XX公司通訊管理制度0001

1、第一條： 為了提高公司的經(jīng)營(yíng)管理，節(jié)約成本費(fèi)用，加強(qiáng)對(duì)公司各種通訊 工具的管理，特制訂本制度。第二條： 本制度所指各種通訊工具包括電話總機(jī)、電話分機(jī)、直線電話、 傳真機(jī)、移動(dòng)電話以及為員工配備的電子郵箱等。第三條： 公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè) 務(wù)，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進(jìn)行私人用途。第四條： 電話總機(jī)的管理 電話總機(jī)由行政部的前臺(tái)人員負(fù)責(zé)值守，所有外線電話均需由前臺(tái)人員負(fù) 責(zé)接轉(zhuǎn)。前臺(tái)人員的接聽電話必須使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)。標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)如下：接聽外線電話時(shí)，應(yīng)說“您好！迎海集團(tuán)，請(qǐng)問您找哪位？”； 當(dāng)對(duì)方告訴分機(jī)號(hào)碼時(shí)，應(yīng)說“請(qǐng)稍等！”； 如果分機(jī)占線時(shí)，應(yīng)說“對(duì)不起

2、，電話占線，請(qǐng)您稍后再打過來” 前臺(tái)人員接聽內(nèi)線電話時(shí)，應(yīng)說“您好，前臺(tái)”。第五條： 電話分機(jī)的管理 公司根據(jù)員工工作需要和電話分機(jī)的資源情況，為每一位員工提供一部電 話分機(jī)。員工應(yīng)電話分機(jī)鈴響三聲內(nèi)接聽，接聽業(yè)務(wù)電話應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，接聽電話時(shí) 應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語(yǔ)“您好，XXX（員工姓名）”。講電話時(shí)聲音不可太 大，以免影響他人。電話分機(jī)一般不開通長(zhǎng)途直撥功能，總監(jiān)級(jí)以下員工因?yàn)楣ぷ鲗?shí)際需要而 開通長(zhǎng)途直撥功能的，須提出書面報(bào)告，經(jīng)部門經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導(dǎo)審核后， 報(bào)公司總裁批準(zhǔn)后方可開通。對(duì)已開通長(zhǎng)途直撥功能的電話分機(jī)，由員工個(gè)人負(fù)責(zé)長(zhǎng)途功能的使用管 理。不得借予他人撥打長(zhǎng)途電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其

3、個(gè)人賠償所發(fā)生的長(zhǎng)途話 費(fèi)外，還可視情況嚴(yán)重，停止其電話分機(jī)長(zhǎng)途直撥功能并按公司獎(jiǎng)懲條例給予 相應(yīng)的處分。員工因臨時(shí)工作需要打長(zhǎng)途電話的，須填制長(zhǎng)途電話申請(qǐng)單，經(jīng)部門 經(jīng)理初審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺(tái)掛撥，或由前臺(tái) 撥通后接入員工的分機(jī)上。撥打長(zhǎng)途電話時(shí)，必須使用 IP 特服號(hào)（如 17909、17951） ，以節(jié)約費(fèi) 用。禁止利用公司電話聊天。員工在上班時(shí)間如撥打或接聽私人電話，應(yīng)長(zhǎng)話 短說，以免造成電話線路的繁忙，時(shí)間不得超過三分鐘。嚴(yán)禁員工利用公司電話（包括分機(jī)和直線電話）進(jìn)行撥號(hào)上網(wǎng)、撥打聲訊 臺(tái)或信息臺(tái)查詢非業(yè)務(wù)信息。未經(jīng)公司或電話所有人的同意，撥打長(zhǎng)途電話。一

4、經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個(gè)人賠 償所發(fā)生的長(zhǎng)途話費(fèi)外，還可視情況嚴(yán)重，給予記過以上的處分，直至開除。電話已開通長(zhǎng)途直撥功能的員工一經(jīng)離職，行政部應(yīng)馬上通知前臺(tái)將該員 工的長(zhǎng)途直撥功能關(guān)閉，同時(shí)做好登記。第六條：直線電話的管理總監(jiān)級(jí)以上的高級(jí)管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以根據(jù)工作需 要，申請(qǐng)配置一部直線電話，如需要開通國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途功能的，應(yīng)一并提出申請(qǐng)。申請(qǐng)配備直線電話，一律報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。第七條：傳真的管理公司傳真機(jī)由前臺(tái)負(fù)責(zé)管理，收發(fā)傳真時(shí)應(yīng)由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)操作。前臺(tái)人員發(fā)送傳真完畢后，應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機(jī)旁；傳真接收 完畢后，應(yīng)立即將傳真文件交給收件人。員工因?yàn)楣ぷ餍枰l(fā)送傳真的，應(yīng)填

5、制傳真申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理對(duì) 傳真內(nèi)容進(jìn)行初步審核，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)審批后應(yīng)將傳真申請(qǐng) 單遞交行政部經(jīng)理簽字，再由前臺(tái)人員操作發(fā)送。對(duì)發(fā)送保密性高的文件，可由前臺(tái)人員進(jìn)行指導(dǎo)，由員工個(gè)人親自發(fā)送， 并提前以電話方式通知收件人現(xiàn)場(chǎng)接收。對(duì)涉及公司重大機(jī)密的文件不宜使用 傳真機(jī)發(fā)送，以免泄密。對(duì)傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個(gè)人，可以 申請(qǐng)配置專用的傳真機(jī)。員工不得利用公司傳真機(jī)收發(fā)私人資料、文件。第八條：移動(dòng)電話的管理公司不為員工購(gòu)置移動(dòng)電話，但對(duì)員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動(dòng)電話費(fèi)用 （簡(jiǎn)稱移動(dòng)話費(fèi)），按具體情況給予一定金額的報(bào)銷限額標(biāo)準(zhǔn)。原則上，集團(tuán)主任級(jí)及下屬公司

6、副經(jīng)理級(jí)以下普通員工，不得申請(qǐng)報(bào)銷移 動(dòng)話費(fèi)，特殊工作崗位或確實(shí)因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要的除外。公司對(duì)移動(dòng)話費(fèi)實(shí)行“員工提出報(bào)銷申請(qǐng)、公司核定報(bào)銷限額、限額內(nèi)實(shí) 報(bào)實(shí)銷，超支部分員工自負(fù)”的管理方式，即：主任級(jí)以上的管理員工根據(jù)實(shí) 際工作需要，向公司提出報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)的書面申請(qǐng)，公司根據(jù)員工職務(wù)、崗位 和業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，以及公司的移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額參考標(biāo)準(zhǔn)表，核定具體的報(bào) 銷限額。對(duì)在限額以內(nèi)的移動(dòng)話費(fèi)，由公司據(jù)實(shí)報(bào)銷；對(duì)超過報(bào)銷限額的，公 司只按限額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷，超支部分不再補(bǔ)發(fā)給員工，而由其個(gè)人承擔(dān)。核定移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額的流程為：主任級(jí)以上的管理員工可根據(jù)實(shí)際工作需要，寫出書面的報(bào)銷申請(qǐng)，由部 門經(jīng)理出具審定

7、意見后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在公司的限額參考標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，主管領(lǐng) 導(dǎo)可以直接批準(zhǔn)。對(duì)超出公司規(guī)定的限額參考標(biāo)準(zhǔn)的，還需要報(bào)公司總裁批 準(zhǔn)。對(duì)經(jīng)理級(jí)以上的管理員工，除需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，一律報(bào)公司總裁審 批。總裁、副總裁的移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)由董事長(zhǎng)核定。移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額參考標(biāo)準(zhǔn)如下：夕卜勤（100%）復(fù)合勤（70%內(nèi)勤(40%)說明總監(jiān)、董事長(zhǎng)助理400 元 /月280 元 /月160元/月1、外勤：是指經(jīng)常 外出辦理公務(wù)的員 工。2、內(nèi)勤：是指較少 外出公務(wù)的員工。3、復(fù)合勤：是指較 多外出公務(wù)的的員 工。此標(biāo)準(zhǔn)僅供核定時(shí)參考。副總監(jiān)、總裁辦主任350 元 /月245 元 /月140元/月經(jīng)理、總裁助理3

8、00 元 /月210 元 /月120元/月副經(jīng)理250 元 /月175 元 /月100元/月主任200 元 /月140 元 /月80元/月對(duì)已核定報(bào)銷限額的員工（包括普通員工和管理級(jí)員工），如確因業(yè)務(wù)需 要但原報(bào)銷限額偏低而申請(qǐng)重新核定的，應(yīng)提供申請(qǐng)日前不少于三個(gè)月的移動(dòng) 話費(fèi)發(fā)票和流水清單，并標(biāo)明私人用途的部分話費(fèi)，由部門經(jīng)理和行政/人力資源部經(jīng)理出具初審意見，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總裁審定。行政/人力資源部可對(duì)員工每月的移動(dòng)話費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)報(bào)銷限額核定 過高的，有權(quán)提出重新核定的建議。凡由公司給予限額報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)的員工，原則上須 24小時(shí)開機(jī)（如不能 24小時(shí)開機(jī)的，但須提供其

9、他電話聯(lián)系方式）。對(duì)享受限額報(bào)銷但將移動(dòng)電話 置于關(guān)機(jī)狀態(tài)，但又沒有提供其他電話聯(lián)絡(luò)方式，致使公司聯(lián)絡(luò)不到的，一個(gè) 月內(nèi)出現(xiàn)三次以上（含三次），除取消當(dāng)月移動(dòng)話費(fèi)的報(bào)銷資格外，對(duì)因聯(lián)系 不上而延誤工作，還將按公司有關(guān)制度進(jìn)行處罰。員工在有固定電話的場(chǎng)合（辦公室、家里），應(yīng)使用固定電話通話。使用 移動(dòng)電話撥打長(zhǎng)途電話時(shí)，必須應(yīng)使用 IP 特服號(hào)碼（如 17951、17909 等）使用儲(chǔ)值卡（如神州行、如意通、南粵行等）的移動(dòng)電話，不給予移動(dòng)話 費(fèi)報(bào)銷。對(duì)使用實(shí)名入網(wǎng)并已核定報(bào)銷限額的員工，不得隨意更換移動(dòng)電話號(hào) 碼，如確因需要而更換的，必須及時(shí)通知公司行政部門。員工不得將實(shí)名入網(wǎng)的移動(dòng)電話號(hào)碼換

10、成儲(chǔ)值卡號(hào)碼，否則公司有權(quán)取消 其移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷資格。對(duì)員工因開通個(gè)性化服務(wù)而產(chǎn)生的費(fèi)用（如語(yǔ)音留言、轉(zhuǎn)秘書臺(tái)、訂閱短 信、移動(dòng)QC或其他費(fèi)用等），公司一律不予報(bào)銷。 新入職員工必須在入職滿一個(gè)月后方可提出申請(qǐng)移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷。報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi) 的時(shí)間從其入職日的第二個(gè)月起計(jì)算話費(fèi)報(bào)銷，對(duì)其在自入職日的第二個(gè)月至 正式批準(zhǔn)日期間發(fā)生的移動(dòng)話費(fèi)，按日平均計(jì)算報(bào)銷。員工報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)時(shí)，應(yīng)遵守公司的費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)定。第九條： 電子郵箱的管理公司將不斷在推行辦公無(wú)紙化、自動(dòng)化，并為公司每一位員工配備專用的 電子郵箱。對(duì)經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工，由公司向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商申請(qǐng)購(gòu)買專 用的外部郵箱。對(duì)不經(jīng)常與外部進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工，公司只為其配備內(nèi)部郵箱。內(nèi)部郵 箱可以在公司局域網(wǎng)內(nèi)發(fā)送內(nèi)部郵件（指接收者郵件地址后綴為）和外部郵件 （是指接收者郵件地址后綴不是），但只能接收內(nèi)部郵件，而不能接受外部郵 件。內(nèi)部郵箱不得印在員工的名片上。公司系統(tǒng)管理員須協(xié)助員工在其個(gè)人辦公電腦上安裝郵件軟件，設(shè)置好各 種應(yīng)用功能。員工應(yīng)熟練使用郵件軟件的各種功能，員工每日上班后，須及時(shí) 打開郵件軟件，及時(shí)接收、閱讀、回復(fù)電子郵件，并做好重要電子郵件的備 份。員工發(fā)送較為重要或緊急的電子郵件，發(fā)送后，還應(yīng)采取其他方式知會(huì)收 件人（如電話轉(zhuǎn)告等）。員工不得利