OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法

1、白銀市市級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法（試行）第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)白銀市黨政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱oa系統(tǒng)，）管理，保證其高效、安全運(yùn)行，充分發(fā)揮oa系統(tǒng)的作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例和國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定的規(guī)定，結(jié)合市級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化工作實(shí)際，制定本辦法。第二條 系統(tǒng)的應(yīng)用分兩個(gè)階段：第一階段自2006年7月1日至2006年12月31日為試用期，市直機(jī)關(guān)實(shí)行辦公業(yè)務(wù)雙軌運(yùn)行，即紙質(zhì)公文和電子公文同時(shí)進(jìn)行，試用期為半年。第二階段自2007年1月1日起，系統(tǒng)投入正式運(yùn)行，所有非涉密一般文件除印發(fā)少量紙質(zhì)文件存檔或?qū)ν馐褂?/p>

2、外，均以電子文件形式運(yùn)行。涉密和不便通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的公文，仍按紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)。第三條 oa系統(tǒng)，主要運(yùn)用于市委、市人大、市政府、市政協(xié)與市直各部門、各單位之間的公文流轉(zhuǎn)。第四條 oa系統(tǒng)內(nèi)容包括協(xié)同辦公、公文管理、電子郵件、文檔管理、公共信息、個(gè)人日程計(jì)劃、個(gè)人設(shè)置、綜合辦公、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)、常用工具等功能，旨在實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息、公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范公務(wù)管理流程，提高機(jī)關(guān)辦公效率。第五條本辦法適用于經(jīng)批準(zhǔn)使用oa系統(tǒng)的單位（以下簡(jiǎn)稱使用單位）以及各使用單位的使用人員(以下簡(jiǎn)稱使用人員)。第二章 管理機(jī)構(gòu)第六條 市政府辦公室負(fù)責(zé)辦公oa系統(tǒng)的規(guī)劃、開發(fā)和推廣實(shí)施工作。 第七條 市數(shù)字白銀工作辦

3、公室（以下簡(jiǎn)稱市數(shù)字辦）負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，對(duì)系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一部署，分級(jí)管理。其主要職責(zé): （一）辦理系統(tǒng)使用單位的注冊(cè)、名稱變更、撤銷等相關(guān)手續(xù)； （二）制定電子公文與信息流轉(zhuǎn)的具體工作規(guī)范和制度； （三）征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用系統(tǒng)中出現(xiàn)的新情況、新問題；（四）培訓(xùn)各使用單位系統(tǒng)管理人員和使用人員； （五）做好其他相關(guān)工作。第三章 使用單位第八條 使用系統(tǒng)的單位，應(yīng)向市數(shù)字辦提出書面申請(qǐng)，申請(qǐng)應(yīng)由上級(jí)主管部門簽署意見。申請(qǐng)經(jīng)市數(shù)字辦審核后方可辦理注冊(cè)手續(xù)并取得oa系統(tǒng)身份密鑰（下稱密鑰）和密碼。第九條 使用單位必須明確一名主管領(lǐng)導(dǎo)分管系統(tǒng)工作，同時(shí)確定一名系統(tǒng)管理

4、人員，負(fù)責(zé)日常管理。各單位系統(tǒng)管理人員的職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)本單位辦公自動(dòng)化的日常管理；（二）指導(dǎo)和監(jiān)督該系統(tǒng)在本單位的運(yùn)行；（三）負(fù)責(zé)本系統(tǒng)運(yùn)行與市數(shù)字辦的銜接工作。 第十條 使用單位變更系統(tǒng)中相關(guān)資料的，應(yīng)向市數(shù)字辦提出書面申請(qǐng)，并辦理相關(guān)手續(xù)：（一）使用單位名稱變更的，應(yīng)辦理名稱變更手續(xù)，并由該單位來函確定新的系統(tǒng)管理員及使用人員名單；（二）使用單位被撤銷的，應(yīng)辦理注銷手續(xù)。即在交換系統(tǒng)中刪除該單位名稱，注銷該單位電子印章和使用人員，并將系統(tǒng)中的相關(guān)文件按被撤銷單位提出的處理辦法進(jìn)行處理；（三）使用單位合并的，合并后的使用單位名稱如果沿用合并前其中一個(gè)使用單位名稱的，則該名稱作為合并后的使

5、用單位名稱在系統(tǒng)中保留，被合并的使用單位按本條第二項(xiàng)規(guī)定辦理注銷手續(xù)；合并后的使用單位如果使用新的單位名稱的，則按本辦法第八條的規(guī)定重新辦理注冊(cè)手續(xù)，合并前在系統(tǒng)中使用的單位名稱按本條第二項(xiàng)規(guī)定辦理注銷手續(xù)。第四章 使用人員 第十一條 從事本系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)、管理的工作人員，應(yīng)政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)，具備良好的服務(wù)意識(shí)和相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)水平，熟悉國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章，盡職盡責(zé)，保證工作質(zhì)量。 第十二條 系統(tǒng)管理員應(yīng)按規(guī)范向市數(shù)字辦申報(bào)開設(shè)、注銷使用人員帳號(hào)、初始密碼，并將使用人員的工作職責(zé)和權(quán)限，報(bào)市數(shù)字辦備案。 第十三條 系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺遵守系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)

6、中所承擔(dān)的工作任務(wù)。 第十四條 系統(tǒng)使用人員帳號(hào)密碼（口令）應(yīng)設(shè)6位以上字符（含字母、數(shù)字、符號(hào)等），并需經(jīng)常修改，不得與其他使用人員名（賬號(hào)）相同。使用人員取得密鑰和初始密碼后應(yīng)立即修改密碼，若密碼丟失，應(yīng)向本單位系統(tǒng)管理員提出申請(qǐng)，恢復(fù)初始密碼。 本單位沒有確定系統(tǒng)管理員的，可以直接向市數(shù)字辦提出申請(qǐng)。第十五條 未經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意，非相關(guān)人員不得使用系統(tǒng)管理員的密鑰和密碼登錄系統(tǒng)。第十六條 為使用系統(tǒng)的短信通知功能，使用人員應(yīng)在本人帳號(hào)的個(gè)人資料上登記自己的手機(jī)號(hào)碼，供接受交換系統(tǒng)的短信提醒之用。如手機(jī)換號(hào)應(yīng)及時(shí)向本單位系統(tǒng)管理員（或市數(shù)字辦）提出更換。第十七條 為保證各類電子文件的及時(shí)

7、收發(fā)，工作人員應(yīng)在每天的8：30-9：30、10：30-11：30、15：00-16：00、17：00-18：00這四個(gè)時(shí)段登陸到oa系統(tǒng)，接收各類文件。使用人員如因出差或出差時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)指定授權(quán)的公文代辦人代辦。第五章 電子印章的使用與管理 第十八條 電子印章是在電子公文上使用的簽名印章，對(duì)電子公文進(jìn)行電子簽名，在打印公文前，應(yīng)驗(yàn)證公文電子簽名的合法性。驗(yàn)證并按規(guī)定打印的紙質(zhì)公文具有法律效力。 第十九條 電子印章的制作式樣和標(biāo)準(zhǔn)，按國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定(國(guó)發(fā)199925號(hào))執(zhí)行。 第二十條 使用單位需要、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請(qǐng)，

8、經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意并簽字后，報(bào)送市政府辦理審批手續(xù)。經(jīng)市政府批準(zhǔn)同意后，由市數(shù)字辦具體辦理。 第二十一條 銷毀電子印章時(shí)，市政府辦公室、市保密局、市數(shù)字辦和印章所屬單位相關(guān)人員應(yīng)同時(shí)在場(chǎng)。 第二十二條 使用單位的電子印章應(yīng)等同于實(shí)物印章管理，應(yīng)由負(fù)責(zé)保密工作的機(jī)構(gòu)指定專人保管和使用。電子印章可由兩人或兩人以上分別保管。 第二十三條 電子印章因損壞、遺失等原因不能使用或因單位名稱變更、撤銷、合并等原因需要變更的，應(yīng)將舊電子印章交回市政府辦公室處理，并按本辦法第二十條、二十一條的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。 第二十四條 使用單位應(yīng)按國(guó)發(fā)199925號(hào)文件的規(guī)定，制定本單位電子印章的管理辦法。第六章 密鑰的使

9、用與管理第二十五條 密鑰是指登陸電子政務(wù)系統(tǒng)所必需的身份密碼，密鑰的管理包括密鑰的購(gòu)買、制作、分發(fā)、參數(shù)設(shè)置、修改和使用。第二十六條 市政府辦公室負(fù)責(zé)oa系統(tǒng)密鑰的管理，并委托市數(shù)字辦負(fù)責(zé)技術(shù)支持和服務(wù)。第二十七條 申領(lǐng)密鑰的單位或個(gè)人應(yīng)向市政府辦公室提出書面申請(qǐng)，說明申領(lǐng)密鑰的理由和擬使用的人員資料。第二十八條 市政府辦公室對(duì)密鑰申請(qǐng)進(jìn)行審查，經(jīng)市政府辦公室同意后，由市數(shù)字辦負(fù)責(zé)制作密鑰，同時(shí)辦理登記領(lǐng)用手續(xù)。第二十九條 市數(shù)字辦向申請(qǐng)使用人員發(fā)出密鑰領(lǐng)取通知，由申請(qǐng)單位或個(gè)人指派專人領(lǐng)取，或以機(jī)要傳輸手段領(lǐng)取。第三十條 使用單位或個(gè)人應(yīng)妥善保管和使用密鑰，不得擅自轉(zhuǎn)借他人使用，確保密鑰的安

10、全。第三十一條 密鑰使用人變動(dòng)的，應(yīng)報(bào)市數(shù)字辦備案。新接任人員應(yīng)及時(shí)修改密碼，密碼字符應(yīng)在6位以上。第三十二條 密鑰應(yīng)按機(jī)要設(shè)備妥善保管，密鑰遺失的，應(yīng)立即報(bào)告市數(shù)字辦，并由所在單位查明原因,視情況及時(shí)做出處理。需重新申領(lǐng)的,按照申領(lǐng)程序重新申請(qǐng)更換。應(yīng)使用人員自身原因?qū)е旅艽a丟失，并造成損失的，按照有關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。第七章 電子公文的發(fā)送與接受 第三十三條 在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子公文，其文種、格式、內(nèi)容等的審核把關(guān)由發(fā)文單位負(fù)責(zé)。 第三十四條 公文帶有不方便進(jìn)行電子化處理的附件（如書籍、圖紙等）的，可按紙質(zhì)公文交換的方式進(jìn)行交換。公文正文仍以電子公文形式交換。 第三十五條 電子公文的制發(fā)由電子

11、公文制作、蓋章、發(fā)送三個(gè)環(huán)節(jié)組成，由一個(gè)或多個(gè)工作人員完成。 第三十六條 發(fā)送電子公文時(shí)，應(yīng)選擇公文的主送、抄送機(jī)關(guān)，并設(shè)置允許收文機(jī)關(guān)打印的權(quán)限。 第三十七條 系統(tǒng)完成發(fā)送公文操作的時(shí)間為電子公文的發(fā)送時(shí)間。 第三十八條 使用單位應(yīng)按時(shí)接收電子公文。 第三十九條 接收電子公文時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無誤后方可進(jìn)行打印或進(jìn)入本機(jī)關(guān)內(nèi)部系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)，并按常規(guī)收文進(jìn)行登記，否則應(yīng)予以退回。 第四十條 打印后的電子公文相當(dāng)于紙質(zhì)公文復(fù)印件，參照紙質(zhì)公文的管理辦法處理。 第四十一條 首次進(jìn)行電子公文打印或從系統(tǒng)中讀取電子公文進(jìn)入收文機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)的時(shí)間為電子公文的接收時(shí)間。 第四十二條 電子公文接收失敗的，

12、收文機(jī)關(guān)應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，說明原因，請(qǐng)求重發(fā)或追加打印份數(shù)；因系統(tǒng)故障不能接受的，應(yīng)及時(shí)向市數(shù)字辦反饋。第八章 安全保障 第四十三條 聯(lián)入系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)，應(yīng)安裝殺毒軟件。使用外來磁盤應(yīng)檢測(cè)，以防病毒入侵。第四十四條 系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查、維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)排除，無法排除的，應(yīng)立即與市數(shù)字辦聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行；不得亂設(shè)、私設(shè)系統(tǒng)的使用人員。文檔管理員應(yīng)對(duì)文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入系統(tǒng)。 第四十五條 使用系統(tǒng)時(shí)，所有涉密信息不得在該系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布，也不得存儲(chǔ)在與該系統(tǒng)相連的計(jì)算機(jī)中。第四十六條 應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全保密知識(shí)教育，

13、遵守保密紀(jì)律與保密規(guī)定。不得利用電子政務(wù)系統(tǒng)從事危害國(guó)家安全、泄露國(guó)家秘密的違法犯罪活動(dòng)；不得復(fù)制和傳播妨礙社會(huì)治安或淫穢色情信息。第四十七條 系統(tǒng)出現(xiàn)異常，造成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不完整、軟件故障、數(shù)據(jù)丟失，影響系統(tǒng)完整運(yùn)行的，應(yīng)由部門系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)維護(hù)。因技術(shù)因素導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常工作的，應(yīng)及時(shí)向市數(shù)字辦反饋。第四十八條 信息傳輸工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理制度，遵循統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。接收的信息，應(yīng)按照時(shí)限要求辦理；發(fā)送的重要信息應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批。第四十九條 使用人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)操作規(guī)程。對(duì)不遵守規(guī)程、影響信息傳輸工作正常運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)成員單位，予以通報(bào)批評(píng)；造成事故的，應(yīng)追究有關(guān)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。第五十條 密級(jí)文件不進(jìn)入系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴(yán)格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按各單位公文管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九章 應(yīng)急處理 第五十一條 系統(tǒng)出現(xiàn)故障，導(dǎo)致電子公文與信息無法