工廠人力資源信息的管理

1、工廠人力資源信息的管理員工信息管理1、員工信息編號法所有員工的編號均以“肇豐員工”四個字的漢語拼音第一個字母組合成縮寫開頭，即：“ZFYG”，接下來為在肇豐公司第一天上班的日期，如：“19930601”代表該員工開始上班的日期為“1993 年 6 月1 日”，最后以 4 位數(shù)字結(jié)尾。舉例：“ZFYG 199306010001”為1993 年 6 月 1 日上班，是當月開始上班的第一位員工。試用期未滿的員工，在最后添加一個字母“S”，試用期滿后去掉。（可以繼續(xù)以現(xiàn)行情況實行）2、員工信息保存年限A、永久保留的員工歷任工廠領(lǐng)導(dǎo)、第一批任職部門主管以上的員工、各工廠負責(zé)人、 與工廠發(fā)生過勞動爭議并且

2、在開發(fā)區(qū)勞動部門立案的員工、在工廠 任職期間被公檢法等部門拘留審查、逮捕法辦的員工、對工廠有過 重大貢獻由工廠領(lǐng)導(dǎo)指定特別永久保留信息的員工、在工廠有未報 賬款、未還財物攜款、物不辭而別的員工、曾任職各級安全、消防、治保責(zé)任人的員工、被公司開除、除名、違紀辭退、經(jīng)濟性辭退的 員工、應(yīng)作違紀處理改作強制勸辭的員工、曾給予通報表揚或批評 以上獎懲的員工、涉嫌盜竊、挪用、貪污工廠財物暫未查實的員工、曾任職工廠財會、采購、業(yè)務(wù)、倉管的員工、擔(dān)任過重大工程項目 員工、因工死亡的員工、因工或非工傷病住院醫(yī)療期滿工廠依法解除勞動合同的員工、有特殊技術(shù)或技能的員工、離職后與工廠發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的員工、離職時有暴力

3、實際行為或以暴力相威脅以求取利益的員工、掌握工廠商業(yè)秘密的員工。B、資料保留到離職后十年的員工任職管理部門主管、車間主管、組長、質(zhì)檢員的員工。 C、資料保留到離職后三年的員工 以上兩項以外的員工。3、資料保留形式A、文字資料 B、計算機硬盤C、計算機軟盤對于在保留年限內(nèi)的員工資料，必須逐一建立文字檔案，同時在計算機硬盤保留同樣內(nèi)容的資料，并做一個軟盤備份，對于保留在上述各項的資料，由管理部門主管或人事管理人員每季度逐人檢閱一次，確信信息保存完整，若有任一形式的資料缺失，必須從發(fā)現(xiàn)之日起，一周之內(nèi)補正。1、信息的更新與銷毀所有需要更新的信息，由管理部門整理成文字，交員工所在單位主管、管理部門主管

4、/總經(jīng)理助理、總經(jīng)理簽字后增加或修改。超過保留期限的員工的資料，在超期之日起三年內(nèi)保留文字記錄， 保留軟盤資料，從硬盤中刪除并停止季度的檢閱確認。三年后經(jīng)所在單位部門負責(zé)人、管理部門主管、總經(jīng)理三人聯(lián)署，由專人銷毀文字檔案。軟盤資料再保留三年（附員工號目錄），以后任其自然流失（即軟盤不銷毀，但除非有需要不再檢閱其中的內(nèi)容）。所有員工的個人資料必須加密，除員工本人（僅限查閱本人資料），管理部門主管、總經(jīng)理助理和總經(jīng)理可以查閱外，其余人員查閱必須書面申請，經(jīng)使用部門經(jīng)理、管理部門主管、總經(jīng)理助理和總經(jīng)理批準方可查閱。2、信息的分類在職員工與離職員工應(yīng)分設(shè)不同的文字檔案盒并按規(guī)定時間以前和以后在職為

5、界，分盒存放。在職員工資料存在硬盤 C 盤，離職員工存在 D 盤，離職員工資料與在職員工的軟盤備份也應(yīng)分別存放。第九條 臨時工的信息管理1、保存年限本條人員的信息管理參照員工信息管理中永久保留項下的管理方法執(zhí)行。2、編號法臨時工編號為：“ZFLS”年月日為第一次合作或臨時工首天工作的日子。第六章 員工的開除、解除勞動合同、與強制勸辭第十條 開除符合以下條件之一的員工作開除處理：1、符合國家勞動法規(guī)可以作開除處理的規(guī)定；2、若不作開除處理可能對社會有不利影響；3、不作開除處理不利于教育其他員工。 此種處理牽涉程序較復(fù)雜，一般盡量少用。 第十一條 操作程序本章所列的各種情況、政策性很強，牽涉各方面

6、利益，故作為管理部門必須十分慎重，工作必須十分嚴謹。其處理原則為：依法、原則、兼顧、穩(wěn)妥、高效、靈活。以上各種處理方法情況性質(zhì)雖然都不同，但共同點是：工廠與員工的合作關(guān)系即將完結(jié)，雙方在大多數(shù)情況下都希望在不傷和氣的情況下多爭取利益，故必須嚴格按下列程序進行：1、書面或口頭提出對于員工作為主動方，工廠管理部門必須堅持要對方出示書面申請（如辭職書等）。若工廠為主動方，原則上若是要對員工作出開除、嚴重違紀辭退兩 種處理，可以直接以書面通知到員工。但作為經(jīng)濟性辭退、強制勸 告員工提出向工廠辭工，一般應(yīng)先口頭與員工交換意見。在此之前， 管理部門應(yīng)事先召開有總經(jīng)理、助理、人事管理部門和使用部門共 同參加

7、的會議，決定談判策略和要點。2、口頭協(xié)商管理部門必須事前準備好有關(guān)資料，即使是經(jīng)濟性裁員、強制勸告 員工本人向工廠提出辭工，也應(yīng)作好文字準備，以求達成一致意見?？陬^協(xié)商若達成一致意見，則盡快進入下一階段即起草協(xié)議階段。 實際操作時，應(yīng)盡量先起草好工廠的協(xié)議草稿，以求提高工作效率，盡量減少雙方當事人的工作量。若雙方分岐太大，道理在工廠一方，則不必急于求成，以免因滿足對方不合理要求而成為影響今后的負面先例。3、審議協(xié)議若員工方提出反建議，管理人員除按事先會議決定可以答復(fù)對方的之外，一般不作可否的正面答復(fù)，以便多留時間思考和開會再議。對于明顯違反原則、法律、法規(guī)，會引起不良后果的建議，要敢于直接拒絕

8、，并說明拒絕的理據(jù)。千萬不能因含糊其詞給對方以僥幸心理，增加下步工作難度。4、簽訂協(xié)議雙方達成一致后，立即簽署協(xié)議（作為開除除名處理者或嚴重違紀辭退者可免除此項）。 對于雙方各作讓步而達成的協(xié)議，必須要有明確的條文說明：“甲方已向乙方清楚說明了按勞動法應(yīng)享受的權(quán)利和應(yīng)盡的義務(wù)”。對于以強制勸告乙方自動辭工換取不作開除等處理的協(xié)議，除上條 條文外，還必須要有：“乙方承諾不謀求協(xié)議列明外的任何經(jīng)濟補 償，否則甲方有權(quán)依照工廠依法制定的規(guī)章制度追究乙方在職期間 的違紀行為，追記行政處分和追處經(jīng)濟處罰，乙方對此不表示異議” 的條文，并且要有乙方違紀、出錯的文字資料。5、結(jié)算付款協(xié)議簽訂后，管理部門應(yīng)立

9、即通知財務(wù)在原先的初步計算基礎(chǔ)上， 迅速計算出應(yīng)付（收）款項。在實際付款前，必須辦理下列手續(xù)：簽署離職退還財物會簽單； 簽署協(xié)議；交出各種鎖匙、員工證、住宿證； 帶齊個人財物到財物部。需臨時借住幾天的要書面申請，并且在實際離開工廠當天才發(fā)給結(jié)算工資，財務(wù)人員必須見到上述所有資料并確認已按工廠規(guī)定簽證完畢，才可付款。6、原則與靈活對于對方提出的要求，應(yīng)堅持原則，靈活處理。 以下情況應(yīng)堅持原則不退讓：對方提出的要求直接違反工廠依法制定的規(guī)章制度的； 對方嚴重違紀不肯認錯或甚至以威嚇企圖達到個人目的的； 工廠一旦答應(yīng)對方會造成不良先例的；工廠在人情、法律方面都無可指責(zé)，不必讓步的。 以下情況可以靈活處理： 出于人道主義考慮的；在工廠依法制定的規(guī)章制度許可范圍之內(nèi)并且僵持下去利害互相抵消的； 雙方作出對等讓步的； 有利于工廠長遠利益的。第十三條 管理部門主辦人員的職業(yè)道德和處事技巧工廠不允許管理部門主辦人員以權(quán)謀私、假公濟私或借機向?qū)Ψ剿饕锰?。違者將按員工手冊及有關(guān)規(guī)章制度嚴肅處理。主辦人員在與對方談判時不得向?qū)Ψ酵嘎恫粦?yīng)透露的消息。主辦人員在與對方談判時是工廠的代表，對于對方“誰說的”、“誰提出的”等問題，原則上必須以“這是工廠開會定的”、“這是