探究醫(yī)院基建檔案工作在新醫(yī)改下的管理要點(diǎn)及完善舉措

1、探究醫(yī)院基建檔案工作在新醫(yī)改下的管理要點(diǎn)及完善舉措人力資源探究醫(yī)院基建檔案工作在新醫(yī)改下的管理要點(diǎn)及完善舉措樊玲 魯先群 安徽省腫瘤醫(yī)院（安徽省立醫(yī)院西區(qū)）摘要：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)關(guān)系到醫(yī)院的未來發(fā)展宏圖，加強(qiáng)基建檔案工作的 科學(xué)化管理至關(guān)重要，面對現(xiàn)有的問題，我們應(yīng)積極采取一切有效措施加以妥善 解決，同時杜絕其他不利因素的產(chǎn)生。關(guān)鍵詞 ：醫(yī)院 新醫(yī)改 基建檔案管理 問題 舉措“新醫(yī)改”自2009年頒布貫徹至今已逾七年，這期間，不僅國家相關(guān) 部門投入大量公共財政，探尋試點(diǎn)工程，收獲階段性成果，各地多家市級三甲醫(yī) 院也紛紛各自加大改革舉措，強(qiáng)化專業(yè)領(lǐng)域，擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍來順應(yīng)廣大民眾對醫(yī) 療民生市場的增長

2、需求?；n案管理工作由此便變的更為突出和關(guān)鍵起來，它 不僅僅只關(guān)乎醫(yī)院近期硬件辦公、 醫(yī)療設(shè)施的改造升級，對本院長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略發(fā)展 布局也起到了至關(guān)重要的基墊作用。 而良好的開端即是成功的一半，面對新形勢 下越來越嚴(yán)苛、規(guī)范的管理制度，如何盡快建立健全一套行之有效的基建檔案管 理流程已是各級醫(yī)療單位愈加重視的課題。一、現(xiàn)階段開展基建檔案工作所遇到的難點(diǎn)和問題1. 政策性指導(dǎo)的匱乏伴隨我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)改革步伐的逐步加快，相關(guān)重點(diǎn)工程項(xiàng)目在 投資、管理、建設(shè)等方面產(chǎn)生了一系列新的變化，其過程中發(fā)生的每一次改建、 擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等工程，對于非工程監(jiān)理出身的檔案管 理者來說都是

3、一次新的嘗試和學(xué)習(xí)的過程， 缺乏相關(guān)政策領(lǐng)域的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和對工 程政策、性質(zhì)不夠了解是造成工程檔案收集、歸檔滯后的主要成因2. 工作任務(wù)上的繁重復(fù)雜鑒于醫(yī)院的基建項(xiàng)目普遍存在投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、合作關(guān)系復(fù)雜 等特點(diǎn)，所以從開工到竣工，該項(xiàng)目各種報批文件、協(xié)議合同、變更洽商等資料 的及時收錄就變得尤為關(guān)鍵，在收錄的過程中還應(yīng)注意此類檔案載體多、數(shù)量多 等情況，完全保證其檔案價值不被忽視和弱化的工作有一定的難度。3. 行政組織架構(gòu)的輕視目前還有很多醫(yī)院的基建檔案工作并非由專職人員管理，不少是兼職代管，就算有些做到了專職專崗，其在崗的管理人員也非經(jīng)過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)， 這樣 就給往后的工作留下了極大隱

4、患，女口：在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂 的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫； 工程的名稱前后不相吻合；施工單位來 函有的編號較亂，有無編號的、有重復(fù)編號的；請示報告之類的函件有的無標(biāo)題。 這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難， 而且在接受上級審查時也肯 定會暴露出問題。4. 工作理念上的教條懈怠現(xiàn)階段參與基建檔案管理的人員很多還未徹底改變觀念、解放思想，仍抱著以前被動接收的傳統(tǒng)工作模式，繼續(xù)著過去那種“看”“堆”“守”“攤”的工作狀態(tài)，無法突破“重看管輕使用”的陳舊管理方式。二、改善上述問題的若干舉措1. 理念上明確基建檔案工作的意義造成上述問題的成因首先是我們在理念上還未明確

5、基建檔案工作的意義，在醫(yī)療體系單位中，基建檔案管理不同于普通的人事、后勤、病理檔案，它 是該醫(yī)院在建設(shè)活動中形成的首份材料， 是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息 資源。其目的是記錄項(xiàng)目在施工、改建、維護(hù)、使用過程中的各項(xiàng)技術(shù)狀態(tài)，完 整地收錄工程各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)度，不僅使得此項(xiàng)目在今后的維修、改建中有章可查， 也為整個醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、醫(yī)療事業(yè)發(fā)展所服務(wù)，所以做好基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理對 推動本院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)可持續(xù)發(fā)展工作有著極其重要的意義。2. 思想上重視基建檔案工作的份量思想上重視基建檔案工作是干好它的重要保證，也是實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的 前提。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把基建檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要范疇，當(dāng)重點(diǎn)工作來

6、抓，具體實(shí)施方式如：要大力宣傳基建檔案管理的意義，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步 規(guī)劃、同步發(fā)展，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使相關(guān)部門及合作單位充分認(rèn)識基建 檔案的重要性，認(rèn)識它與醫(yī)院今后發(fā)展的密切聯(lián)系，從而更好地支持基建檔案的 管理工作。3行動上落實(shí)基建檔案工作的作用參與基建檔案管理的人員也應(yīng)改變觀念、解放思想，從結(jié)合醫(yī)院的社會 效益、經(jīng)濟(jì)效益角度出發(fā)，在主動查詢、跟蹤服務(wù)和再度開發(fā)上狠下功夫，從而 滿足外部環(huán)境和內(nèi)部變革的需要?？偠灾n案管理人員在工作中應(yīng)時刻 具備主人翁精神，積極地使自身的思想素質(zhì)跟上時代的節(jié)拍， 勇于嘗試、開拓進(jìn) 取，才能保證基建檔案工作在新醫(yī)改中發(fā)揮應(yīng)有的作用。4.效益上體現(xiàn)

7、基建檔案工作的價值眾所周知，“效益”始終是左右人們評價每一項(xiàng)工作活動的主要尺度。在當(dāng)今社會，講求效益不僅是經(jīng)濟(jì)工作的核心，而且已成為一切工作的核心。檔 案工作只有通過提高其工作效益，才能得到社會和醫(yī)院的重視，提高自己的社會 地位，在改革大潮中立于不敗之地。對于醫(yī)院檔案部門來講，深入開發(fā)檔案信息 為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)是當(dāng)前做好醫(yī)院檔案工作，提高檔案工作效益的最佳途徑。三、對未來基建檔案工作適應(yīng)新形勢下變革的幾點(diǎn)建議光單純機(jī)械的解決基建檔案管理的現(xiàn)有問題對其發(fā)展還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我們還應(yīng)根據(jù)當(dāng)下的醫(yī)改形勢提出具有前瞻性的建設(shè)意見。1. 加強(qiáng)服務(wù)意識，拓展服務(wù)領(lǐng)域回到檔案工作的宗旨，我們始終不要忘了它是

8、一項(xiàng)為人服務(wù)的服務(wù)性的 工作，所以增強(qiáng)檔案的服務(wù)和利用意識是本項(xiàng)工作的初衷，基建檔案工作的服務(wù)性是通過資料提供利用來實(shí)現(xiàn)的，檔案管理人員應(yīng)該深入到各職能部門及項(xiàng)目工 程一線調(diào)查收集了解它的進(jìn)度信息的，不斷探索和及時總結(jié)那些不同檔案的特 點(diǎn)、規(guī)律，有針對性地為后續(xù)的工作提供信息參考服務(wù)，只有這樣，才能使各部 門在實(shí)踐中充分認(rèn)識到檔案對其工作所起到的作用，從而使收益的人們更進(jìn)一步 地了解檔案真正的價值所在，鞏固增強(qiáng)了使用者的檔案意識。從這個意義上講， 檔案信息資源的提供利用也是最有效的檔案宣傳推廣。2. 開發(fā)基建檔案收集網(wǎng)絡(luò)，避免重要信息遺漏前面我們已經(jīng)提到醫(yī)院基建工作普遍存在投資大、周期長、環(huán)節(jié)

9、多、合 作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，只靠幾個專職的管理員去收集、整理、歸類難免會出現(xiàn)遺漏， 所以我們需撒開一個由各基建職能部門聯(lián)絡(luò)專員參與進(jìn)來的信息收集網(wǎng)。聯(lián)絡(luò)專員每日整理本部門在日常工作中形成的、 對今后工作具有參考利用價值的文件材 料，定期向檔案室移交。這樣既保證了歸檔材料的完整性、系統(tǒng)性，又便于將檔 案開發(fā)工作列入計劃，納入日程，落實(shí)責(zé)任，跟蹤監(jiān)督。同時，取得各部門支持 與配合也可幫助檔案管理人員及時了解和掌握各基建部門的工作整體形勢和發(fā) 展方向和他們的工作任務(wù)，有利于有計劃地為各部門提供有價值的基建檔案信息，做好超前服務(wù)。3優(yōu)化檢索體系，提高服務(wù)效率信息收集地再豐富和完善，我們最終也是通過檢索體系查找檢閱它們，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和院區(qū)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，庫存檔案的數(shù)量也在與日俱 增。在海量的庫存檔案中查找所需基建檔案，沒有完善的檢索工具是不行的。優(yōu) 化檔案檢索工具的多樣性，既可提高了檢索工具的覆蓋率和確定率，使每一種檢索工具都能覆蓋室藏所有檔案；又能增強(qiáng)檢索工具的專指性，形成了從文件級到 案卷級,從案卷級到年度級的多層次、多形式、多角度的比較完善的檢索體系。 醫(yī)院檔案信息