OA系統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)范(final)

1、 1 目的和范圍 1.1針對(duì)近期公司總部oa系統(tǒng)上線以來(lái)出現(xiàn)的一些問(wèn)題，同時(shí)配合各區(qū)域子公司oa系統(tǒng)上線，重新制定本規(guī)范。1.2寧波無(wú)極限健康管理有限公司、寧波聲廣健康管理有限公司及寧波聲廣傳媒有限公司及各區(qū)域子公司(以上合并簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”)全體員工。2 職責(zé)2.1 公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)與管理本制度執(zhí)行工作，并具有修改此文件的最終權(quán)限。2.2 公司各部門(mén)依此制度操作。3 引用文件/資料 3.1 無(wú)4 定義與術(shù)語(yǔ) 4.1 無(wú)5費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度的基本要求5.1. oa系統(tǒng)里報(bào)銷(xiāo)明細(xì)必須一票(事項(xiàng))一記錄，凡不符合一票一記錄的一律退回重填。一票一記錄要求一張發(fā)票填寫(xiě)一個(gè)報(bào)銷(xiāo)記錄；但對(duì)于同一事項(xiàng)涉及多張定額發(fā)票的

2、允許在同一條報(bào)銷(xiāo)記錄里填寫(xiě)。每一條記錄必須填寫(xiě)詳細(xì)的報(bào)銷(xiāo)事由。舉例(1): 某員工7月1日發(fā)生市內(nèi)交通費(fèi)兩筆，其中第一筆自公司至客戶處出租車(chē)費(fèi)15元，包括發(fā)票兩張：車(chē)費(fèi)14元及定額附加費(fèi)票一元；第二筆自客戶處返回公司出租車(chē)費(fèi)16元。在這種情況下，第一筆費(fèi)用總計(jì)15元應(yīng)作為一條紀(jì)錄列示在報(bào)銷(xiāo)清單中，報(bào)銷(xiāo)事由中必須注明打車(chē)的起止地點(diǎn)，即“出租車(chē)費(fèi)自公司至xx(客戶)處”；第二筆出租車(chē)費(fèi)應(yīng)單獨(dú)作為一條明細(xì)記錄在報(bào)銷(xiāo)清單中，不得與第一筆合并記錄。舉例(2): 某員工7月1日發(fā)生一次餐飲費(fèi)500元，取得多張定額發(fā)票；在這種情況下，這些定額發(fā)票應(yīng)作為一條紀(jì)錄列示在報(bào)銷(xiāo)清單中。5.2. 所有費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)必須在項(xiàng)

3、目描述里對(duì)費(fèi)用內(nèi)容作詳細(xì)說(shuō)明，常見(jiàn)費(fèi)用項(xiàng)目描述舉例說(shuō)明如下：辦公費(fèi)：*月*日*事宜購(gòu)買(mǎi)*用品（列明事由和購(gòu)買(mǎi)物品明細(xì)，購(gòu)買(mǎi)物品多時(shí)可以另附表格）；車(chē) 費(fèi)：*月*日*事宜從*地至*地打的或公交車(chē)費(fèi)等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)：*月*日招待*餐費(fèi) （詳述人員）；住宿費(fèi)：*月*日在*地*人住宿，入住人員*，房間數(shù)量*，單價(jià)*，總計(jì)*。（人員，房間數(shù)量，房費(fèi)單價(jià)須列明）。特殊的費(fèi)用無(wú)法在項(xiàng)目描述中描述清楚的，可在批注中詳述。5.3. 在oa系統(tǒng)中選擇費(fèi)用類(lèi)型時(shí)應(yīng)與發(fā)票類(lèi)型一致，不可錯(cuò)選，否則一律駁回。車(chē)輛油費(fèi)、維修費(fèi)按車(chē)輛費(fèi)費(fèi)用類(lèi)型報(bào)銷(xiāo)，過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等按交通費(fèi)費(fèi)用類(lèi)型報(bào)銷(xiāo)。交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo)不可與其他費(fèi)用在同一oa表單中

4、申請(qǐng)，需單列。提請(qǐng)注意：這里交通費(fèi)是指員工報(bào)銷(xiāo)中的交通費(fèi)，并非差旅報(bào)銷(xiāo)中的交通費(fèi)。5.4. 備用金借款必須在項(xiàng)目描述里對(duì)借款內(nèi)容作詳細(xì)說(shuō)明，舉例：備用金：*月*日因*事宜預(yù)申請(qǐng)*費(fèi)用*元等（詳列預(yù)算）。5.5. 票據(jù)粘貼注意事項(xiàng)：發(fā)票必須按報(bào)銷(xiāo)清單中的順序粘貼于a4紙上(請(qǐng)使用廢紙)，并且要求在發(fā)票上用紅筆按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)清單中的順序編號(hào)。同一記錄涉及多張定額發(fā)票(參見(jiàn)5.1條)的按票面金額由小到大粘貼。不同費(fèi)用項(xiàng)目發(fā)票不可夾雜一起粘貼，粘貼時(shí)票面不可重疊，保證掃描件中每張發(fā)票的主要信息（包括金額、時(shí)間、發(fā)票項(xiàng)目等）都完整可見(jiàn)。凡票據(jù)粘貼不符合上述規(guī)定的將不予處理。粘貼完畢的a4紙應(yīng)與報(bào)銷(xiāo)單左上角粘貼

5、在一起上交財(cái)務(wù)部，報(bào)銷(xiāo)單須有本人簽字，否則財(cái)務(wù)一律拒收。5.6. 發(fā)票單據(jù)要求：發(fā)票單據(jù)必須合法有效，發(fā)票內(nèi)容和發(fā)票印章均應(yīng)完整，票面不得涂改，大小寫(xiě)金額一致，發(fā)票內(nèi)容必須和報(bào)銷(xiāo)事由一致，除公司作出可以使用替票范圍外的業(yè)務(wù)外，不允許使用替代發(fā)票，開(kāi)票時(shí)間須和費(fèi)用發(fā)生時(shí)間一致。取得機(jī)打發(fā)票的，發(fā)票抬頭必須為“寧波聲廣健康管理有限公司”、“寧波無(wú)極限健康管理有限公司”或“寧波聲廣傳媒有限公司”全稱(chēng)，區(qū)域子公司必須是營(yíng)業(yè)執(zhí)照所登記公司名稱(chēng)全稱(chēng)，任何與上述名稱(chēng)不符的發(fā)票抬頭均不被接受；機(jī)打發(fā)票內(nèi)容不得手寫(xiě)涂改。凡提供發(fā)票與上述要求不符的一律不予報(bào)銷(xiāo)。若開(kāi)票時(shí)需要稅務(wù)編號(hào)等公司稅務(wù)信息的，請(qǐng)及時(shí)咨詢(xún)財(cái)務(wù)

6、部們聯(lián)系，獲取所需信息后開(kāi)具（總部請(qǐng)聯(lián)系孫雅，電話：1601)。5.7. 差旅費(fèi)用規(guī)定：?jiǎn)T工在oa系統(tǒng)中報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)必須按照差旅行程順序填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)記錄。住宿補(bǔ)貼需提供住宿發(fā)票，票據(jù)粘貼在報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用發(fā)票的后面。舉例：6月1日到6月3日出差，行程由寧波到杭州(火車(chē)費(fèi)60元）、杭州到南京(汽車(chē)費(fèi)70元)、南京至寧波(汽車(chē)費(fèi)130元)。差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)記錄必須和上述行程的順序一致，第一條記錄為交通費(fèi)60元，注明事由為寧波到杭州火車(chē)費(fèi)，第二條記錄為交通費(fèi)70元，注明事由為杭州到南京汽車(chē)費(fèi)；第三條為交通費(fèi)130元，注明事由為南京到寧波火車(chē)費(fèi)。申請(qǐng)出差補(bǔ)貼的依據(jù)：以下兩種憑據(jù)可作為申請(qǐng)出差補(bǔ)貼的依據(jù)，一是交通費(fèi)發(fā)票（

7、已含在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)里的，無(wú)需重復(fù)提供）以證明申請(qǐng)人出差地及出差時(shí)間，申請(qǐng)人應(yīng)同時(shí)提供到達(dá)及離開(kāi)出差地的交通發(fā)票，這些發(fā)票包括飛機(jī)票、火車(chē)票等；二是住宿費(fèi)發(fā)票及住宿水單（粘在發(fā)票粘貼聯(lián)的最后），以證明申請(qǐng)人在出差地留宿情況。住宿補(bǔ)貼均需提供相應(yīng)的發(fā)票，如不能提供合法有效的發(fā)票，補(bǔ)貼將并入工資范圍計(jì)算個(gè)人所得稅。在系統(tǒng)中填寫(xiě)完差旅行程后由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算補(bǔ)貼金額，申請(qǐng)人必須提供相應(yīng)金額的發(fā)票。申請(qǐng)人須按照發(fā)票內(nèi)容在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)明細(xì)里填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)記錄，項(xiàng)目描述按照本制度5.2條的要求按發(fā)票內(nèi)容填寫(xiě)（項(xiàng)目描述里不能出現(xiàn)補(bǔ)貼字眼），在批注里必須注明費(fèi)用實(shí)質(zhì)為補(bǔ)貼。除住宿補(bǔ)貼外的其他補(bǔ)貼，不需要提供任何時(shí)候票據(jù)。特殊說(shuō)明

8、：公司總部人員由寧波往返上海的交通費(fèi)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，不在差旅報(bào)銷(xiāo)中操作。5.8. 所有對(duì)公付款必須在項(xiàng)目描述里對(duì)付款內(nèi)容作詳細(xì)說(shuō)明，舉例：*月*日預(yù)付/支付*供應(yīng)商的*費(fèi)用，合同（或訂單）號(hào)*，合同（或訂單）金額*，前期已累計(jì)付款金額*（必須說(shuō)明付款對(duì)應(yīng)的合同號(hào)，已累計(jì)付款金額）。5.9. 財(cái)務(wù)收單及審核：oa系統(tǒng)提起申請(qǐng)后，由報(bào)銷(xiāo)人打印出費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，同時(shí)將票據(jù)粘貼好交予財(cái)務(wù)(原始票據(jù)粘貼在a4紙上，再將其與打印出的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單粘貼在一起，粘貼時(shí)只需粘貼橫向a4紙的左上角)。目前總部財(cái)務(wù)部收單時(shí)間暫定為全部工作時(shí)間，申請(qǐng)人可以在每周一至周五全部工作時(shí)間向財(cái)務(wù)部門(mén)提交已審批好的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、備用金借款

9、和對(duì)公付款申請(qǐng)單據(jù)。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)財(cái)務(wù)每周審核一次，每周四審核前一工作日(以送審時(shí)間為準(zhǔn)）下班之前提交的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，周五完成付款工作。對(duì)公付款、備用金財(cái)務(wù)每日支付，下班之前收到的所有付款申請(qǐng)。各區(qū)域子公司：備用金、對(duì)公付款每日支付，對(duì)于上午十時(shí)提交的單據(jù)(以送審時(shí)間為準(zhǔn)）下班之前支付所有付款申請(qǐng)。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)每周報(bào)銷(xiāo)一次，對(duì)于周四財(cái)務(wù)審核完的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，在周五下班前做完支付工作。 特別提醒：區(qū)域財(cái)務(wù)每周二、周五郵寄一次原始單據(jù)。寄出前需要區(qū)域和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在oa表單上審核簽字。6子公司oa系統(tǒng)審批流程子公司費(fèi)用申請(qǐng)和審批流程：1）、子公司費(fèi)用申請(qǐng)由相關(guān)人員提出后，須經(jīng)區(qū)總和財(cái)務(wù)經(jīng)理兩人一致審批同意以后才可提交

10、總部審批；2）、費(fèi)用申請(qǐng)人總部直線管理部門(mén)經(jīng)理、直線管理部門(mén)總監(jiān)依次對(duì)費(fèi)用進(jìn)行審批；3）、對(duì)于費(fèi)用金額大于500元的，還需由總部副總經(jīng)理審批，對(duì)于費(fèi)用金額大于1000元的必須由總部總經(jīng)理審批。4）、全部審批通過(guò)后由總部財(cái)務(wù)專(zhuān)員審核相關(guān)單據(jù)的合法合規(guī)性，財(cái)務(wù)專(zhuān)員審核通過(guò)出納方可憑申請(qǐng)單付款。 上述審批流程中出現(xiàn)審批不通過(guò)的，申請(qǐng)將直接駁回給費(fèi)用申請(qǐng)人，申請(qǐng)人做相應(yīng)修改后重新申請(qǐng)。7注意事項(xiàng)：7.1一張發(fā)票對(duì)應(yīng)的清單請(qǐng)?jiān)谂⒅姓f(shuō)明，或上傳附件說(shuō)明。不能在項(xiàng)目描述中列明。項(xiàng)目描述只是概述。 7.2如果有批注,一定要在項(xiàng)目描述中注明:詳見(jiàn)批注 7.3由于資金都是由子公司基本戶網(wǎng)銀付出，又是在總部操作，因此請(qǐng)所有的申請(qǐng)人在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、對(duì)公付款、備用金申請(qǐng)時(shí)，一律要注明打款賬號(hào)