實用英語綜述和信封

1、實用英語綜述和信封 實用英語綜述和信封 Styles and Features in Language of English Practical Writing 實用英語綜述和信封 Classification of Practical English Writing 英語應(yīng)用文包括各國政府、民間團(tuán)體、英語應(yīng)用文包括各國政府、民間團(tuán)體、 企事業(yè)單位或個人相互往來所使用的企事業(yè)單位或個人相互往來所使用的 書信、商務(wù)文書、禮儀文書、契約文書信、商務(wù)文書、禮儀文書、契約文 書、單據(jù)表格、會務(wù)文書等。書、單據(jù)表格、會務(wù)文書等。 實用英語綜述和信封 Language Features and Writi

2、ng Ways 完整完整 一篇好的涉外英語應(yīng)用文，必須對讀者一篇好的涉外英語應(yīng)用文，必須對讀者 （對方或公眾）提供所有需要的信息，或（對方或公眾）提供所有需要的信息，或 者答復(fù)讀者所提出的一切問題和要求，務(wù)者答復(fù)讀者所提出的一切問題和要求，務(wù) 必使所有的事情都得到闡明和論述，所有必使所有的事情都得到闡明和論述，所有 的問題都得到答復(fù)和解釋。的問題都得到答復(fù)和解釋。 實用英語綜述和信封 為了檢驗?zāi)闼鶎懙膽?yīng)用文的完整性，我們可以使用為了檢驗?zāi)闼鶎懙膽?yīng)用文的完整性，我們可以使用 5 5個個W (Who, What, When, Where, Why) 和一和一 個個 H (How)。例如：。例如：

3、NOTICE Dec. 31,2003 A l l t h e s t a f f o f A c c o u n t s Department are requested to be ready to attend the meeting in the conference room on Tuesday, at 3:00pm, Jan 6, 2004, to discuss the financial statement of last year. Accounts Dept. 實用英語綜述和信封 Cellulose Tape 1/2x 3yds, with plastic dispens

4、er 700 doz./ ditto-but 1/2“ x 5 yds,1,000doz.” 這是出口商接到的一份定單中有關(guān)商品這是出口商接到的一份定單中有關(guān)商品 品名，規(guī)格和數(shù)量的內(nèi)容。品名，規(guī)格和數(shù)量的內(nèi)容。 實用英語綜述和信封 “纖素帶（幅）寬半英寸，長碼，帶塑料包裝容器纖素帶（幅）寬半英寸，長碼，帶塑料包裝容器 0打；打； 同上，但（幅）寬寬半英寸，長碼，同上，但（幅）寬寬半英寸，長碼， 打。打?！?問題是后半句不清楚。問題是后半句不清楚。 “ditto”在這里表示前面提到在這里表示前面提到 的商品名稱纖維素帶，但不能包括的商品名稱纖維素帶，但不能包括“帶塑料包裝容帶塑料包裝容 器器”

5、，因此，幅寬半英寸長碼的纖維素帶是否有，因此，幅寬半英寸長碼的纖維素帶是否有 塑料包裝容器沒有說清楚，不完整。塑料包裝容器沒有說清楚，不完整。 所以最好改成：所以最好改成： Cellulose Tape 1/2x 3yds, with plastic dispenser 700 doz. Cellulose Tape 1/2 x 5yds，with plastic dispenser 1000 doz.“ 這樣既完整，又清楚明確，不引起誤解。這樣既完整，又清楚明確，不引起誤解。 實用英語綜述和信封 2. 2. 具體具體 任何一種英語應(yīng)用文應(yīng)當(dāng)具體、明確任何一種英語應(yīng)用文應(yīng)當(dāng)具體、明確 和有說服

6、力，而不應(yīng)含糊、籠統(tǒng)和抽和有說服力，而不應(yīng)含糊、籠統(tǒng)和抽 象。特別是合同、協(xié)議、通知、啟事、象。特別是合同、協(xié)議、通知、啟事、 招領(lǐng)、海報、廣告和需要做出具體答招領(lǐng)、海報、廣告和需要做出具體答 復(fù)等的信函，必須強(qiáng)調(diào)具體使用的事復(fù)等的信函，必須強(qiáng)調(diào)具體使用的事 實、數(shù)據(jù)和時間。實、數(shù)據(jù)和時間。 實用英語綜述和信封 3 3 清楚清楚 清楚，是英語應(yīng)用文的主要語言特點之清楚，是英語應(yīng)用文的主要語言特點之 一。所謂清楚，就是要確保你所寫的一。所謂清楚，就是要確保你所寫的 內(nèi)容清楚，不被誤解。要寫得恰到好內(nèi)容清楚，不被誤解。要寫得恰到好 處，使讀者不假思索就能理解你的要處，使讀者不假思索就能理解你的要

7、點為宜。要達(dá)到上述目的，必須注意點為宜。要達(dá)到上述目的，必須注意 下列幾點：下列幾點： 1) 1) 選擇簡明易懂的詞語，盡量避免意選擇簡明易懂的詞語，盡量避免意 義上模棱兩可的詞語和句子。例如：義上模棱兩可的詞語和句子。例如： 實用英語綜述和信封 As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles, we have bimonthly direct services. 實用英語綜述和信封 As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles, we have bimonthly d

8、irect services. “bimonthly” has two meanings here. One is “twice a month”, another is “once every two months”. Revised: a) We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles every two months.(從上從上 海到洛杉磯，每兩月一次直達(dá)船。海到洛杉磯，每兩月一次直達(dá)船。) 實用英語綜述和信封 2) 2) 注意修飾詞的位置，同一修飾詞放到注意修飾詞的位置，同一修飾詞放到 句中不同位置，會導(dǎo)致句子的含義不句中不

9、同位置，會導(dǎo)致句子的含義不 同。同。 實用英語綜述和信封 3) 3) 注意代名詞的指代對象和關(guān)系代詞與注意代名詞的指代對象和關(guān)系代詞與 先行詞的關(guān)系。例如：先行詞的關(guān)系。例如： They informed Messrs. Smith 又如：又如：disgust,意味著意味著hating 有有 strong feeling of dislike or distaste 之意，不應(yīng)當(dāng)使用，又如：之意，不應(yīng)當(dāng)使用，又如：must refuse, 帶有脅迫性的語調(diào)，帶有脅迫性的語調(diào)，want you to,帶有傲慢和長者的口吻等，應(yīng)帶有傲慢和長者的口吻等，應(yīng) 改用其他方式表達(dá)。改用其他方式表達(dá)。 實用

10、英語綜述和信封 (5) (5) 使用表示高興、感謝和遺憾等詞語。使用表示高興、感謝和遺憾等詞語。 1 1）高興和樂意的表達(dá)法有：）高興和樂意的表達(dá)法有： It is with pleasure that we have reached an agreement on all the terms.(所有條款達(dá)成協(xié)議) It is a pleasure for us to sign such a sales contract. (簽訂銷售合同) 2 2）感謝的表達(dá)法有：）感謝的表達(dá)法有： Thank you for your inquiry of July 8. 實用英語綜述和信封 幾種常見的應(yīng)用

11、文 1. 信及信封的寫法 2. 祝賀信 3. 感謝信 4. 邀請信 5. 個人簡歷 6. 通知,便條等告啟文 實用英語綜述和信封 信封格式的一般規(guī)則 收信人名稱和地址應(yīng)與信函封內(nèi)名稱和地 址完全一致，封內(nèi)地址的每一部分(尊稱、 頭銜、工作部門、姓名、地址、郵編) 應(yīng) 寫在信封上。但信封上的寫信人姓名前無 需加頭銜或者職稱。 寄信人與收信人的姓名和地址寄信人與收信人的姓名和地址必須完整。 (1) 給女士的信函，信封上其姓名前宜用Mrs. 或Miss。若其本人有職稱或頭銜時，則無 需同時用Mrs.或Miss。寫給夫婦倆同時收 的信函，信封上應(yīng)寫成：Mr.and Mrs.xxx。 實用英語綜述和信封

12、 在信封上,發(fā)信人的地址和名稱一般在左上角, 收 信人的地址,名稱一般在中間偏右, 地址要采取齊 頭式,門牌要與街道同一行,然后隔行打上城市,州/ 省和郵編. 注意: 如果地址一行寫不下, 第二行的時候要空2 格.如: Zhejiang Native Product& Animal By-products Import.&Exp. Corp 實用英語綜述和信封 信封地址內(nèi)容及順序如下： （1）收信人姓名（或商行名）； （2）收信人頭銜、職務(wù)或職稱； （3）公司（或所屬單位、組織、學(xué)校）名稱； （4）郵政地址（mailing/postal address）和 街道地址（street addres

13、s）, 即門牌和路 名； （5）城市、郵編、省名或州名、國名。 實用英語綜述和信封 Qi Xie College of Foreign Languages of Hunan University 50 Lushan Road Changsha, 410000, Hunan, China (收信人姓名等在中央或稍右) Prof. John Wise London Economics School 56 Wood Street London, E.C.4, England (無標(biāo)點無標(biāo)點) 平頭式 和縮進(jìn)式 實用英語綜述和信封 Zhejiang Machinery Imp. &Exp. Cop.

14、102 Fengqi Road Hangzhou 310000 P. R . China (收信人姓名等在中央或稍右) Wariwang Pte Ltd. 402 Orchard Road # 08-06 Singapore 0923 實用英語綜述和信封 如果信函時寫給公司而不是個人的話，則應(yīng)先寫公司名稱,寫公 司地址，門牌等。如： Messrs. Vernon Gregory & Co., Ltd. 72 Flint Street SYDNEY Australia 注：Messrs. 是Mr.的復(fù)數(shù)，僅用于公司行號，而該 公司行號的名稱是由人的姓名所組成。如： Messrs. G.P. Gl

15、over & Co. Messrs. Brown, Clarke & Father 實用英語綜述和信封 但但 Messrs. .不用于下列情況：不用于下列情況： l公司行號中沒有人的姓名，即非人稱行號， 如 Utility Furniture Co. l以定冠詞The開頭的公司行號，如The United Import Co. Ltd. l公司行號中包含有禮節(jié)尊稱，Sir William Dobson & Sons. l寫給個人的信函。 l如果不知道收信人姓名時，信函常寄給與 討論的問題有關(guān)的部門。該部門頭銜一般 被認(rèn)為可以處理有關(guān)問題。如： 實用英語綜述和信封 The Manager Bar

16、minster Bank Ltd London EC2 5BP England 實用英語綜述和信封 幾種特殊信封格式的寫法幾種特殊信封格式的寫法 當(dāng)信函需要第三者收轉(zhuǎn)時，則需在收信人 的姓名下方寫上收轉(zhuǎn)人的姓名并在其姓名 前面寫上c/o (care of 的縮寫，相當(dāng)于請轉(zhuǎn) 收)，如： Mr. Vern Bissell c/o Mr. Bill Fry 1912 SW 6th Avenue. Portland, OR 97201 U. S. A. 實用英語綜述和信封 實用英語綜述和信封 Please Forward Please Forward Mr. Jonathan Claiborne Mr. Jonathan Claiborne (3) (3) 為了說明所發(fā)信函或郵件的類別，寫信為了說明所發(fā)信函或郵件的類別，寫信 人往往在信封左下方附上人往往在信封左下方附上 Air Mail or Air Mail or Par