采購專項審計通用方案

1、采購專項審計通用方案適用對象：內(nèi)部審計、應付會計目錄一、審計方案二、審計程序三、審計分工和日程安排四、審計所需資料清單一、通用采購專項審計方案1）、審計目的：根據(jù)公司的采購管理制度，對采購部門現(xiàn)階段的采購管理工作及內(nèi)部控制狀況進行審計檢查和內(nèi)控評估，揭示其 中存在的控制風險，并提出可行的建議和改善措施。2）、審計內(nèi)容：1、采購管理制度是否有效和完善。2、采購計劃、采購預算、實際采購是否得到良好的遵循。3、公司對采購主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（供應商資質(zhì)的審核確認、標書制作、招標、評標、詢價、比價、議價、合同管 理、驗收、退貨、款項支付等）的管理、控制是否完善。4、對本年度審計問題進行后續(xù)追蹤審計3）、審計范

2、圍：20XX年X月一 20XX年X月期間的采購管理工作。4）、審計人員：5）、審計時間：、審計程序?qū)徲嫵绦虻赘逅?引執(zhí)行人復核人時間預算一、對公司采購制度完善性檢杳、評價審計準備1、制度與流程：（1）收集公司采購管理制度，評價相矢的采購管理控制措施是否完 備，采購活動各階段是否都有相尖的管理規(guī)范。（2）對供應商資質(zhì)的審核確認、標書制作、招標、評標、詢價、比 價、議價、合同管理、驗收、退貨、款項支付等主要業(yè)務(wù)的管理制度進 行分析，判斷其與公句政策是否存在差異以及差異的合理性，判別其對 實際工作能否起到管理控制作用。（3 ）用Visio等制圖軟件繪制采購流程圖，判斷其制度方面是否存 在控制缺失或薄

3、弱環(huán)節(jié)，冋時確認采購流程的效果與效率?，F(xiàn)場審計一對準備階段的問題、初步判斷進行核實，并與米購部門的員工充 分溝通，對現(xiàn)有的米購制度作出客觀評價。【要求】通過以上檢杳，對米購管理制度體系的完整，性、預算管理體 系的健全和有效性、業(yè)務(wù)流程的清晰與否以及主要內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否存 在、是否有實際控制力度等冋題做出客觀評價，提出合理建議。二、采購管理主要業(yè)務(wù)工作的內(nèi)控情況檢杳1供應商管理階段審計準備(1 )收集供應商管理制度。(2 )了解供應商管理系統(tǒng)。(3) 了解重要物資、固定資產(chǎn)價格收集系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)價格信息的來 源。(4)獲取人事組織架構(gòu)圖現(xiàn)場審計(1)從供應商管理系統(tǒng)獲取本年度主要供應商清單，新進、

4、淘汰供應商 清單，以100%的比率查核新進、淘汰的供應商的引進、確認、淘汰是 否按制度執(zhí)行，提供的資料是否支持其操作。以此來確認供應商評價制 度是否有效執(zhí)行。(2)是否存在采購參與供應商評價，供應商管理系統(tǒng)口令密碼簡單易被 猜測,員工被咼職、調(diào)崗權(quán)限未及時注銷的情況。(2)從價格收集系統(tǒng)調(diào)取重要物資及固定資產(chǎn)價格進行整年度或者幾個 年度的價格分析性復核，或者借助第三方單位核實價格是否合理。對于 價格不合理的，則通過印制假名片或者虛構(gòu)單位，對材料價格進行單獨 詢價，以確保采購價格真頭合理。(3)抽查10-20家公刁主要供應商資質(zhì)文件：包含營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記 證、組織代碼證、法人代表身份證，從工商

5、局的官方網(wǎng)站調(diào)查了解該法 人的真實合理，性。通過將法人代表資料與人事入職登記資料核對或者電 話聯(lián)系供應商，確認法人代表或者公司負責人是否為公司員工或家屬。(4)價格管理部門是否充分利用了各種價格來源渠道，建立起 容量豐富 的價格信息資料庫；對于獲取的各種信息源，是否按照本公刁的物資種類進行了適當分類【要求】通過核對、分析,性復核、電話訪談等方式，確保供應商管理 人員已經(jīng)保證虛假供應商及劣質(zhì)供應商及時得到淘汰，入圍供應商清單基本符合公司要求。:2、采購申請審批階段審計準備(i)T解米購部門程招標方式、評標和中標標準。(2 )收集非招投標采購制度(3 )收集緊急采購管理制度現(xiàn)場審計八(1)從財務(wù)明

6、細賬抽查69筆(可分原材料、固定資產(chǎn)和辦公用品)需 招投標的大金額采購，檢杳招標過程資料的完整性、主要控制環(huán)節(jié)的完 備性和合理性。對于重大物資或者固定資產(chǎn)米購，對于參與報價的供應商是否設(shè) 置了供應商準入機制，如設(shè)置年營業(yè)額、公司規(guī)模等。采購業(yè)務(wù)招標書是否詳細具體，涉及到所采購物資的具體規(guī)格、數(shù)量、 技術(shù)要求。對于參與招標的單位，邀標應該高于5家，如果實際應標數(shù)低于3 家，是否廢標，未廢標的是否提報公司咼層審批。對于常規(guī)物資的采購的招投標檢杳是否為隨機從供應商系統(tǒng)內(nèi)篩選，如 為新進供應商是否按照供應商管理制度進行了考核。參與報價的單位是單獨報價，還是集體參與報價，對于集體參與 報價的，考慮是否存

7、在綁標的可能， 應建議單獨與競標單位分別 邀標報價。是否提供了樣品，樣品的質(zhì)量是否符合公司要求，是否由使用部門或者技術(shù)部門出具了相矢的報告、是否要求對方出具質(zhì)量檢驗報告等。采購人員不得參與評標。評標過程記錄是否完整，技術(shù)標、商務(wù)標評定 方法是否合理，是否有技術(shù)部提供技術(shù)指標。定標程序是否符合集團及公司制度要求，定標理由(質(zhì)量最優(yōu)、價格最 低、送貨時間最短)是否充足。(2)非招投標采購對于重復購置的物資，如價格明顯高出前次購買所確定標準的計劃價， 應將其作為重點審計對象，審計是否存在冋題。是否存在非采購人員采購，或者非采購人員采購后未由采購部門、使用 部門主管追認審批的情況。比價基礎(chǔ)是否一致，如

8、物資的規(guī)格、型號、性能、采購是否有預算，非預算內(nèi)的物資采購是否采購量大于公句需求，米購 的物資是否符合公司要求。詢價、議價、比價有書面記錄，如為電話詢價，而對方未對報價做確認 則此類詢價認為不合宜。(3)定點或者指定采購是否定期做材料、物資、服務(wù)的質(zhì)量評估。對于質(zhì)量出現(xiàn)嚴重問題的是 否要求對方賠償或者限期整改。(4 )緊急采購是否定點采購或者協(xié)議公句，如指定的超市、五金公句、文具用口口， 低于疋金額的米購，疋否有發(fā)票。是否以適當形式事先通知價格信息部門，并于規(guī)定時日內(nèi)補齊辦 妥有矢手續(xù)。(5)互惠易貨米購對于互惠易貨采購是否真頭合理，對方物資的公允價值如何確認。要求：結(jié)合后面的合冋履行、現(xiàn)場審

9、計，實質(zhì)性判斷以上采購提交、審 批的真實合理14。:3、合同管理制定審計準備(1) 了解公司合同管理(包括審批、存檔、臺帳管理等)的制度、流程 要求，實際操作管理模式，判斷其與集團制度規(guī)范是否一致，差異合理 性，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否健全?，F(xiàn)場審計(1)抽取固定資產(chǎn)、原材料、辦公用品、服務(wù)合同各3份，檢查其起草、法務(wù)審核、管理層審批、檔案管理等工作流程是否符合公司 要求。(2)檢查所抽取合同內(nèi)容的合理性：確認合冋矢鍵條款(數(shù)量、質(zhì)量、顏色等)是否與招標書內(nèi)容一致。如存 在差異，差異是否合理。檢杳格式臺冋的版本、內(nèi)容與集團不范合冋要求是否相符。通過檢杳法務(wù)審核章或者法務(wù)審核記錄，檢杳非格式合冋是否經(jīng)法

10、務(wù)人員審核,檢杳合同主要條款是否存在約定不足、不詳、條款缺陷、不妥或不具操 作性，能否在維護公6利益的基礎(chǔ)上力求公平、公正。合冋內(nèi)是否對供應商逾期父貨造成的財務(wù)損失和處理有規(guī)定。(3)檢查合同的實際執(zhí)行情況：根據(jù)業(yè)務(wù)實際進展情況，檢杳合冋中矢于米購、付款、驗收付款是否得 到執(zhí)行。檢杳合冋中約定的獎罰條款是否得到執(zhí)行。檢杳合冋付款臺帳是否清晰、及時，并做到與起草部門、檔案保管部門 及時核對，有無超出合同約定的款項支付，是否由未經(jīng)法務(wù)人員審核的合同。合同是否編號，檔案保管室是否防火防水，適于安全保管。【要求】通過對以上檢杳，對公司合冋簽署、審批、履行等主要業(yè)務(wù) 環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制情況做出客觀評價，總結(jié)

11、經(jīng)驗，揭示風險，提出建議。4、驗收入庫審計準備了解公司倉庫管理(驗收入庫、出庫)的制度收集出入庫單和臺帳現(xiàn)場審計-(1 )是否采購人員參與驗收(2)主要物資采購是否有技術(shù)部相矢人員參與驗收。或者由對方出具(3)驗收時，是否按照合冋核對具體的數(shù)量，重量，品相等，對于出現(xiàn) 瑕疵的物品是否要求對方退貨，或者減免相應的應付款項，或者對供應商講行女人罰。(4)出入庫單是否為訂本式，是否聯(lián)號；對倉庫所有物資設(shè)置了臺帳。(5)對于長期未使用的資產(chǎn)是否編制了閑置資產(chǎn)清單(6)通過對使用部門的員工使用評價，了解采購的質(zhì)量是否真實合理。(7)計量器具是否經(jīng)過國家法定檢驗機構(gòu)的檢驗并出具了書面 證明；內(nèi) 部計量部門

12、是否定期檢杳和校對計量器具；計量器具的操作是否正確合規(guī)；抽查計量記錄并核對實物數(shù)量，驗證計量的 :住確性(8)審查采購物資途中損耗。包括：是否制訂了合理的路耗標準；實際 損耗是否控制在標準范圍之內(nèi)；損耗的處理是否合理。(9)物資是否按分區(qū)及編號有序排放；物資包裝、標不是否符合規(guī)范； 易燃、易爆、劇毒等危險物資是否隔離存放；庫房防火、防盜、防潮等 措施是否到位。(10)通過員工訪談等方式，鎖定需要抽驗質(zhì)量的物資，審計部和質(zhì)檢部 門對物品進行再次審計抽查，以確保采購物資的質(zhì)量(11)對供應商提供生產(chǎn)該產(chǎn)品的材料成本、人工成本、制造成本、管 理成本、運費、毛利率等數(shù)據(jù)進行復核(這個一般企業(yè)很少，制造

13、企業(yè) 也很少，備查。)【要求】通過對以上檢杳，對公司物資驗收入庫做出客觀評價，揭示 風險，提出建議。j (五)財務(wù)支付款階段審計準備八了解公司財務(wù)支付款制度應付、預付款的明細賬現(xiàn)場審計(1 )是否按合冋要求支付款，是否存在提刖付款的情況(2)是否存在對方無法提供銀行開戶賬戶，而是由他人代付，這種情況 要考慮是否存在舞弊。(3)是否存在預付款長期掛賬的情況，而相應的服務(wù)和商品并未獲得。(4)檢查現(xiàn)有的支付款方式是否充分孚受了 “融資”的好處，是否要對 支付款方式進行調(diào)整?！疽蟆客ㄟ^對以上檢杳，對公司支付款做出客觀評價，揭示風險， 提出建議。三、后續(xù)追蹤審計審計準備將本年審計報告涉及米購部門的問

14、題，按照對公R造成的損失的 嚴重性進行分類歸總。所需資料一審計報告、審計回復、定點供貨目錄、價格申報審批單、采購計劃和物 資質(zhì)量標準現(xiàn)場審計.對嚴重和非常嚴重的審計進行復核(1)現(xiàn)場逐項落實每類、每個問題的改進情況。(2)對問題改進情況進行客觀評價，尤其區(qū)分舞弊問題和業(yè)務(wù)操作不規(guī) 范問題，對屬于舞弊類型的問題需徹底查核并另行抽查35筆以驗證其 整改效果。(3)提岀管理建議書。(4)根據(jù)管理建議書，通過審計宣導等方式，對各分子企業(yè)提出風險 控制要求。三、審計工作分工與計劃【審計分工】XXX負責采購管理制度的評價、需招投標的物資的標書制作、招標、評標、合同管理、驗收、財務(wù)支付等審計XXX負責供應商

15、資質(zhì)、不需招投標物資及緊急采購物資的議價、比價、合同管理、驗收、財務(wù)支付款工作的審計。XXXX負責本期問題的匯總并編制審計報告以及問題追蹤審計【審計計劃】1) 審計準備工作：1、收集、分析、評價采購管理制度。2、財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)導出截至查核日的采購費用明細賬。3、了解公司本年采購預算、實際采購情況以及兩者的差異。4、了解公司的招投標管理現(xiàn)狀，包括：招投標方式、評標方式。5、了解非招投標物資采購的現(xiàn)狀：詢價、議價、比價。6、查閱前期審計報告得出前期已經(jīng)存在的審計問題，匯總本期審計發(fā)現(xiàn)，分析、判斷審計對象目前比較突出和 急需解決的問題。成果要求-1、工作過程需編制底稿記錄。2、完成審計準備分析報告，確定

16、審計抽樣的具體對象和現(xiàn)場審計重點。2) 現(xiàn)場審計工作：根據(jù)審計分工和審計程序要求完成現(xiàn)場審計工作。1、審計抽樣內(nèi)容：2、基本時間預算：(1) 首次進場會議(2) 制度評估-(3) 采購、合同管理、驗收、付款審計測試 (4) 現(xiàn)場溝通會議(5) 審計問題的改善后續(xù)追蹤審計-(6) 出具本年度審計管理建議書成果要求-1、 工作過程需編制底稿記錄，矢鍵證據(jù)需復印。2、完成審計報告。四、采購審計所需資料清單1) 前期資料1、物資采購目標和計劃；2、前期物資采購審計工作底稿；3、公司資料，例如公司結(jié)構(gòu)圖和工作說明、政策和程序手冊以及重大的公司系統(tǒng)變化等；4、財務(wù)會計資料；5、相尖制度規(guī)定，例如采購政策、采購程序制度、授權(quán)審批制度、供貨商管理制度、財產(chǎn)接觸制度、合同或協(xié)議 簽定制度、憑證管理制度和定價策略等；6、外部信息資料，例如同行業(yè)相矢資料、物價水平和變化幅度、技術(shù)變化程度和供貨商資料等；7、法律性文件。2) 采購申請和審批階段：1、米購政策2、采購計劃3、儲備定額補庫計劃4、銷售計劃5、產(chǎn)品產(chǎn)量計劃6、技術(shù)措施計劃7、生產(chǎn)作業(yè)計劃8、在制品期初存量和期