ERP操作手冊1——第一部分-采購業(yè)務(wù)操作手冊

1、第一部分 采購業(yè)務(wù)操作手冊采購業(yè)務(wù)是物料進入公司的源頭，也是公司成本控制的源頭?？傮w流程：采購訂單 采購到貨單 采購入庫單 采購發(fā)票 采購結(jié)算，供應(yīng)商提供發(fā)票后，交財務(wù)辦理采購結(jié)算。涉及系統(tǒng)單據(jù)：采購訂單、到貨單、檢驗單、采購入庫單、采購發(fā)票、采購結(jié)算單等。一、采購訂單業(yè)務(wù)處理按照目前ERP業(yè)務(wù)流程規(guī)定，采購訂單由采購人員輸入系統(tǒng)，經(jīng)規(guī)劃部審核生效后作為整個采購業(yè)務(wù)的源頭數(shù)據(jù)。公司目前的采購訂單是以采購合同（包括招標采購與直接采購）、市場采購單（審計部審批）、零星采購單（采購部門領(lǐng)導審批）作為依據(jù)輸入系統(tǒng)。1采購訂單輸入在已經(jīng)辦理好采購合同或市場采購單、零星采購單（紙質(zhì)）以后，應(yīng)立即輸入系統(tǒng)。

2、菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理采購訂貨采購訂單（見圖）。雙擊打開采購訂單。單擊增加按鈕，出現(xiàn)新采購訂單，逐一輸入相應(yīng)表頭及表體內(nèi)容。輸入內(nèi)容列表：字段名稱內(nèi)容說明備注合同編號與紙質(zhì)合同等文檔一致。訂單編號系統(tǒng)按規(guī)則自動生成。供應(yīng)商選擇訂貨供應(yīng)商。采購類型選擇采購的類型。業(yè)務(wù)員采購業(yè)務(wù)員訂單日期應(yīng)與合同一致。采購部門采購人員所屬部門。備注可輸入必要的注釋。唯一可自由輸入的內(nèi)容。存貨代碼輸入（粘貼）或選擇。只接受已有檔案的數(shù)據(jù)。數(shù)量如果不正確可以修改。原幣含稅單價輸入采購含稅單價。稅率默認17%，如有不同須修改。計劃到貨日期選擇需要供應(yīng)商送貨的最晚日期。訂單保存：對輸入內(nèi)容確認無誤后，單擊保存按鈕保存訂

3、單。 批量導入：為解決大批數(shù)據(jù)輸入問題，系統(tǒng)開發(fā)了批量導入功能，用戶根據(jù)規(guī)定的EXCEL數(shù)據(jù)格式準備數(shù)據(jù)，在訂單輸入界面點擊提取按鈕，按系統(tǒng)提示完成相應(yīng)的操作，即可導入表體數(shù)據(jù)。訂單修改：已經(jīng)保存但未審核的訂單，點擊菜單修改按鈕直接修改，包括增行、刪行或用鼠標定位“存貨編碼”后直接增加或刪除，修改確認以后，正式保存，提請審核。訂單刪除：已經(jīng)保存但未審核的訂單，可點擊菜單刪除按鈕直接刪除。草稿使用：在填制采購訂單時，如果對輸入內(nèi)容不確定或僅擬作為草稿暫存，以便修改或防止單據(jù)保存后誤審，點擊草稿按鈕的，再點擊保存草稿按鈕，即可將當前單據(jù)保存為草稿。如需將草稿轉(zhuǎn)為正式訂單，點擊草稿按鈕的，再點擊打開

4、草稿按鈕，選擇已保存的草稿，對單據(jù)進行相應(yīng)修改，確定正確無誤后，保存訂單。模板使用：為減少相似單據(jù)重復(fù)錄入，可將單據(jù)的內(nèi)容保存為模板。點擊模板按鈕的，再點擊保存模板按鈕，即可將當前單據(jù)保存為模板。再次填制類似采購訂單時，只需點擊增加模板按鈕的，再點擊打開模板按鈕，選擇所需要的模板，并在現(xiàn)有模板的基礎(chǔ)上對單據(jù)進行相應(yīng)修改，確認無誤后，保存訂單即可。2查詢、定位采購訂單菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理采購訂貨采購訂單列表（見下圖）。雙擊打開“采購訂單列表”過濾界面。輸入查詢條件，單擊過濾按鈕，系統(tǒng)開始查詢，顯示如下采購訂單列表:雙擊需要的采購訂單就可以顯示該張單據(jù)。然后可以執(zhí)行“修改、刪除、棄審、審核，關(guān)

5、閉、打開”等操作。在查詢已關(guān)閉的采購訂單時，需要在查詢條件中，將 “是否關(guān)閉”選為“是”，才能查到相應(yīng)單據(jù)；否則，系統(tǒng)默認為“否”，無法查詢已關(guān)閉單據(jù)。采購訂單查詢、定位也可以通過點擊采購訂單頁面的菜單定位按鈕進入采購訂單列表過濾窗體，其它操作同上。還可以通過采購訂單頁面菜單“箭頭”按鈕第一張、前一張、下一張、最后一張翻頁查詢。3采購訂單審核與棄審訂單審核：訂單輸入系統(tǒng)以后，規(guī)劃部審核人員登錄系統(tǒng)，查找定位單據(jù)，依據(jù)紙質(zhì)采購合同或市場采購單、零星采購單等，逐一核對訂單內(nèi)容，確認無誤后單擊菜單審核按鈕，訂單生效。訂單棄審：對于已經(jīng)審核生效但尚未執(zhí)行的采購訂單，如需進行修改、刪除等操作，必須先行棄

6、審。棄審操作同樣需要查找定位單據(jù)，進入采購訂單頁面，點擊棄審按鈕即可。棄審操作同樣受權(quán)限控制，目前由規(guī)劃部審核人員完成。3審核后訂單修改菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理采購訂貨采購訂單（同上）。訂單棄審：由具備“棄審”權(quán)限的人員棄審該訂單，見“訂單棄審”。訂單修改：采購人員單擊修改按鈕后，修改訂單內(nèi)容。改后保存：采購人員在修改完成后，單擊保存按鈕即可。改后審核：單擊審核按鈕（規(guī)劃部審核）。4審核后訂單變更對于已經(jīng)審核生效且已執(zhí)行的采購訂單，如需修改，則必須進行“變更”。同樣有具有單據(jù)變更權(quán)限的人員，定位到需要修改的采購訂單，單擊變更按鈕，進行訂單修改，確認以后點擊保存按鈕即可（不需審核）。訂單變更以后

7、，單據(jù)尾部的“變更人”即會填寫相應(yīng)的人員姓名。注意事項： 只能對表體的數(shù)量、計劃到貨日期、價格、金額、等內(nèi)容進行修改操作，表頭備注內(nèi)容可修改，其它項目均不可修改。 可以增行，未執(zhí)行的訂單行可以刪除。 已執(zhí)行的訂單行可以修改數(shù)量，但變更后的數(shù)量（主輔單位數(shù)量）不得少于訂單累計到貨量（到貨單保存即被確認）。如擬采購鋼板1000Kg,已經(jīng)累計到貨500Kg，只可將訂單內(nèi)容變更為500Kg以上，否則，系統(tǒng)拒絕受理。5刪除采購訂單對于已經(jīng)審核生效但尚未執(zhí)行的采購訂單，如需刪除，可由具有“棄審”權(quán)限的人員定位到該訂單，并棄審該訂單，再由訂單輸入人員單擊刪除按鈕予以刪除。7關(guān)閉和打開采購訂單對于已經(jīng)執(zhí)行完畢

8、或部分執(zhí)行但不需再執(zhí)行的訂單，可以予以關(guān)閉。對于已經(jīng)關(guān)閉的訂單需要繼續(xù)執(zhí)行時，需要打開。系統(tǒng)既支持整張訂單的關(guān)閉、打開，也支持單據(jù)中某一行或數(shù)行關(guān)閉與打開。訂單關(guān)閉：定位到需要關(guān)閉的采購訂單，單擊關(guān)閉按鈕。訂單行關(guān)閉：定位到需要關(guān)閉的采購訂單的行，單擊右鍵出現(xiàn)快捷菜單，左鍵點擊“行關(guān)閉”。訂單打開：定位到已經(jīng)關(guān)閉的采購訂單，單擊打開按鈕。訂單行打開：定位到已經(jīng)關(guān)閉的采購訂單的行，單擊右鍵出現(xiàn)快捷菜單，點擊“行打開”。8.訂單執(zhí)行統(tǒng)計表訂單執(zhí)行統(tǒng)計表可以根據(jù)查詢條件，查看訂單記錄的執(zhí)行情況，用戶可以查詢某訂單或某存貨的執(zhí)行情況，還可以查詢某供應(yīng)商的訂單執(zhí)行情況等。菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理采購訂貨

9、采購訂單執(zhí)行統(tǒng)計表。雙擊打開采購訂單執(zhí)行統(tǒng)計表過濾界面，輸入查詢條件，單擊過濾按鈕即可。注意：可以從消息中心的預(yù)警消息，查看采購訂單的執(zhí)行情況。9.未完成業(yè)務(wù)執(zhí)行明細表未完成業(yè)務(wù)是指已經(jīng)采購入庫而未進行采購結(jié)算，即暫估采購。用戶可以根據(jù)查詢條件，查看未完成業(yè)務(wù)的明細。注：貨到票未到為暫估入庫，票到貨未到為在途存貨。菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理報表統(tǒng)計表未完成業(yè)務(wù)明細表。雙擊打開未完成業(yè)務(wù)明細表過濾界面，輸入查詢條件，單擊過濾按鈕即可。二、采購到貨業(yè)務(wù)處理1采購到貨單生成系統(tǒng)訂單生效以后，采購人員應(yīng)及時組織物料供應(yīng)。在物料到達以后，采購人員應(yīng)根據(jù)實際到貨生成采購到貨單。菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理采購到

10、貨到貨單。雙擊打開采購到貨單。單擊增加按鈕，然后選擇生單，單擊生單下的“采購訂單”，出現(xiàn)采購訂單的過濾窗體，在此通過選擇“訂單號”、“供應(yīng)商編碼”、“業(yè)務(wù)員編碼”、“部門編碼”、“存貨編碼”等過濾條件來篩選采購訂單。確定后，單擊過濾按鈕，出現(xiàn)符合過濾條件的“到貨單拷貝訂單表頭列表”。找到對應(yīng)的訂單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該訂單已經(jīng)選中，在下面“到貨單拷貝訂單表體列表”中出現(xiàn)對應(yīng)的明細，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點擊確定，返回到貨單。注意：ERP系統(tǒng)本可允許選擇多個訂單生成到貨單，但為統(tǒng)一、規(guī)范，公司規(guī)定到貨單只能由一張訂單生成。輸入內(nèi)容：僅需修

11、改或確認本次到貨數(shù)量，其中單據(jù)顯示的數(shù)量為最大可到貨數(shù)量，不允許超出。輸入數(shù)量并確認無誤后，單擊保存。公司存貨中存在“一物多庫”現(xiàn)象，而到貨單表體中初始顯示的倉庫名稱為系統(tǒng)默認倉庫，生成到貨單以后如有不符應(yīng)予修改。2查詢、定位到貨單菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理采購到貨到貨單列表（如圖）。雙擊打開“到貨單列表”過濾界面。輸入“單據(jù)號”、“存貨代碼”等相應(yīng)查詢條件，單擊過濾按鈕。顯示到貨單列表。雙擊任意一條記錄，可以打開對應(yīng)的到貨單。然后可以執(zhí)行“修改、刪除、關(guān)閉、打開”等操作（已審核的到貨單在修改、刪除之前需要先棄審）。采購到貨單也可以通過點擊采購到貨單頁面菜單的定位按鈕進入采購到貨單列表的過濾界面

12、，其它操作同上。還可以通過采購到貨單頁面菜單“箭頭”按鈕第一張、前一張、下一張、最后一張翻頁查詢。3到貨單審核與棄審到貨單審核：對已經(jīng)保存的到貨單，確認無誤后單擊菜單審核按鈕，到貨單生效。到貨單棄審：對于已經(jīng)審核生效但尚未執(zhí)行的到貨單，如需進行修改、刪除等操作，必須先行棄審。棄審操作同樣需要查找定位單據(jù)，進入采購到貨單頁面，點擊棄審按鈕即可。棄審操作同樣受權(quán)限控制。4到貨單報檢到貨單中如果有貨物是需要檢驗的，那么在審核到貨單以后需要點擊報檢按鈕，如下圖：系統(tǒng)會自動選擇需要檢驗的項目生成報檢單，點擊報檢后會彈出以下窗口提示報檢成功，點擊確定后完成操作。5修改到貨單已經(jīng)保存但未審核的到貨單，如需修

13、改或增刪表體內(nèi)容，須點擊菜單修改按鈕直接修改，包括增行、刪行或用鼠標定位“存貨編碼”后直接增加或刪除，修改確認以后，保存、審核。如果要修改的到貨單已經(jīng)生成對應(yīng)的采購入庫單，需要先刪除采購入庫（如果能夠刪除）單并將到貨單棄審后才能修改。6刪除到貨單已經(jīng)保存但未審核的到貨單，可以直接單擊刪除按鈕予以刪除；對于已經(jīng)審核生效但尚未執(zhí)行的采購訂單，如需刪除，需先棄審到貨單，再單擊刪除按鈕予以刪除；如果該到貨單已經(jīng)生成對應(yīng)的采購入庫單需要先刪除采購入庫單并將到貨單棄審后才能刪除。7采購?fù)素泦紊?、審核當需要退庫、退貨或進行業(yè)務(wù)調(diào)整時，必須通過采購?fù)素洏I(yè)務(wù)來辦理，退貨單相當于“紅字”到貨單。菜單路徑：供應(yīng)鏈

14、采購管理采購到貨采購?fù)素泦危ㄒ妶D）。雙擊打開采購?fù)素泦?。單擊增加按鈕，然后選擇生單，單擊生單下采購訂單或到貨單菜單。退貨單原則上應(yīng)由已入庫（入庫單保存）的到貨單生成，也可以通過采購訂單生成。對于到貨單而言，只能對已經(jīng)入庫部分退貨，對未入庫的部分，必須由采購訂單退貨。例如到貨單中某貨物的數(shù)量為10項，生成的入庫單數(shù)量同樣為10項，可以通過采購訂單、采購到貨單生單退貨。但是如果此時生成的入庫單數(shù)量僅為5項，即還有部分沒有入庫，這種情況下可以通過采購訂單或到貨單將已經(jīng)入庫的部分退庫，而對于未入庫部分，必須通過采購訂單退貨。下面通過采購訂單生成采購?fù)素泦螢槔枰哉f明，通過采購到貨單生單過程與此類同。單

15、擊生單下采購訂單彈出過濾窗口，輸入“供應(yīng)商編碼”、“存貨編碼”、“采購部門”、“訂單編號”或“日期”等相應(yīng)的查詢條件，然后單擊過濾進入“到貨單拷貝訂單列表“（如圖）。找到對應(yīng)的訂單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該訂單已經(jīng)選中，在下面“到貨單拷貝訂單表體列表”中選擇相應(yīng)的明細存貨，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點擊確定。點擊確定后，返回采購?fù)素泦?，修改退貨單?shù)量，注意數(shù)量邏輯關(guān)系。然后保存、審核單據(jù)。三、采購入庫業(yè)務(wù)處理當采購人員組織物料到貨并生成采購到貨單，如需入廠檢驗需檢驗合格后，將物料交管庫員，由管庫員檢查、清點，并經(jīng)ERP系統(tǒng)辦理入庫手續(xù)。1采購入

16、庫單生成菜單路徑：供應(yīng)鏈庫存管理入庫業(yè)務(wù)采購入庫單（見圖）。雙擊進入采購入庫單。采購入庫單必須通過生單來建立，根據(jù)不同的情況選擇不同的單據(jù)來源生成采購入庫單，包括采購到貨單（藍字）、采購到貨單（紅字）或檢驗單等。 通過采購到貨單（藍字）或采購到貨單（紅字）生成單擊生單下采購到貨單（藍字）或采購到貨單（紅字）按鈕，出現(xiàn)選擇到貨單的過濾窗體，在此通過選擇“供應(yīng)商”、“業(yè)務(wù)員”、采購“部門”、“存貨編碼”、“倉庫”等過濾條件來篩選采購到貨單。確定過濾條件后，單擊過濾按鈕，出現(xiàn)符合過濾條件的“到貨單生單表頭”列表。找到對應(yīng)的到貨單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該到貨單已經(jīng)選中，在下面“到貨

17、單生單表體”中選擇相應(yīng)的明細存貨，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點擊確定，返回采購入庫單。管庫員修改、確認入庫數(shù)量以后，點擊菜單保存、審核按鈕。注意：單據(jù)審核以后才正式生效，系統(tǒng)據(jù)此修改庫存數(shù)量，并可被參照進行下游單據(jù)（業(yè)務(wù)）處理。目前存貨中存在一物多庫現(xiàn)象，而“到貨單生單表體”中顯示的“倉庫”、“倉庫編碼”為系統(tǒng)默認倉庫，生成入庫單以后可以修改，但在由到貨單生成入庫單時在“到貨單生單表體”中選擇的倉庫必須唯一，如有不同倉庫必須對應(yīng)生成多個入庫單。（2）通過檢驗單生成如果到貨單中有存貨需要檢驗，采購入庫單必須根據(jù)檢驗單生成。當質(zhì)量保證部填制、審核檢驗單后，管庫員點擊

18、采購入庫單菜單生單按鈕，再選擇其下的檢驗單，出現(xiàn)“來料檢驗單”的過濾窗體，在此通過選擇“檢驗單號”、“檢驗日期”、“檢驗員”、“到貨單號”、“供應(yīng)商”、采購“部門”等過濾條件篩選檢驗單，確定過濾條件后，單擊過濾按鈕，出現(xiàn)符合過濾條件的“來料檢驗單生單列表”。找到對應(yīng)的檢驗單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點擊確定，返回采購入庫單。同樣由管庫員修改、確認入庫數(shù)量以后，點擊菜單保存、審核按鈕，完成入庫作業(yè)。在由檢驗單生成入庫單時在“列表”中選擇的倉庫必須唯一，如有不同倉庫必須對應(yīng)生成多個入庫單。注意：為便于核對訂單、到貨單執(zhí)行情況，入庫單應(yīng)由同一到貨單或完全入庫的數(shù)張

19、到貨單生成，但其采購訂單必須唯一。2采購入庫單查詢、定位菜單路徑：供應(yīng)鏈庫存管理單據(jù)列表采購入庫單列表。雙擊打開采購入庫單列表過濾界面，輸入或選擇“入庫單號”、“入庫日期”、“管庫員”、“采購部門”、“存貨編碼”等查詢條件，單擊過濾按鈕，顯示采購入庫單列表。雙擊任意一條即可打開對應(yīng)的采購入庫單，用戶可根據(jù)需要以進行修改、刪除、審核、棄審等操作。采購入庫單的查詢也可以通過點擊采購入庫單頁面菜單的定位按鈕進入采購入庫單列表的過濾界面，其它操作同上。還可以通過采購入庫單頁面菜單“箭頭”按鈕第一張、前一張、下一張、最后一張翻頁查詢。3采購入庫單修改單據(jù)審核前修改：查找到對應(yīng)單據(jù)，直接點擊修改按鈕，確認

20、后點擊審核按鈕，單據(jù)正式生效。已審核單據(jù)修改：首先由具備棄審權(quán)限的人員棄審，再由管庫員點擊修改按鈕修改，修改完畢仍需點擊審核。注意：入庫單修改后必須保證對應(yīng)存貨的現(xiàn)存量0，否則，須先另行入庫或撤消出庫；如果該入庫單已經(jīng)生成發(fā)票，則需要刪除發(fā)票后再進行操作；已經(jīng)記帳的單據(jù)不得修改，如有需要必須“紅沖”。4采購入庫單刪除單據(jù)審核前刪除：查找到對應(yīng)單據(jù)，直接點擊刪除按鈕。已審核單據(jù)修改：首先由具備棄審權(quán)限的人員棄審，再由管庫員點擊刪除按鈕。注意同“采購入庫單修改”。四、采購結(jié)算業(yè)務(wù)處理當采購人員接到供應(yīng)商的采購發(fā)票（專用和普通）和運雜費發(fā)票后，在交財務(wù)部結(jié)算前，需要在系統(tǒng)中生成或錄入發(fā)票，包括專用采

21、購發(fā)票、普通采購發(fā)票，運費發(fā)票由財務(wù)結(jié)算時錄入。1采購發(fā)票（含紅字發(fā)票）生成或錄入菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票專用采購發(fā)票、普通采購發(fā)票或運（雜）費發(fā)票（見圖）。 專用采購發(fā)票、普通采購發(fā)票采購人員雙擊打開專用或普通采購（包括紅字）發(fā)票界面后，首先點擊增加按鈕，再點擊生單下入庫單按鈕。出現(xiàn)選擇入庫單過濾窗體，在此通過選擇“供應(yīng)商”、“業(yè)務(wù)員”、采購“部門”、“存貨編碼”、“訂單號”、“入庫單號”、“采購合同號”、“倉庫”等條件來篩選采購采購入庫單。確定過濾條件后，單擊過濾按鈕，出現(xiàn)符合過濾條件的“發(fā)票拷貝入庫單表頭列表”。找到對應(yīng)的入庫單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該單據(jù)已被

22、選中，在表頭中選擇入庫單必須為同一供應(yīng)商。在下面“發(fā)票拷貝入庫單生單表體列表”中選擇相應(yīng)的明細存貨，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點擊確定，返回采購專用發(fā)票，錄入表頭、表體數(shù)據(jù)并確認后單擊保存按鈕，發(fā)票生效。注意事項：一般情況下，不建議使用紅字發(fā)票。當確有紅字入庫單時，可將紅字入庫單、對應(yīng)藍字入庫單共同生成發(fā)票（結(jié)算時相當于沖抵）。當有紅字、藍字入庫單共同生成發(fā)票，合計金額大于0，使用藍字發(fā)票，小于0，使用紅字發(fā)票，僅由紅字入庫單生成發(fā)票，金額小于0，使用紅字發(fā)票。系統(tǒng)發(fā)票金額和稅額一定要和實際發(fā)票一致，發(fā)票日期是實際發(fā)票上的日期，錄票日期是錄入采購專用發(fā)票單據(jù)時的

23、日期，發(fā)票號為實際發(fā)票號。由于系統(tǒng)對應(yīng)入庫單中的物料是選取的，多張入庫單對應(yīng)一張發(fā)票如有同一物料將會多次出現(xiàn)，但一張入庫單的同一物料不允許多次出現(xiàn)。建議一張入庫單對應(yīng)一張系統(tǒng)發(fā)票，必要時也可以一張發(fā)票對應(yīng)多張入庫單，但入庫單中的全部內(nèi)容必須全部包含在內(nèi)，不得將一張入庫單分多次報銷，且一張發(fā)票對應(yīng)的入庫單也必須是一個訂單的內(nèi)容。禁止多張入庫單交叉對應(yīng)多張系統(tǒng)發(fā)票，甚至將一張入庫單的部分內(nèi)容與發(fā)票辦理結(jié)算。另外，發(fā)票的審核由財務(wù)人員在應(yīng)付模塊中完成。 運雜費發(fā)票由于運雜費發(fā)票可能在采購發(fā)票結(jié)算后到達，或在一定期間后累計開具，存在與采購發(fā)票不同步的問題，因此，由財務(wù)人員輸入系統(tǒng)，并合理分攤給（有待結(jié)

24、算的）采購物料。雙擊打開采購運費發(fā)票界面，在表頭部分選擇填入“采購類型”、“供應(yīng)商”、“采購部門”、“發(fā)票日期”、“錄票日期”等信息。在表體中存貨編碼項下選擇相應(yīng)編碼，（對應(yīng)運費，對應(yīng)雜費，對應(yīng)委外加工費），輸入相應(yīng)的金額，點擊保存。運費也有紅字發(fā)票，一般不建議使用。如確有退費或需要調(diào)整，則必須使用紅字發(fā)票。2采購發(fā)票查詢菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購發(fā)票列表（見圖）。雙擊打開采購發(fā)票列表過濾界面，輸入或選擇“發(fā)票號”、“發(fā)票日期”、“管庫員”、“采購部門”、“存貨編碼”、“供應(yīng)商”等查詢條件，單擊過濾按鈕，顯示采購發(fā)票列表。雙擊任意一條即可打開對應(yīng)的采購發(fā)票。采購發(fā)票查詢也可以通過點擊

25、發(fā)票頁面的菜單定位按鈕進入發(fā)票過濾窗體，其它操作同上。還可以通過發(fā)票頁面菜單“箭頭”按鈕第一張、前一張、下一張、最后一張翻頁查詢。3采購發(fā)票修改和刪除如果要修改或刪除采購發(fā)票，首先查看該發(fā)票是否已結(jié)算，如果已經(jīng)結(jié)算要先刪除結(jié)算單；如果已經(jīng)生成憑證則需要先刪除憑證，再刪除結(jié)算單。發(fā)票修改：查詢到對應(yīng)的采購發(fā)票，單擊修改按鈕，再單擊保存按鈕。發(fā)票刪除：查詢到對應(yīng)的采購發(fā)票，單擊刪除按鈕。4. 采購結(jié)算財務(wù)人員根據(jù)采購入庫單、采購發(fā)票、運費發(fā)票核算采購入庫成本，采購結(jié)算的結(jié)果是采購結(jié)算單，它是采購入庫單記錄與采購發(fā)票記錄對應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對照表。 采購發(fā)票與入庫單結(jié)算由入庫單生成的采購發(fā)票（含紅字），如

26、沒有運雜費需要攤銷，查找定位采購發(fā)票，在專用、普通采購發(fā)票界面中，點擊結(jié)算按鈕即完成采購結(jié)算。 采購發(fā)票、運費發(fā)票與入庫單同時結(jié)算采購結(jié)算時如有運費發(fā)票，財務(wù)需要將這些費用分攤計入采購成本。ERP系統(tǒng)中有兩種分攤模式，一種是按照金額分攤，另外一種是按照數(shù)量分攤?，F(xiàn)在公司財務(wù)采用的是按照金額來分攤。這時需要使用采購結(jié)算模塊下的手工結(jié)算來進行操作。菜單路徑：供應(yīng)鏈采購管理采購結(jié)算手工結(jié)算（見右圖）雙擊進入手工結(jié)算界面，點擊選單。進入結(jié)算選單界面點擊過濾項下的入庫單選單過濾或發(fā)票選單過濾，分別根據(jù)“供應(yīng)商”、采購“部門”、“存貨編碼”等信息過濾“結(jié)算選入庫單”和“結(jié)算選發(fā)票”。也可直接點擊過濾按鈕將發(fā)票和入庫單同時過濾出來。選擇對應(yīng)的采購發(fā)票、運費發(fā)票和入庫單后點擊確定。返回手工結(jié)算界面后點擊分攤，系統(tǒng)計算完成后點擊結(jié)算。注意：在選單界面中過濾的發(fā)票為該供應(yīng)商所有未結(jié)算的發(fā)票，而過濾出的入庫單為該供應(yīng)商所有未結(jié)算的入庫單，包括未生成發(fā)票的入庫單，在選擇對應(yīng)入庫單時要注意。 藍字入庫單和紅字入庫單結(jié)算同一物料當采購入庫以后發(fā)票尚未結(jié)算時需要退庫（紅字入庫），可將對應(yīng)的采購入庫單和紅字入庫單一起用“手工結(jié)算”辦理結(jié)算。選單時對應(yīng)選擇藍、紅入庫單，直接結(jié)算。注意數(shù)量、金額的對應(yīng)問題，結(jié)算數(shù)量合計必須為0，否則系統(tǒng)提示拒絕結(jié)算。多入少退時可以手動調(diào)節(jié)入庫數(shù)量，僅將退庫數(shù)量