司本部辦公用品；審核公司各部門提出的辦公用品購買申請，經(jīng)批準后組織采購；指導司機作好辦公用品采購工作；指導行政助理作好辦公用品的登記、保管和分發(fā)工作。4）公司車輛管理；建立健全公司車輛管理制度，統(tǒng)一管理公司車輛；指導司機建

5、立公司辦公車輛檔案，作好車輛購買、保險、稅費交 納、保養(yǎng)、維修工作；審核部門提出的派車申請，向司機簽發(fā)派車單，安排好公司領導 用車；組織開展公司交通安全管理工作。5）接待服務工作；指導前臺作好來訪客人接待工作；協(xié)助接待項目業(yè)主到本部考察接待； 協(xié)助部門經(jīng)理作好總公司或政府相關部門領導視察、檢查接待工 作。6）社會事務工作；組織開展公司安全保衛(wèi)工作；組織開展計劃生育、義務獻血等工作；組織開展義務植樹、環(huán)境綠化等工作。7）負責作好其他后勤服務工作。3. 組織開展公司行政檔案管理工作；1）建立健全公司行政檔案管理制度，組織公司行政檔案的收集、整理、保管 和統(tǒng)計等工作；2）組織行政檔案的借閱工作，為有

6、關部門工作查詢提供及時有效的支持；3）協(xié)助和支持公司部門、分公司和項目經(jīng)理部行政文件的立卷歸檔工作；4）負責公司圖書資料閱覽室的建立、健全和擴大。4. 組織公司信息管理工作；1）協(xié)助主管總經(jīng)理建立公司系統(tǒng)資源與信息共享領導小組， 負責領導小組日 常工作的開展，擬訂公司信息發(fā)展規(guī)劃，制定、組織實施公司信息管 理制度；2）組織收集各種有益于公司發(fā)展和具有參考價值的信息， 包括國家政策、招投標、物資供應信息等，經(jīng)整理、篩選后，及時提供公司相關領導或部門參考或借鑒；3）配合相關部門建立健全公司各類資源和信息庫， 指導信息助理作好由書面 資料向計算機數(shù)據(jù)庫資料的轉(zhuǎn)化工作；4）提出總承包系統(tǒng)內(nèi)信息溝通和交

7、流要求， 協(xié)調(diào)公司與分公司、子公司之間 的信息溝通交流，組織收集、整理分公司、子公司交流的相關信息；5）配合總公司科技開發(fā)部，作好公司內(nèi)部局域網(wǎng)絡的建設、維護，組織公司 網(wǎng)絡主頁的制作、維護、更新工作。5. 組織開展公司內(nèi)外部日常宣傳工作；1）組織收集、整理公司內(nèi)部動態(tài)， 指導信息助理定期或不定期編制、 發(fā)放總 承包部通訊，及時向公司內(nèi)部及總公司系統(tǒng)發(fā)布和通報；2）組織開展公司日常宣傳工作， 與中華建筑報社、中國建筑 雜志、隨 園雜志，以及其他社會新聞媒體進行聯(lián)系，組織提供涉及公司經(jīng)營、 管理等各方面的新聞稿件，作好公司新聞宣傳報道工作；3）協(xié)助企劃主管進行公司重大公共關系活動、 重大宣傳活動的策劃，以及具 體組織實施。6. 代表公司與總公司或政府有關部門進行工作接觸、聯(lián)系和溝通；1）代表公司與總公司有關部門的聯(lián)系和溝通， 及時上傳下達，組織完成上級 部門要求